Создавайте задачи из текста или голоса

1. 1

   Напечатайте или произнесите

   Откройте новую задачу и либо напечатайте предложение, либо удерживайте микрофон и произнесите его вслух. Для более длинных записей проведите пальцем вверх, удерживая, чтобы заблокировать запись без рук, или проведите влево, чтобы отменить.

   Завтра утром пополнить бланки на стойке регистрации

   или

   0:04

   Проведите вверх, чтобы заблокировать Проведите влево, чтобы отменить
2. 2

   ИИ считывает это

   Помощник по задачам Loopapa превращает ваши слова в структурированные поля задачи — без лишних экранов, без ожидания, пока человек напечатает это.

   Чтение вашей задачи…

   Название · Исполнитель · Срок · Приоритет
3. 3

   Просмотр и сохранение

   Черновик открывается на обычном экране задачи со всеми заполненными полями. Отредактируйте все, что хотите, затем сохраните как любую другую задачу.

   Пополнить бланки на стойке регистрации

   Критический

   Завтра, 9:00 Мария

   Сохранить задачу

Как ИИ решает, кому назначить задачу?

Он определяет, описывает ли предложение одну работу, которую нужно выполнить, или правило, которому должны следовать все. В первом случае это становится задачей, которую может взять на себя любой человек; во втором — личной копией задачи для каждого члена команды.

Как ИИ определяет разницу

• Единый общий результат («открыть ставни», «сделать сегодняшний заказ») → Любой — одна копия задачи, любой может взять ее.
• Личное правило или привычка («все должны…», «весь персонал должен…») → Каждый — каждый получает свою копию.
• Имя («попросить Марию…») → назначается непосредственно этому человеку.
• «Я» или «мне» → назначается вам, человеку, создающему задачу.

В любом случае, выбор ИИ для назначения — это лишь отправная точка — переключение между одним человеком, всеми или пользовательской группой занимает одно касание на экране задачи, в точности как описано в Назначайте работу по-своему.

Как ИИ устанавливает сроки, напоминания и приоритеты?

ИИ преобразует временные фразы, такие как «к завтрашнему утру» или «до пятничной доставки», в фактический срок и время напоминания в календаре — никогда не в заголовок задачи. Таким образом, задача, созданная из фразы «завтра утром, пополнить бланки на стойке регистрации», в итоге будет называться просто Пополнить бланки на стойке регистрации, а дата и время будут находиться в отдельных полях:

Если ваше предложение описывает что-то повторяющееся — «каждый понедельник», «каждый день перед открытием» — ИИ устанавливает это как повторяющуюся задачу вместо одноразового срока, используя те же шаблоны, что описаны в Повторяющиеся и запланированные задачи.

На чем ИИ фокусируется при определении приоритета?

Каждая задача попадает в один из четырех уровней приоритета, основанных на классической Матрице Эйзенхауэра срочности и важности. ИИ настроен на надежное определение одного: является ли задача Критической — то есть достаточно срочной и важной, чтобы ее нельзя было отложить, например, утечка, проблема безопасности или «необходимо до проверки». Все остальное по умолчанию начинается как «Рутинное», а вы вручную настраиваете «Рутинное», «Возможность» или «Идея», исходя из того, как ваша команда определяет, что важно.

Что, если ИИ ошибется — или вы вообще не хотите его использовать?

ИИ всегда создает только черновик. Ничего не сохраняется, не планируется и не отправляется никому, пока вы не подтвердите это — а несколько деталей позволяют легко сделать это с первого взгляда или полностью пропустить.

Повторяющиеся задачи сопровождаются простым описанием на русском языке

Если ваше предложение описывает что-то повторяющееся — «в последний понедельник каждого месяца Мария и Даниил должны проводить генеральную уборку, даже в праздники» — ИИ настроит расписание для вас. Вам не нужно открывать настройки календаря, чтобы проверить, сработало ли это: то же самое простое описание появляется в задаче, на панели календаря и в шаблоне расписания, написанное одним предложением:

Та же формулировка отображается в 14-дневном календаре — так что любой, кто проверяет предстоящие события, может убедиться в правильности расписания, просто прочитав его, не углубляясь в настройки.

Если ИИ не может понять, что вы сказали

Фоновый шум, незаконченное предложение или что-то слишком расплывчатое — иногда ИИ не хватает данных для работы. В этом случае вы увидите короткое сообщение о том, что он не смог понять, и ничего не будет создано. Просто попробуйте еще раз, перефразируйте или заполните поля задачи самостоятельно — обычный экран задачи всегда доступен.

Ответы на языке вашей команды

На каком бы языке вы ни печатали или ни говорили, ИИ напишет задачу на языке вывода ИИ, установленном для вашего рабочего пространства — это полезно для команд, где человек, создающий задачи, и люди, выполняющие их, не говорят на одном родном языке. Вы можете изменить это в любое время в настройках рабочего пространства.

Не хотите, чтобы ИИ вообще участвовал?

ИИ можно полностью отключить. Когда он включен, кнопка задачи показывает небольшую искорку и открывает прямо описанный выше поток ввода или произнесения. Отключите его, и та же кнопка превратится в обычный «+» — она откроет пустую форму задачи, готовую для заполнения вручную.

На бесплатном тарифе ваши первые 14 дней включают полный ИИ — печатайте или говорите, как показано в этой статье. После этого, если вы все еще на бесплатном тарифе, кнопка автоматически переключается на «ИИ выключен»: задачи создаются обычным способом, путем ввода, и ничего из того, что вы уже настроили, не меняется. Тарифы Starter, Pro и Enterprise сохраняют ИИ включенным.

Вечер пятницы в отеле на 40 номеров

Время заселения, и на стойке регистрации толпятся гости. Елена, менеджер по работе с гостями, только что услышала, как один из них упомянул, что лифт возле ресепшена издает скрежещущий звук. У нее нет времени останавливаться и заполнять форму — поэтому она держит микрофон на своем телефоне в течение четырех секунд:

«Лифт у ресепшена издает скрежещущий звук — пусть техническая служба проверит его до сегодняшних заселений, это срочно».

Две секунды спустя черновик готов: критическая задача для технической службы, срок выполнения — до вечера, с установленным напоминанием, чтобы она не затерялась среди всего остального, что происходит на стойке.

Через полчаса обстановка успокаивается, и Елена показывает новому сотруднику стойки регистрации отель. Она хочет убедиться, что журнал найденных вещей проверяется каждое утро перед открытием тем, кто работает в утреннюю смену — поэтому она набирает это один раз:

«Каждое утро перед открытием весь персонал стойки регистрации должен проверять журнал найденных вещей».

ИИ распознает «весь персонал стойки регистрации должен» как личное правило, а не разовую задачу — поэтому он создает задачу «Каждый день», повторяющуюся ежедневно, с собственной копией для каждого члена команды стойки регистрации:

Два совершенно разных запроса — один срочный и разовый, другой рутинный и постоянный — обработаны за секунды, посреди напряженной смены, без необходимости отдельного совещания для «правильной настройки».

Как это вписывается в остальную часть Loopapa?

Создание задачи с помощью ИИ — это только начало: как только она создана, она ведет себя как любая другая задача. Вот куда стоит посмотреть дальше:

Какой тарифный план мне нужен для этого?

Создание задач — с ИИ или без — никогда не требует платного тарифа. Часть ИИ, описанная в этой статье (ввод текста или голоса, и ИИ составляет всю задачу), включена на ваши первые 14 дней, для каждого тарифа, включая бесплатный. После этого бесплатный тариф продолжает работать с ручным созданием задач, навсегда, в то время как Starter, Pro и Enterprise сохраняют ИИ включенным.

Хотите ИИ после 14-го дня? Starter (от €29/месяц) и Pro сохраняют его включенным для всех в вашей команде — без отдельного дополнения.

Часто задаваемые вопросы

Создание задач с помощью ИИ бесплатно?

Да — в течение первых 14 дней на любом тарифе, включая Бесплатный, вы можете напечатать или произнести задачу, и ИИ заполнит остальное. После 14-го дня бесплатные аккаунты продолжают создавать задачи вручную без затрат; тарифы Starter и Pro сохраняют ИИ включенным постоянно.

Могу ли я говорить на одном языке, а моя команда будет видеть задачу на другом?

Да. На каком бы языке вы ни печатали или говорили, ИИ записывает задачу на языке вывода ИИ, установленном для вашего рабочего пространства, поэтому человеку, создающему задачу, и людям, выполняющим ее, не нужно говорить на одном языке.

Как ИИ решает, назначить задачу одному человеку или всем?

Он прислушивается к типу запроса. Единая общая задача («открыть ставни») становится задачей «Любой», которую может взять один человек; личное правило («каждый должен носить свою униформу») становится задачей «Каждый», с собственной копией для каждого члена команды.

ИИ помечает каждую задачу как срочную?

Нет. ИИ настроен на надежное обозначение задач, которые действительно являются Критическими — срочными и важными. Все остальное начинается как Рутинное, и вы вручную корректируете Рутинное, Возможность или Идея в зависимости от того, как ваша команда определяет приоритет.

Что произойдет, если ИИ неправильно поймет задачу или меня?

Ничего не сохраняется автоматически — каждый черновик ИИ открывается на обычном экране задачи для вашего предварительного просмотра и редактирования. Если ИИ не сможет понять, что вы сказали, вы увидите короткое сообщение и сможете перефразировать или заполнить задачу вручную.

Могу ли я отключить ИИ и создавать задачи вручную?

Да, в любое время. Когда ИИ включен, кнопка задачи показывает небольшую искорку и открывает поток ввода или речи; отключите его, и та же кнопка откроет пустую форму задачи. Создание задач вручную не имеет ограничений по времени на любом тарифе.