Arbeitsbereich einrichten: Stunden, Arbeitszonen
Konfigurieren Sie Arbeitszeiten, Ruhetage, den Beginn des Betriebstages und die GPS-Arbeitszone in Loopapa. Fünf Einstellungen, einmal erledigt, kostenlos starten.
Jede Team-App beginnt mit Annahmen. Sie geht davon aus, dass Ihr Tag um Mitternacht beginnt. Sie geht davon aus, dass Samstag ein normaler Arbeitstag ist. Sie geht davon aus, dass jeder in Ihrem Team dieselbe Sprache liest. Für die meisten Unternehmen ist mindestens eine dieser Annahmen falsch – und jede Aufgabe, jede Schicht und jeder Bericht, der auf einer falschen Annahme basiert, landet am falschen Tag, benachrichtigt die falschen Personen oder kommt in einer Sprache an, die die Hälfte des Teams nicht lesen kann.
Loopapa behebt dies mit einer kurzen Einrichtung, die einmal vom Administrator vorgenommen wird. Sie teilen der App fünf Dinge darüber mit, wie Ihr Unternehmen tatsächlich funktioniert: Ihre Arbeitszeiten für jeden Wochentag, an welchen Tagen Sie geschlossen sind, die Stunde, zu der Ihr Betriebstag beginnt, die Arbeitszone, in der Mitarbeiter einstempeln, und die Sprachen, in denen jede Person arbeitet. Von diesem Moment an folgt jede geplante Aufgabe, jede Schichtaufzeichnung und jede KI-Antwort Ihren Regeln anstelle der Standardeinstellungen der App.
Dieser Leitfaden erklärt jede Einstellung: was sie steuert, was die sicheren Standardwerte sind und die genauen Zahlen dahinter – vom 10 bis 500 Meter Geofence-Radius bis zur Regel, die die heutigen Daten schützt, wenn Sie eine Einstellung mitten in der Woche ändern. Die gesamte Einrichtung dauert etwa fünf Minuten, und das meiste davon ist im Free-Plan verfügbar.
Was können Sie in Ihrem Loopapa-Arbeitsbereich einrichten?
Fünf Einstellungen, alle an einem Ort unter Ihrem Unternehmensprofil: wöchentliche Arbeitszeiten, Ruhetage, die Startzeit des Betriebstages, eine GPS-Arbeitszone mit einstellbarem Radius und die Sprachen, in denen Ihr Team arbeitet. Vier der fünf sind im kostenlosen Plan enthalten; nur die GPS-Arbeitszone ist ab dem Starter-Plan verfügbar. Jede Einstellung wird einmal vom Administrator vorgenommen und gilt automatisch für das gesamte Team.
Arbeitszeiten
Öffnungs- und Schließzeiten für jeden Wochentag, Montag bis Sonntag – jeder Tag kann unabhängig eingestellt werden.
Kostenloser PlanRuhetage
Markieren Sie jeden Wochentag als geschlossen. Geplante Aufgaben überspringen Ruhetage automatisch, sodass nichts ausgelöst wird, während die Türen geschlossen sind.
Kostenloser PlanStart des Betriebstages
Die Stunde, zu der Ihr Geschäftstag beginnt – von Mitternacht bis 4 Uhr morgens – damit Spätschichten dem richtigen Tag zugeordnet werden.
Kostenloser PlanArbeitszone
Ein GPS-Pin an Ihrem Standort plus ein Radius von 10 bis 500 Metern. Mitarbeiter außerhalb der Zone können sich nicht einstempeln; Remote-Mitarbeiter sind ausgenommen.
Starter-PlanSprachen
Vier separate Sprachoptionen pro Person – App-Oberfläche, KI-Ausgabe des Handbuchs, Chat-Übersetzung und PDF-Berichte.
Kostenloser PlanEinmal einstellen, überall anwenden
Diese Einstellungen speisen jeden Teil von Loopapa – geplante Aufgaben, die Zeiterfassung, den Kalender, Berichte und KI-Antworten. Niemand im Team muss etwas selbst konfigurieren.
Wie legen Sie Arbeitszeiten und Ruhetage in Loopapa fest?
In Ihren Geschäftseinstellungen finden Sie eine Zeile pro Wochentag – von Montag bis Sonntag. Jede Zeile hat zwei Steuerelemente: einen Ein-/Aus-Schalter für offen/geschlossen und (wenn offen) einen Zeitbereich, der anzeigt, wann dieser Tag beginnt und endet. Schalten Sie einen Tag auf geschlossen, wird er systemweit als arbeitsfreier Tag markiert. Lassen Sie ihn offen, legen Sie Ihre Stunden fest, und jede geplante Aufgabe weiß, wann Ihr Tag tatsächlich läuft.
Der Standardzeitplan ist von Montag bis Freitag, 09:00–17:00 Uhr, wobei Samstag und Sonntag als geschlossen festgelegt sind. Die meisten Unternehmen werden bei der ersten Einrichtung mindestens einen Tag anpassen – das ist zu erwarten, und die Änderung tritt ab dem nächsten Arbeitstag in Kraft, sodass nichts, was heute läuft, gestört wird.
Wochenplan
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Mo Montag09:00 – 17:00 Offen
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Di Dienstag09:00 – 17:00 Offen
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Mi Mittwoch09:00 – 17:00 Offen
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Do Donnerstag09:00 – 22:00 Offen
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Fr Freitag09:00 – 22:00 Offen
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Sa Samstag— — Geschlossen
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So Sonntag— — Geschlossen
Was bewirkt das Markieren eines Tages als geschlossen?
Ein geschlossener Tag ist ein systemweites Signal. Wenn ein Tag als geschlossen markiert ist, überspringen wiederkehrende geplante Aufgaben diesen Tag automatisch – der Kalender hebt nur Ihre offenen Tage hervor, sodass kein Risiko besteht, ein Aufgabenmuster zu erstellen, das ausgelöst wird, während niemand arbeitet. Der 14-Tage-Aufgabenkalender, den Ihre Mitarbeiter auf ihrem Dashboard sehen, berücksichtigt ebenfalls geschlossene Tage und zeigt nur die tatsächlich offenen Tage an.
Einmalige Aufgaben – Aufgaben, die für ein bestimmtes einzelnes Datum geplant sind – sind eine Ausnahme. Sie werden immer am gewählten Datum ausgeführt, auch wenn dieses Datum auf einen geschlossenen Tag fällt, da sie eine bewusste Entscheidung des Managers darstellen. Die App zeigt eine kurze Warnung an, wenn Sie ein geschlossenes Datum auswählen, blockiert die Aufgabe jedoch nicht.
Der Starter-Plan bietet eine Option, dies zu überschreiben – ein pro Vorlage umschaltbarer Schalter mit der Bezeichnung „Auch an Feiertagen“ ermöglicht es Ihnen, eine wiederkehrende Aufgabe an geschlossenen Tagen auszuführen, wenn dies wirklich erforderlich ist. Dies ist die einzige Möglichkeit, eine wiederkehrende Aufgabe an einem Tag auszuführen, den Ihr Zeitplan als geschlossen markiert.
Die meisten Länder verlangen von Arbeitgebern die Aufzeichnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten. Gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) haben Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens einen Ruhetag pro Woche und eine maximale durchschnittliche Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche. Eine genaue Konfiguration Ihres Zeitplans bedeutet, dass die von Loopapa generierten Schichtaufzeichnungen bereits mit diesen Anforderungen übereinstimmen – keine manuelle Anpassung, wenn Sie einen Arbeitszeitexport durchführen.
Was ist die Startzeit des Betriebstages – und warum ist sie wichtig?
Die meisten Softwarelösungen behandeln Mitternacht als Grenze zwischen zwei Tagen. Für Teams, die Spätschichten arbeiten – die um 1 Uhr, 2 Uhr oder 3 Uhr morgens enden – bedeutet das, dass die letzten Stunden einer Nachtschicht dem falschen Datum zugeordnet werden. Eine Schicht, die am Dienstag um 20 Uhr begann und am Mittwoch um 2 Uhr morgens endete, wird aufgeteilt: einige Aufzeichnungen gehen auf Dienstag, andere auf Mittwoch. Berichte sind falsch. Der Kalender zeigt Aufgaben am falschen Tag an. Manager verbringen Zeit damit, Daten zu korrigieren, anstatt sie zu lesen.
Loopapa löst dies mit einer einzigen Einstellung: der Startzeit des Betriebstages. Sie wählen die Stunde – von Mitternacht (00:00 Uhr) bis 4 Uhr morgens – die den tatsächlichen Beginn Ihres Geschäftstages markiert. Alles, was vor dieser Stunde liegt, gehört noch zum Vortag. Eine Schicht, die um 2 Uhr morgens endet, ist Teil des Dienstags, wenn Ihr Tag um 4 Uhr morgens beginnt. Die Uhr auf dem Dashboard, der Aufgabenkalender und der Schichtbericht folgen alle derselben Regel.
Schicht beginnt Dienstag 20:00 Uhr, endet Mittwoch 2:00 Uhr
Da 2:00 Uhr morgens vor der Tagesgrenze um 04:00 Uhr liegt, gehört die gesamte Schicht zum Dienstag
Berichte, der Aufgabenkalender und das Schichtprotokoll zeigen alle einen einzigen, klaren Dienstagseintrag – keine Aufteilung
Zulässige Werte: 00:00 · 01:00 · 02:00 · 03:00 · 04:00 · Standard: 04:00
Wenn der Tagesbeginn auf 04:00 Uhr eingestellt ist, gehört eine um 2 Uhr morgens endende Schicht vollständig zum vorherigen Kalendertag.
Welchen Wert sollten Sie wählen?
Der Standardwert ist 4 Uhr morgens, was die überwiegende Mehrheit der Betriebe abdeckt, die Spätschichten fahren. Wenn Ihr Team immer bis Mitternacht fertig ist, ist die Einstellung 00:00 Uhr (Mitternacht) absolut korrekt. Wenn Sie gelegentlich Schichten haben, die nach Mitternacht, aber selten nach 2 Uhr morgens enden, bietet Ihnen 02:00 Uhr die richtige Grenze, ohne zu überzählen. Die Schlüsselregel: Wählen Sie die früheste Stunde, zu der ein wirklich neuer Arbeitstag beginnen kann – nicht die späteste Zeit, zu der eine Schicht enden könnte.
Diese Einstellung beeinflusst fünf Dinge gleichzeitig: die Grenze der Zeiterfassungsuhr (wann eine offene Schicht automatisch geschlossen wird), die Datumsanzeige im Aufgabenkalender, die Generierung von wiederkehrenden Aufgabeninstanzen, die Aufgabenanzahl im Dashboard und die Datumszuordnung beim Arbeitszeitexport. Wenn Sie es einmal richtig einstellen, bleiben alle fünf konsistent, ohne manuelle Korrektur.
Warum es wichtig ist
Eine falsche Grenze =
falsche Daten jede Nacht
Wenn Ihr Team um 2 Uhr morgens fertig ist und Ihr Tag um Mitternacht beginnt, erzeugt jede Spätschicht einen geteilten Eintrag: einen Teil am Dienstag, einen Teil am Mittwoch. Multiplizieren Sie das mit 5 Schichten pro Woche und 52 Wochen – das sind 260 falsch geteilte Einträge pro Jahr, die zur Gehaltsabrechnung manuell korrigiert werden müssen. Die Startzeit des Betriebstages eliminiert das Problem an der Wurzel.
Was passiert mit den heutigen Daten, wenn Sie eine Einstellung mitten in der Woche ändern?
Nichts. Das ist die kurze Antwort – und es ist beabsichtigt. Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten, Ihre operative Tagesbeginnzeit oder Ihre Zeitzone ändern, wendet Loopapa die neuen Werte nicht sofort an. Es speichert Ihre Änderung, behält die aktuellen Einstellungen für den Rest des heutigen Tages aktiv und wechselt zu den neuen Werten am Beginn Ihres nächsten Arbeitstages.
Dies wird als nur-vorwärts-Einstellungsänderung bezeichnet. Das System zeichnet beide Versionen auf – die aktuell aktiven Einstellungen und die gerade von Ihnen gespeicherten Einstellungen – und verwendet automatisch die richtige, abhängig vom Datum. Jede Aufgabeninstanz, jeder Schichtdatensatz und jeder Berichtseintrag wird anhand derjenigen Einstellungen bewertet, die an diesem spezifischen Tag aktiv waren. Vergangene Daten werden niemals rückwirkend geändert.
Einstellungsänderung am Mittwoch gespeichert
Tagesbeginn geändert: 00:00 → 04:00
Montag – Dienstag
Schichten, Aufgaben, Berichte verwenden alte Einstellungen
Mittwoch Änderung gespeichert
Heute läuft noch mit alten Einstellungen – keine Unterbrechung
Ab Donnerstag
Neue Einstellungen treten ab dem nächsten offenen Arbeitstag in Kraft
Wenn Donnerstag ein geschlossener Tag ist, werden die neuen Einstellungen am nächsten offenen Arbeitstag danach aktiviert – automatisch.
Warum es wichtig ist
Keine rückwirkenden Änderungen.
Niemals.
Das Ändern einer Einstellung mitten in der Woche führt bei den meisten Tools dazu, dass vergangene Daten neu interpretiert werden – Schichtaufzeichnungen verschieben sich, Aufgabenhistorien ändern sich, Berichte ändern Zahlen. Loopapas Nur-Vorwärts-Richtlinie bedeutet, dass historische Aufzeichnungen unveränderlich sind. Was am Montag aufgezeichnet wurde, bleibt am Montag aufgezeichnet, unabhängig davon, was Sie am Mittwoch ändern. Ihre Daten sind ein zuverlässiger Prüfpfad, kein bewegliches Ziel.
Welche Einstellungen folgen der Nur-Vorwärts-Regel?
Drei Einstellungen lösen den Mechanismus der verzögerten Aktivierung aus, wenn sie geändert werden: Zeitzone, operative Tagesbeginnzeit und wöchentliche Arbeitszeiten (einschließlich geschlossener Tage). Dies sind die Einstellungen, die definieren, zu welchem Tag ein Datensatz gehört – daher würde eine Änderung mitten am Tag ohne Puffer zu Inkonsistenzen in bereits geschriebenen Daten führen.
Andere Einstellungen – Ihr Firmenname, Logo, GPS-Pin, Geofence-Radius, Spracheinstellungen – treten sofort in Kraft, da sie nicht beeinflussen, wie historische Aufzeichnungen datiert oder zugeordnet werden. Sie können diese jederzeit ohne verzögerte Aktivierung aktualisieren.
Wie stellt die Arbeitszone sicher, dass Zeiterfassungen ehrlich sind?
Die Arbeitszone ist ein GPS-Pin an Ihrem physischen Standort, kombiniert mit einem von Ihnen kontrollierbaren Radius – von 10 bis 500 Metern. Einmal eingestellt, wird jeder Mitarbeiter vor Ort, der versucht, sich außerhalb dieses Radius einzustempeln, blockiert. Das System überprüft die Geräteposition zum Zeitpunkt des Einstempelns, berechnet die Entfernung zu Ihrem Pin und erlaubt oder blockiert den Versuch sofort. Keine manuelle Überprüfung erforderlich: Die Regel wird bei jedem Einstempeln automatisch ausgeführt.
Die Einrichtung der Arbeitszone erfolgt mit einem Tippen in Ihrem Unternehmensprofil: Öffnen Sie die GPS-Einstellungen, drücken Sie „Hier festlegen“, um den Pin an Ihrem aktuellen Standort zu platzieren, und ziehen Sie dann den Radius-Schieberegler auf die gewünschte Entfernung. Der Pin speichert Ihre genauen Koordinaten; der Radius-Schieberegler bewegt sich in Schritten von 10 m bis 500 m, mit einem Standardwert von 100 m.
✓ Innerhalb der Zone
Einstempeln erlaubt
✗ Außerhalb der Zone
Einstempeln blockiert
Remote-Mitarbeiter
Immer ausgenommen
Warum es wichtig ist
Buddy Punching kostet Arbeitgeber
bis zu 5 % der Bruttolohnsumme
Die American Payroll Association schätzt, dass Zeitdiebstahl – bei dem eine Person für einen abwesenden Kollegen einstempelt – Arbeitgeber bis zu 5 % der Bruttolohnsumme kostet. Für ein Team, das jährlich 200.000 € für Arbeitskosten ausgibt, sind das bis zu 10.000 €, die für Stunden bezahlt werden, die niemand gearbeitet hat. Eine GPS-Arbeitszone eliminiert das Problem vollständig: Sie können sich nicht vom Parkplatz, von zu Hause oder vom Café die Straße runter einstempeln.
Welchen Radius sollten Sie einstellen?
Moderne Smartphones erreichen laut GPS.gov eine typische GPS-Genauigkeit von 4,9 Metern unter freiem Himmel. In der Praxis können Gebäude und Häuserschluchten diese auf 10–20 Meter verschlechtern. Der Standardradius von 100 m ist bewusst großzügig gewählt: Er deckt GPS-Drift, einen kurzen Fußweg vom Parkplatz und mehrstöckige Gebäude ab, während er gleichzeitig das Einstempeln von zu Hause oder aus nahegelegenen Straßen ausschließt.
Für einen kompakten Standort – eine einzelne Büroetage oder eine Küche – sind 50 m in der Regel ausreichend. Für einen weitläufigen Standort mit großem Parkplatz oder mehreren Gebäuden können 200–300 m angemessener sein. Wenn Sie den Radius zu eng einstellen und Mitarbeiter Einstempelprobleme in der Nähe des Eingangs melden, erhöhen Sie ihn in Schritten von 50 m, bis das Problem behoben ist. Der Schieberegler bewegt sich in 10-m-Schritten, sodass die Feinabstimmung unkompliziert ist.
Was ist mit Mitarbeitern, die außerhalb des Standorts arbeiten?
Jeder Mitarbeiter, der in seinem Profil als Remote markiert ist, ist vollständig von Geofence-Prüfungen ausgenommen. Sie stempeln sich von überall ein und aus, wo sie arbeiten, ohne GPS-Aufforderung und ohne Radius-Validierung. Sie legen den Arbeitstyp – vor Ort oder remote – individuell pro Mitarbeiter im Mitarbeiterprofil fest. Ein Team kann beide Typen frei mischen: Ihr Empfangspersonal ist vor Ort mit aktivierter Geofencing-Funktion; Ihre Lieferfahrer oder Außendiensttechniker sind remote und unterliegen keinerlei Standortprüfung.
Wenn Sie noch keinen GPS-Pin gesetzt haben, ist Geofencing einfach inaktiv – kein Einstempeln wird blockiert, unabhängig vom Mitarbeitertyp. Die Funktion wird erst aktiviert, wenn Sie den Pin setzen. Das bedeutet, Sie können sicher mit Loopapa starten, das Team an das Ein- und Ausstempeln gewöhnen und die Arbeitszone später hinzufügen, ohne den bereits laufenden Anwesenheits-Workflow zu unterbrechen.
Im kostenlosen Plan
GPS zeichnet Ihren Standort beim Einstempeln auf, aber es wird kein Geofence-Radius erzwungen. Mitarbeiter können sich von überall einstempeln.
Freischaltung im Starter-Plan
Legen Sie einen GPS-Pin und einen Radius von 10–500 m fest. Mitarbeiter vor Ort außerhalb der Zone werden beim Einstempeln blockiert. Remote-Mitarbeiter bleiben ausgenommen.
Was passiert mit geplanten Aufgaben, wenn ein Tag als geschlossen markiert wird?
Wenn Sie einen Wochentag in Ihren Arbeitsbereichseinstellungen als geschlossen markieren, hört jede wiederkehrende Aufgaben Vorlage, die für diesen Tag eingestellt war, auf, Instanzen dafür zu generieren – automatisch, ohne manuelle Bearbeitung der Vorlagen selbst. Die Vorlage wird nicht pausiert, nicht gelöscht und in keiner Weise geändert. Sie überspringt einfach die Tage, die Ihr Zeitplan als geschlossen angibt, und wird am nächsten offenen Tag fortgesetzt, der ihrem Muster entspricht.
Diese Verbindung ist live: Sobald Sie eine Änderung Ihrer Arbeitszeiten speichern, berechnet der Aufgabenkalender neu. Tage, die zuvor offen waren und jetzt geschlossen sind, zeigen keine geplanten Aufgaben mehr an. Tage, die Sie wieder öffnen, erscheinen sofort wieder als aktive Ausführungstage. Es gibt keinen separaten Schritt, um Ihre Vorlagen zu aktualisieren – der Zeitplan steuert alles.
Keine Aufgaben
Keine Aufgaben
Ausnahme — „Auch an Feiertagen“: Im Starter-Plan können einzelne wiederkehrende Vorlagen so eingestellt werden, dass sie auch an geschlossenen Tagen ausgeführt werden. Nur Vorlagen, bei denen diese Option explizit aktiviert ist, werden an einem geschlossenen Tag ausgelöst – alle anderen überspringen ihn weiterhin.
Samstag und Sonntag sind als geschlossen markiert – für diese Tage werden keine Aufgabeninstanzen über eine periodische Vorlage generiert.
Wie aktualisiert sich der Kalender, wenn Sie Ihren Zeitplan ändern?
Jedes Mal, wenn Sie eine Änderung der Arbeitszeiten speichern, berechnet Loopapa neu, welche Tage gültige Ausführungstage für Ihre wiederkehrenden und geplanten Aufgaben Vorlagen sind. Die Kalenderleiste, die Ihre Mitarbeiter auf ihrem Dashboard sehen, spiegelt den aktualisierten Zeitplan ab dem nächsten offenen Arbeitstag wider – keine Vorlagenbearbeitung erforderlich, keine Benachrichtigung des Personals nötig. Schließen Sie einen Tag, der zuvor offen war, und seine Aufgabenfelder verschwinden sofort aus der Voransicht. Öffnen Sie ihn wieder, und sie kehren zurück.
Diese automatische Neuberechnung bedeutet, dass Ihr Aufgabenplan immer eine genaue Widerspiegelung Ihrer aktuellen Arbeitswoche ist – nicht eine Momentaufnahme der Woche, in der Sie die Dinge eingerichtet haben. Ein Unternehmen, das von einer Fünf-Tage- auf eine Vier-Tage-Woche umstellt, ändert eine Einstellung, und jede Vorlage passt sich an, ohne eine einzige Bearbeitung einer einzelnen Aufgabe.
Warum es wichtig ist
Eine Einstellungsänderung.
Jede Vorlage bleibt korrekt.
Ohne eine Verbindung zu geschlossenen Tagen bedeutet jede Zeitplanänderung, jede wiederkehrende Vorlage zu öffnen, ihre Ausführungstage zu überprüfen und den gerade geschlossenen Tag manuell zu entfernen. In einem Team mit 10 aktiven Vorlagen sind das 10 Bearbeitungen jedes Mal, wenn sich der Zeitplan ändert – und 10 Gelegenheiten, eine zu übersehen. Loopapa eliminiert diese Arbeit vollständig: Markieren Sie den Tag als geschlossen, und jede Vorlage, die nicht „Auch an Feiertagen“ aktiviert hat, überspringt ihn einfach. Keine Bearbeitungen, keine Versäumnisse, keine Phantomaufgaben, die auf einem geschlossenen Tag landen.
Wie ein mittelgroßes Hotel seinen Arbeitsbereich in weniger als zehn Minuten konfiguriert hat
Das Grand Elm ist ein Hotel mit 74 Zimmern und drei operativen Abteilungen: Rezeption, Housekeeping und Speisen & Getränke. Die Hoteldirektorin richtete den Loopapa-Arbeitsbereich am ersten Morgen ein, bevor sich das Personal angemeldet hatte. Hier ist genau das, was sie konfiguriert hat und was jede Einstellung für das Team freigeschaltet hat.
Das Grand Elm Hotel
74 Zimmer · 3 Abteilungen · 1 Standort
Arbeitszeiten
Mo–Fr 07:00–23:00, Samstag 08:00–22:00, Sonntag geschlossen.
Beginn des Betriebstages: 03:00
Das Personal der Nachtschicht an der Rezeption beendet den Dienst um 02:30 Uhr. Die Einstellung 03:00 Uhr sorgt dafür, dass ihre gesamte Schicht dem richtigen Tag zugeordnet wird – keine geteilten Aufzeichnungen, keine manuellen Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung.
Arbeitsbereich: 150 m Radius
Das Hotel nimmt einen ganzen Stadtblock ein. Ein Radius von 150 m deckt das Hauptgebäude, den Personaleingang und den angrenzenden Anbau ab – während das Café auf der anderen Straßenseite ausgeschlossen ist. Lieferfahrer sind auf „Remote“ eingestellt und ausgenommen.
Sonntag geschlossen → 8 Vorlagen werden automatisch übersprungen
Das Hotel verfügt über 8 täglich wiederkehrende Aufgaben-Vorlagen – Eröffnungsprüfungen, Wäschezählungen, F&B-Vorbereitung. Alle 8 überspringen den Sonntag ohne Vorlagenänderungen. Eine wöchentliche Tiefenreinigungs-Vorlage hat „Auch an Feiertagen“ aktiviert und läuft wie vorgesehen am Sonntag.
Einrichtung abgeschlossen in 8 Minuten. Von diesem Zeitpunkt an folgten jede Schichtaufzeichnung, jeder Aufgabenkalendereintrag und jede Zeiterfassung dem tatsächlichen Zeitplan des Hotels – am ersten Tag, ohne dass eine Schulung des Personals zu den Einstellungen selbst erforderlich war.
Zwei Monate später: Der Zeitplan änderte sich, die Einrichtung blieb bestehen
In Woche neun fügte das Grand Elm einen Samstagabend-Service hinzu und verlängerte die Freitagsöffnungszeiten bis Mitternacht. Die Hoteldirektorin öffnete die Arbeitsbereichseinstellungen, aktualisierte den Freitag auf 07:00–00:00 Uhr und beließ den Samstag unverändert. Da der Beginn des Betriebstages bereits auf 03:00 Uhr eingestellt war, gehörte die Spätschicht am Freitag automatisch zum Freitag – nicht zum Samstag. Alle 8 wiederkehrenden Vorlagen passten sich ohne eine einzige Vorlagenänderung an die neue Freitagsendzeit an. Die Änderung dauerte weniger als zwei Minuten.
Dies ist der kumulative Wert einer korrekten Einrichtung des Arbeitsbereichs von Anfang an. Jede nachfolgende Zeitplanänderung kostet fast nichts, da die Vorlagen, der Kalender und die Schichtaufzeichnungen alle von denselben fünf Einstellungen abhängen – und nicht von unabhängig gepflegten Listen, die jeweils eine eigene Aktualisierung benötigen.
Wie Arbeitsbereichseinstellungen mit dem Rest von Loopapa verbunden sind
Die fünf Einstellungen, die Sie in Ihrem Arbeitsbereich konfigurieren, sind nicht isoliert – sie fließen in fast jeden anderen Teil der App ein. Das Verständnis dieser Verbindungen hilft Ihnen, alles mit Zuversicht einzurichten, und hilft Ihnen zu wissen, welche Einstellungen Sie genau überprüfen müssen, wenn etwas nachgelagert unerwartet funktioniert.
Staff Attendance Tracking
The operational day start hour sets the shift boundary. The GPS work zone enforces clock-in location for on-site staff. Working hours determine when auto-close fires on open shifts.
Recurring & Scheduled Tasks
Closed days skip task generation automatically. The operational day start hour controls which date a task instance belongs to. Change your schedule and all templates recalculate immediately.
The 14-Day Calendar
The staff dashboard calendar strip shows only your open working days. Closed days appear blank — no tasks, no phantom entries. The day start hour determines where "today" begins on the strip.
Exports for Payroll & Compliance
Work-hours PDF and CSV reports group shift records by operational day — not calendar midnight. If your day start is 03:00, a shift ending at 02:30 appears on the correct date in every export.
Roles, Managers & Permissions
Only admins can edit workspace settings. On Pro, manager roles see the operational calendar and attendance data filtered through the same working-hours and day-start rules you set here.
Manage Your People
Each staff member's work type — on-site or remote — determines whether your GPS work zone applies to them. Set it per person in their profile; the workspace zone does the rest.
Create Tasks From Text or Voice
When the AI suggests a deadline for a new task, it uses your operational day start to determine what "today" and "tomorrow" mean — ensuring suggested dates align with your actual working day, not the calendar clock.
Voice to SOP
Voice-to-SOP uses the handbook language setting to produce written procedures. Once workspace setup is done, any manager can record a voice note and get a written procedure in the language they set — immediately.
Notifications
Shift reminder notifications align with your working hours — staff only receive clock-in reminders on days your schedule marks as open. No reminders fire on closed days.
Welchen Plan benötigen Sie für die Einrichtung des Arbeitsbereichs?
Vier der fünf Arbeitsbereichseinstellungen sind in jedem Plan verfügbar, einschließlich des kostenlosen Plans. Die einzige Einstellung, die ein Upgrade erfordert, ist die GPS-Arbeitszone – der Pin und der Geofence-Radius, der den Zeiterfassungsort durchsetzt. Alles andere – Arbeitszeiten, Ruhetage, die Startzeit des Betriebstages und Spracheinstellungen – gehört Ihnen vom ersten Tag an, ohne dass eine Karte erforderlich ist.
Einstellung
Kostenlos
€0 für immer
Starter
€29 / Monat
Arbeitszeiten & Ruhetage
Täglicher Öffnungs-/Schließschalter + Zeitbereich
Startzeit des Betriebstages
00:00 bis 04:00 Uhr, Standard 04:00 Uhr
Spracheinstellungen
App, Handbuch, Bericht — pro Person
GPS-Pin für den Arbeitsort
Setzen Sie einen Pin an Ihrer Standortadresse
Geofence-Radius (10–500 m)
Zeiterfassung außerhalb der Zone blockieren
Umschalter „Auch an Feiertagen“
Eine wiederkehrende Vorlage zwingen, an Ruhetagen ausgeführt zu werden
Im kostenlosen Plan
Arbeitszeiten, Ruhetage, Start des Betriebstages und Spracheinstellungen – alle vier kostenlos konfiguriert und aktiv. Der Aufgabenkalender und die Schichtaufzeichnungen folgen sofort Ihren Regeln.
Kostenlos starten, keine KarteAuf Starter upgraden
Fügen Sie die GPS-Arbeitszone mit einem 10–500 m Geofence, die „Auch an Feiertagen“-Überschreibung pro Vorlage und das Vertrauens-Routing für Schichtberichte hinzu – ab €29 pro Monat.
Starter 14 Tage kostenlos testenHäufig gestellte Fragen
- Kann ich meine Arbeitszeiten ändern, nachdem das Team Loopapa bereits verwendet?
- Ja – und Sie können dies jederzeit tun, ohne den aktuellen Tag zu stören. Loopapa verwendet eine „Nur-vorwärts“-Richtlinie: Wenn Sie eine Änderung der Arbeitszeiten speichern, tritt der neue Zeitplan ab dem nächsten offenen Arbeitstag in Kraft. Alles, was heute erfasst wurde, bleibt genau so, wie es war. Wenn der Tag nach Ihrer Änderung ein geschlossener Tag in Ihrem neuen Zeitplan ist, verschiebt das System das Gültigkeitsdatum automatisch auf den ersten offenen Tag danach.
- Was ist die Startzeit des Betriebstages und welchen Wert sollte ich dafür festlegen?
- Die Startzeit des Betriebstages ist die Zeit, zu der Ihr Geschäftstag offiziell beginnt – und somit der Zeitpunkt, zu dem der vorherige Tag endet. Jede Schicht oder Aufgabe, die vor dieser Stunde liegt, wird als Teil des vorherigen Tages gezählt, nicht des aktuellen Kalenderdatums. Die zulässigen Werte sind Mitternacht (00:00), 01:00, 02:00, 03:00 und 04:00 Uhr; der Standardwert ist 04:00 Uhr. Wählen Sie die früheste Stunde, zu der eine wirklich neue Schicht an Ihrem Standort beginnen könnte. Wenn Ihr Team nie nach Mitternacht arbeitet, ist 00:00 Uhr korrekt. Wenn Nachtschichten gegen 2–3 Uhr morgens enden, sorgt 04:00 Uhr dafür, dass diese Schichten sauber dem richtigen Tag zugeordnet werden.
- Wenn ich Sonntag als geschlossen markiere, wird eine wiederkehrende Aufgabe, die täglich läuft, trotzdem am Sonntag ausgelöst?
- Nein – standardmäßig überspringen wiederkehrende Vorlagen jeden Tag, der in Ihren Arbeitszeiten als geschlossen markiert ist. Die Aufgabe wird für diesen Tag einfach nicht erstellt; es erscheint keine Instanz auf dem Dashboard und es wird keine Benachrichtigung gesendet. Die Vorlage selbst bleibt unverändert und wird am nächsten offenen Tag normal fortgesetzt. Die einzige Ausnahme ist, wenn die Vorlage die Option „Auch an Feiertagen“ aktiviert hat – eine Starter-Plan-Option, die den Filter für geschlossene Tage nur für diese spezifische Vorlage außer Kraft setzt.
- Gilt die GPS-Arbeitszone für alle Mitarbeiter, oder können einige Personen ausgenommen werden?
- Sie steuern dies pro Person. Jeder Mitarbeiter in Loopapa hat einen Arbeitstyp – vor Ort oder remote. Mitarbeiter vor Ort unterliegen der Geofence-Durchsetzung, wenn ein GPS-Pin gesetzt ist: Wenn sie versuchen, sich außerhalb des Radius einzustempeln, wird der Einstempelvorgang blockiert. Remote-Mitarbeiter sind immer ausgenommen – für sie wird überhaupt keine GPS-Prüfung durchgeführt, unabhängig von den Einstellungen der Arbeitszone. Sie können beide Typen frei im selben Team mischen. Wenn noch kein GPS-Pin gesetzt wurde, ist Geofencing für alle einfach inaktiv, bis Sie einen hinzufügen.
- Welchen Geofence-Radius sollte ich verwenden, und was passiert, wenn ich ihn zu eng einstelle?
- Der Standardwert beträgt 100 Meter, was die meisten Einzelgebäude-Standorte abdeckt und die typische GPS-Drift von 10–20 Metern in Innenräumen berücksichtigt. Wenn Mitarbeiter über fehlgeschlagene Einstempelversuche in der Nähe des Eingangs oder Parkplatzes berichten, erhöhen Sie den Radius in 50-Meter-Schritten, bis das Problem behoben ist. Der Schieberegler reicht von 10 bis 500 Metern in 10-Meter-Schritten. Für einen kompakten Innenbereich sind 50 Meter in der Regel ausreichend. Für einen großen Campus oder einen Gebäudekomplex sind 200–300 Meter angemessener. Ein Administrator kann einen Mitarbeiter jederzeit manuell einstempeln, wenn ein legitimer Einstempelvorgang blockiert wird.
- Betreffen die Workspace-Einstellungen alle Mitarbeiter sofort oder erst ab der nächsten Schicht?
- Das hängt von der Einstellung ab. Spracheinstellungen, GPS-Pin und Geofence-Radius treten sofort in Kraft – der nächste Einstempelversuch verwendet beispielsweise den aktualisierten Radius. Betriebliche Einstellungen, die die Zählung der Tage beeinflussen – Arbeitszeiten, geschlossene Tage und die Startzeit des Betriebstages – werden auf den nächsten offenen Arbeitstag verschoben, um bereits heute erstellte Aufzeichnungen zu schützen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Workspace-Einstellungen jederzeit, auch mitten in einer Schicht, sicher aktualisieren können, ohne aktuell in Bearbeitung befindliche Daten zu beschädigen.
Ihr Arbeitsbereich ist die Grundlage, auf der alles andere aufbaut.
Legen Sie Arbeitszeiten, Tagesgrenzen, Arbeitsbereiche und freie Tage einmal richtig fest – und jede Aufgabe, Schichtaufzeichnung, jeder Kalendereintrag und Export, der folgt, wird vom ersten Tag an korrekt sein. Der kostenlose Plan deckt vier der fünf Einstellungen ab, ohne dass eine Karte erforderlich ist.
Keine Kreditkarte für den kostenlosen Plan · Auch die Starter-Testversion benötigt keine Karte