Sukurkite savo komandos žinių bazę: Vikis
Paverskite išsibarsčiusias žinias komandos žinynu: rašykite ar įrašykite procedūras, kontroliuokite, kas ką mato, ir pridėkite gaires prie užduočių „Loopapa“ programėlėje.
Kiek jūsų verslo informacijos egzistuoja tik kažkieno galvoje?
Daugumoje įmonių – gerokai daugiau, nei kas nors pripažįsta. Vienas asmuo žino, kaip parengti dienos pabaigos ataskaitą. Kitas žino tiekėjo telefono numerį, espreso kavos aparato valymo tvarką arba ką daryti, kai klientas prašo grąžinti pinigus. Kol tie žmonės dirba, viskas veikia. Tą dieną, kai jie išeina, atostogauja arba išeina visam laikui, tie patys klausimai vėl pradeda kristi ant vadovo pečių.
Nuolatinis klausinėjimas turi apčiuopiamą kainą. „McKinsey Global Institute“ tyrimas parodė, kad darbuotojai praleidžia beveik penktadalį savo darbo savaitės – beveik visą dieną – ieškodami vidinės informacijos arba ieškodami kolegos, kuris galėtų padėti. Mažai komandai tai yra didelis apmokamo laiko kiekis, praleistas klausinėjant, o ne dirbant.
Šis straipsnis parodo, kaip tai išspręsti naudojant „Loopapa“ integruotą žinių bazę – žinyną. Sužinosite, kaip rašyti procedūras, kurias jūsų komanda tikrai ras, suskirstyti jas į kategorijas, tiksliai kontroliuoti, kas ką gali skaityti, ir pridėti tinkamą vadovą prie bet kurios jūsų paskirtos užduoties – kad atsakymas būtų programėlėje, o ne kažkieno galvoje.
Vadovas · šiandien
Kaip vėl tvarkome grąžinimus?
Kur yra tiekėjų kontaktų sąrašas?
Kas įeina į uždarymo kontrolinį sąrašą?
Žinynas · Grąžinimai ir keitimai
Žingsnis po žingsnio procedūra · matoma visiems darbuotojams
Kas yra Žinynas „Loopapa“ programėlėje?
Žinynas yra „Loopapa“ integruota žinių bazė – vieta jūsų darbo erdvėje, kurioje kiekviena procedūra, politika ir instrukcija yra saugoma kaip struktūrizuotas straipsnis. Užuot laikę segtuvą sandėliuke ar bendrinamą aplanką, kurio niekas neatidaro, jūsų procedūros yra toje pačioje programėlėje, kurią jūsų komanda jau naudoja kasdienėms užduotims ir pamainoms – telefone, kuris jau yra jų kišenėje.
Kiekvienas straipsnis yra tinkamas dokumentas, o ne lipnus lapelis. Integruotas redaktorius palaiko antraštes, numeruotus žingsnius, sąrašus, paryškintą tekstą ir mediją, todėl valymo rutina ar grąžinimo politika visada skaitoma vienodai, kiekvienam darbuotojui. Straipsniai suskirstyti į kategorijas, pažymėti paieškai ir pažymėti kaip juodraštis arba paskelbti – jūs nusprendžiate, kada procedūra yra paruošta komandai peržiūrėti.
Galite rašyti straipsnius ranka arba visiškai praleisti rašymą: įrašykite savo balsą, nufotografuokite esamą dokumentą arba įkelkite failą, o „Loopapa“ dirbtinis intelektas pavers jį rašytine procedūra už jus. Pirmojo Žinyno sukūrimas užtrunka valandas, o ne savaites – o straipsnių kūrimas galimas su visais planais, įskaitant nemokamą.
Žinynas · naujas straipsnis
Espreso kavos aparatas – kasdienis valymas
Kaip sukurti žinyno straipsnį?
Atlikite keturis trumpus žingsnius, naudodami bet kurį telefoną ar kompiuterį. Administratoriai gali kurti straipsnius iškart, o visas procesas užtrunka vos kelias minutes vienai procedūrai.
-
1
Atidarykite žinyną ir pradėkite naują straipsnį
Iš savo prietaisų skydelio atidarykite žinyną ir bakstelėkite pliuso mygtuką. Atsidarys tuščias straipsnis su pavadinimo lauku ir išsamiu teksto redaktoriumi.
-
2
Parašykite procedūrą – arba leiskite tai padaryti dirbtiniam intelektui
Įveskite veiksmus su antraštėmis, sąrašais ir paryškintu tekstu, arba įrašykite savo balsą, nufotografuokite ar įkelkite failą ir leiskite dirbtiniam intelektui parengti straipsnį už jus. Visada peržiūrite ir redaguojate prieš publikuodami.
-
3
Pasirinkite kategorijas
Priskirkite straipsnį vienai ar kelioms kategorijoms. „Loopapa“ turi 14 paruoštų operacinių kategorijų, apimančių daugumos įmonių kasdienes procedūras, kad jūsų žinynas nuo pat pirmos dienos turėtų aiškią struktūrą.
-
4
Publikuokite, kai bus paruošta
Laikykite straipsnį juodraščiu, kol jį tobulinsite, tada publikuokite. Kai tik jis bus publikuotas, jis atsiras žinyne kiekvieno komandos nario telefone – jokių spausdinimų, jokių el. pašto priedų.
Nuo idėjos iki publikavimo
Naujas straipsnis
Pavadinimas + tuščias redaktorius
Rašykite arba įrašykite
Įveskite, arba balsu / nuotrauka / failu → DI
Kategorijos
14 paruoštų kategorijų
Publikuota
Pasiekiama kiekvieno komandos nario telefone
Kaip palaikyti procedūros aktualumą?
Tobulinant po truputį – nieko neperrašant. Procedūros keičiasi: pasikeičia tiekėjas, pakeičiama mašina, koks nors žingsnis tampa neaiškus. „Loopapa“ programėlėje atidarote straipsnį ir siunčiate patobulinimą taip pat, kaip siųstumėte žinutę: trumpą balso įrašą, teksto eilutę, nuotrauką ar dokumentą. Dirbtinis intelektas sujungia jūsų įvestį su esama procedūra, o jūs peržiūrite atnaujintą tekstą prieš jam tampant viešu.
Dirbtinis intelektas atsako DI pasiūlymų juostoje virš straipsnio – ta kalba, kurią naudojote. Jei atsiunčiate nuotrauką ar dokumentą, kuris neturi nieko bendra su procedūra, jis jums tai pasako iškart, ta pačia kalba, kuria kalbėjote, užuot tyliai teršęs jūsų straipsnį nesusijusiu turiniu.
Jūsų pokalbio kalba ir jūsų Žinyno kalba yra du skirtingi dalykai. Su DI galite kalbėti bet kokia norima kalba, tačiau straipsniai visada rašomi Žinyno kalba, nustatyta administratoriaus nustatymuose – taip visa žinių bazė išlieka nuosekli, net ir komandoje, kurioje visi kalba skirtingomis kalbomis.
Esamo straipsnio tobulinimas
DI pasiūlymas
Pridėtas 5 žingsnis: po nukalkinimo paleiskite ciklą tik su vandeniu.
Espreso kavos aparatas – kasdienis valymas
Kas ką mato Žinyne?
Tiksliai tie, kam nuspręsite leisti. Nuo „Starter“ plano prieiga valdoma kiekvienam darbuotojui ir kiekvienai kategorijai: salės personalas mato aptarnavimo procedūras, virtuvė – paruošimo ir valymo instrukcijas, o tiekėjų kainos ar administracinės procedūros lieka tiems, kam jų reikia. Darbuotojas, neturintis prieigos prie kategorijos, nemato užrakinto failo – tie straipsniai jam tiesiog neegzistuoja.
Žinynas taip pat keliauja kartu su darbu. Kai sukuriate užduotį, prie jos galite pridėti iki penkių Žinyno straipsnių – tai galioja visiems planams, įskaitant nemokamą. Užduotį vykdantis asmuo atidaro užduotį ir instrukcija yra čia pat. O jei užduotis dar neturi instrukcijos, darbuotojai gali jos paprašyti pačioje užduotyje; prašymas pasiekia vadovą kaip ataskaita, todėl trūkstamos procedūros iškyla į paviršių pačios.
Prieiga ir užduotys taip pat veikia kartu. Jei priskiriate užduotį su pridėta instrukcija asmeniui, kuris negali pasiekti tos kategorijos, „Loopapa“ jus įspėja tą pačią akimirką – prieš išsaugant užduotį. Galite suteikti prieigą prie kategorijos vienu paspaudimu, atidaryti prieigos meniu ilgai paspaudę Žinyno mygtuką arba vėliau redaguoti leidimus darbuotojo profilyje. Niekas niekada neatidaro užduoties ir neranda trūkstamų instrukcijų.
Nauja užduotis · priskyrimas
Kruopščiai išvalyti espresso aparatą
Maja neturi prieigos prie Valymo ir sanitarijos instrukcijų.
Prieiga suteikta · užduotis priskirta Majai
Tikras pavyzdys: sezoninio personalo apmokymas viešbutyje
Viešbutis „Linden Park“ kiekvieną vasarą priima dvi sezonines kambarinės. Anksčiau apmokymai vadybininkei Sofijai atimdavo beveik visą savaitę: ji kiekvienam naujam darbuotojui aiškindavo, kaip paruošti kambarius, tvarkyti patalynę ir ką daryti, kai svečias praneša apie žalą – ir vėl atsakydavo į tuos pačius klausimus, kai vyriausioji kambarinė turėdavo laisvą dieną.
Ką Sofija daro dabar: viešbučio procedūros yra Žinyne – „Kambarių paruošimo standartas“, „Pamesti ir rasti daiktai“, „Pranešimas apie žalą kambaryje“. Kai Alina prisijungia birželį, Sofija per minutę suteikia jai prieigą prie „Kambarių tvarkymo“ ir „Valymo“ kategorijų; tiekėjų kainos ir registratūros grynųjų pinigų tvarkymo procedūros jai lieka nematomos. Tada ji priskiria Alinai pirmąsias užduotis su jau pridėtais reikiamais vadovais.
Ką mato Alina: jos pirmoji užduotis „Paruošti kambarius 201–210“ atsidaro su kambarių paruošimo vadovu, pasiekiamu vienu paspaudimu – kiekvienas žingsnis, nuosekliai, su nuotraukomis. Kai ji nežino, kaip sudėti dekoratyvines pagalves, ji paklausia užduoties pokalbyje, užuot ieškojusi kolegos. Jau po trečios pamainos Alina dirba pagal tuos pačius standartus kaip ir ilgametę patirtį turintys darbuotojai – o Sofija atgauna savo savaitę.
Alinos telefonas · pirmoji pamaina
Paruošti kambarius 201–210
AtliktiKambarių paruošimo standartas
Kas dar veikia su Žinynu?
Žinynas nėra atskiras modulis – jis susijęs su tuo, kaip jūsų komanda kasdien kuria, priskiria ir atlieka darbus.
Kurkite straipsnius iš balso, nuotraukų ar failų
Vieną kartą papasakokite apie procedūrą arba nufotografuokite laminuotą lapą ant sienos – dirbtinis intelektas pavers jį tvarkingu, struktūrizuotu Žinyno straipsniu, kurį tereikės peržiūrėti ir paskelbti.
Skaityti instrukcijąLeiskite savo komandai užduoti klausimą Žinynui
Su „Pro“ planu „Ask AI“ atsako į darbuotojų klausimus naudodamas tik jūsų Žinyną – todėl į klausimą „kaip tai padaryti?“ gaunamas teisingas atsakymas net tada, kai vadovas nedirba.
Skaityti instrukcijąŽinokite, kas ką perskaitė
„Pro“ planas prideda skaitymo stebėjimą: matykite, kurie darbuotojai atidarė kokias procedūras, todėl „niekas man nepasakė“ nustoja būti pasiteisinimu. Tai natūraliai dera su vaidmenimis ir leidimais, kad būtų galima visiškai kontroliuoti, kas ką mato ir daro.
Kokio plano reikia žinynui?
Tikrą žinyną galite susikurti su nemokamu planu – aukštesni lygiai suteikia daugiau vietos augimui ir leidžia kontroliuoti, kas ką skaito.
Nemokamame plane
Rašykite straipsnius naudodami visą redaktorių ir suskirstykite juos į 14 paruoštų veiklos kategorijų. Jūsų paskyra prasideda vienkartiniu 14 dienų dirbtinio intelekto bandomuoju laikotarpiu, todėl pirmąjį žinyną galite sukurti balsu, nuotrauka ar failu. Po bandomojo laikotarpio išsaugosite viską, ką sukūrėte, ir galėsite rankiniu būdu išplėsti iki 50 straipsnių. Įskaičiuotas iki 5 vadovų prisegimas prie kiekvienos užduoties ir darbuotojų vadovų užklausos.
Su „Starter“ planu
Vietos augančiai veiklai: iki 300 žinyno straipsnių, nuolatinis DI kūrimas ir tobulinimas bei prieigos kontrolė kiekvienam darbuotojui – tiksliai nuspręskite, kokias kategorijas gali skaityti kiekvienas asmuo.
Atrakinama su „Pro“ planu
Jokių straipsnių apribojimų, be to, funkcijos, paverčiančios žinyną savitarnos sistema: „Klauskite DI“, kad darbuotojai gautų atsakymus iš jūsų procedūrų, ir skaitymo stebėjimas, kad žinotumėte, kas ką iš tikrųjų atidarė.
Dažnai užduodami klausimai
Greiti atsakymai apie tai, kaip sukurti ir valdyti komandos žinyną „Loopapa“ programoje.
Ar žinynas pasiekiamas nemokamame plane?
Kas nutinka mano straipsniams, kai baigiasi nemokamas AI bandymo laikotarpis?
Ar galiu kontroliuoti, kurie darbuotojai mato kokias procedūras?
Kokia kalba parašytas žinynas?
Kaip pridėti žinyno gaires prie užduoties?
Iškelkite atsakymus iš žmonių galvų
Sukurkite savo komandos Žinyną „Loopapa“ programėlėje – parašykite, įrašykite balsu arba nufotografuokite, ir suteikite kiekvienam darbuotojui tinkamą vadovą jų užduotyse.
Pradėkite nemokamaiKortelės nereikia.