Уведомления, которые выделяют главное

Почему команда в итоге отключает рабочие уведомления?

Потому что каждое оповещение приходит с одинаковым весом. Обычное напоминание, сообщение в чате и реальная проблема — все они звучат абсолютно одинаково, поэтому люди перестают их читать — и в конечном итоге перестают смотреть на телефон вообще. Это хорошо задокументированная закономерность: исследования усталости от оповещений показали, что каждое повторяющееся напоминание снижало вероятность того, что люди отреагируют на него, примерно на 30%.

Для человека, управляющего бизнесом, этот сбой незаметен и дорог. Никто не сообщает об уведомлении, которое он проигнорировал. Вы узнаете об этом часами позже, когда список дел перед открытием так и не был выполнен, записка о передаче смены так и не была прочитана, или смена закончилась тремя незавершенными задачами, о которых никто не упомянул.

Loopapa рассматривает уведомление как ранжированный сигнал, а не как звуковой сигнал. Каждое оповещение имеет категорию и приоритет, каждый человек решает, насколько громкой может быть каждая категория, и все, что когда-либо было отправлено, остается в одном почтовом ящике за колокольчиком в заголовке приложения.

Что рассматривается в этой статье

17 событий, которые могут вызвать уведомление, сгруппированные в шесть разделов, написанных простым языком
Как одно и то же оповещение по-разному доходит до владельца и члена команды
Три уровня оповещений — тихий, стандартный и заметный — и когда использовать каждый из них
Личные напоминания о смене, которые работают как будильник, устанавливаемые каждым человеком
Входящие уведомления за колокольчиком и фильтры, которые делают их удобными для использования

Оповещения

Чек-лист открытия

Завершить до открытия дверей

Обычное

Новое сообщение по задаче

Ана ответила в чате задачи

Обычное

Добавлена записка о передаче смены

Прочитать до начала следующей смены

Обычное

Еженедельный подсчет запасов

Срок до вечера пятницы

Обычное

Оборудование вне зоны действия

Нужен кто-то на месте прямо сейчас

Критический

График уборки обновлен

На этой неделе изменились два шага

Обычное

Все оповещения отключены

Шесть одинаковых оповещений, одно из них срочное — и переключатель, который следует за ним.

Что на самом деле сообщает вам уведомление Loopapa?

В каждом оповещении приходят три вещи: что произошло, насколько это важно и насколько громким оно может быть. Первые две определяются самой работой. Третья — ваша: каждый человек устанавливает громкость каждого типа оповещений на своем устройстве.

Уровень важности использует те же четыре метки, которые вы уже видите в своих задачах, взятые из матрицы Эйзенхауэра: «Критическое» — срочное и важное, «Возможность» — срочное, но не важное, «Рутина» — важное, но не срочное, а «Идея» — ни то, ни другое. Ничего не нужно переводить между оповещением на экране блокировки и списком задач в приложении. Подробнее →

По умолчанию четыре уровня звучат по-разному. Критическая работа приходит заметно, работа уровня «Возможность» — со стандартной громкостью, а работа уровня «Рутина» или «Идея» — тихо. Вы можете изменить любой из этих параметров, но вы никогда не начинаете с плоского списка, где все кричит одинаково.

Часть, которая спасает положение

Одна и та же повторяющаяся задача может приходить к вам с двумя разными уровнями интенсивности. Ежедневные показания, зафиксированные командой, обычно приходят как «Рутина». В тот момент, когда значение выходит за пределы безопасного диапазона, тот же самый отчет приходит как «Критическое» — со стилем оповещения, который вы задали для критической работы. Ваш телефон сообщает вам, что что-то не так, прежде чем вы прочитаете хоть одно слово.

Критически важно

Срочно и важно. Кто-то должен действовать немедленно.

Оповещение по умолчанию: заметное

Возможность

Ограничено по времени, но ничего не сломается, если оно задержится.

Оповещение по умолчанию: стандартное

Рутинное

Обычная работа, которая поддерживает функционирование места.

Оповещение по умолчанию: тихое

Идея

Предложения и улучшения, на потом.

Оповещение по умолчанию: тихое

Ежедневные показания зафиксированы

Та же задача, та же команда, то же время суток

Рутина Критическое

Одно значение выходит за пределы диапазона, и тот же отчет меняет свой тон.

Как оповещение попадает из приложения на телефон пользователя?

В четыре этапа, причем получатель контролирует последние два. По умолчанию ничего не транслируется всей команде, и ничего не приходит с громкостью, на которую получатель не давал согласия.

1

Событие получает категорию

Назначена задача, опубликовано сообщение, смена осталась открытой, отчет требует проверки. Loopapa распознает 17 различных событий, и каждое из них имеет фиксированное название категории, которое никогда не меняется между устройствами, языками или версиями приложения.
2

Аудитория определяется разрешениями

Оповещение отправляется людям, которым разрешено видеть такую информацию, а не по должности. Тот, кто проверяет отчеты, получает оповещения о проверке; тот, кто работает только над своими задачами, никогда их не видит, и категория даже не отображается в его настройках.
3

Собственные настройки получателя определяют громкость

У каждого человека есть свои предпочтения: какие категории включены и насколько громкой является каждая из них. Также есть единый главный переключатель, который отключает все сразу, не стирая эти предпочтения — включите его обратно, и предыдущие настройки вернутся в точности такими, какими они были.
4

Нажатие открывает именно то, о чем было оповещение

Не главный экран, не список. Задача открывается напрямую, а если оповещение было о сообщении в чате, приложение прокручивает прямо к обсуждению, чтобы ответ был на экране. Подробнее →

Что-то происходит

Повторяющаяся задача начинает свой день и помечается своей категорией.

Кому разрешено знать

Два человека в утреннюю смену, плюс тот, кто проверяет результаты.

Собственная громкость каждого человека

Тихо для одного из них, заметно для дежурного.

Доставляется на устройство

Открытое приложение, фоновый режим или полностью закрытое — оно все равно приходит.

Чек-лист открытия

Нажмите, чтобы открыть саму задачу, а не список.

Категория, аудитория, громкость, доставка — одни и те же четыре шага каждый раз.

Что на самом деле может отправить вам уведомление?

Семнадцать событий, объединенных в шесть простых для понимания групп в ваших настройках уведомлений. Каждая группа открывается как раздел, и каждая строка внутри нее — это один переключатель: включено или выключено, тихо или громко. Вы никогда не редактируете стену технических названий.

Список не одинаков для всех. Строка появляется только для тех, кому разрешено получать такую информацию, поэтому член команды, выполняющий свои собственные задачи, действительно увидит более короткий экран настроек, чем человек, управляющий бизнесом, — а не более длинный, полный заблокированных опций.

Посещаемость и смена. Забыл отметиться при уходе, время отметиться при приходе, время отметиться при уходе, и смена, которая осталась открытой в конце дня. Подробнее →
Присутствие команды. Коллега выходит в сеть или выходит из сети. Эта функция отключена, пока вы ее не включите, и кто-то считается онлайн только тогда, когда у него открыта отметка о приходе — а не просто потому, что он открыл приложение.
Системные оповещения. Отчеты, требующие внимания, включая показания, вышедшие за пределы безопасного диапазона.
Чат и сотрудничество. Новое сообщение по задаче, в которой вы участвуете.
Задачи и отчеты. Работа, назначенная вам, задачи, сгенерированные из шаблона массово, запланированная и повторяющаяся работа, начинающаяся в этот день, и задача, созданная на основе отчета члена команды. Подробнее →
Уровни приоритета. Критический, Возможность, Рутинный и Идея, каждый со своим переключателем и своим стилем оповещения.

Настройки уведомлений

Оповещения включены

Посещаемость & смена

4 оповещения · приход, уход, открытая смена

Присутствие команды

1 оповещение · отключено, пока вы не включите

Системные оповещения

1 оповещение · отчеты, требующие внимания

Чат & сотрудничество

1 оповещение · новое сообщение по задаче

Задачи & отчеты

6 оповещений · назначенные, запланированные, сгенерированные

Уровни приоритета

4 оповещения · по одному на приоритет

Шесть разделов, семнадцать переключателей, один главный элемент управления сверху.

Что видит владелец или менеджер

Четыре отдельные строки приоритетов, чтобы Критический мог быть громким, а Идея оставалась беззвучной
Оповещения о работе, созданной всей командой, а не только ими самими
Отчеты, требующие проверки, и смены, оставленные открытыми в конце дня

Что видит член команды

Одна объединенная строка приоритетов вместо четырех, потому что они действуют по своему собственному списку
Личные напоминания о приходе и уходе, которые получают только сотрудники, работающие посменно
Нет оповещений о проверках или надзоре, если только вы не возложили на них эту ответственность

Насколько громким должно быть каждое оповещение?

Это отдельное решение от того, включено ли оповещение, и Loopapa разделяет эти два понятия. Каждая категория имеет свой стиль оповещений с тремя уровнями — тихий, стандартный или заметный — так что вы можете продолжать получать что-то, при этом говоря телефону не прерывать вас из-за этого.

Тихий означает, что оповещение все еще приходит и попадает во входящие, но не требует внимания. Стандартный — это обычное поведение уведомлений, которое вы уже знаете. Заметный запрашивает у операционной системы максимально возможный уровень внимания для обычного приложения, так что оповещение пробивается сквозь загруженную смену.

Смысл не в кастомизации ради нее самой. Как только каждая категория обретает последовательный голос, слух заменяет чтение. Люди перестают разблокировать телефон, чтобы проверить, было ли оповещение важным, потому что звук уже сообщил им об этом. Эта единственная привычка заставляет команду снова доверять уведомлениям.

В тарифах Free и Starter

Каждая категория уже поставляется с разумными настройками по умолчанию: критическая работа приходит заметно, рутинная и низкоприоритетная работа приходит тихо. Ничто не кричит случайно.

Открывается на Про

Изменение стиля оповещений самостоятельно, по категориям, для каждого человека в команде. Каждый устанавливает свои настройки, и вы можете просмотреть настройки любого сотрудника на его странице. Подробнее →

Одно честное ограничение: стиль оповещений — это функция для телефона и планшета. Когда кто-то использует Loopapa в браузере, этот элемент управления скрыт, потому что браузеры не позволяют приложению выбирать, насколько заметным будет уведомление. Оповещения все равно приходят на рабочий стол — просто все они приходят одинаково.

Тихий

Приходит и ждет во входящих. Хорошо подходит для рутинной работы и низкоприоритетных идей.

Стандартный

Обычное поведение уведомлений. Хорошо подходит для назначенной работы и сообщений о задачах.

Заметный

Максимальное внимание, которое позволяет телефон. Зарезервируйте его для критической работы и забытых отметок о выходе.

Практическая отправная точка: заметный для всего критического, стандартный для работы, назначенной вам, тихий для всего, что может подождать, пока вы откроете приложение.

Три уровня, устанавливаемые для каждой категории, для каждого человека.

Можно ли напоминать кому-то до начала смены?

Да, и это работает скорее как будильник, чем как расписание. Каждый сотрудник выбирает одно или два времени в течение дня — например, 08:50 и 17:00 — и приложение оповещает его ровно в эти минуты, в рабочем часовом поясе компании. После установки напоминание повторяется каждый рабочий день без дополнительного вмешательства.

Это намеренно просто. Напоминание не считывает планы смен, не отмечает приход или уход сотрудников и никак не влияет на посещаемость. Оно просто «похлопывает по плечу» сотрудника в выбранное им время, а нажатие на оповещение открывает его настройки уведомлений, чтобы он мог изменить время за две секунды.

Одно напоминание каждого типа в день, чтобы на выключенном телефоне не скапливались уведомления.
Выходные дни пропускаются автоматически, используя дни, которые вы отметили как нерабочие в настройках рабочего пространства. Любой, кто работает в эти дни, может снова включить напоминания одним переключателем. Подробнее →
Отключение сохраняет установленное время, поэтому сезонный персонал может включить его снова, не настраивая заново.
Эти напоминания предназначены для сотрудников, работающих по сменам. Владельцы и менеджеры их не получают, потому что у них другой процесс отметки прихода/ухода.

Персональные напоминания о сменах входят в тариф Starter и выше, наряду с настройками по категориям, которые позволяют каждому сотруднику настраивать свои оповещения.

Время напоминания

08:49 08:50

Местное время компании, каждый рабочий день

Время прихода на работу

Вы устанавливаете это время в настройках уведомлений.

Напоминание о приходе

08:50

Напоминание об уходе

17:00

Напоминать также в выходные дни

По умолчанию выключено

Устанавливается один раз, повторяется каждый рабочий день.

Куда деваются уведомления, когда их никто не открывает?

В папку «Входящие», которая их сохраняет. Пропущенное оповещение на экране блокировки исчезает навсегда; в Loopapa оно все еще ждет за колокольчиком в верхней панели дашборда, в том же порядке, в каком оно пришло. Это та часть, которая делает тихие оповещения безопасными для использования — тишина никогда не означает потерю.

Красный значок на колокольчике показывает, что нового появилось с момента последнего открытия, а не все непрочитанные элементы, которые вы когда-либо собирали. Откройте колокольчик для быстрого просмотра самых последних элементов или перейдите к полному списку, чтобы проработать все как следует.

Четыре фильтра, которые делают длинный список удобным

Все — все, сначала новые.
Непрочитанные — только то, что еще никто не открывал, что является честной картиной того, что все еще требует внимания.
Приоритет — выпадающий список с пунктами Критический, Возможность, Обычный и Идея. Выбор «Критический» во время напряженной смены — самый быстрый способ увидеть, что действительно не может ждать.
Обсуждения — только сообщения, чтобы разговор по одной задаче не затерялся под оповещениями о задачах.

Каждая строка показывает название задачи, однострочное резюме, значок ее приоритета и время ее поступления. Нажатие на строку открывает эту задачу напрямую, а Отметить все как прочитанное очищает список одним действием, когда смена действительно завершена. Командные задачи отображаются здесь для каждого человека, поэтому каждый видит свою копию общей работы. Читать далее →

Уведомления

3 5

Все Непрочитанные Приоритет Обсуждения

Показания вне безопасного диапазона

Проверьте единицу измерения и запишите результат

Критический

2м

Чек-лист открытия

Завершить до открытия дверей

Обычное

6ч

Добавлена записка о передаче смены

Прочитать до начала следующей смены

Обычное

6ч

Та же папка «Входящие» на телефоне и в браузере.

Один день из жизни: как отель на 40 номеров перестал проверять свой телефон

Генеральный менеджер отеля на 40 номеров руководила тремя сменами: на ресепшене, в уборке номеров и в обслуживании. В первые недели использования приложения все оповещения звучали одинаково. Она разблокировала свой телефон десятки раз в день, чтобы выяснить, был ли сигнал рутинным чек-листом или настоящей проблемой, и к концу второй недели она начала полностью игнорировать сигналы — именно то поведение, которое приложение должно было предотвратить.

Поэтому она потратила десять минут на настройки уведомлений и присвоила каждой категории свой собственный звук. Критически важная работа стала заметной. Все рутинное стало тихим. Чат по задачам остался стандартным. Ее команда сделала то же самое на своих телефонах, каждый сохраняя только те оповещения, которые относились к их роли.