Wiederkehrende & geplante Aufgaben: Routine automatisieren

Jede Schicht basiert auf derselben kurzen Aufgabenliste. Der Bereich wird jeden Morgen auf die gleiche Weise geöffnet. Dieselben Prüfungen werden protokolliert. Eine Grundreinigung findet jede Woche statt, eine Bestandsaufnahme jeden Monat. Nichts davon ist kompliziert – der schwierige Teil ist, sich immer wieder daran zu erinnern, jede Aufgabe zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen. Verpasst man die Erinnerung einmal, gerät die Aufgabe stillschweigend in Vergessenheit.

Geplante Aufgaben nehmen Ihnen das Erinnern ab. Sie erstellen eine Aufgabe einmalig – täglich, an bestimmten Wochentagen, monatlich oder in Ihrem eigenen Intervall – und Loopapa legt jeden Morgen automatisch eine frische Kopie in die richtige Liste. Dieser Leitfaden erklärt, wie wiederkehrende und einmalige geplante Aufgaben funktionieren, wie sie mit Schließtagen und Ihrer eigenen Startzeit umgehen und was jeder Plan beinhaltet.

Was sind geplante Aufgaben in Loopapa?

Geplante Aufgaben ist der Bereich, in dem Sie jede Aufgabe einrichten, die automatisch erscheinen soll, anstatt jedes Mal manuell erstellt zu werden. Sie erstellen sie einmal, wählen aus, wann sie ausgeführt werden soll, und Loopapa fügt sie automatisch zur täglichen Liste Ihres Teams hinzu – an jedem Fälligkeitstag. Es gibt zwei Arten, die als zwei Registerkarten angezeigt werden: Wiederkehrend für alles, was sich wiederholt, und Einmalig für eine einzelne Aufgabe an einem zukünftigen Datum.

Hinter jeder geplanten Aufgabe steckt eine gespeicherte Einrichtung – der Bauplan. Ihr Team sieht diesen Bauplan nie; was es sieht, ist eine frische, normale Aufgabe in seiner Liste an jedem Fälligkeitstag, bereit zum Öffnen, Bearbeiten und als erledigt markieren. Bearbeiten Sie den Bauplan, und nur zukünftige Kopien ändern sich – die bereits erledigten bleiben genau so, wie sie waren, als Ihre Aufzeichnung.

Wie erstellt Loopapa täglich geplante Aufgaben?

Einmal täglich, zur von Ihnen festgelegten Startzeit, prüft Loopapa alle von Ihnen gespeicherten Zeitpläne und erstellt die Aufgaben für diesen Tag. Es läuft in Ihrer eigenen Zeitzone, erstellt eine Aufgabe pro fälligem Zeitplan und erzeugt niemals Duplikate. Wenn Ihr Team sich anmeldet, ist die Liste bereits da – zugewiesen, mit Fristen und Erinnerungen versehen.

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   Zeitplan einmal festlegen

   Schreiben Sie die Aufgabe, wählen Sie aus, für wen sie bestimmt ist, und legen Sie ihren Rhythmus fest – täglich, an bestimmten Wochentagen, monatlich oder in Ihrem eigenen Intervall. Diese gespeicherte Einstellung ist die Blaupause.

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   Es läuft zu Beginn Ihres Tages

   Zu der Stunde, in der Ihr Betriebstag beginnt, prüft Loopapa jeden gespeicherten Zeitplan gegen den heutigen Tag – ist er fällig, ist es ein offener Tag und wurde er bereits ausgeführt?

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   Jede fällige Aufgabe landet in der Liste

   Jeder erfüllte Zeitplan wird zu einer neuen Aufgabe in der Liste Ihres Teams – einmalig, ohne Duplikate – bereit zum Öffnen, Bearbeiten und als erledigt markieren.

Welche Wiederholungsmuster können Sie einstellen?

Eine wiederkehrende Aufgabe kann in jedem Rhythmus ausgeführt werden, den die Arbeit erfordert. Wählen Sie die passende Form, legen Sie ein Startdatum fest und fügen Sie ein Enddatum nur hinzu, wenn die Aufgabe nicht unbegrenzt laufen soll. Loopapa wandelt Ihre Auswahl in eine leicht verständliche Zusammenfassung um, sodass es keine Unsicherheiten gibt, wann sie ausgelöst wird.

• Täglich – läuft einmal pro Tag. Entwickelt für Öffnungs- und Schließroutinen.
• Wöchentlich – läuft an den von Ihnen gewählten Wochentagen, z.B. Montag, Mittwoch und Freitag.
• Monatlich – am flexibelsten. Legen Sie es nach Datum fest – einen oder mehrere Tage gleichzeitig, wie den 1., den 15. und den letzten Tag (der immer auf das tatsächliche Monatsende fällt, den 28. bis 31.) – oder nach Position, wie den ersten und dritten Montag oder den letzten Freitag.
• Benutzerdefiniertes Intervall – läuft alle paar Tage oder Wochen – alle 3 Tage, alle 2 Wochen – gezählt ab dem Startdatum.
• Jährlich – läuft einmal im Jahr, an einem von Ihnen festgelegten Datum oder einer Position wie dem ersten Montag im Dezember. Gemacht für jährliche Aufgaben: eine Lizenzverlängerung, eine jährliche Sicherheitsprüfung, ein Arbeitsjubiläum eines Teammitglieds.

Ein einziger monatlicher Zeitplan kann mehrere Daten oder Positionen gleichzeitig enthalten, sodass eine Aufgabe Muster abdeckt, die eine einfache Erinnerung nicht kann – es ist nicht nötig, drei separate Aufgaben für den 1., den 15. und das Monatsende zu erstellen.

Und Sie müssen nichts davon manuell zusammenstellen. Beschreiben Sie die Aufgabe so, wie Sie es einem Kollegen sagen würden – Loopapas KI liest die Zeitangaben und erstellt den Zeitplan für Sie. „Das Spa jeden Montagmorgen gründlich reinigen“ genügt: Es wählt das wöchentliche Muster, den Tag und die Erinnerung aus und speichert es dann als Zeitplan. Sie sprechen oder tippen die Aufgabe einfach ein und bestätigen dann.

Wie das in einem Hotel aussieht

Stellen Sie sich ein Hotel vor. Die gleiche Arbeit wiederholt sich in einem Rhythmus, den jeder kennt: Das Housekeeping öffnet jeden Morgen jede Etage, das Spa wird jeden Montag gründlich gereinigt, Feuerlöscher werden am ersten Montag des Monats überprüft, das gesamte Inventar wird am letzten Tag gezählt, und einmal im Jahr feiert das Team das Arbeitsjubiläum eines Kollegen. Nichts davon sollte davon abhängen, dass sich jemand daran erinnert, die Aufgabe aufzuschreiben.

Der Betriebsleiter richtet also jede Aufgabe einmal ein und weist sie dem richtigen Team zu. Von da an wartet jeden Morgen die Tagesarbeit bereits in der Liste jedes Einzelnen – Eröffnungschecks für das Housekeeping, die Grundreinigung am Montag, die Sicherheitsprüfung am ersten Montag, die Zählung am Monatsende. Niemand erstellt sie; die Leute erledigen sie einfach.

Sogar das Jubiläum erledigt sich von selbst. Einmal als jährliche Aufgabe festgelegt, erscheint es am richtigen Morgen – so geht die Geste in einer geschäftigen Woche nie unter.

Wie geplante Aufgaben in den Rest von Loopapa passen

Da jede geplante Aufgabe als gewöhnliche Aufgabe in der Liste erscheint, funktioniert sie mit allem anderen in Loopapa – den gleichen Status, dem gleichen Chat, den gleichen Erinnerungen. Hier sind die Verbindungen.

Wie viele geplante Aufgaben kann jeder Plan ausführen?

Das Erstellen von Zeitplänen ist in jedem Plan, einschließlich Free, unbegrenzt – erstellen Sie so viele wiederkehrende und einmalige Aufgaben, wie Ihr Betrieb benötigt. Ihr Plan legt fest, wie viele davon tatsächlich an einem einzigen Tag ausgeführt werden.

Das Ausführen von Aufgaben an Ruhetagen ist ab dem Starter-Plan freigeschaltet. Eine einmalige Aufgabe ist in jedem Fall die Ausnahme – sie wird immer am genau von Ihnen gewählten Datum ausgeführt, auch an einem Ruhetag, in jedem Plan einschließlich Free.

Häufig gestellte Fragen