Управление сменами, которое подстраивается, когда кто-то заболевает

Что такое управление сменами и что оно на самом деле включает?

Управление сменами — это работа по определению того, кто когда работает, обеспечению наличия персонала в каждый необходимый час и обработке изменений, которые все равно происходят. Большинство менеджеров считают это составлением графика. На практике, график — это легкая часть. Сложная часть — это все, что происходит после его публикации.

Три вопроса, на которые должен ответить каждый график

Инструменты для составления графиков хорошо отвечают на первый вопрос. Два других обычно живут где-то еще: в приложении для задач, в групповом чате или только в голове менеджера. Этот пробел — то место, где начинаются большинство пропущенных проверок и беспорядочных передач смен.

Следует ли перестраивать график каждую неделю или устанавливать постоянные часы?

Есть два способа планирования часов. Еженедельный график перестраивается с нуля каждую неделю. Постоянные часы — часто называемые шаблоном смен — описывают обычную неделю каждого человека один раз и автоматически повторяют ее, поэтому вы изменяете расписание только тогда, когда что-то отличается. Для большинства команд, работающих посменно, большинство недель выглядят так же, как и предыдущие. Изменяются только исключения.

Как установить рабочие часы сотрудника в Loopapa?

Один раз на человека. Вы описываете их обычную неделю как один или несколько шаблонов — какие дни, как часто и с какого по какое время — и часы повторяются сами по себе, пока вы их не измените. Еженедельный график не нужно перестраивать.

Как узнать, кто сейчас работает?

В верхней части панели управления. Однострочное резюме показывает менеджеру, как выглядит день — например, «3 на дежурстве · 1 отсутствует · 2 на проверке» или «Далее: Дэн 17:00». Каждый член команды видит свой день в том же месте: «Вы: 09:00–17:00», «Вы: отсутствуете · вас заменяет Бен» или «Вы: сегодня выходной». Нажмите на строку, и откроется полное расписание работы.

Недельный вид: одна строка на человека, полоса для каждого рабочего дня и количество дежурных над каждым днем.

Недельный и дневной вид

В недельном представлении для каждого человека отводится одна строка и небольшой столбец для каждого рабочего дня, с указанием количества дежурных над каждым днем и отметкой для дней, требующих внимания. Дневное представление работает как календарь на вашем телефоне: часы идут сверху вниз, для каждого человека отводится один столбец, задачи отображаются как читаемые метки в назначенное время, линия отмечает «сейчас», а полоса показывает, сколько людей дежурит каждый час. Большие команды прокручиваются вбок, а макет строк размещает людей по вертикали, а время по горизонтали, если вам так удобнее. Нажмите на человека, чтобы открыть его расписание, или на задачу, чтобы открыть ее детали.

Что означает «к проверке»?

Заметка «к проверке» — это информация, а не блокировка. Она появляется, когда у задачи есть время напоминания, но человек, которому она принадлежит, в это время не работает, или когда в это время вообще никого нет на дежурстве. Заметки охватывают только сегодняшний и последующие дни и никогда не касаются людей, у которых не установлено рабочее время. Та же логика проявляется, когда вы назначаете задачу: каждый человек имеет короткую подсказку, такую как «На дежурстве 09:00–17:00», «Выходной», «На дежурстве 09:00–17:00 · нет в 07:00» или «В отъезде · заменяет Йонас», поэтому несоответствие видно до сохранения.

Что происходит, когда кто-то болен, в отпуске или хочет поменяться сменами?

Они запрашивают замену в приложении, а вы принимаете решение в несколько касаний. Запрос на замену содержит даты, причину — отпуск, болезнь, обмен или другое — необязательную заметку и, если они хотят, коллегу, которого они хотели бы попросить. Форма заранее сообщает им, что только менеджер видит причину и заметку. Пока вы не обработаете запрос, они могут его отозвать.

Что менеджер может сделать с запросом?

• Попросить коллегу. Поиск замены показывает активных сотрудников с их доступностью, предупреждает о двойном бронировании и показывает, сколько времени у коллеги есть на ответ.
• Подтвердить сейчас. Для срочных случаев. Коллега все равно получает уведомление, но никто не ждет ответа.
• Замена не нужна. Одобрите отсутствие без замены, если день может пройти с одним сотрудником меньше.
• Сообщить об отсутствии. Когда кто-то звонит и сообщает о болезни, а запроса нет, вы записываете это сами. Вы также можете отклонить, отменить или досрочно завершить замену.

Что, если коллега не ответит?

Запрос возвращается к вам. У коллеги есть время до наступления одного из двух моментов, чтобы принять или отклонить: 24 часа после запроса или за два часа до первого часа замены. Если вы попросите кого-то в 18:00 в пятницу заменить с 07:00 в субботу, ответ должен быть получен к 05:00 — так что утренняя замена никогда не останется без ответа, пока все спят.

Как работают обмены сменами?

Обмен — это две замены в одном соглашении: Ана работает в субботу Йонаса, а Йонас работает в пятницу Аны. Ничего не меняется, пока все участники не согласятся. Затем расписание, задачи и напоминания автоматически обновляются в оба дня.

Переходят ли задачи к замещающему сотруднику?

Да — и это та часть, которую большинство менеджеров в итоге делают вручную. Пока замещение активно, задачи отсутствующего сотрудника на эти дни автоматически переходят к замещающему коллеге. Это включает повторяющиеся задачи и проверки безопасности, такие как журналы температуры и гигиены. Сами шаблоны повторяющихся задач никогда не меняются, поэтому, когда замещение заканчивается, новые задачи возвращаются к первоначальному сотруднику без какого-либо вмешательства в настройки.

Незавершенная работа перемещается. Начатая работа остается. Завершенная работа никогда не затрагивается.

Правила, простыми словами

• Если замещение начинается в середине дня, сегодняшние незавершенные задачи немедленно переходят к коллеге.
• Уже начатые задачи остаются на месте и отображаются для принятия решения менеджером. Завершенные задачи и записи никогда не затрагиваются.
• Коллега получает одно уведомление с количеством переданных задач — а не одно оповещение на каждую задачу.
• Записи по безопасности пищевых продуктов показывают, кто фактически выполнил проверку — замещающий коллега, а не отсутствующий сотрудник.
• Создайте новую задачу на сегодня для отсутствующего сотрудника, и приложение назначит ее замещающему коллеге — с возможностью отмены, если вы имели в виду другое.
• Все остальное работает как обычно. Например, задача переходит в статус Выполняется только после того, как сотрудник, работающий над ней, отметится.

Как «Рабочие часы» помогают с отметками прихода и ухода?

Оно напоминает и объясняет, но никогда не редактирует запись. Время прихода и ухода в отслеживании посещаемости всегда сохраняется точно так, как это произошло. Изменяется то, что приложение теперь знает, когда каждый человек должен работать.

Кто что видит?

Расписания являются личной информацией, поэтому видимость зависит от роли. Рабочие часы применяются к сотрудникам; менеджеры и администраторы не имеют собственных рабочих графиков. Администраторы платформы Loopapa не имеют доступа к расписаниям компаний.

Если у вас несколько филиалов, каждый управляющий филиалом работает со своей командой, как описано в предприятиях, менеджерах и ролях.

Пример сценария

Пример дня: как 40-комнатный отель справляется с больничным до завтрака

Представьте генерального менеджера 40-комнатного отеля, который организует три смены в службе приема и размещения, уборке и обслуживании, а также небольшую кухню для завтраков. До сих пор расписание хранилось в электронной таблице, а задачи — в приложении. В обычную неделю это работает. Но утром, когда кто-то звонит и сообщает о болезни, это означает выполнение двух задач одновременно: поиск замены и запоминание всего, что должен был сделать отсутствующий сотрудник.

Поэтому она переносит расписание в Work hours. Ввод постоянных часов работы каждого занимает один день — утренние администраторы, команда горничных и два ночных портье, которые чередуют выходные через неделю. После этого расписание в основном работает само по себе. Затем, в одно субботнее утро, оно проходит проверку.

С чем еще связаны Рабочие часы?

Почти со всем, что ваша команда делает за день. Рабочие часы — это не отдельное приложение для планирования, прикрученное сбоку, это контекст, из которого теперь считывается остальная часть Loopapa. Кто дежурит, определяет, кому придет напоминание, кто получит задачу и чье имя окажется в записи.

В этом и заключается реальная разница между графиком дежурств и управлением сменами. График дежурств говорит вам, кто должен быть на месте. Управление сменами гарантирует, что работа будет выполняться там, где люди фактически находятся.

Что не делает модуль «Рабочие часы»?

Он не составляет расписание за вас — намеренно. Loopapa не генерирует графики автоматически или с помощью ИИ, поэтому менеджеры сохраняют контроль над тем, кто когда работает. Согласно Закону ЕС об ИИ, системы ИИ, используемые для распределения задач на основе поведения или личных качеств людей, а также для мониторинга и оценки их производительности, классифицируются как высокорисковые. Решения о трудовой жизни людей должны приниматься теми, кто знает команду.

Знание ограничений поможет вам принять решение. Если ваша команда работает посменно в одном или нескольких местах, и большинство недель похожи — гостиничный бизнес, посменная розничная торговля, стойки регистрации, кухни, бригады уборщиков и технического обслуживания — модуль «Рабочие часы» подойдет. Если вы записываете клиентов на определенное время или отправляете людей по адресам, вам лучше подойдет инструмент для записи на прием или управления выездными работами.

В какой тарифный план входит модуль «Рабочие часы»?

«Рабочие часы» — это дополнительный модуль, который каждое предприятие включает по своему усмотрению, и команды, которые его не используют, не видят никаких изменений. Он состоит из двух частей — самих «Рабочих часов» и «Замен и отпусков» — и то, какие тарифные планы включают каждую часть, будет указано на странице с ценами.

Одно останется неизменным: Loopapa тарифицируется по местоположению, а не по количеству сотрудников. На платных тарифах добавление еще одного человека в расписание не меняет вашу плату.

Часто задаваемые вопросы