Tâches récurrentes et planifiées : Automatisez la routine

Chaque service s'appuie sur la même courte liste de tâches. L'espace est ouvert de la même manière chaque matin. Les mêmes vérifications sont enregistrées. Un nettoyage en profondeur a lieu chaque semaine, un inventaire chaque mois. Rien de tout cela n'est compliqué — le plus difficile est de se souvenir de créer chaque tâche, de l'assigner et de faire le suivi, encore et encore. Oubliez le rappel une fois, et la tâche passe inaperçue.

Les Tâches Planifiées vous déchargent de ce fardeau. Vous créez une tâche une seule fois — quotidienne, certains jours de la semaine, mensuelle ou à votre propre intervalle — et Loopapa dépose une nouvelle copie dans la bonne liste le bon matin, automatiquement. Ce guide explique comment fonctionnent les tâches planifiées récurrentes et uniques, comment elles gèrent les jours de fermeture et votre heure de début, et ce que chaque plan inclut.

Que sont les tâches planifiées dans Loopapa ?

Les Tâches Planifiées sont l'endroit où vous configurez toute tâche qui doit apparaître d'elle-même, au lieu d'être créée manuellement à chaque fois. Vous la créez une fois, choisissez quand elle doit s'exécuter, et Loopapa l'ajoute automatiquement à la liste quotidienne de votre équipe — chaque jour où elle est due. Il existe deux types, présentés sous deux onglets : Périodique pour tout ce qui se répète, et Unique pour une tâche unique à une date future.

Derrière chaque tâche planifiée se trouve une configuration enregistrée — le modèle. Votre équipe ne voit jamais ce modèle ; ce qu'elle voit, c'est une tâche fraîche et normale dans sa liste chaque jour où elle est due, prête à être ouverte, travaillée et marquée comme terminée. Modifiez le modèle et seules les futures copies changent — celles déjà terminées restent exactement telles qu'elles étaient, comme votre enregistrement.

Comment Loopapa crée-t-il des tâches planifiées chaque jour?

Une fois par jour, à l'heure de début que vous avez définie, Loopapa examine chaque planning que vous avez enregistré et crée les tâches de la journée pour vous. Il s'exécute dans votre fuseau horaire, crée une tâche par planning dû et ne génère jamais de doublon. Au moment où votre équipe pointe, la liste est déjà là — assignée, avec des échéances et des rappels définis.

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   Définissez le planning une seule fois

   Rédigez la tâche, choisissez à qui elle est destinée et définissez son rythme — quotidien, jours de semaine spécifiques, mensuel ou votre propre intervalle. Cette configuration enregistrée est le modèle.

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   Il s'exécute au début de votre journée

   À l'heure où votre journée opérationnelle commence, Loopapa vérifie chaque planning enregistré par rapport à aujourd'hui — est-il dû, est-ce un jour d'ouverture, et a-t-il déjà été exécuté ?

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   Chaque tâche due apparaît dans la liste

   Chaque planning qui passe devient une nouvelle tâche dans la liste de votre équipe — une seule fois, sans doublons — prête à être ouverte, travaillée et marquée comme terminée.

Quels modèles de répétition pouvez-vous définir ?

Une tâche répétée peut s'exécuter selon le rythme requis par le travail. Choisissez le modèle qui convient, définissez une date de début et ajoutez une date de fin uniquement si elle ne doit pas s'exécuter indéfiniment. Loopapa transforme votre choix en un résumé en langage clair afin qu'il n'y ait aucune incertitude quant à son déclenchement.

• Chaque jour — s'exécute une fois par jour. Conçu pour les routines d'ouverture et de fermeture.
• Hebdomadaire — s'exécute les jours de semaine que vous choisissez, comme le lundi, le mercredi et le vendredi.
• Mensuel — le plus flexible. Définissez-le par date — un ou plusieurs jours à la fois, comme le 1er, le 15 et le dernier jour (qui tombe toujours à la vraie fin du mois, du 28 au 31) — ou par position, comme le premier et le troisième lundi, ou le dernier vendredi.
• Intervalle personnalisé — s'exécute tous les quelques jours ou semaines — tous les 3 jours, toutes les 2 semaines — compté à partir de la date de début.
• Annuel — s'exécute une fois par an, à une date que vous définissez ou à une position comme le premier lundi de décembre. Conçu pour les tâches annuelles : un renouvellement de licence, un audit de sécurité annuel, l'anniversaire de travail d'un membre de l'équipe.

Un seul calendrier mensuel peut contenir plusieurs dates ou positions à la fois, de sorte qu'une tâche couvre des modèles qu'un simple rappel ne peut pas — il n'est pas nécessaire de créer trois tâches distinctes pour le 1er, le 15 et la fin du mois.

Et vous n'assemblez rien de tout cela à la main. Décrivez la tâche comme vous le feriez à un collègue — l'IA de Loopapa lit le timing et définit le calendrier pour vous. « Nettoyer en profondeur le spa tous les lundis matin » suffit : elle choisit le modèle hebdomadaire, le jour et le rappel, puis l'enregistre comme calendrier. Il vous suffit de parler ou de taper la tâche, puis de confirmer.

À quoi cela ressemble dans un hôtel

Imaginez un hôtel. Le même travail se répète selon un rythme connu de tous : le service d'étage ouvre chaque étage tous les matins, le spa est nettoyé en profondeur tous les lundis, les extincteurs sont vérifiés le premier lundi du mois, l'inventaire complet est compté le dernier jour, et une fois par an, l'équipe célèbre l'anniversaire de travail d'un collègue. Rien de tout cela ne devrait dépendre de la mémoire de quelqu'un pour noter la tâche.

Ainsi, le responsable des opérations configure chaque tâche une seule fois et l'assigne à la bonne équipe. Dès lors, chaque matin, le travail de la journée attend déjà dans la liste de chaque personne — les vérifications d'ouverture pour le service d'étage, le nettoyage en profondeur le lundi, le contrôle de sécurité le premier lundi, le comptage en fin de mois. Personne ne les crée ; les gens les exécutent simplement.

Même l'anniversaire se gère tout seul. Configuré une fois comme une tâche annuelle, il apparaît le bon matin — ainsi le geste ne passe jamais inaperçu au milieu d'une semaine chargée.

Comment les tâches planifiées s'intègrent au reste de Loopapa

Parce que chaque tâche planifiée arrive comme une tâche ordinaire dans la liste, elle fonctionne avec tout le reste dans Loopapa — les mêmes statuts, le même chat, les mêmes rappels. Voici comment cela se connecte.

Combien de tâches planifiées chaque forfait peut-il exécuter ?

La création de plannings est illimitée sur tous les forfaits, y compris le forfait Gratuit — créez autant de tâches récurrentes et ponctuelles que votre opération l'exige. Ce que votre forfait détermine, c'est le nombre de tâches qui s'exécutent réellement en une seule journée.

L'exécution de tâches les jours de fermeture est débloquée à partir du forfait Starter. Une tâche ponctuelle est l'exception dans tous les cas — elle s'exécute toujours à la date exacte que vous avez choisie, même un jour de fermeture, sur tous les forfaits, y compris le forfait Gratuit.

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