Construisez la base de connaissances de votre équipe : Le Wiki

Quelle part de votre entreprise ne vit que dans la tête de quelqu'un ?

Dans la plupart des entreprises, bien plus que ce que quiconque admet. Une personne sait comment exécuter le rapport de fin de journée. Une autre connaît le numéro de téléphone du fournisseur, la routine de nettoyage de la machine à expresso, ou quoi faire lorsqu'un client demande un remboursement. Tant que ces personnes sont en service, tout fonctionne. Le jour où elles sont en congé, en vacances ou parties pour de bon, les mêmes questions commencent à atterrir sur le manager — encore.

Cette demande constante a un coût mesurable. Une recherche du McKinsey Global Institute a révélé que les employés passent près d'un cinquième de leur semaine de travail — près d'une journée complète — à chercher des informations internes ou à retrouver un collègue qui peut les aider. Pour une petite équipe, c'est une quantité sérieuse de temps payé passé à demander au lieu de faire.

Cet article vous montre comment résoudre ce problème avec le Manuel, la base de connaissances intégrée de Loopapa. Vous apprendrez à rédiger des procédures que votre équipe peut réellement trouver, à les organiser en catégories, à contrôler exactement qui peut lire quoi, et à joindre le bon guide à toute tâche que vous assignez — ainsi la réponse se trouve dans l'application, et non dans la tête de quelqu'un.

Manager · aujourd'hui

M

Comment gère-t-on un remboursement déjà ?

T

Où est la liste de contacts du fournisseur ?

E

Que contient la liste de contrôle de clôture ?

Manuel · Remboursements & retours

Procédure étape par étape · visible par tout le personnel

Qu'est-ce que le Manuel dans Loopapa ?

Le Manuel est la base de connaissances intégrée de Loopapa — l'endroit dans votre espace de travail où chaque procédure, politique et mode d'emploi vit sous forme d'article structuré. Au lieu d'un classeur dans l'arrière-boutique ou d'un dossier partagé que personne n'ouvre, vos procédures se trouvent dans la même application que votre équipe utilise déjà pour les tâches quotidiennes et les équipes — sur le téléphone qu'ils ont déjà en poche.

Chaque article est un document à part entière, pas une note autocollante. L'éditeur intégré prend en charge les titres, les étapes numérotées, les listes, le texte en gras et les médias, de sorte qu'une routine de nettoyage ou une politique de retour se lit de la même manière à chaque fois, pour chaque employé. Les articles sont organisés en catégories, étiquetés pour la recherche et marqués comme brouillon ou publié — vous décidez quand une procédure est prête à être consultée par l'équipe.

Vous pouvez rédiger des articles à la main, ou éviter complètement de taper : enregistrez votre voix, prenez une photo d'un document existant, ou téléchargez un fichier, et l'IA de Loopapa le transforme en procédure écrite pour vous. Construire votre premier Manuel prend des heures, pas des semaines — et la création d'articles est disponible sur tous les plans, y compris le plan Gratuit.

Manuel · nouvel article

Machine à expresso — nettoyage quotidien

Nettoyage & assainissement Équipement

Publié Visible à votre équipe

Comment créer un article de manuel ?

En quatre étapes simples, depuis n'importe quel téléphone ou ordinateur. Les administrateurs peuvent créer des articles dès le départ, et l'ensemble du processus prend quelques minutes par procédure.

1

Ouvrez le manuel et commencez un nouvel article

Depuis votre tableau de bord, ouvrez le manuel et appuyez sur le bouton plus. Un article vierge s'ouvre avec un champ de titre et un éditeur de texte complet.
2

Rédigez la procédure — ou laissez l'IA l'écrire

Tapez les étapes avec des titres, des listes et du texte en gras, ou enregistrez votre voix, prenez une photo, ou téléchargez un fichier et laissez l'IA rédiger l'article pour vous. Vous révisez et modifiez toujours avant que quoi que ce soit ne soit mis en ligne.
3

Choisissez des catégories

Classez l'article sous une ou plusieurs catégories. Loopapa est livré avec 14 catégories opérationnelles prêtes à l'emploi couvrant les routines sur lesquelles la plupart des entreprises fonctionnent, de sorte que votre manuel a une structure claire dès le premier jour.
4

Publiez quand c'est prêt

Gardez l'article comme brouillon pendant que vous le peaufinez, puis publiez. Dès qu'il est mis en ligne, il apparaît dans le manuel sur le téléphone de chaque coéquipier — pas d'impression, pas de pièces jointes par e-mail.

De l'idée à la publication

Nouvel article

Titre + éditeur vierge

Écrire ou enregistrer

Tapez-le, ou voix / photo / fichier → IA

Catégories

14 catégories prêtes à l'emploi

Publié

En direct sur le téléphone de chaque coéquipier

Comment maintenir une procédure à jour ?

En l'améliorant petit à petit — sans rien retaper. Les procédures changent : un fournisseur change, une machine est remplacée, une étape s'avère peu claire. Dans Loopapa, vous ouvrez l'article et envoyez une amélioration de la même manière que vous enverriez un message : une courte note vocale, une ligne de texte, une photo ou un document. L'IA fusionne votre contribution dans la procédure existante, et vous examinez le texte mis à jour avant sa publication.

L'IA répond dans une barre de suggestion IA au-dessus de l'article — dans la langue que vous avez utilisée. Si vous envoyez une photo ou un document qui n'a rien à voir avec la procédure, elle vous le dit directement, dans la même langue que vous avez parlée, au lieu de polluer discrètement votre article avec du contenu non pertinent.

Votre langue de conversation et la langue de votre Manuel sont deux choses différentes. Vous pouvez parler à l'IA dans la langue de votre choix, mais les articles sont toujours rédigés dans la langue du Manuel définie dans les paramètres d'administration — ainsi, l'ensemble de la base de connaissances reste cohérent, même dans une équipe où chacun parle une langue différente.

Améliorer un article existant

0:12

Suggestion IA

Étape 5 ajoutée : effectuer un cycle à l'eau uniquement après le détartrage.

Machine à expresso — nettoyage quotidien

Qui peut voir quoi dans le Manuel ?

Exactement qui vous décidez. À partir du plan Starter, l'accès est contrôlé par employé, par catégorie : l'équipe de salle voit les procédures de service, la cuisine voit la préparation et le nettoyage, et les prix des fournisseurs ou les routines administratives restent avec les personnes qui en ont besoin. Un employé sans accès à une catégorie ne voit pas de fichier verrouillé — ces articles n'existent tout simplement pas pour lui.

Le Manuel accompagne également le travail. Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez y joindre jusqu'à cinq articles du Manuel — sur tous les plans, y compris le plan Gratuit. La personne qui effectue le travail ouvre la tâche et le guide est juste là. Et si une tâche n'a pas encore de guide, le personnel peut en demander un depuis la tâche elle-même ; la demande arrive au responsable sous forme de rapport, de sorte que les procédures manquantes se révèlent d'elles-mêmes.

L'accès et les tâches fonctionnent également ensemble. Si vous attribuez une tâche avec un guide joint à quelqu'un qui ne peut pas accéder à cette catégorie, Loopapa vous avertit à ce moment-là — avant que la tâche ne soit enregistrée. Vous pouvez accorder l'accès à la catégorie en un clic, ouvrir le menu d'accès en appuyant longuement sur le bouton Manuel, ou modifier les autorisations plus tard depuis le profil de l'employé. Personne n'ouvre jamais une tâche pour découvrir que les instructions sont manquantes.

Nouvelle tâche · attribution

Nettoyer en profondeur la machine à expresso

Guide joint M Attribuer à Maya

Maya n'a pas accès aux guides Nettoyage & assainissement.

Accorder l'accès

Accès accordé · tâche attribuée à Maya

Un exemple concret : l'intégration du personnel saisonnier dans un hôtel

L'hôtel Linden Park embauche deux femmes de chambre saisonnières chaque été. La formation coûtait à la gérante Sofia la majeure partie d'une semaine : elle devait expliquer à chaque nouvelle recrue la préparation des chambres, la manipulation du linge et la marche à suivre lorsqu'un client signalait des dommages — et répondre aux mêmes questions chaque fois que la gouvernante principale était en congé.

Ce que Sofia fait maintenant : les procédures de l'hôtel sont dans le Manuel — « Standard de préparation des chambres », « Objets trouvés », « Signalement des dommages dans une chambre ». Quand Alina arrive en juin, Sofia lui donne accès aux catégories Entretien ménager et Nettoyage en une minute ; les prix des fournisseurs et les routines de caisse de la réception restent hors de sa vue. Ensuite, elle attribue les premières tâches d'Alina avec les bons guides déjà attachés.

Ce qu'Alina voit : sa première tâche, « Préparer les chambres 201–210 », s'ouvre avec le guide de préparation des chambres à portée de main — chaque étape, dans l'ordre, avec des photos. Quand elle ne sait pas comment disposer les oreillers décoratifs, elle demande dans le chat de tâche au lieu de chercher un collègue. Dès sa troisième équipe, Alina travaille selon les mêmes standards que le personnel qui est là depuis des années — et Sofia a retrouvé sa semaine.

Téléphone d'Alina · première équipe

Préparer les chambres 201–210

À faire

Standard de préparation des chambres Voir le guide

Standard de préparation des chambres

1

2

3

Quoi d'autre fonctionne avec le Manuel ?

Le Manuel n'est pas un module autonome — il se connecte à la façon dont votre équipe crée, attribue et termine le travail chaque jour.

Créer des articles à partir de la voix, de photos ou de fichiers

Décrivez une procédure une fois, ou photographiez la feuille plastifiée au mur — l'IA la transforme en un article de Manuel propre et structuré que vous n'avez qu'à réviser et publier.

Lire le guide

Laissez votre équipe poser une question au Manuel

Avec le plan Pro, Ask AI répond aux questions du personnel en utilisant uniquement votre propre Manuel — ainsi, « comment faire ceci ? » obtient une réponse correcte même lorsque le responsable est absent.

Lire le guide

Savoir qui a réellement lu quoi

Le plan Pro ajoute le suivi de lecture : voyez quel personnel a ouvert quelles procédures, de sorte que « personne ne m'a dit » cesse d'être une excuse. Il s'associe naturellement aux rôles et autorisations pour un contrôle total sur qui voit et fait quoi.

De quel plan avez-vous besoin pour le Manuel ?

Vous pouvez créer un véritable Manuel avec le plan Gratuit — les niveaux supérieurs offrent plus d'espace pour la croissance et un contrôle sur qui lit quoi.

Sur le forfait Gratuit

Rédigez des articles avec l'éditeur complet et organisez-les en 14 catégories opérationnelles prêtes à l'emploi. Votre compte commence par un essai IA unique de 14 jours, vous permettant de construire votre premier Manuel par voix, photo ou fichier. Après l'essai, vous conservez tout ce que vous avez créé et pouvez atteindre 50 articles manuellement. L'attachement de jusqu'à 5 guides par tâche et les demandes de guides par le personnel sont inclus.

Avec le plan Starter

De l'espace pour une opération en croissance : jusqu'à 300 articles de Manuel, création et amélioration continues par IA, et contrôle d'accès par employé — décidez exactement quelles catégories chaque personne peut lire.

Débloqué avec le plan Pro

Aucune limite d'articles, plus les fonctionnalités qui transforment un Manuel en un système en libre-service : Demander à l'IA, pour que le personnel obtienne des réponses de vos propres procédures, et suivi de lecture, pour savoir qui a réellement ouvert quoi.

Foire aux questions

Réponses rapides sur la création et la gestion du Manuel de votre équipe dans Loopapa.

Le Manuel est-il disponible avec le plan Gratuit ?

Oui. Avec le plan Gratuit, vous pouvez créer des articles de Manuel avec l'éditeur complet, les organiser en 14 catégories opérationnelles prêtes à l'emploi et joindre des guides aux tâches. Chaque plan a sa propre capacité — consultez la tarification actuelle pour connaître les limites à jour de chaque niveau.

Qu'advient-il de mes articles lorsque l'essai gratuit de l'IA se termine ?

Rien n'est perdu. Chaque article que l'IA vous a aidé à créer reste dans votre Manuel, et vous pouvez continuer à créer et modifier des articles manuellement avec l'éditeur complet. La création et l'amélioration assistées par l'IA se poursuivent avec les plans payants.

Puis-je contrôler quels employés voient quelles procédures ?

Oui. L'accès est défini par employé, par catégorie : chaque personne ne voit que les catégories du Manuel que vous lui avez attribuées, et les articles hors de son accès n'apparaissent tout simplement pas pour elle. Vous pouvez accorder l'accès depuis le profil de l'employé, depuis le menu d'accès du Manuel, ou au moment même où vous attribuez une tâche qui contient un guide. La disponibilité par plan est indiquée sur la page de tarification.

Dans quelle langue le Manuel est-il rédigé ?

Les articles sont toujours rédigés dans la langue du Manuel définie dans vos paramètres d'administration, de sorte que l'ensemble de la base de connaissances reste dans une langue cohérente. Vous pouvez parler à l'IA dans la langue de votre choix — et si vous changez la langue du Manuel plus tard, demandez à l'IA dans l'article et toute la procédure sera réécrite dans la nouvelle langue.

Comment puis-je joindre un guide du Manuel à une tâche ?

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche, ajoutez-y les articles pertinents du Manuel — la personne effectuant le travail ouvre alors le guide directement dans la tâche. Si une tâche n'a pas encore de guide, le personnel peut en demander un depuis la tâche, et la demande parvient au responsable sous forme de rapport.

Sortez les réponses de la tête des gens

Créez le Manuel de votre équipe dans Loopapa — écrivez-le, dictez-le ou photographiez-le, et donnez à chaque employé le bon guide au sein de ses tâches.

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