应对员工病假，灵活排班管理

什么是排班管理，它到底涉及什么？

排班管理是指决定谁何时工作，确保每个需要人手的时段都有人，并处理随时可能发生的变化。大多数经理认为排班就是制定轮班表。实际上，制定轮班表是容易的部分。困难的部分是轮班表发布后发生的一切。

每个排班表都必须回答的三个问题

轮班工具擅长回答第一个问题。另外两个问题通常存在于其他地方：任务应用中、群聊中，或者只存在于经理的脑海中。这个空白就是大多数遗漏检查和混乱交接的开始。

你应该每周重新制定轮班表，还是设置固定工时？

规划工时有两种方式。每周轮班表是每周从头开始重新制定的。固定工时——通常称为班次模式——一次性描述每个人的正常周工作安排并自动重复，因此你只在有变化时才调整排班表。对于大多数轮班制团队来说，大多数周都与前一周相似。变化的是例外情况。

如何在 Loopapa 中设置某人的工作时间？

每人一次。您将他们的正常工作周描述为一个或多个模式——包括哪些天、频率以及从什么时间到什么时间——这些时间会自行重复，直到您更改它们。无需每周重建排班表。

如何查看谁正在工作？

在仪表板顶部。一行摘要会告诉经理当天的情况——例如“3人值班 · 1人缺勤 · 2人待查”，或“下一位：Dan 17:00”。每位团队成员都在同一位置看到自己的日程：“您：09:00–17:00”，“您：缺勤 · Ben代班”，或“您：今天休息”。点击该行，即可打开完整的排班表。

周视图：每人一行，每个工作日一个条形图，每天上方显示值班人数。

周视图和日视图

周视图为每位员工显示一行，并为他们工作的每一天显示一个小条，每天上方显示值班人数，并标记任何需要关注的日子。日视图的工作方式类似于手机上的日历：时间从上到下运行，每位员工一列，任务以可读标签的形式显示在其提醒时间，一条线标记“现在”，一个条带显示每小时有多少人值班。大型团队可以横向滚动，如果您喜欢，行布局可以将人员放在侧面，时间放在页面上方。点击一个人以打开他们的工作时间，或点击一个任务以打开其详细信息。

“待检查”是什么意思？

待检查通知是信息，而非阻碍。当任务有提醒时间但所属人员当时不在工作，或当时根本无人值班时，它就会出现。通知仅涵盖今天和未来的日子，且从不涉及未设置工作时间的人员。当您分配任务时，也会出现相同的逻辑：每个人都会带有一个简短提示，例如“值班 09:00–17:00”、“休息”、“值班 09:00–17:00 · 07:00 不在”或“外出 · Jonas 替班”，因此在保存前即可发现不匹配之处。

当有人生病、请假或想换班时会发生什么？

他们通过应用请求替班，您只需轻点几下即可决定。替班请求包含日期、原因（请假、生病、换班或其他）、可选备注，如果他们愿意，还可以指定想请求的同事。表单会提前告知他们，只有经理才能看到原因和备注。在您处理请求之前，他们可以撤回请求。

经理可以如何处理请求？

• 询问同事。 寻找替班人会列出在职员工及其可用时间，警告重复预订，并显示同事需要多长时间回复。
• 立即为他们确认。 适用于紧急情况。同事仍会收到通知，但无需等待回复。
• 无需替班。 当当天可以少一个人工作时，批准无需替班的缺勤。
• 报告缺勤。 当有人打电话请病假且没有任何请求时，您可以自行记录。您还可以拒绝、取消或提前结束替班。

如果同事不回复怎么办？

请求会回到您这里。同事必须在两个时间点中较早的一个之前接受或拒绝：被请求后 24 小时内，或替班开始前两小时。例如，周五 18:00 请求某人替班周六 07:00 开始的班次，回复截止时间是 05:00——这样，早班替班就不会在大家睡觉时悬而未决。

换班如何运作？

换班是一项协议中的两次替班：Ana 替 Jonas 上周六的班，Jonas 替 Ana 上周五的班。在所有相关人员同意之前，一切都不会改变。然后，排班、任务和提醒都会在这两天自动更新。

任务会转移给替班人员吗？

是的——这正是大多数经理最终需要手动完成的部分。替班期间，缺勤人员在这些日子的任务会自动转移给替班同事。这包括重复性任务和安全检查，例如温度和卫生记录。重复性任务模板本身不会改变，因此当替班结束时，新任务会回到原负责人，无需任何人更改设置。

未开始的工作会转移。已开始的工作保持不变。已完成的工作永不触动。

规则，简单来说

• 如果替班在一天中途开始，今天未开始的任务会立即转移给替班同事。
• 已开始的任务保持不变，并列出供经理决定。已完成的任务和记录永不触动。
• 同事会收到一条包含已接管任务数量的通知——而不是每项任务一条提醒。
• 食品安全记录会显示实际执行检查的人——是替班同事，而不是缺勤人员。
• 为缺勤人员创建今天的任务时，应用会自动分配给替班同事——并提供撤销选项，以防您有其他意图。
• 其他一切照常运作。例如，一项任务只有在执行人员打卡上班后才会转移到进行中。

工时管理如何协助打卡？

它会提醒和解释，但绝不修改记录。考勤追踪中的打卡时间始终按实际发生的情况精确存储。不同之处在于，应用程序现在知道每个人预计何时工作。

谁能看到什么？

排班是个人信息，因此可见性取决于角色。工时适用于员工；经理和管理员没有自己的工作模式。Loopapa 平台管理员无权访问企业的排班表。

如果您经营多个分店，每个分店经理都会与自己的团队合作，如 业务、经理和角色 中所述。

示例场景

一个示例日：一家拥有40间客房的酒店如何在早餐前处理病假电话

想象一下，一家拥有40间客房的酒店总经理，她负责前台、客房服务和维修的三个班次，外加一个小型早餐厨房。到目前为止，排班表一直在电子表格中，任务则在应用程序中。在正常的一周里，这都能正常运作。但在有人请病假的早上，这意味着要同时做两件事：找到替补人员，并记住所有缺席人员本应做的事情。

于是她将排班表转移到“工作时间”中。输入每个人的固定工作时间需要一个下午——包括早班接待员、客房服务团队以及每隔一周轮流值班的两位夜班门卫。之后，排班表基本可以自动运行。然后，在一个周六早上，它受到了考验。

工时管理还连接到什么？

几乎涵盖了您的团队一天中所有的工作。工时管理不是一个独立的排班应用，它是Loopapa其他功能读取的上下文。谁在岗决定了谁会收到提醒、谁会收到任务以及谁的名字会出现在记录中。

这是排班表和班次管理的真正区别。排班表告诉您谁应该在岗。班次管理确保工作分配给实际在岗的人员。

工时管理不提供哪些功能？

它不会为你自动排班——这是故意的。Loopapa 不会自动或通过 AI 生成排班表，因此管理者可以掌控谁何时工作。根据欧盟《人工智能法案》，用于根据个人行为或特征分配任务，或监控和评估其绩效的 AI 系统被 归类为高风险。关于员工工作生活的决定应由了解团队的人做出。

了解其局限性有助于您做出决定。如果您的团队在一个或多个地点轮班工作，并且大多数周的工作模式相似——例如酒店业、轮班制零售、前台、厨房、清洁和维护人员——那么工时管理是适合的。如果您需要为客户预订时间段或派人上门服务，那么预约预订或外勤调度工具会更适合您。

哪些套餐包含工时管理？

工时管理是一个可选模块，每个企业都可以选择开启。不使用该模块的团队不会受到任何影响。它包含两个部分——工时管理本身，以及替班与休假——每个部分包含在哪些套餐中，都将在定价页面上列出。

有一点不会改变：Loopapa 按地点而非按员工收费。在付费套餐中，增加排班人员不会改变您的费用。

常见问题