Статус и приоритеты задач: К выполнению, В работе, Выполнено
Доска задач Loopapa обновляется автоматически: К выполнению, В работе, Выполнено. Приоритеты выводят на первый план самые важные задачи, а задача переходит в статус «В работе» только тогда, когда сотрудники отмечаются.
Живая картина смены
Цель проста: к концу смены все важные задачи выполнены — вовремя — и никому не нужно никого подгонять, чтобы это выяснить.
Это работает только если вы можете доверять тому, что видите. На большинстве досок задач цифры — это то, что кто-то последний раз вспомнил обновить, поэтому менеджеру все равно приходится ходить по залу и спрашивать.
Вместо этого Loopapa дает вам одну живую картину. По мере того, как идет день, доска заполняется сама собой на основе того, что происходит на самом деле — что еще предстоит сделать, что сейчас в процессе, и сколько уже сделано — так что одного взгляда достаточно, чтобы понять, идет ли смена по плану.
Под этой картиной находятся три состояния задач — «К выполнению», «В процессе» и «Выполнено» — и порядок приоритета, который определяет, что будет обрабатываться в первую очередь. Вот как они работают и почему доска остается точной сама по себе.
Онлайн
0
0ч 00м
К выполнению
1211
В процессе
23
Всего
15
Задачи
Выполнено
1 задача выполнена2 задачи выполнены
6%13%
Что на самом деле означают «К выполнению», «В процессе» и «Выполнено»?
Каждая задача в Loopapa находится в одном из трех состояний — «К выполнению», «В процессе» или «Выполнено» — отслеживая ее от неначатой до завершенной. Отличие от обычной доски в том, что задача перемещается между этими состояниями на основе того, что люди фактически делают, поэтому состояние задачи всегда истинно, а не просто то, что кто-то последний раз вспомнил установить.
- К выполнению
- Задача ожидает, и никто ее еще не открывал. Она остается здесь, пока нужный человек не начнет ее.
- В процессе Просмотрено 09:02
- Кто-то открыл задачу, находясь на рабочем месте, поэтому она сейчас в процессе — с отметкой точного времени просмотра.
- Выполнено
- Ответственный сотрудник отметил ее как завершенную. Она покидает активную доску и сохраняется как выполненная запись.
Как задача переходит из статуса «К выполнению» в «Выполнено»?
Задача перемещается двумя действиями от выполняющего ее человека: он открывает ее, что переводит ее в статус «В работе», а затем отмечает ее как «Выполнено». Нет отдельного шага для ее назначения или установки статуса — открытие задачи означает ее начало, и Loopapa записывает точный момент, когда это произошло.
-
1
Открыть задачу
Сотрудник нажимает на задачу, чтобы узнать, что требуется. В момент открытия она покидает статус «К выполнению».
-
2
Автоматически становится «В работе»
Задача переходит в статус «В работе» и отмечается временем просмотра, чтобы все могли видеть, что она выполняется прямо сейчас.
-
3
Отметить как «Выполнено»
Когда работа завершена, тот же человек отмечает ее как «Выполнено». Она покидает активную доску и сохраняется как выполненная запись.
Пополнение запасов
Задача переходит из статуса «К выполнению» в «В работе», а затем в «Выполнено» — записывается по мере выполнения.
Что, если кто-то не отметился?
Если сотрудник не отметился, открытие задачи ничего не меняет. Задача остается в статусе «К выполнению», и ему предлагается сначала отметиться, чтобы статус «В работе» всегда отражал того, кто действительно присутствует и находится на смене. Посмотреть, как работает учет посещаемости.
Пополнение запасов
К выполнениюКакую задачу следует выполнить первой?
Loopapa ранжирует каждую задачу по приоритету, поэтому команда всегда знает, что делать в первую очередь. Приоритеты следуют матрице Эйзенхауэра — насколько срочна задача и насколько она важна — и каждая задача имеет один из четырех уровней: Критическая, Рутинная, Возможность или Идея. Приоритет выбирается при создании задачи и может быть предложен автоматически при добавлении задачи текстом или голосом.
Сделайте это в первую очередь. Они не могут ждать и имеют наибольшее значение.
Запланируйте время для этого. Постоянная работа, которая поддерживает функционирование.
Выполните быстро или передайте. Чувствительно ко времени, но с меньшими рисками.
Оставьте на потом. Стоит отметить, но сегодня это не критично.
Доска отсортирована по этим уровням, поэтому самая важная, самая срочная работа поднимается наверх, а не теряется в длинном списке. Член команды, открывая свои задачи, видит в первую очередь то, что нужно, а не то, что случайно оказалось сверху.
Где вы видите активные задачи?
Активные задачи находятся на вкладке «Активные», которая показывает «К выполнению» и «В работе» вместе — так что то, что ждет, и то, что в процессе, находятся рядом в одном представлении. Если вам нужна только одна категория, фильтр «Статус» сужает список до «К выполнению» или «В работе».
Менеджеры могут сразу перейти к ним с живой панели управления: нажатие на счетчик статуса, например, число «К выполнению» или «В работе», открывает список активных задач, уже отфильтрованный по этому статусу. И когда вы открываете задачу «К выполнению» и она переходит в статус «В работе», она не исчезает из вашего текущего фильтра — она остается в поле зрения, пока вы не уйдете или не обновите страницу, а затем занимает свое место, так что задача, над которой вы работаете, никогда не исчезнет из виду.
Когда задача считается выполненной — для одного человека или для всех?
Это зависит от того, как назначена задача. Задача «Любой» считается выполненной для всей команды в тот момент, когда ее завершает первый человек. Задача «Каждый» дает каждому назначенному человеку свою копию и считается выполненной только тогда, когда каждый из них закончит. Вы выбираете это, когда назначаете задачу всем, кому угодно или только себе.
Первый, кто закончит, выполняет ее для всех.
Каждый человек выполняет свою копию — Выполнено, когда все закончат.
Что происходит, когда задача просрочена?
Задача становится просроченной, когда истекает запланированный день или время напоминания, измеряемое относительно вашего рабочего дня. Просроченные задачи помечаются, а не скрываются — они остаются на доске с маркером «Просрочено», так что ничто не ускользает незаметно.
Если задача действительно не может быть выполнена вовремя, ответственное лицо может предложить новое время. Задача обновляется, и менеджер получает уведомление об изменении времени — таким образом, перенос виден, а не происходит молча.
Пополнить салфетки
10:00Как это выглядит на реальной смене?
Возьмем отель на утренней смене. У стойки регистрации, службы уборки и команды мероприятий есть задачи, установленные с разными приоритетами и назначенные по-разному. Вот та же доска в середине утра — и как статус и приоритет поддерживают ход смены без необходимости запрашивать обновления.
К середине утра руководитель смены не обошел ни одного этажа. Один взгляд на доску рассказывает историю: критическая подготовка завтрака была выполнена первой, уборка работает над этажами как «Каждая» задача, а единственная работа, которую не удалось выполнить вовремя — подсчет белья — была перенесена на вторую половину дня с уведомлением менеджера. Менее приоритетные задачи ждут своей очереди, не будучи забытыми. Ничего не требовалось отслеживать, и ничего незаметно не упущено.
Как статус и приоритеты связаны с остальной частью Loopapa
Статус задачи находится в центре того, как работа выполняется изо дня в день, поэтому он затрагивает почти все остальное. Вот где он связывается.
Посещаемость
Задача переходит в статус «Выполняется» только тогда, когда сотрудник зарегистрировался на свою смену.
ПодробнееНазначение
Требуется ли для выполнения задачи один человек или все, зависит от того, как она назначена.
ПодробнееСоздание задач
Приоритет и сроки устанавливаются в момент добавления задачи текстом или голосом.
ПодробнееПовторяющиеся задачи
Задачи, которые повторяются каждый день, начинаются заново в списке «К выполнению» по расписанию.
ПодробнееОперационный день
Когда задача считается просроченной, зависит от часов работы вашего рабочего пространства.
ПодробнееУведомления
Просроченная работа и перенесенные сроки автоматически доходят до нужных людей.
ПодробнееОтчеты
Задачи, требующие подтверждения, проходят через свои собственные состояния, когда персонал отвечает.
ПодробнееВходит ли это в бесплатный тариф?
Да — все, что описано в этой статье, доступно в бесплатном тарифе, без необходимости привязки кредитной карты. Поток «К выполнению», «В работе» и «Выполнено», все четыре уровня приоритета, отметка о просрочке, индивидуальный прогресс по каждой задаче и правило, что задача переходит в статус «В работе» только тогда, когда сотрудник зарегистрирован в системе, — все это бесплатно. Платные тарифы добавляют дополнительные функции, но сама доска задач полностью доступна вам бесплатно.
Бесплатно
Начать бесплатно, без карты- Поток статусов: К выполнению → В работе → Выполнено
- Четыре уровня приоритета: Критический, Обычный, Возможность, Идея
- Отметка о просрочке и индивидуальный прогресс
- В работе только при регистрации в системе
Про
Попробовать Про бесплатно на 14 днейКогда вам нужно выгрузить записи о выполненной работе из приложения — рабочие часы, журналы HACCP и использование ИИ в формате PDF или CSV для расчета заработной платы или инспекторов — это доступно в тарифе Pro. Все остальное, что касается управления задачами, остается бесплатным.
Подробнее об экспорте для расчета заработной платы и соответствия требованиям.
Часто задаваемые вопросы
Становится ли задача «В работе» в момент ее открытия?
Да. Открытие задачи — это то, что ее запускает — она переходит в статус «В работе» и помечается временем просмотра, при условии, что сотрудник зарегистрирован. Нет отдельной кнопки «Начать», которую нужно было бы запоминать.
Что произойдет, если сотрудник не зарегистрирован?
Открытие задачи ничего не дает, пока сотрудник не зарегистрируется. Задача остается в статусе «К выполнению», и им предлагается сначала зарегистрироваться, поэтому статус «В работе» всегда отражает того, кто действительно находится на смене.
Когда общая задача считается выполненной?
Это зависит от того, как она назначена. Задача «Любой» считается выполненной для всех в тот момент, когда ее завершает первый человек. Задача «Каждый» дает каждому человеку свою копию и считается выполненной только после того, как все они ее завершат.
Что означают четыре уровня приоритета?
Они следуют матрице Эйзенхауэра «срочное против важного»: Критическая (срочная и важная), Рутинная (важная, не срочная), Возможность (срочная, не важная) и Идея (ни то, ни другое). Доска сортирует их так, чтобы самая важная работа поднималась наверх.
Что происходит с задачей, когда ее срок выполнения истекает?
Она помечается как просроченная, а не скрывается — она остается на доске с маркером, чтобы ничего не ускользнуло незаметно. Если ее действительно невозможно выполнить вовремя, человек может предложить новое время, и менеджер будет уведомлен об изменении.
Ваша доска задач, всегда актуальная — без чьего-либо участия
Статус, отражающий, кто действительно работает, приоритеты, которые выводят нужную задачу на первое место, и живая картина каждой смены. Начните со всей вашей командой сегодня.
Кредитная карта не требуется. Настройка за считанные минуты.