Отслеживание посещаемости персонала прямо с их телефона

Прямо сейчас можете ли вы с уверенностью сказать, кто находится на рабочем месте — и кто опоздал, ушел раньше или вообще не отметился? Большинство владельцев ресторанов не могут. Они узнают об этом в конце месяца, когда уже слишком поздно что-либо предпринимать.

Тогда расчет заработной платы превращается в догадки. Вы восстанавливаете часы каждого по памяти, из сообщений в групповых чатах и по смутному «Кажется, я начал в девять». Честный персонал недополучает зарплату. Другие получают оплату за время, которое они не работали. В любом случае, вы теряете часы, которые должны были потратить на управление рестораном.

Loopapa заменяет все это одной вещью, которую ваша команда уже носит с собой: их телефоном. Сотрудники отмечаются при приходе и уходе одним касанием, приложение проверяет, что они действительно на работе, а текущий таймер показывает их часы за день. В тот момент, когда кто-то отмечает уход, вам приходит отчет о смене. Это руководство подробно описывает, как это работает — от ежедневного отметки прихода до забытых смен, до отслеживания присутствия в реальном времени и до отчетов о часах, которые вы можете сразу передать в бухгалтерию.

Что такое учет посещаемости персонала и почему это важно?

Учет посещаемости персонала — это запись о том, когда каждый член вашей команды начинает и заканчивает работу. В Loopapa эта запись создается автоматически: каждая смена отмечается временной меткой в момент прихода сотрудника, проверяется по вашему рабочему местоположению и добавляется к общему количеству отработанных часов за день. Никто не заполняет бумажный лист, и никто не восстанавливает неделю по памяти.

Это важно, потому что альтернатива обходится дорого. Когда часы работы основаны на доверии и памяти, небольшие пробелы превращаются в реальные деньги — несколько опозданий, ранний уход, забытая отметка об уходе — и их почти невозможно отследить после окончания дня.

Как на самом деле работает отметка прихода и ухода?

Отметка прихода занимает одно касание. На своем телефоне сотрудник нажимает одну кнопку, чтобы начать смену; приложение записывает точное время и их местоположение, и круговой таймер начинает отсчитывать их часы за день. Отметка ухода — это то же касание в обратном порядке — и в тот момент, когда они это делают, отчет о смене отправляется менеджеру.

1. 1

   Отметьте приход одним касанием

   Сотрудник нажимает один раз на своей панели управления, чтобы начать. Приложение сохраняет точное время и GPS-местоположение. Короткий обратный отсчет дает им момент для отмены, если они нажали по ошибке.

2. 2

   Таймер работает весь день

   Круговой таймер отсчитывает время, пока они работают, и суммирует каждую сессию, которую они отработали за день, так что разделенная смена — обеденное обслуживание, перерыв, ужин — все равно показывает правильный дневной итог.

3. 3

   Отметьте уход одним касанием

   Одно касание завершает смену и останавливает таймер. Отчет о смене — кто работал, когда и как долго — автоматически отправляется менеджеру.

4. 4

   Приходите и уходите по мере необходимости в течение дня

   Сотрудники могут отмечать приход и уход столько раз, сколько требуется в течение дня, не спрашивая менеджера. Каждая отметка прихода снова проверяет местоположение, и дневной итог продолжает суммироваться.

Могут ли сотрудники отмечаться из любого места? GPS и геозонирование

По умолчанию нет — и это сделано намеренно. Каждое отслеживание времени, на любом тарифе, записывает GPS-местоположение, поэтому каждая смена содержит доказательство того, где она началась. Если вы хотите более строгое правило, геозонирование позволяет вам очертить рабочую зону вокруг ресторана и заблокировать любое отслеживание времени, которое происходит за ее пределами.

Проверка GPS запускается автоматически в момент, когда кто-то отмечает время — сотрудникам ничего не нужно делать. Вы не следите ни за кем в течение дня; местоположение фиксируется один раз, при отметке времени, как простая запись того, что человек находился там, где он сказал.

Что произойдет, если кто-то забудет отметиться об уходе?

Ничто не ускользнет — приложение это отслеживает. Вы устанавливаете час, который отмечает конец вашего рабочего дня, например, 4 утра. Любая смена, остающаяся открытой после этого часа, автоматически закрывается и отправляется на проверку, а сотрудник не может отметиться о начале следующей смены, пока не подтвердит, когда он фактически закончил. Больше никаких фантомных 14-часовых смен из-за того, что кто-то ушел домой, не отметившись.

Решение занимает секунды: сотрудник либо принимает стандартное время окончания работы, предложенное приложением, либо выбирает точное время, когда он фактически ушел. Поскольку время, введенное вручную, не имеет проверки GPS, этот отчет о смене помечается для проверки менеджером, прежде чем он будет учтен в часах работы — таким образом, забытый отмет об уходе никогда не сможет незаметно завысить зарплату.

Как менеджеры видят, кто работает — и как долго?

Менеджеру не нужно искать. На его домашнем экране в реальном времени отображается, сколько сотрудников сейчас на смене и сколько часов команда отработала сегодня. Нажмите на количество сотрудников на смене, и откроется подробная информация: каждый человек, когда он начал и как долго работает. Рабочая зона становится тем, что вы можете прочитать с первого взгляда, а не тем, что нужно обходить и пересчитывать.

Просмотр в реальном времени показывает, что происходит сейчас; сторона отчетов запоминает это для вас. Вот что приходит без вашего участия:

• Отчет о смене после каждого выхода. В тот момент, когда кто-то выходит из системы, отчет с его часами и временем поступает к вам для проверки.
• Уведомление, когда люди приходят и уходят.Starter Получайте уведомления в тот момент, когда коллега входит или выходит из системы — или отключите их и просто следите за панелью управления.
• Автоматически одобряемые отчеты для тех, кому вы доверяете.Starter Отметьте сотрудника как доверенного, и его отчеты будут подаваться автоматически; отчеты всех остальных ждут одобрения или отклонения одним касанием.
• Отчеты о часах, которые можно передать в бухгалтерию.Pro Экспортируйте отработанные часы любого сотрудника за выбранный период в формате PDF или CSV — итоговые суммы уже подсчитаны для вас.

Связана ли посещаемость с вашими ежедневными задачами?

Да — и именно здесь посещаемость перестает быть просто табелем учета рабочего времени. Задачи и посещаемость связаны: сотрудник может перевести задачу в статус «Выполняется» только тогда, когда он зарегистрирован. Работа на месте продвигается только тогда, когда кто-то фактически находится на смене, чтобы ее выполнять.

Это небольшое правило с большим эффектом. Никто не может незаметно отмечать выполненные задачи из дома или заявлять о прогрессе на смене, которую он так и не начал. Часы и контрольный список всегда совпадают — поэтому работа, которая отображается как выполненная, действительно была сделана, когда кто-то находился на месте. Если забытые задачи являются постоянной головной болью в вашем ресторане, эта связь является значительной частью решения: мы углубляемся в это в почему ручные задачи забываются в ресторанах.

Какой тарифный план вам нужен?

Честный ответ для большинства ресторанов: начните бесплатно. Полный учет рабочего времени, панель мониторинга в реальном времени, отчеты о сменах и обработка забытых отметок — все это доступно на бесплатном плане. Вы переходите на следующий уровень только тогда, когда хотите привязать отметки к местоположению или преобразовать отработанные часы в отчет, который можно сразу передать в бухгалтерию.

Хорошее правило: оставайтесь на бесплатном плане, пока конкретная потребность не заставит вас перейти на другой. Отметки о приходе с удаленных мест? Это Стартовый. Бухгалтер запрашивает часы по периодам? Это Про.