Paskirkite darbus savaip: visiems, bet kam arba tik man

Sukurkite užduotį, priskirkite ją visiems pamainoje dirbantiems darbuotojams ir tęskite darbus. Po kelių valandų vestibiulyje vis dar nedega šviesos, šiukšliadėžės pilnos, ir niekas negali pasakyti kodėl – kiekvienas darbuotojas manė, kad tuo pasirūpins kas nors kitas. Užduotis buvo išsiųsta. Tačiau ji nebuvo priskirta konkrečiam asmeniui.

Tai ne drausmės, o priskyrimo problema. „Visi“ nėra tas pats, kas „kažkas“, o dauguma užduočių įrankių siūlo tik vieną tarpinį variantą – pasirinkti vieną vardą ir tikėtis, kad tas asmuo tą dieną dirba. „Loopapa“ siūlo tris skirtingus būdus perduoti darbus, kiekvienas pritaikytas skirtingai realiai situacijai:Visiems(bendra užduotis, kurią kiekvienas asmuo atlieka savarankiškai),Bet kam(viena atvira užduotis, kurią prisiima pirmas laisvas asmuo), irTik man(darbas, kurį administratorius pasilieka sau). Skirtumas nėra tik kosmetinis – kiekvienas režimas keičia, kas yra atsakingas, ką darbuotojai mato savo ekrane ir ką galite patikrinti vėliau.

Kodėl užduoties siuntimas „visiems“ kartais reiškia, kad jos niekas neatlieka?

Nes užduotis be konkretaus savininko neturi asmens, kuris galėtų ją sekti. Jei penki žmonės mato tą patį elementą be individualaus įrašo, kas ką padarė, kiekvienas gali pagrįstai manyti, kad tuo pasirūpinta – o jūs neturite galimybės vėliau patikrinti, kas iš tikrųjų veikė. Sprendimas – ne labiau priekaištauti žmonėms. Reikia, kad pati sistema sektų atsakomybę: arba kiekvienas gauna savo kopiją ir savo žymimąjį langelį, arba užduotis priklauso lygiai vienam asmeniui nuo to momento, kai jis ją prisiima.

Būtent tai ir daro trys toliau aprašyti priskyrimo režimai. Kasdienis patikrinimas, kurį turi atlikti kiekvienas darbuotojas, pavyzdžiui, uniformos ar įrangos patikra, geriausiai veikia kaipVisiems, kad galėtumėte tiksliai matyti, kas atliko savo dalį, o kas ne. Vienkartinis darbas, kuriam tikrai nesvarbu, kas jį atliks, svarbu tik, kad jis būtų atliktas – pavyzdžiui, įjungti šviesas vestibiulyje atidarymo metu – geriausiai veikia kaipBet kam, kad pirmas laisvas asmuo jį užfiksuotų. O viskas, už ką esate asmeniškai atsakingas, lieka kaipTik man, kad niekada nepasimestų bendrame sąraše.

Kaip „Visiems“ užtikrina, kad kiekvienas asmuo iš tikrųjų atliktų savo dalį?

Kai priskiriate užduotįVisiems, „Loopapa“ nesiunčia vieno bendro elemento grupei – ji kiekvienam priskirtam asmeniui suteikia jo asmeninę kopiją su jo būsena. Kai vienas asmuo pažymi savo dalį kaip atliktą, tai neturi įtakos niekieno kito kopijai. Yra vienas bendras užduoties pavadinimas ir vienas bendras pokalbis, tačiau po juo esanti eiga sekama kiekvienam asmeniui atskirai.

Kai tik darbuotojas, pradėjęs darbą, atidaro užduotį, jo kopija pereina iš būsenos „Atlikti“ į „Atliekama“ – o bendrame pokalbyje pasirodo trumpa sistemos eilutė, kad likusi komandos dalis matytų, kas jau dirba. Štai kaip atrodo vadovo vaizdas vakarinės pamainos metu, kai trys darbuotojai dirba su savo kopijomis:

Būdami vadovu, jums nereikia klausinėti, kad sužinotumėte, kokia yra padėtis – aukščiau esantis komandos būsenos vaizdas yra integruotas į užduotį ir atnaujinamas gyvai, kai kiekvienas asmuo prisijungia ir atlieka savo dalį. Kai kas nors pažymi savo dalį kaip atliktą, ji užrakinama: jie negali jos netyčia vėl atidaryti, tiesiog peržiūrėdami užduotį. O pati užduotis pereina į būseną „Atlikta“ – jums, ataskaitose, visur – tik tada, kaikiekvienaspriskirtas asmuo pasiekia būseną „Atlikta“.

Kaip veikia „Bet kas“, kai tikrai nesvarbu, kas tai padarys?

Kai kurioms užduotims nereikia priskirto vardo – joms reikia termino ir rezultato. Vestibiulio šviesos turi būti įjungtos iki 7:00 val. ryto. Šiukšliadėžės turi būti išneštos prieš atvykstant sunkvežimiui. Nesvarbu, kuris darbuotojas tai padarys, svarbu tik tai, kad kažkas tai padarytų laiku.Bet kasyra sukurta būtent tam: jūs pasirenkate, kurie darbuotojai gali atlikti užduotį, ir pirmasis iš jų, kuris imasi veiksmų, ją užrakina sau.

Štai dalis, dėl kurios tai veikia praktiškai: darbuotojai nemato etiketės, sakančios „tai yra „Bet kas“ užduotis, laukianti, kol kas nors ją paims“. Jie tiesiog mato ją kaip įprastą užduotį savo sąraše. Jei darbuotojas yra prisijungęs ir ją atidaro, „Loopapa“ tyliai priskiria tą užduotį jam tuo pačiu metu – ji pereina į būseną „Vykdoma“ ir dingsta iš kitų galimų darbuotojų sąrašų. Jei jie nėra prisijungę, užduoties atidarymas nieko nedaro; jie turi būti pamainoje, kad galėtų ją prisiimti.

Kadangi norint prisiimti užduotį reikia būti prisijungus, „Bet kas“ užduotį gali paimti tik tie darbuotojai, kurie iš tikrųjų yra vietoje ir dirba – tai natūraliai apriboja „tinkamų asmenų grupę“ iki tų, kurie yra vietoje, jums nereikia iš naujo tikrinti tvarkaraščio. Kai kurie vadovai tai paverčia mažomis varžybomis: fiksuotas greitų atidarymo ar uždarymo darbų sąrašas, priskirtas kaip „Bet kas“, pirmasis atėjęs pasiima lengvas pergales. Tai yra būdas naudoti funkciją, o ne „Loopapa“ nustatymas, kurį jums sukonfigūruoja – bet tai gerai veikia, nes pats prisiėmimas yra momentinis ir matomas.

Kam reikalingas režimas „Tik man“, jei darbuotojai vis tiek jo nemato?

Tik manyra trečiasis ir paprasčiausias režimas: užduotis priklauso jums, administratoriui, ir tik jums. Pasirinkus „Man“ automatiškai išvalomi visi darbuotojų ar „visų“ priskyrimai – „Loopapa“ juos laiko atskirai, kad užduotis niekada nebūtų pusiau jūsų, pusiau komandos. Darbuotojo ekrane niekas nerodoma ir nereikia komandos būsenos, nes komanda nedalyvauja.

Praktiškai tai paverčia jūsų užduočių sąrašą asmeniniu planuokliu, kuris veikia tuo pačiu principu kaip ir visa kita – pasikartojantys grafikai, terminai, priminimų laikai ir pranešimai. Keletas dalykų, kuriuos savininkai čia iš tiesų įtraukia: pasikartojantis priminimas pateikti PVM deklaraciją ar sumokėti ketvirčio mokesčius, kasmetinis priminimas atnaujinti tiekėjo sutartį, asmeninis priminimas apie šeimos nario gimtadienį, kuris išpuola per įtemptą savaitę, arba kelių etapų užduotis, pvz., „peržiūrėti kito mėnesio darbuotojų grafiką“, apie kurią norite gauti priminimą kelios dienos iš anksto. Tai nėra operaciniai darbai komandai – tiesiog naudinga turėti vieną vietą, kuri jums primintų pagal grafiką, neapkraunant niekieno kito sąrašo.

Galite jas sukurti taip pat, kaip ir bet kurią kitą užduotį – įveskite tekstą arba tiesiog pasakykite garsiai, ir dirbtinis intelektas pavers tai užduotimi su siūlomu pavadinimu, terminu ir priminimu. Jei pasakysite „primink man kasmet atnaujinti tiekėjo sutartį“, DI supras, kad tai skirta jums, ir nustatys kaip „Man“, o ne kaip komandos užduotį.

Kurį priskyrimo režimą turėtumėte pasirinkti?

Greitas būdas apsispręsti: paklauskite, kas atsakingas už rezultatą. Jei atviras atsakymas yra „kiekvienas asmeniškai“, naudokite „Visiems“. Jei „kas pirmas laisvas“, naudokite „Bet kuriam“. Jei „tik aš“, naudokite „Tik man“. Štai kaip šie trys režimai atrodo palyginus.

Ar kiekvieną kartą turiu pasirinkti priskyrimo režimą?

Nebūtinai. Kai sukuriate užduotį įvesdami tekstą arba balsu, „Loopapa“ DI perskaito, ką pasakėte, ir pasiūlo ne tik pavadinimą, prioritetą ir terminą, bet ir kam ji skirta. Pasakykite „primink man sumokėti valymo įmonei 1 dieną“ ir DI nustatys ją kaip „Tik man“. Pasakykite „visi turi patikrinti savo darbo vietą prieš uždarymą“ ir ji sukurs „Visiems“ užduotį jūsų darbuotojams. Pasiūlymą visada galite pakeisti prieš išsaugodami – DI suteikia jums atspirties tašką, o ne galutinį sprendimą.

Kaip tai atrodo realios pamainos metu?

Įsivaizduokite vidutinio dydžio viešbutį vakarinės pamainos metu: registratūra, kambarių tvarkymo skyrius ir nedidelė baro komanda. Toje pačioje užduočių lentoje naudojami visi trys priskyrimo režimai – vienas šalia kito, dėl skirtingų priežasčių.

Ta pati lenta, ta pati programėlė – bet kiekviena užduotis turi tinkamą atsakomybės lygį pagal savo pobūdį.

Kaip tai susiję su lankomumu ir vadovu?

Priskyrimo režimas nustato,kaskam priklauso užduotis, – tačiau du kiti „Loopapa“ elementai nustato,kadakas nors gali ją vykdyti irkaipjie žino, ką daryti. Darbuotojai gali perkelti užduotį į būseną „Vykdoma“ tik tada, kai yra prisiregistravę darbo laiko apskaitos sistemoje, būtent todėl užduotį „Bet kam“ prisiima tas, kas iš tikrųjų yra darbo vietoje, o ne tas, kas atsitiktinai atidaro programėlę iš namų.Sužinokite, kaip veikia lankomumas.

Ir kai kas nors tampa atsakingas už užduotį – ar tai būtų jo paties „Visiems“ užduoties kopija, ar prisiimta „Bet kam“ užduotis – jam dažnai reikia žinoti „kaip“, o ne tik „ką“. Prie bet kurios užduoties galima pridėti vadovo straipsnį, todėl tikslūs veiksmai (kaip patikrinti uniformą, kaip papildyti kavos aparatą) yra pasiekiami vienu paspaudimu nuo pačios užduoties.Skaitykite vadovo gidą.

Šis derinys sprendžia gerai žinomą grupinio darbo problemą: kai atsakomybė už rezultatą paskirstoma grupei be individualaus atsakingo asmens, žmonės linkę manyti, kad veiks kažkas kitas – tai modelis,kurį tyrėjai vadina atsakomybės išsklaidymu, kuris dar labiau išryškėja didėjant grupei. Projektų valdymo tyrimai rodo tą patį:komandos su aiškiai apibrėžta atsakomybe už užduotisProjektų valdymo instituto duomenimis, maždaug 40 % dažniau pasiekia savo tikslus nei komandos be jo. „Visiems“, „Bet kam“ ir „Tik man“ yra trys skirtingi būdai, kaip užduočiai suteikti vieną aiškų atsakingą asmenį – net kai tas asmuo yra „kiekvienas individualiai“.

Kurio plano man tam reikia?

Visi trys priskyrimo režimai – „Visiems“, „Bet kuriam“ ir „Tik man“ – yra nemokamo plano dalis, kartu su komandos būsena, sistemos pokalbių atnaujinimais ir DI priskyrimo pasiūlymais. Čia nėra nieko, ką reikėtų atrakinti; tai yra pagrindinė „Loopapa“ užduočių veikimo dalis nuo pat pirmos dienos.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar galiu priskirti vieną užduotį keliems žmonėms, neskaidant jos į atskiras kopijas kiekvienam?

Taip – tai yra „Bet kuriam“ režimas. Pasirinkite tinkamus darbuotojus, ir tas, kuris pirmas imsis veiksmų, atliks užduotį visai grupei. Užduotis tampa individualiomis kopijomis tik tada, jei vietoj to pasirenkate „Visiems“.

Kas nutinka, jei niekas neprisiima „Bet kuriam“ užduoties iki jos termino pabaigos?

Ji lieka sąraše „Atlikti“ ir, pasibaigus terminui, nusidažo raudonai kaip vėluojanti – matoma jums tiesioginės informacijos skydelio „Atlikti“ skaitiklyje. Niekas nėra paslepiama ar automatiškai užbaigiama; matysite ją ten, kol kas nors ją prisiims arba įsikišite jūs.

Ar darbuotojai gali matyti, kad užduotis nustatyta kaip „Bet kuriam“, arba kas dar galėtų ją atlikti?

Ne. Darbuotojai tiesiog mato užduotį savo sąraše kaip ir bet kurią kitą. Priskyrimo informacija ir komandos būsena matoma tik administratoriams ir vadovams – darbuotojams nereikia žinoti mechanikos, kad suprastų, ką daryti.

Ar galiu pakeisti užduoties priskyrimo režimą po to, kai ją jau sukūriau?

Taip. Kaip administratorius, galite redaguoti, kam priskirta užduotis, taip pat, kaip ją ir nustatėte – vienkartinėms užduotims tiesiogiai, o pasikartojantiems šablonams pakeitimai bus taikomi būsimoms užduotims.

Ar „Loopapa“ DI parenka priskyrimo režimą už mane?

Kai kuriate užduotį rašydami ar sakydami, DI pasiūlo priskyrimo režimą atsižvelgdamas į jūsų formuluotę – pavyzdžiui, „priminti man“ tampa „Tik man“, o „visi turi“ tampa „Visiems“. Prieš išsaugodami visada galite peržiūrėti ir pakeisti.

Ar yra apribojimas, kiek darbuotojų galiu įtraukti į „Visiems“ arba „Bet kuriam“ užduotį?

Atskiro apribojimo nėra – galite įtraukti bet kokį savo darbuotojų derinį. Vienintelis apribojimas yra jūsų plano bendras darbuotojų paskyrų skaičius: iki 3 nemokamame plane, neribotai „Starter“ ir aukštesniuose planuose.