Schichtmanagement, das mithält, wenn jemand krankheitsbedingt ausfällt

Was ist Schichtmanagement und was beinhaltet es wirklich?

Schichtmanagement ist die Aufgabe zu entscheiden, wer wann arbeitet, sicherzustellen, dass jede Stunde, die Personal benötigt, auch besetzt ist, und die unvermeidlichen Änderungen zu handhaben. Die meisten Manager sehen es als das Erstellen eines Dienstplans. In der Praxis ist der Dienstplan der einfache Teil. Der schwierige Teil ist alles, was nach seiner Veröffentlichung geschieht.

Die drei Fragen, die jeder Dienstplan beantworten muss

Dienstplan-Tools sind darauf ausgelegt, die erste Frage gut zu beantworten. Die anderen beiden befinden sich normalerweise woanders: in einer Aufgaben-App, in einem Gruppenchat oder nur im Kopf des Managers. Diese Lücke ist der Ursprung der meisten verpassten Kontrollen und unordentlichen Übergaben.

Sollten Sie den Dienstplan jede Woche neu erstellen oder feste Arbeitszeiten festlegen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu planen. Ein wöchentlicher Dienstplan wird jede Woche von Grund auf neu erstellt. Feste Arbeitszeiten – oft als Schichtmuster bezeichnet – beschreiben die normale Woche jeder Person einmal und wiederholen sie automatisch, sodass Sie den Plan nur bei Abweichungen anpassen. Für die meisten schichtbasierten Teams sehen die meisten Wochen wie die vorherige aus. Was sich ändert, sind die Ausnahmen.

Wie legt man die Arbeitszeiten einer Person in Loopapa fest?

Einmal pro Person. Sie beschreiben deren normale Woche als ein oder mehrere Muster – welche Tage, wie oft und von wann bis wann – und die Stunden wiederholen sich von selbst, bis Sie sie ändern. Es gibt keinen wöchentlichen Dienstplan, der neu erstellt werden muss.

Wie können Sie sehen, wer gerade arbeitet?

Oben im Dashboard. Eine einzeilige Zusammenfassung zeigt einem Manager, wie der Tag aussieht – zum Beispiel „3 im Dienst · 1 abwesend · 2 zu prüfen“ oder „Nächster: Dan 17:00“. Jedes Teammitglied sieht seinen eigenen Tag an derselben Stelle: „Sie: 09:00–17:00“, „Sie: abwesend · vertreten durch Ben“ oder „Sie: heute frei“. Tippen Sie auf die Zeile, und der vollständige Arbeitsplan öffnet sich.

Wochenansicht: eine Zeile pro Person, ein Balken für jeden Arbeitstag und die Anzahl der diensthabenden Personen über jedem Tag.

Wochenansicht und Tagesansicht

Die Wochenansicht zeigt eine Zeile pro Person und einen kleinen Balken für jeden Arbeitstag, mit der Anzahl der diensthabenden Personen über jedem Tag und einer Markierung an jedem Tag, der Aufmerksamkeit erfordert. Die Tagesansicht funktioniert wie der Kalender auf Ihrem Telefon: Stunden verlaufen von oben nach unten, es gibt eine Spalte pro Person, Aufgaben werden als lesbare Beschriftungen zu ihrer Erinnerungszeit angezeigt, eine Linie markiert „jetzt“, und ein Band zeigt an, wie viele Personen jede Stunde im Dienst sind. Große Teams scrollen seitlich, und ein Zeilenlayout platziert Personen an der Seite und die Zeit über die Seite, wenn Sie dies bevorzugen. Tippen Sie auf eine Person, um deren Arbeitszeiten zu öffnen, oder auf eine Aufgabe, um deren Details zu öffnen.

Was bedeutet „zu prüfen“?

Eine „zu prüfen“-Notiz ist eine Information, niemals eine Blockade. Sie erscheint, wenn eine Aufgabe eine Erinnerungszeit hat, aber die zugehörige Person dann nicht arbeitet, oder wenn zu dieser Zeit überhaupt niemand im Dienst ist. Notizen decken nur den heutigen und die kommenden Tage ab und betreffen niemals Personen, für die keine Arbeitszeiten festgelegt sind. Dieselbe Logik zeigt sich, wenn Sie eine Aufgabe zuweisen: Jede Person trägt einen kurzen Hinweis wie „Im Dienst 09:00–17:00“, „Frei“, „Im Dienst 09:00–17:00 · nicht um 07:00“ oder „Abwesend · vertreten durch Jonas“, sodass eine Diskrepanz sichtbar ist, bevor Sie speichern.

Was passiert, wenn jemand krank ist, Urlaub hat oder tauschen möchte?

Sie bitten in der App um Vertretung, und Sie entscheiden mit wenigen Klicks. Eine Vertretungsanfrage enthält die Daten, einen Grund – Urlaub, Krankheit, Tausch oder Sonstiges – eine optionale Notiz und, falls gewünscht, den Kollegen, den sie fragen möchten. Das Formular informiert sie im Voraus, dass nur der Manager den Grund und die Notiz sieht. Solange Sie die Anfrage nicht bearbeitet haben, können sie diese zurückziehen.

Was kann der Manager mit einer Anfrage tun?

• Einen Kollegen fragen. Vertretung finden listet aktive Mitarbeiter mit ihrer Verfügbarkeit auf, warnt vor Doppelbuchungen und zeigt an, wie lange der Kollege Zeit hat zu antworten.
• Jetzt für sie bestätigen. Für dringende Fälle. Der Kollege wird trotzdem benachrichtigt, aber niemand wartet auf eine Antwort.
• Keine Vertretung nötig. Genehmigen Sie die Abwesenheit ohne Ersatz, wenn der Tag mit einer Person weniger bewältigt werden kann.
• Abwesenheit melden. Wenn jemand sich krankmeldet und es keine Anfrage gibt, erfassen Sie dies selbst. Sie können eine Vertretung auch ablehnen, stornieren oder vorzeitig beenden.

Was, wenn der Kollege nicht antwortet?

Die Anfrage kommt zu Ihnen zurück. Ein Kollege hat bis zum früheren von zwei Zeitpunkten Zeit, anzunehmen oder abzulehnen: 24 Stunden nach der Anfrage oder zwei Stunden vor der ersten zu vertretenden Stunde. Wenn Sie jemanden am Freitag um 18:00 Uhr bitten, einen Dienst am Samstag um 07:00 Uhr zu übernehmen, ist die Antwort bis 05:00 Uhr fällig – so bleibt eine frühmorgendliche Vertretung nie unerledigt, während alle schlafen.

Wie funktionieren Schichttausche?

Ein Tausch sind zwei Vertretungen in einer Vereinbarung: Ana arbeitet Jonas' Samstag, und Jonas arbeitet Anas Freitag. Nichts ändert sich, bis alle Beteiligten zugestimmt haben. Dann folgen der Dienstplan, die Aufgaben und die Erinnerungen an beiden Tagen automatisch.

Werden Aufgaben an die Vertretung übergeben?

Ja – und das ist der Teil, den die meisten Manager am Ende manuell erledigen. Während eine Vertretung aktiv ist, gehen die Aufgaben der abwesenden Person für diese Tage automatisch an den vertretenden Kollegen über. Das umfasst wiederkehrende Aufgaben und Sicherheitsprüfungen wie Temperatur- und Hygiene-Protokolle. Die wiederkehrenden Vorlagen selbst werden nie geändert, sodass nach Beendigung der Vertretung neue Aufgaben ohne manuelle Einstellungen an die ursprüngliche Person zurückgehen.

Nicht begonnene Arbeit wird verschoben. Begonnene Arbeit bleibt. Erledigte Arbeit wird nie angetastet.

Die Regeln, einfach erklärt

• Beginnt eine Vertretung mitten am Tag, werden die noch nicht begonnenen Aufgaben des heutigen Tages sofort an den Kollegen übergeben.
• Bereits begonnene Aufgaben bleiben bestehen und werden dem Manager zur Entscheidung angezeigt. Erledigte Aufgaben und Aufzeichnungen werden nie angetastet.
• Der Kollege erhält eine Benachrichtigung mit der Anzahl der übernommenen Aufgaben – nicht eine Benachrichtigung pro Aufgabe.
• Lebensmittelsicherheits-Aufzeichnungen zeigen, wer die Prüfung tatsächlich durchgeführt hat – der vertretende Kollege, nicht die abwesende Person.
• Erstellen Sie eine neue Aufgabe für heute für jemanden, der abwesend ist, und die App weist stattdessen den vertretenden Kollegen zu – mit einer Rückgängig-Option, falls Sie es anders gemeint haben.
• Alles andere funktioniert wie gewohnt. Zum Beispiel wechselt eine Aufgabe erst dann zu In Bearbeitung, wenn die Person, die daran arbeitet, eingestempelt hat.

Wie helfen Arbeitszeiten beim Ein- und Ausstempeln?

Es erinnert und erklärt, aber es bearbeitet niemals den Eintrag. Ein- und Ausstempelzeiten in der Anwesenheitserfassung werden immer genau so gespeichert, wie sie stattgefunden haben. Was sich ändert, ist, dass die App jetzt weiß, wann jede Person voraussichtlich arbeiten wird.

Wer sieht was?

Dienstpläne sind persönliche Informationen, daher richtet sich die Sichtbarkeit nach der Rolle. Arbeitszeiten gelten für Mitarbeiter; Manager und Administratoren haben keine eigenen Arbeitsmuster. Die Plattformadministratoren von Loopapa haben keinen Zugriff auf die Dienstpläne eines Unternehmens.

Wenn Sie mehr als eine Filiale betreiben, arbeitet jeder Filialleiter mit seinem eigenen Team, wie unter Unternehmen, Managern und Rollen beschrieben.

Beispielszenario

Ein Beispieltag: Wie ein 40-Zimmer-Hotel einen Krankheitsfall vor dem Frühstück abdeckt

Stellen Sie sich den Geschäftsführer eines 40-Zimmer-Hotels vor, der drei Schichten in Empfang, Housekeeping und Wartung sowie eine kleine Frühstücksküche leitet. Bisher befand sich der Dienstplan in einer Tabelle und die Aufgaben in der App. In einer normalen Woche funktioniert das. An dem Morgen, an dem sich jemand krankmeldet, bedeutet das, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen: einen Ersatz zu finden und sich an alles zu erinnern, was die abwesende Person tun sollte.

Also verschiebt sie den Dienstplan in die Arbeitszeiten. Das Eintragen der festen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter dauert einen Nachmittag – die Morgenrezeptionisten, das Housekeeping-Team und die beiden Nachtportiers, die jedes zweite Wochenende abwechseln. Danach läuft der Zeitplan größtenteils von selbst. Dann, an einem Samstagmorgen, wird er getestet.

Womit sind Arbeitszeiten sonst noch verbunden?

Fast alles, was Ihr Team an einem Tag erledigt. Arbeitszeiten ist keine separate Planungs-App, die nachträglich angefügt wurde – es ist der Kontext, aus dem der Rest von Loopapa nun liest. Wer im Dienst ist, entscheidet, wer erinnert wird, wer die Aufgabe erhält und wessen Name im Protokoll landet.

Das ist der eigentliche Unterschied zwischen einem Dienstplan und der Schichtverwaltung. Ein Dienstplan sagt Ihnen, wer da sein sollte. Die Schichtverwaltung stellt sicher, dass die Arbeit dorthin gelangt, wo die Leute tatsächlich sind.

Was tun Arbeitszeiten nicht?

Es erstellt den Dienstplan nicht für Sie – absichtlich. Loopapa generiert Dienstpläne nicht automatisch oder mit KI, damit Manager die Kontrolle darüber behalten, wer wann arbeitet. Gemäß dem EU-KI-Gesetz werden KI-Systeme, die zur Zuweisung von Aufgaben basierend auf dem Verhalten oder den persönlichen Merkmalen von Personen oder zur Überwachung und Bewertung ihrer Leistung verwendet werden, als hochriskant eingestuft. Entscheidungen über das Arbeitsleben von Menschen gehören in die Hände derer, die das Team kennen.

Die Grenzen zu kennen, hilft Ihnen bei der Entscheidung. Wenn Ihr Team in Schichten an einem oder mehreren Standorten arbeitet und die meisten Wochen ähnlich aussehen – Gastgewerbe, schichtbasierter Einzelhandel, Empfang, Küchen, Reinigungs- und Wartungspersonal – passen die Arbeitszeiten. Wenn Sie Kunden in Zeitfenster buchen oder Mitarbeiter zu Adressen schicken, ist ein Terminbuchungs- oder Außendienst-Tool besser für Sie geeignet.

Welcher Plan beinhaltet Arbeitszeiten?

Arbeitszeiten ist ein optionales Modul, das jedes Unternehmen aktivieren kann, und Teams, die es nicht nutzen, sehen keinerlei Änderungen. Es besteht aus zwei Teilen – Arbeitszeiten selbst und Vertretung & Urlaub – und welche Pläne welchen Teil beinhalten, wird auf der Preisseite aufgeführt.

Eines wird sich nicht ändern: Loopapa wird pro Standort und nicht pro Mitarbeiter abgerechnet. Bei kostenpflichtigen Plänen ändert das Hinzufügen einer weiteren Person zum Zeitplan nichts an Ihren Kosten.

Häufig gestellte Fragen