Создайте базу знаний вашей команды: Вики
Превратите разрозненные знания в командное Руководство: пишите или записывайте процедуры, контролируйте, кто что видит, и прикрепляйте инструкции к задачам в Loopapa.
Какая часть вашего бизнеса существует только в чьей-то голове?
В большинстве компаний гораздо больше, чем кто-либо признает. Один человек знает, как запустить отчет о закрытии дня. Другой знает номер телефона поставщика, процедуру чистки кофемашины или что делать, когда клиент просит возврат. Пока эти люди на смене, все работает. В день, когда они выходные, в отпуске или ушли навсегда, те же вопросы снова начинают поступать к менеджеру.
Эти постоянные вопросы имеют измеримую стоимость. Исследование McKinsey Global Institute показало, что сотрудники тратят почти пятую часть своей рабочей недели — около одного полного дня — на поиск внутренней информации или на поиск коллеги, который может помочь. Для небольшой команды это серьезное количество оплачиваемого времени, потраченного на вопросы вместо выполнения работы.
Эта статья покажет вам, как решить эту проблему с помощью Справочника, встроенной базы знаний Loopapa. Вы узнаете, как писать процедуры, которые ваша команда действительно сможет найти, организовывать их по категориям, точно контролировать, кто что может читать, и прикреплять нужное руководство к любой задаче, которую вы назначаете — так что ответ будет жить в приложении, а не в чьей-то голове.
Менеджер · сегодня
Как мы снова оформляем возврат?
Где список контактов поставщиков?
Что входит в контрольный список закрытия?
Справочник · Возвраты и обмены
Пошаговая процедура · видна всему персоналу
Что такое Справочник в Loopapa?
Справочник — это встроенная база знаний Loopapa, место в вашем рабочем пространстве, где каждая процедура, политика и инструкция хранится в виде структурированной статьи. Вместо папки в подсобке или общей папки, которую никто не открывает, ваши процедуры находятся в том же приложении, которое ваша команда уже использует для ежедневных задач и смен — на телефоне, который уже у них в кармане.
Каждая статья — это полноценный документ, а не стикер. Встроенный редактор поддерживает заголовки, нумерованные шаги, списки, жирный текст и медиафайлы, поэтому правила уборки или политика возврата читаются одинаково каждый раз, для каждого сотрудника. Статьи организованы по категориям, помечены для поиска и отмечены как черновик или опубликованы — вы решаете, когда процедура готова для просмотра командой.
Вы можете писать статьи вручную или полностью отказаться от набора текста: запишите свой голос, сфотографируйте существующий документ или загрузите файл, и ИИ Loopapa превратит его в письменную процедуру для вас. Создание первого Справочника занимает часы, а не недели — и создание статей доступно на любом тарифе, включая бесплатный.
Справочник · новая статья
Кофемашина — ежедневная уборка
Как создать статью в Руководстве?
За четыре коротких шага, с любого телефона или компьютера. Администраторы могут создавать статьи сразу, и весь процесс занимает несколько минут на каждую процедуру.
-
1
Откройте Руководство и начните новую статью
С вашей панели управления откройте Руководство и нажмите кнопку плюса. Откроется пустая статья с полем для заголовка и полнофункциональным текстовым редактором.
-
2
Напишите процедуру — или позвольте ИИ написать ее
Напечатайте шаги с заголовками, списками и жирным текстом, или запишите свой голос, сделайте фото, или загрузите файл и позвольте ИИ составить статью для вас. Вы всегда просматриваете и редактируете, прежде чем что-либо будет опубликовано.
-
3
Выберите категории
Поместите статью в одну или несколько категорий. Loopapa поставляется с 14 готовыми операционными категориями, охватывающими рутинные процессы большинства предприятий, так что ваше Руководство будет иметь четкую структуру с первого дня.
-
4
Опубликуйте, когда будет готово
Держите статью в черновиках, пока дорабатываете ее, затем опубликуйте. В тот момент, когда она будет опубликована, она появится в Руководстве на телефоне каждого члена команды — без печати, без вложений в электронную почту.
От идеи до публикации
Новая статья
Заголовок + пустой редактор
Написать или записать
Напечатать, или голос / фото / файл → ИИ
Категории
14 готовых категорий
Опубликовано
Доступно на телефоне каждого члена команды
Как поддерживать актуальность процедуры?
Постепенно улучшая ее — без повторного набора текста. Процедуры меняются: поставщик меняется, машина заменяется, шаг оказывается неясным. В Loopapa вы открываете статью и отправляете улучшение так же, как отправили бы сообщение: короткое голосовое сообщение, строку текста, фотографию или документ. ИИ объединяет ваш ввод с существующей процедурой, и вы просматриваете обновленный текст, прежде чем он будет опубликован.
ИИ отвечает в строке предложений ИИ над статьей — на том языке, который вы использовали. Если вы отправляете фотографию или документ, не имеющий отношения к процедуре, он сразу же сообщает вам об этом на том же языке, на котором вы говорили, вместо того чтобы незаметно засорять вашу статью несвязанным контентом.
Язык вашего общения и язык вашего Справочника — это две разные вещи. Вы можете общаться с ИИ на любом языке, но статьи всегда пишутся на языке Справочника, установленном в настройках администратора — так вся база знаний остается согласованной, даже в команде, где каждый говорит на своем языке.
Улучшение существующей статьи
Предложение ИИ
Добавлен шаг 5: после удаления накипи запустите цикл только с водой.
Кофемашина — ежедневная уборка
Кто что видит в Справочнике?
Именно те, кому вы разрешите. Начиная с тарифа Starter, доступ контролируется для каждого сотрудника и каждой категории: команда зала видит процедуры обслуживания, кухня — подготовку и уборку, а цены поставщиков или административные рутины остаются у тех, кому они нужны. Сотрудник без доступа к категории не видит заблокированный файл — эти статьи для него просто не существуют.
Справочник также сопровождает работу. Когда вы создаете задачу, вы можете прикрепить к ней до пяти статей Справочника — на любом тарифе, включая Free. Человек, выполняющий работу, открывает задачу, и руководство находится прямо там. А если у задачи еще нет руководства, сотрудники могут запросить его из самой задачи; запрос поступает менеджеру в виде отчета, так что недостающие процедуры выявляются сами собой.
Доступ и задачи также работают вместе. Если вы назначаете задачу с прикрепленным руководством тому, кто не имеет доступа к этой категории, Loopapa предупредит вас в этот момент — до сохранения задачи. Вы можете предоставить доступ к категории одним щелчком мыши прямо там, открыть меню доступа долгим нажатием кнопки Справочника или отредактировать разрешения позже из профиля сотрудника. Никто никогда не откроет задачу, чтобы обнаружить отсутствие инструкций.
Новая задача · назначение
Глубокая чистка кофемашины
У Майи нет доступа к руководствам по Уборке и санитарии.
Доступ предоставлен · задача назначена Майе
Реальный пример: адаптация сезонного персонала в отеле
Отель «Линден Парк» каждое лето нанимает двух сезонных горничных. Раньше обучение занимало у менеджера Софии почти целую неделю: она лично показывала каждому новому сотруднику, как готовить номера, обращаться с бельем и что делать, если гость сообщает о повреждении, — и снова отвечала на те же вопросы, когда старшая горничная брала выходной.
Что делает София сейчас: все процедуры отеля хранятся в Справочнике — «Стандарт подготовки номера», «Забытые вещи», «Сообщение о повреждении в номере». Когда Алина приходит в июне, София за одну минуту предоставляет ей доступ к категориям «Уборка номеров» и «Клининг»; цены поставщиков и кассовые операции на ресепшене остаются вне ее доступа. Затем она назначает Алине первые задачи с уже прикрепленными нужными инструкциями.
Что видит Алина: ее первая задача «Подготовить номера 201–210» открывается с инструкцией по подготовке номера в одно касание — каждый шаг, по порядку, с фотографиями. Если она не уверена, как укладывать декоративные подушки, она спрашивает в чате задачи вместо того, чтобы искать коллегу. К своей третьей смене Алина работает по тем же стандартам, что и сотрудники, проработавшие там годами, — а София вернула себе свою неделю.
Телефон Алины · первая смена
Подготовить номера 201–210
ЗадачиСтандарт подготовки номера
Что еще работает со Справочником?
Справочник — это не отдельный модуль; он интегрирован в то, как ваша команда ежедневно создает, назначает и выполняет работу.
Создавайте статьи из голоса, фотографий или файлов
Проговорите процедуру один раз или сфотографируйте ламинированный лист на стене — ИИ превратит это в чистую, структурированную статью Справочника, которую вам останется только просмотреть и опубликовать.
Прочитать руководствоПозвольте вашей команде задавать вопросы Справочнику
На тарифе Pro функция «Спросить ИИ» отвечает на вопросы сотрудников, используя только ваш собственный Справочник — так что на вопрос «как это сделать?» будет получен правильный ответ, даже когда менеджера нет на смене.
Прочитать руководствоЗнайте, кто что прочитал
Pro добавляет отслеживание прочтений: смотрите, какие сотрудники открывали какие процедуры, чтобы «мне никто не говорил» перестало быть отговоркой. Это естественным образом сочетается с ролями и разрешениями для полного контроля над тем, кто что видит и делает.
Какой тарифный план вам нужен для Справочника?
Вы можете создать полноценный Справочник на бесплатном тарифе — более высокие уровни добавляют возможности для роста и контроль над тем, кто что читает.
На бесплатном тарифе
Пишите статьи с помощью полнофункционального редактора и организуйте их по 14 готовым операционным категориям. Ваша учетная запись начинается с одноразовой 14-дневной пробной версии ИИ, так что вы можете создать свой первый Справочник голосом, фото или файлом. После пробного периода вы сохраняете все, что создали, и можете вручную увеличить количество статей до 50. Прикрепление до 5 руководств к каждой задаче и запросы сотрудников на руководства включены.
На Стартовом
Возможности для растущего бизнеса: до 300 статей в Справочнике, постоянное создание и улучшение с помощью ИИ, а также контроль доступа для каждого сотрудника — точно определяйте, какие категории может читать каждый человек.
Открывается на Про
Отсутствие ограничений по количеству статей, а также функции, превращающие Справочник в систему самообслуживания: «Спросить ИИ», чтобы сотрудники получали ответы из ваших собственных процедур, и отслеживание прочтений, чтобы вы знали, кто что на самом деле открыл.
Часто задаваемые вопросы
Быстрые ответы о создании и управлении Справочником вашей команды в Loopapa.
Доступен ли Справочник на бесплатном тарифе?
Что произойдет с моими статьями после окончания бесплатного пробного периода ИИ?
Могу ли я контролировать, какие сотрудники видят какие процедуры?
На каком языке написан Справочник?
Как прикрепить руководство из Справочника к задаче?
Перенесите ответы из голов людей
Создайте Справочник вашей команды в Loopapa — напишите его, наговорите или сфотографируйте, и дайте каждому сотруднику правильное руководство в рамках его задач.
Начать бесплатноКарта не требуется.