Configurez votre espace de travail : Horaires, Zones de travail

Comment définir les heures de travail et les jours de fermeture dans Loopapa ?

Dans les paramètres de votre entreprise, vous disposez d'une ligne par jour de la semaine — du lundi au dimanche. Chaque ligne comporte deux commandes : un interrupteur ouvert/fermé, et (lorsqu'il est ouvert) une plage horaire indiquant le début et la fin de cette journée. Basculez un jour sur fermé et il sera marqué comme un jour non travaillé dans tout le système. Laissez-le ouvert, définissez vos heures, et chaque tâche planifiée saura quand votre journée se déroule réellement.

Le planning par défaut est du lundi au vendredi, de 09h00 à 17h00, avec le samedi et le dimanche définis comme fermés. La plupart des entreprises ajusteront au moins un jour lors de leur première configuration — c'est prévu, et le changement prend effet à partir du jour ouvrable suivant afin que rien ne soit perturbé aujourd'hui.

Qu'arrive-t-il aux données d'aujourd'hui si vous modifiez un paramètre en milieu de semaine ?

Rien. C'est la réponse courte — et c'est voulu. Lorsque vous modifiez vos heures de travail, l'heure de début de votre journée opérationnelle ou votre fuseau horaire, Loopapa n'applique pas les nouvelles valeurs immédiatement. Il enregistre votre modification, maintient les paramètres actuels actifs pour le reste de la journée et passe aux nouvelles valeurs au début de votre prochaine journée de travail.

C'est ce qu'on appelle une modification de paramètres à effet différé. Le système enregistre les deux versions — les paramètres actifs actuellement et les paramètres que vous venez d'enregistrer — et utilise automatiquement la bonne en fonction de la date. Chaque instance de tâche, chaque enregistrement de quart et chaque entrée de rapport est évaluée en fonction de l'ensemble de paramètres qui était actif ce jour-là. Les données passées ne sont jamais modifiées rétroactivement.

Qu'advient-il des tâches planifiées lorsqu'un jour est marqué comme fermé ?

Lorsque vous marquez un jour de semaine comme fermé dans les paramètres de votre espace de travail, chaque modèle de tâche récurrente qui devait se déclencher ce jour-là cesse de générer des instances pour celui-ci — automatiquement, sans aucune modification manuelle des modèles eux-mêmes. Le modèle n'est ni mis en pause, ni supprimé, ni modifié d'aucune manière. Il saute simplement les jours que votre emploi du temps indique comme fermés, et reprend le jour ouvrable suivant qui correspond à son modèle.

Cette connexion est active : dès que vous enregistrez une modification de vos heures de travail, le calendrier des tâches est recalculé. Les jours qui étaient auparavant ouverts et qui sont maintenant fermés cessent d'afficher les tâches planifiées. Les jours que vous rouvrez apparaissent immédiatement comme des jours d'exécution actifs. Il n'y a pas d'étape distincte pour mettre à jour vos modèles — l'emploi du temps gère tout.

Comment les paramètres de l'espace de travail se connectent au reste de Loopapa

Les cinq paramètres que vous configurez dans votre espace de travail ne sont pas isolés — ils alimentent presque toutes les autres parties de l'application. Comprendre ces connexions vous aide à configurer les choses en toute confiance, et vous aide à savoir exactement quels paramètres revoir lorsque quelque chose en aval se comporte de manière inattendue.

Foire aux questions

Puis-je modifier mes heures de travail après que l'équipe a déjà commencé à utiliser Loopapa ?

Oui — et vous pouvez le faire à tout moment sans perturber la journée en cours. Loopapa utilise une politique de progression uniquement : lorsque vous enregistrez une modification des heures de travail, le nouvel horaire prend effet à partir du prochain jour ouvrable. Tout ce qui a été enregistré aujourd'hui reste exactement tel quel. Si le jour suivant votre modification est un jour fermé dans votre nouvel horaire, le système déplace automatiquement la date d'entrée en vigueur au premier jour ouvrable suivant.

Qu'est-ce que l'heure de début de la journée opérationnelle, et quelle valeur dois-je lui attribuer ?

L'heure de début de la journée opérationnelle est l'heure à laquelle votre journée de travail commence officiellement — et donc le moment où la journée précédente se termine. Toute équipe ou tâche qui tombe avant cette heure est comptée comme faisant partie de la journée précédente, et non de la date calendaire actuelle. Les valeurs autorisées sont minuit (00:00), 01:00, 02:00, 03:00 et 04:00 ; la valeur par défaut est 04:00. Choisissez l'heure la plus tôt à laquelle une nouvelle équipe pourrait réellement commencer à votre emplacement. Si votre équipe ne travaille jamais après minuit, 00:00 est précis. Si les équipes de nuit se terminent vers 2-3 heures du matin, 04:00 permet de maintenir ces équipes clairement sur le bon jour.

Si je marque le dimanche comme jour fermé, une tâche récurrente qui s'exécute tous les jours sera-t-elle quand même déclenchée le dimanche ?

Non — par défaut, les modèles récurrents ignorent tout jour marqué comme fermé dans vos heures de travail. La tâche ne sera tout simplement pas créée pour ce jour ; aucune instance n'apparaît sur le tableau de bord de quiconque et aucune notification n'est envoyée. Le modèle lui-même reste inchangé et reprend normalement le jour ouvrable suivant. La seule exception est si le modèle a l'option "Même les jours fériés" activée — une option du plan Starter qui annule le filtre des jours fermés pour ce modèle spécifique uniquement.

La zone de travail GPS s'applique-t-elle à tout le personnel, ou certaines personnes peuvent-elles en être exemptées ?

Vous contrôlez cela par personne. Chaque membre du personnel dans Loopapa a un type de travail — sur site ou à distance. Le personnel sur site est soumis à l'application de la géorepérage lorsqu'une épingle GPS est définie : s'il tente de pointer en dehors du rayon, le pointage est bloqué. Le personnel à distance est toujours exempté — aucune vérification GPS n'est effectuée pour eux, quelles que soient les paramètres de la zone de travail. Vous pouvez mélanger les deux types librement au sein de la même équipe. Si aucune épingle GPS n'a encore été définie, le géorepérage est simplement inactif pour tout le monde jusqu'à ce que vous en ajoutiez une.

Quel rayon de géorepérage dois-je utiliser, et que se passe-t-il si je le règle trop serré ?

La valeur par défaut est de 100 mètres, ce qui couvre la plupart des emplacements à bâtiment unique tout en tenant compte de la dérive GPS typique de 10 à 20 mètres en intérieur. Si le personnel signale des échecs de pointage près de l'entrée ou du parking, augmentez le rayon par paliers de 50 mètres jusqu'à ce que le problème disparaisse. Le curseur va de 10 à 500 mètres par incréments de 10 mètres. Pour un site intérieur compact, 50 mètres sont généralement suffisants. Pour un grand campus ou un complexe multi-bâtiments, 200 à 300 mètres sont plus appropriés. Un administrateur peut toujours pointer manuellement un membre du personnel si un pointage légitime est bloqué.

Les paramètres de l'espace de travail affectent-ils tout le personnel immédiatement, ou seulement à partir de la prochaine équipe ?

Cela dépend du paramètre. Les préférences linguistiques, l'épingle GPS et le rayon de géorepérage prennent effet immédiatement — la prochaine tentative de pointage utilisera le rayon mis à jour, par exemple. Les paramètres opérationnels qui affectent la façon dont les jours sont comptés — heures de travail, jours fermés et heure de début de la journée opérationnelle — sont reportés au prochain jour ouvrable pour protéger les enregistrements déjà créés aujourd'hui. Cela signifie que vous pouvez mettre à jour vos paramètres d'espace de travail en toute sécurité à tout moment, même en milieu d'équipe, sans corrompre les données en cours.