Pasikartojančios ir suplanuotos užduotys: automatizuokite rutiną

Kiekvieną pamainą atliekamas tas pats trumpas darbų sąrašas. Kiekvieną rytą patalpos atidaromos taip pat. Registruojami tie patys patikrinimai. Giluminis valymas atliekamas kas savaitę, atsargų inventorizacija – kas mėnesį. Nėra nieko sudėtingo – sunkiausia yra nuolat prisiminti sukurti kiekvieną užduotį, ją priskirti ir stebėti vykdymą. Praleidus priminimą vieną kartą, užduotis tyliai pasimiršta.

Suplanuotos užduotys nuima šį prisiminimo rūpestį nuo jūsų pečių. Užduotį sukuriate vieną kartą – kasdien, nustatytomis savaitės dienomis, kas mėnesį arba jūsų nustatytu intervalu – ir „Loopapa“ pati įkelia naują kopiją į tinkamą sąrašą tinkamu ryto metu. Šiame vadove aprašoma, kaip veikia pasikartojančios ir vienkartinės suplanuotos užduotys, kaip jos atsižvelgia į jūsų nedarbo dienas ir darbo pradžios laiką, ir kas įeina į kiekvieną planą.

Kas yra suplanuotos užduotys „Loopapa“?

Suplanuotos užduotys – tai vieta, kurioje nustatote bet kokią užduotį, kuri turėtų atsirasti pati, o ne būti kuriama rankiniu būdu kiekvieną kartą. Ją sukuriate vieną kartą, pasirenkate, kada ji turėtų būti vykdoma, ir „Loopapa“ automatiškai įtraukia ją į jūsų komandos dienos sąrašą – kiekvieną dieną, kai ji turi būti atlikta. Yra dviejų rūšių, pateikiamos dviejuose skirtukuose: Periodinės – viskam, kas kartojasi, ir Vienkartinės – vienkartinei užduočiai ateityje.

Už kiekvienos suplanuotos užduoties slypi vienas išsaugotas nustatymas – šablonas. Jūsų komanda niekada nemato to šablono; jie mato naują, įprastą užduotį savo sąraše kiekvieną dieną, kai ji turi būti atlikta, paruoštą atidaryti, atlikti ir pažymėti kaip atliktą. Redaguojant šabloną, keičiasi tik būsimos kopijos – jau atliktos lieka lygiai tokios, kokios buvo, kaip jūsų įrašas.

Kaip „Loopapa“ kasdien sukuria suplanuotas užduotis?

Kartą per dieną, jūsų nustatytu pradžios laiku, „Loopapa“ peržiūri visus išsaugotus tvarkaraščius ir sukuria tos dienos užduotis. Ji veikia jūsų laiko juostoje, sukuria po vieną užduotį kiekvienam tvarkaraščiui, kurį reikia atlikti, ir niekada nedubliuoja. Kai jūsų komanda pradeda darbą, sąrašas jau yra – priskirtas, su nustatytais terminais ir priminimais.

1. 1

   Nustatykite tvarkaraštį vieną kartą

   Parašykite užduotį, pasirinkite, kam ji skirta, ir nustatykite jos ritmą – kasdien, nustatytomis savaitės dienomis, kas mėnesį arba jūsų pasirinktu intervalu. Šis išsaugotas nustatymas yra pagrindas.

2. 2

   Ji paleidžiama jūsų dienos pradžioje

   Valandą, kai prasideda jūsų darbo diena, „Loopapa“ patikrina kiekvieną išsaugotą tvarkaraštį pagal šiandieną – ar jį reikia atlikti, ar tai yra darbo diena, ir ar jis jau buvo paleistas?

3. 3

   Kiekviena atliktina užduotis atsiranda sąraše

   Kiekvienas įvykdytas tvarkaraštis tampa nauja užduotimi jūsų komandos sąraše – vieną kartą, be dublikatų – paruošta atidaryti, atlikti ir pažymėti kaip atliktą.

Kokius pasikartojimo šablonus galite nustatyti?

Pasikartojanti užduotis gali būti vykdoma tokiu ritmu, kokio reikalauja darbas. Pasirinkite tinkamą formą, nustatykite pradžios datą ir pridėkite pabaigos datą tik tuo atveju, jei užduotis neturėtų vykti nuolat. „Loopapa“ jūsų pasirinkimą paverčia paprastu aprašymu, kad nekiltų abejonių, kada ji bus vykdoma.

• Kasdien – vykdoma vieną kartą per dieną. Skirta atidarymo ir uždarymo rutinoms.
• Kas savaitę – vykdoma jūsų pasirinktomis savaitės dienomis, pavyzdžiui, pirmadienį, trečiadienį ir penktadienį.
• Kas mėnesį – lanksčiausia. Nustatykite pagal datą – vieną ar kelias dienas iš karto, pavyzdžiui, 1-ąją, 15-ąją ir paskutinę dieną (kuri visada patenka į tikrąją mėnesio pabaigą, nuo 28 iki 31 dienos) – arba pagal poziciją, pavyzdžiui, pirmąjį ir trečiąjį pirmadienį, arba paskutinį penktadienį.
• Pasirinktinis intervalas – vykdoma kas kelias dienas ar savaites (kas 3 dienas, kas 2 savaites), skaičiuojant nuo pradžios datos.
• Kas metus – vykdoma vieną kartą per metus, jūsų nustatytą datą arba pagal poziciją, pavyzdžiui, pirmąjį gruodžio pirmadienį. Skirta metiniams darbams: licencijos atnaujinimui, metiniam saugos auditui, komandos nario darbo metinėms.

Vienas mėnesio grafikas gali apimti kelias datas ar pozicijas vienu metu, todėl viena užduotis apima šablonus, kurių negali apimti paprastas priminimas – nereikia kurti trijų atskirų užduočių 1-ajai, 15-ajai ir mėnesio pabaigai.

Ir jums nereikia viso to sudarinėti rankiniu būdu. Apibūdinkite užduotį taip, kaip pasakytumėte kolegai – „Loopapa“ dirbtinis intelektas perskaito laiką ir nustato grafiką už jus. Užtenka pasakyti „Kiekvieną pirmadienio rytą kruopščiai išvalykite SPA“: jis parenka savaitės šabloną, dieną ir priminimą, tada išsaugo jį kaip grafiką. Jūs tiesiog pasakote arba įvedate užduotį, tada patvirtinate.

Kaip tai atrodo viešbutyje

Įsivaizduokite viešbutį. Tas pats darbas kartojasi visiems žinomu ritmu: kambarių tvarkymas kiekvieną rytą atidaro kiekvieną aukštą, SPA centras kruopščiai valomas kiekvieną pirmadienį, gesintuvai tikrinami pirmąjį mėnesio pirmadienį, visas inventorius suskaičiuojamas paskutinę dieną, o kartą per metus komanda švenčia kolegos darbo metines. Nė vienas iš šių darbų neturėtų priklausyti nuo to, ar kas nors prisimins užrašyti užduotį.

Taigi, operacijų vadovas kiekvieną užduotį nustato vieną kartą ir priskiria ją tinkamai komandai. Nuo tada kiekvieną rytą dienos darbai jau laukia kiekvieno asmens sąraše – kambarių tvarkymo atidarymo patikros, kruopštus valymas pirmadienį, saugos patikra pirmąjį pirmadienį, inventorizacija mėnesio pabaigoje. Niekas jų nekuria; žmonės tiesiog jas atlieka.

Net ir metinės pasirūpina savimi. Vieną kartą nustačius kaip kasmetinę užduotį, ji pasirodo tinkamu ryto metu – tad gestas niekada nepasimeta įtemptos savaitės sūkuryje.

Kaip suplanuotos užduotys dera su likusia „Loopapa“ sistema

Kadangi kiekviena suplanuota užduotis sąraše atsiranda kaip įprasta, ji veikia su visomis kitomis „Loopapa“ funkcijomis – tais pačiais statusais, pokalbiais, priminimais. Štai kur viskas susijungia.

Kiek suplanuotų užduočių gali vykdyti kiekvienas planas?

Tvarkaraščių kūrimas yra neribotas kiekviename plane, įskaitant nemokamą – sukurkite tiek pasikartojančių ir vienkartinių užduočių, kiek reikia jūsų veiklai. Jūsų planas nustato, kiek iš jų iš tikrųjų vykdoma per vieną dieną.

Užduočių vykdymas dienomis, kai esate uždaryti, atrakinamas nuo „Starter“ plano. Vienkartinė užduotis yra išimtis bet kuriuo atveju – ji visada vykdoma tiksliai jūsų pasirinktą datą, net ir uždarymo dieną, kiekviename plane, įskaitant nemokamą.

Dažnai užduodami klausimai