Aufgaben aus Text oder Sprache erstellen

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   Tippen oder sprechen

   Öffnen Sie eine neue Aufgabe und tippen Sie entweder einen Satz ein oder halten Sie das Mikrofon und sprechen Sie ihn laut aus. Für längere Aufnahmen schieben Sie Ihren Finger beim Halten nach oben, um die Aufnahme freihändig zu sperren, oder nach links, um abzubrechen.

   Morgen früh die Formulare am Empfang auffüllen

   oder

   0:04

   Zum Sperren nach oben schieben Zum Abbrechen schieben
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   KI liest es

   Loopapas Aufgabenassistent verwandelt Ihre Worte in strukturierte Aufgabenfelder – keine zusätzlichen Bildschirme, kein Warten darauf, dass ein Mensch es eintippt.

   Ihre Aufgabe wird gelesen…

   Titel · Zuständiger · Frist · Priorität
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   Überprüfen & speichern

   Der Entwurf öffnet sich auf dem normalen Aufgabenbildschirm mit allen ausgefüllten Feldern. Bearbeiten Sie, was Sie möchten, und speichern Sie es dann wie jede andere Aufgabe.

   Formulare am Empfang auffüllen

   Kritisch

   Morgen, 9:00 Uhr Maria

   Aufgabe speichern

Wie entscheidet die KI, wem eine Aufgabe zugewiesen wird?

Sie achtet darauf, ob der Satz eine zu erledigende Aufgabe oder eine Regel, die jeder befolgen muss beschreibt. Ersteres wird zu einer Aufgabe, die jede Person übernehmen kann; Letzteres wird zu einer persönlichen Kopie der Aufgabe für jedes Teammitglied.

Wie die KI den Unterschied erkennt

• Ein einziges gemeinsames Ergebnis ("Rollladen öffnen", "heutige Bestellung aufgeben") → Beliebig — eine Kopie der Aufgabe, jeder kann sie übernehmen.
• Eine persönliche Regel oder Gewohnheit ("jeder muss…", "alle Mitarbeiter müssen…") → Jeder — jede Person erhält ihre eigene Kopie.
• Ein Name ("Maria bitten, zu…") → direkt dieser Person zugewiesen.
• "Ich" oder "mir" → Ihnen zugewiesen, der Person, die es erstellt.

So oder so ist die von der KI gewählte Zuweisung nur ein Ausgangspunkt — das Wechseln zwischen einer Person, allen oder einer benutzerdefinierten Gruppe erfordert einen Tipp auf dem Aufgabenbildschirm, genau wie in Arbeit nach Wunsch zuweisen beschrieben.

Wie legt die KI Fristen, Erinnerungen und Prioritäten fest?

Die KI wandelt Zeitangaben wie „bis morgen früh“ oder „vor der Lieferung am Freitag“ in eine tatsächliche Frist und Erinnerungszeit im Kalender um – niemals in den Aufgabentitel. Eine Aufgabe, die aus „morgen früh, Formulare am Empfang auffüllen“ erstellt wird, erhält also den Titel Formulare am Empfang auffüllen, wobei Datum und Uhrzeit in eigenen Feldern stehen:

Wenn Ihr Satz etwas Wiederkehrendes beschreibt – „jeden Montag“, „jeden Tag vor der Öffnung“ – richtet die KI es als wiederkehrende Aufgabe anstelle einer einmaligen Frist ein, dieselben Vorlagen, die unter Wiederkehrende & Geplante Aufgaben behandelt werden.

Worauf konzentriert sich die KI bei der Priorität?

Jede Aufgabe landet in einer von vier Prioritätsstufen, basierend auf der klassischen Eisenhower-Matrix von Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die KI ist darauf abgestimmt, zuverlässig eine Sache zu erkennen: ob eine Aufgabe Kritisch ist – etwas Dringendes und Wichtiges genug, das nicht warten kann, wie ein Leck, ein Sicherheitsproblem oder „vor der Inspektion benötigt“. Alles andere beginnt standardmäßig als Routine, und Sie passen Routine, Gelegenheit oder Idee manuell an, basierend darauf, wie Ihr eigenes Team definiert, was wichtig ist.

Was, wenn die KI etwas falsch versteht – oder Sie sie gar nicht nutzen möchten?

Die KI erstellt immer nur einen Entwurf. Nichts wird gespeichert, geplant oder an jemanden gesendet, bis Sie es bestätigen – und ein paar Details erleichtern dies auf einen Blick oder ermöglichen es, es ganz zu überspringen.

Wiederkehrende Aufgaben kommen mit einer Zusammenfassung in einfacher Sprache

Wenn Ihr Satz etwas Wiederkehrendes beschreibt – „am letzten Montag jedes Monats müssen Maria und Daniel die Grundreinigung durchführen, auch an Feiertagen“ – richtet die KI den Zeitplan für Sie ein. Sie müssen die Kalendereinstellungen nicht öffnen, um zu überprüfen, ob es funktioniert hat: Dieselbe Zusammenfassung in einfacher Sprache erscheint bei der Aufgabe, in der Kalenderleiste und in der Zeitplanvorlage, in einem Satz geschrieben:

Dieselbe Formulierung erscheint im 14-Tage-Kalender – so kann jeder, der prüft, was ansteht, einen Zeitplan einfach durch Lesen bestätigen, ohne in die Einstellungen eintauchen zu müssen.

Wenn die KI nicht versteht, was Sie gesagt haben

Hintergrundgeräusche, ein halbfertiger Satz oder etwas zu Vages – manchmal hat die KI nicht genug, um damit zu arbeiten. In diesem Fall sehen Sie eine kurze Meldung, dass sie es nicht verstehen konnte, und es wird nichts erstellt. Versuchen Sie es einfach erneut, formulieren Sie es um oder füllen Sie die Aufgabenfelder selbst aus – der normale Aufgabenbildschirm ist immer direkt verfügbar.

Antworten in der Sprache Ihres Teams

Unabhängig davon, in welcher Sprache Sie tippen oder sprechen, schreibt die KI die Aufgabe in der für Ihren Arbeitsbereich eingestellten KI-Ausgabesprache zurück – nützlich für Teams, in denen die Person, die Aufgaben erstellt, und die Personen, die sie ausführen, keine gemeinsame Muttersprache haben. Sie können dies jederzeit in den Arbeitsbereichseinstellungen ändern.

Möchten Sie die KI überhaupt nicht nutzen?

Die KI kann komplett ausgeschaltet werden. Wenn sie eingeschaltet ist, zeigt der Aufgaben-Button ein kleines Funkeln und öffnet direkt den oben beschriebenen Tipp- oder Sprachfluss. Schalten Sie sie aus, und derselbe Button verwandelt sich in ein einfaches „+“ – er öffnet stattdessen ein leeres Aufgabenformular, das Sie manuell ausfüllen können.

Im Free-Plan sind die ersten 14 Tage mit voller KI-Funktionalität enthalten – tippen oder sprechen Sie, genau wie in diesem Artikel beschrieben. Danach, wenn Sie weiterhin den Free-Plan nutzen, wechselt der Button automatisch zu „KI aus“: Aufgaben werden auf die normale Weise durch Eingabe erstellt, und nichts, was Sie bereits eingerichtet haben, ändert sich. Starter-, Pro- und Enterprise-Pläne behalten die KI eingeschaltet.

Freitagnachmittag in einem Hotel mit 40 Zimmern

Es ist Check-in-Zeit und die Rezeption ist von Gästen überfüllt. Elena, die Front-of-House-Managerin, hörte gerade, wie einer von ihnen erwähnte, dass der Aufzug in der Nähe der Rezeption ein schleifendes Geräusch macht. Sie hat keine Zeit, anzuhalten und ein Formular auszufüllen – also hält sie das Mikrofon ihres Telefons vier Sekunden lang hin:

"Der Aufzug an der Rezeption macht ein schleifendes Geräusch – lassen Sie ihn vor den heutigen Check-ins vom Wartungspersonal überprüfen, das ist dringend."

Zwei Sekunden später ist der Entwurf fertig: eine kritische Aufgabe für die Wartung, fällig vor den heutigen Check-ins, mit einer Erinnerung versehen, damit sie nicht unter all den anderen Dingen, die an der Rezeption passieren, begraben wird.

Eine halbe Stunde später hat sich die Lage beruhigt und Elena führt eine neue Mitarbeiterin an der Rezeption herum. Sie möchte sicherstellen, dass das Fundbüro-Protokoll jeden Morgen vor der Öffnung von demjenigen überprüft wird, der die Frühschicht hat – also tippt sie es einmal ein:

"Jeden Morgen vor der Öffnung müssen alle Mitarbeiter der Rezeption das Fundbüro-Protokoll überprüfen."

Die KI erkennt „alle Mitarbeiter der Rezeption müssen“ als persönliche Regel, nicht als einmalige Aufgabe – also richtet sie eine „Jede“-Aufgabe ein, die täglich wiederholt wird, mit einer eigenen Kopie für jedes Mitglied des Rezeptionsteams:

Zwei völlig unterschiedliche Anfragen – eine dringend und einmalig, die andere routinemäßig und fortlaufend – in Sekundenschnelle bearbeitet, mitten in einer geschäftigen Schicht, ohne dass eine separate Besprechung erforderlich war, um „die Dinge richtig einzurichten“.

Wie passt das zum Rest von Loopapa?

Eine Aufgabe mit KI zu erstellen ist nur der Anfang – sobald sie existiert, verhält sie sich wie jede andere Aufgabe. Hier erfahren Sie, wie es weitergeht:

Welchen Plan benötige ich dafür?

Das Erstellen von Aufgaben — mit oder ohne KI — erfordert niemals einen kostenpflichtigen Plan. Der in diesem Artikel behandelte KI-Teil (tippen oder sprechen, und die KI entwirft die gesamte Aufgabe) ist für Ihre ersten 14 Tage in jedem Plan, einschließlich Free, enthalten. Danach wird Free mit der manuellen Aufgabenerstellung fortgesetzt, für immer, während Starter, Pro und Enterprise die KI eingeschaltet lassen.

Möchten Sie KI nach Tag 14? Starter (ab 29 €/Monat) und Pro lassen sie für jeden in Ihrem Team eingeschaltet — kein separates Add-on erforderlich.

Häufig gestellte Fragen

Ist das Erstellen von Aufgaben mit KI kostenlos?

Ja – in den ersten 14 Tagen jedes Plans, einschließlich des kostenlosen Plans, können Sie eine Aufgabe eingeben oder sprechen, und die KI erledigt den Rest. Nach dem 14. Tag können kostenlose Konten weiterhin Aufgaben manuell und kostenlos erstellen; Starter- und Pro-Konten behalten die KI dauerhaft aktiviert.

Kann ich in einer Sprache sprechen und mein Team die Aufgabe in einer anderen sehen lassen?

Ja. Egal in welcher Sprache Sie tippen oder sprechen, die KI schreibt die Aufgabe in der für Ihren Arbeitsbereich eingestellten KI-Ausgabesprache zurück, sodass die Person, die eine Aufgabe erstellt, und die Personen, die sie ausführen, keine gemeinsame Muttersprache haben müssen.

Wie entscheidet die KI, ob eine Aufgabe einer Person oder allen zugewiesen wird?

Sie achtet auf die Art der Anfrage. Eine einzelne gemeinsame Aufgabe („den Rollladen öffnen“) wird zu einer „Beliebigen“ Aufgabe, die eine Person übernehmen kann; eine persönliche Regel („jeder muss seine Uniform tragen“) wird zu einer „Jeder“ Aufgabe, mit einer eigenen Kopie für jedes Teammitglied.

Markiert die KI jede Aufgabe als dringend?

Nein. Die KI ist darauf abgestimmt, Aufgaben, die wirklich kritisch sind – dringend und wichtig – zuverlässig zu kennzeichnen. Alles andere beginnt als Routine, und Sie passen Routine, Gelegenheit oder Idee manuell an, basierend darauf, wie Ihr Team Prioritäten definiert.

Was passiert, wenn die KI eine Aufgabe falsch versteht oder mich nicht versteht?

Es wird nichts automatisch gespeichert – jeder KI-Entwurf öffnet sich auf dem normalen Aufgabenbildschirm, damit Sie ihn zuerst überprüfen und bearbeiten können. Wenn die KI nicht verstehen kann, was Sie gesagt haben, sehen Sie eine kurze Nachricht und können die Aufgabe umformulieren oder manuell ausfüllen.

Kann ich die KI ausschalten und stattdessen Aufgaben manuell erstellen?

Ja, jederzeit. Wenn die KI eingeschaltet ist, zeigt die Aufgaben-Schaltfläche ein kleines Funkeln und öffnet den Tipp-oder-Sprich-Fluss; schalten Sie sie aus, und dieselbe Schaltfläche öffnet stattdessen ein leeres Aufgabenformular. Die manuelle Aufgabenerstellung hat auf keinem Plan eine Zeitbegrenzung.