Отчеты сотрудников

Позвольте сотрудникам отправлять отчеты со своего телефона

Морозильная камера издает странный шум. Доставка пришла с недопоставкой двух коробок. Гость в третий раз за неделю пожаловался на одно и то же. Ваш сотрудник все это замечает. Затем смена становится напряженной, и к моменту окончания работы все забывается.

Это не небрежность. Это трение. Если сообщение о проблеме означает личную встречу с вами, запоминание до конца смены или открытие отдельного приложения, которое никто не установил, большинство мелких проблем вообще никогда не сообщаются. Они сообщаются позже, уже как большие проблемы.

Loopapa предоставляет каждому сотруднику кнопку для отправки отчетов на телефоне, который у них уже есть. Они набирают текст или произносят его вслух, он попадает к нужному менеджеру, и обе стороны могут точно видеть его статус. Эта статья показывает, как работают отчеты сотрудников, что вы видите как администратор, и как отчет переходит от отправленного к решенному.

Как сотрудник отправляет отчет в Loopapa?

Сотрудник открывает свою панель управления и нажимает «Отправить отчет». Он может напечатать, что произошло, или удерживать кнопку записи и просто произнести это вслух. Это все действие. Нет формы для заполнения, нет категории для выбора и нет решения о том, кто должен его получить.

Суть в том, чтобы говорить. Сотрудник с мокрыми руками, в шумном помещении, в середине выполнения задачи, не будет печатать три абзаца о сломанном холодильнике. Он нажмет кнопку и будет говорить двадцать секунд. ИИ Loopapa берет эту запись и оформляет ее в виде четкого, структурированного резюме — так что менеджер читает короткий, организованный отчет вместо того, чтобы слушать бессвязное голосовое сообщение и догадываться о деталях.

Отчет сам находит нужного человека

Сотрудники никогда не выбирают получателя. Когда отчет отправлен, Loopapa направляет его непосредственному менеджеру этого сотрудника. Если у сотрудника нет назначенного менеджера, отчет отправляется напрямую администратору. Это означает, что новый сотрудник в свой первый день может правильно сообщить о проблеме, не зная ни одного имени в организационной структуре.

Две стороны, два разных взгляда

Это та часть, которая обеспечивает работу отчетов на практике, и о ней стоит говорить точно.

Что видят сотрудники

Отдельный экран «Отчеты» — их собственный почтовый ящик, отдельный от списка задач. Каждый отчет, который они когда-либо отправляли, находится там со значком, показывающим, на каком этапе он находится. Сообщение о проблеме никогда не загромождает работу, которую им еще предстоит выполнить.

Что видит менеджер

Задача. Отчет поступает на обычную панель задач менеджера как элемент, требующий решения — он находится рядом со всем остальным, что требует их внимания, в том же месте, куда они уже смотрят.

Эта асимметрия преднамеренна. Для человека, который сообщил о проблеме, работа выполнена, и он хочет знать, что произошло дальше. Для человека, который получает отчет, это не информация — это работа. Рассмотрение его как задачи означает, что он не может тихо лежать в списке сообщений, ожидая, пока его заметят.

Если что-то неясно, спросите в отчете

Каждый отчет содержит собственную ветку чата. Если менеджеру нужны дополнительные детали — какой холодильник, в какое время, был ли кто-то еще там — он спрашивает внутри самого отчета, и сотрудник отвечает там же. Вопрос, ответ и исходный отчет остаются в одном месте, поэтому ничего не нужно будет восстанавливать позже по памяти или из чат-приложения.

Еще одна вещь, которую стоит знать: отчеты не требуют, чтобы сотрудник был зарегистрирован в системе. Обычные задачи требуют, потому что задача — это работа, выполняемая во время смены. Проблема остается проблемой независимо от того, находится ли кто-то на работе, поэтому функция отчетности всегда доступна.

Где мой отчет сейчас?

Каждый отчет, отправленный сотрудником, отображается на его экране «Отчеты» со значком, показывающим одну из трех фаз. Им никогда не придется спрашивать, пришел ли он, был ли прочитан или привел ли к чему-либо. Значок отвечает на все три вопроса.

1

Отправлено

Отчет доставлен менеджеру, но пока никто его не открыл. Он ожидает.
2

Просмотрено

Менеджер открыл его. Статус автоматически меняется в момент прочтения — менеджеру не нужно нажимать никаких кнопок, и нет способа прочитать отчет так, чтобы отправитель не узнал об этом.
3

Результат

Отчет закрыт и заархивирован, при этом вся переписка сохраняется как запись о том, что было сообщено и что было решено.

Автоматическая фаза «Просмотрено» кажется незначительной, но она меняет поведение. Большинство людей перестают сообщать о проблемах, когда подозревают, что их никто не читает. Когда сотрудник видит, что его отчет открыт, сообщение о проблеме перестает казаться криком в пустоту.

Мои отчеты

Шум в холодильной камере

Отправлено Мартой · 14:20

Отправлено Просмотрено менеджером Результат

Недопоставка двух коробок

Отправлено Мартой · Вторник

Результат

Собственный почтовый ящик сотрудника — каждый отчет, каждая фаза, в одном списке.

Что менеджер на самом деле делает с отчетом?

Отчет — это не сообщение, которое можно прочитать и забыть. Он поступает как задача, а задача требует решения. У менеджера есть ровно два способа закрыть его, и оба выполняются одним касанием.

Одобрить

Отчет действителен и принят. Он закрывается, перемещается в архив и отображается в фазе «Результат» сотрудника как принятый отчет.

Отклонить

Отчет не принят — дубликат, недоразумение или что-то уже обработанное. Он также закрывается и архивируется, помечается как отклоненный, и сотрудник видит этот результат.

В любом случае, отчет покидает активный список менеджера. Это важнее, чем кажется. Отчет, который нельзя закрыть без решения, — это отчет, который не может тихо гнить на дне почтового ящика. Единственные два выхода — оба преднамеренные.

Спросите, прежде чем решить

Если отчет недостаточно ясен для одобрения или отклонения, менеджеру не нужно гадать. Внутренний чат отчета предназначен именно для этого. Что это был за посетитель? Вы его выключили? Поставщик все еще был там? Сотрудник отвечает в той же ветке, и только тогда менеджер принимает решение.

Сотрудник, не согласный с решением, также не оказывается в тупике. Он отправляет новый отчет. Отчеты по замыслу дешевы в отправке — одно касание и предложение — поэтому правильный ответ на плохой результат — это еще один отчет, а не спор.

Передумали после одобрения?

Одобренный отчет может быть отозван. Он возвращается в активный список, и решение о пересмотре снова становится доступным, так что поспешное решение в конце долгой смены не является окончательным.

Отчеты, которые никто не должен отправлять

Не каждый отчет пишется человеком. Когда сотрудник заканчивает смену, Loopapa самостоятельно составляет отчет о смене — дата, кто работал, время начала и окончания, общая продолжительность и каждая пауза с ее точным временем и длительностью. Никто не должен помнить о его подаче, и никто не может забыть.

Реальный пример: отель Bellhaven

Bellhaven — это отель на сорок номеров с одиннадцатью сотрудниками, работающими в службах уборки, на стойке регистрации и в обслуживании. Надя работает в службе уборки. Во вторник утром она заходит в кладовую на втором этаже за полотенцами и обнаруживает лужу воды под раковиной.

Ей осталось убрать девять номеров до заселения. Старый сценарий этого утра имеет три варианта развития событий: она рассказывает кому-то в коридоре, и они забывают; она планирует упомянуть об этом при передаче смены, но передача затягивается; или она сама плохо справляется с проблемой. Все три варианта заканчиваются счетом за обслуживание, который оказывается больше, чем мог бы быть.

Что делает Надя

Она достает телефон, нажимает «Отправить отчет», удерживает кнопку записи и в течение примерно двадцати секунд описывает увиденное — где вода, примерно сколько ее, что пол вокруг уже мокрый. Затем она возвращается к своим номерам. Общее время: меньше минуты, и ей не пришлось никого искать.

ИИ Loopapa превращает эту запись в письменный отчет, который ее руководитель может прочитать за десять секунд, и помечает его как «Критический» — распространение воды по полу является одновременно срочным и важным, и именно такой случай распознает ИИ. Поскольку «Критический» имеет собственную категорию уведомлений, телефон ее руководителя обрабатывает его иначе, чем обычные сообщения. Он не увидит это в конце дня. Он видит это сейчас.

Что делает ее руководитель

Отчет попадает в его список задач как нечто, требующее решения, и автоматически направляется ему, потому что он менеджер Нади — она никогда не выбирала его имя. Он открывает его, что меняет статус копии Нади на «Просмотрено». Читая его, он замечает, что чего-то не хватает: вода все еще течет или что-то пролилось раньше? Он спрашивает в чате отчета. Надя отвечает между уборкой номеров. Вода все еще течет.

Теперь он может действовать. Он одобряет отчет и создает задачу для технического обслуживания с прикрепленной перепиской, чтобы сантехник прибыл, уже зная, что было обнаружено, где и когда. Надя видит «Результат» на своем телефоне и знает, что проблема решена. Никто больше ее не спрашивал.

Вода под раковиной в кладовой

Надя · Этаж 2 · 09:12

Критический

Отчет

Стоячая вода под раковиной в кладовой на втором этаже. Пол вокруг мокрый.

Руководитель

Все еще течет или уже остановилось?

Надя

Все еще капает. Становится хуже, чем когда я это обнаружила.

Вопрос, ответ и отчет остаются вместе в одной переписке.

Что связано с отчетами персонала?

Отчеты — это не отдельный продукт, прикрученный сбоку. Они используют те же компоненты, на которых работает остальная часть Loopapa, поэтому отчет может превратиться в задачу, задача — в беседу, а смена — в отчет, без какого-либо ввода текста.

Ветка чата

Ветка, которую менеджер использует, чтобы спросить «какая раковина?», — это та же ветка обсуждения, которая есть у каждой задачи в Loopapa, с теми же значками непрочитанных сообщений и той же историей. Посмотрите, как работает чат в задачах.

Приоритеты и флаг «Критично»

Отчеты имеют те же четыре уровня приоритета, что и задачи, а «Критично» — это тот, который ИИ определяет сам. Остальные вы устанавливаете вручную. Подробнее о приоритетах задач.

Отчеты о сменах пишутся сами

Автоматический отчет об окончании смены — часы, паузы, продолжительность — формируется непосредственно из данных о приходе и уходе. Никто его не заполняет. Посмотрите, как работает учет посещаемости.

Тот же голосовой движок

Удерживание кнопки и разговор — это не только для отчетов. Тот же ИИ превращает произнесенное предложение в правильно написанную задачу с заголовком, сроком выполнения и исполнителем. Создавайте задачи голосом.

Кто получает отчет

Маршрутизация следует за менеджером, которого вы назначаете каждому сотруднику. Установите это один раз для каждого человека, и каждый отчет, который они когда-либо отправят, попадет на нужный стол. Управление вашими сотрудниками.

Как сделать так, чтобы «Критично» звучало иначе

«Критично» — это отдельная категория уведомлений, поэтому оно не должно приходить так же, как все остальное, что борется за внимание на телефоне. Настроить уведомления.

Нужен ли мне платный тариф, чтобы сотрудники могли отправлять отчеты?

Отчетность является основой работы Loopapa, а не дополнительной функцией. Отправка отчета текстом или голосом, составление отчета ИИ, чат внутри отчета, фазы «Отправлено», «Просмотрено» и «Результат», решение об утверждении или отклонении, а также автоматический отчет по окончании смены — все это является частью самого продукта. Вы можете создать команду и начать получать отчеты без какой-либо специальной настройки.

Тарифы отличаются масштабом и глубиной некоторых сопутствующих функций, а не тем, могут ли ваши сотрудники сообщить вам о проблеме. Поскольку тарифы со временем меняются, честный ответ на вопрос о том, что включает каждый из них, находится в одном месте, которое всегда актуально.

Актуальную информацию о том, что включает каждый тариф, смотрите на странице цен Loopapa.

Часто задаваемые вопросы

Вопросы, которые операторы задают чаще всего перед внедрением отчетов персонала.

Должен ли сотрудник быть зарегистрирован (отмечен как на работе), чтобы отправить отчет?

Нет. В Loopapa отправка отчетов всегда доступна, независимо от того, находится ли сотрудник на смене. Обычные задачи отличаются — сотрудник должен быть зарегистрирован (отмечен как на работе), прежде чем задача сможет перейти в статус «Выполняется», потому что задача — это работа, выполняемая во время смены. О проблеме стоит знать независимо от того, кто находится на работе.

Кто получает отчет, когда сотрудник его отправляет?

Loopapa направляет отчет непосредственному менеджеру этого сотрудника. Если менеджер не назначен, отчет отправляется администратору. Сотрудники никогда не выбирают получателя, поэтому новый сотрудник может правильно сообщить о чем-либо в свой первый день, не зная, кто есть кто.

Как сотрудник узнает, что его отчет был прочитан?

Каждый отчет показывает одну из трех фаз на экране «Отчеты» сотрудника: Отправлено, Просмотрено или Результат. Значок автоматически меняется на «Просмотрено» в тот момент, когда менеджер открывает отчет. Нет кнопки, которую менеджер должен нажать, и нет способа прочитать отчет так, чтобы отправитель не узнал, что он был прочитан.

Может ли менеджер закрыть отчет, ничего не объясняя?

Менеджер закрывает отчет, одобряя или отклоняя его, и сотрудник видит, что именно произошло. Оба действия являются обдуманными решениями, а не просто исчезновением отчета. Если отчет недостаточно ясен для принятия решения, менеджер может сначала задать сотруднику вопросы в чате отчета.

Что, если сотрудник не согласен с решением?

Они отправляют новый отчет. Отчеты намеренно легко отправлять — одно касание и одно предложение — поэтому ответом на решение, с которым кто-то не согласен, является еще один отчет, а не спор. Со стороны менеджера, одобренный отчет также может быть отозван, что возвращает его в активный список и возобновляет решение.

Удаляются ли закрытые отчеты?

Нет. Одобренные и отклоненные отчеты архивируются, а не удаляются, и вся цепочка чата архивируется вместе с ними. Спустя месяцы вы все еще можете видеть, что было сообщено, что было спрошено, кто ответил и что было решено.

Ваша команда уже видит проблемы. Упростите им возможность сообщить вам.

Дайте каждому сотруднику кнопку для отправки отчета на телефоне, который у них уже есть — и узнайте во вторник то, что раньше узнавали в пятницу.

Начать бесплатно

Карта не требуется.