Užduočių būsena ir prioritetai: Atlikti, Vykdoma, Atlikta
Loopapa užduočių lenta atsinaujina pati: Atlikti, Vykdoma, Atlikta. Prioritetai pirmiausia iškelia svarbiausius darbus, o užduotis pereina į „Vykdoma“ tik tada, kai darbuotojai yra prisijungę.
Pamainos eiga realiuoju laiku
Tikslas paprastas: iki pamainos pabaigos visos svarbios užduotys atliktos laiku, ir niekam nereikia vaikytis žmonių, kad sužinotų.
Tai veikia tik tada, jei galite pasitikėti tuo, ką matote. Daugumoje užduočių lentų skaičiai atspindi tai, ką kas nors paskutinį kartą atnaujino, todėl vadovui vis tiek tenka vaikščioti po patalpas ir klausinėti.
Vietoj to, „Loopapa“ pateikia vieną tiesioginį vaizdą. Dienai bėgant, lenta pati užsipildo pagal tai, kas iš tikrųjų vyksta – kas dar liko padaryti, kas šiuo metu vykdoma ir kiek jau padaryta – todėl vienas žvilgsnis pasako, ar pamaina vyksta pagal planą.
Po šiuo vaizdu yra trys užduočių būsenos – „Darytina“, „Vykdoma“ ir „Atlikta“ – ir prioritetų tvarka, kuri nustato, kas bus tvarkoma pirmiausia. Štai kaip jos veikia ir kodėl lenta išlieka tiksli savaime.
Prisijungę
0
0 val. 00 min.
Darytina
1211
Vykdoma
23
Iš viso
15
Užduotys
Atlikta
1 užduotis atlikta2 užduotys atliktos
6%13%
Ką iš tikrųjų reiškia „Atlikti“, „Vykdoma“ ir „Atlikta“?
Kiekviena užduotis „Loopapa“ sistemoje yra vienoje iš trijų būsenų – „Atlikti“, „Vykdoma“ arba „Atlikta“ – sekama nuo nepradėtos iki vykdomos ir užbaigtos. Nuo įprastos lentos skiriasi tuo, kad užduotis tarp būsenų juda pagal tai, ką žmonės iš tikrųjų daro, todėl užduoties būsena visada atspindi tikrovę, o ne tik tai, ką kas nors paskutinį kartą prisiminė nustatyti.
- Atlikti
- Užduotis laukia ir niekas jos dar neatidarė. Ji lieka čia, kol tinkamas asmuo ją pradeda.
- Vykdoma Peržiūrėta 09:02
- Kažkas atidarė užduotį, kai buvo prisijungęs prie sistemos, todėl ji dabar vykdoma – pažymėta tiksliu peržiūros laiku.
- Atlikta
- Atsakingas asmuo pažymėjo ją kaip atliktą. Ji palieka aktyvią lentą ir išsaugoma kaip atliktas įrašas.
Kaip užduotis pereina iš „Atlikti“ į „Atlikta“?
Užduotis pereina atlikus du veiksmus: ją atidarius, ji patenka į „Vykdoma“, o vėliau pažymima kaip „Atlikta“. Nereikia atskiro žingsnio, kad ją priskirtumėte sau ar nustatytumėte būseną – užduoties atidarymas reiškia jos pradžią, o „Loopapa“ įrašo tikslų įvykio momentą.
-
1
Atidarykite užduotį
Komandos narys paspaudžia užduotį, kad pamatytų, ką reikia atlikti. Tą pačią akimirką, kai ją atidaro, ji palieka „Atlikti“ būseną.
-
2
Ji automatiškai tampa „Vykdoma“
Užduotis pereina į „Vykdoma“ ir pažymima peržiūros laiku, kad visi matytų, jog ji šiuo metu yra atliekama.
-
3
Pažymėkite kaip atliktą
Kai darbas baigtas, tas pats asmuo pažymi ją kaip „Atlikta“. Ji palieka aktyvią lentą ir išsaugoma kaip atliktas įrašas.
Papildyti atsargas
Užduotis pereina iš „Atlikti“ į „Vykdoma“, o tada į „Atlikta“ – viskas įrašoma realiuoju laiku.
Kas, jei kas nors neprisijungęs?
Jei komandos narys neprisijungęs, užduoties atidarymas nieko nepakeičia. Užduotis lieka „Atlikti“ būsenoje, o darbuotojas raginamas pirmiausia prisijungti, kad „Vykdoma“ visada atspindėtų tikrai esantį ir dirbantį asmenį. Sužinokite, kaip veikia lankomumas.
Papildyti atsargas
AtliktiKuri užduotis turėtų būti atlikta pirma?
„Loopapa“ visas užduotis išdėsto pagal prioritetą, kad komanda visada žinotų, ką atlikti pirmiausia. Prioritetai nustatomi pagal Eisenhowerio matricą – atsižvelgiant į užduoties skubumą ir svarbą. Kiekviena užduotis turi vieną iš keturių lygių: Kritinė, Įprasta, Galimybė arba Idėja. Prioritetas pasirenkamas kuriant užduotį ir gali būti automatiškai pasiūlytas, kai užduotį pridedate tekstu ar balsu.
Atlikite šias pirmiausia. Jos negali laukti ir yra svarbiausios.
Suplanuokite joms laiką. Tai nuolatinis darbas, užtikrinantis sklandų veikimą.
Atlikite greitai arba perduokite. Jautrios laikui, bet mažiau svarbios.
Pasilaikykite vėlesniam laikui. Verta atkreipti dėmesį, bet šiandien tai nėra kritiškai svarbu.
Lenta rūšiuojama pagal šiuos lygius, todėl svarbiausi ir skubiausi darbai atsiduria viršuje, užuot paskendę ilgame sąraše. Komandos narys, atidaręs savo užduotis, pirmiausia mato tai, kas svarbiausia, o ne tai, kas atsitiktinai yra sąrašo viršuje.
Kur matote aktyvias užduotis?
Aktyvios užduotys yra skirtuke „Aktyvios“, kuriame kartu rodomos „Atliktinos“ ir „Vykdomos“ užduotys – taigi, kas laukia ir kas vykdoma, matoma viename lange. Jei norite matyti tik vieną, būsenos filtras susiaurina sąrašą iki „Atliktinų“ arba „Vykdomų“.
Vadovai gali iškart pereiti iš tiesioginės prietaisų skydelio: palietus būsenos skaičių, pvz., „Atliktinų“ ar „Vykdomų“ užduočių skaičių, atidaromas aktyvių užduočių sąrašas, jau filtruotas pagal tą būseną. Ir kai atidarote „Atliktiną“ užduotį ir ji pereina į „Vykdomą“, ji neišnyksta iš dabartinio filtro – ji lieka matoma, kol išeinate arba atnaujinate, tada užima savo vietą, todėl užduotis, prie kurios dirbate, niekada neprapuola.
Kada užduotis laikoma atlikta – vienam asmeniui ar visiems?
Tai priklauso nuo to, kaip užduotis priskirta. „Bet kuri“ užduotis laikoma atlikta visai komandai tą akimirką, kai ją atlieka pirmasis asmuo. „Kiekviena“ užduotis suteikia kiekvienam priskirtam asmeniui atskirą kopiją ir laikoma atlikta tik tada, kai ją baigia kiekvienas iš jų. Tai pasirenkate, kai užduotį priskiriate visiems, bet kam arba tik sau.
Pirmasis baigęs atlieka užduotį už visus.
Kiekvienas asmuo atlieka savo kopiją – atlikta, kai visos atliktos.
Kas nutinka, kai užduotis vėluoja?
Užduotis tampa vėluojančia, kai praeina jos numatyta diena arba priminimo laikas, matuojamas pagal jūsų darbo dieną. Vėluojančios užduotys yra pažymimos, o ne paslepiamos – jos lieka lentoje su vėlavimo žymekliu, todėl niekas tyliai neprapuola.
Jei užduoties tikrai negalima atlikti laiku, atsakingas asmuo gali pasiūlyti naują laiką. Užduotis atnaujinama ir vadovas informuojamas, kad laikas pasikeitė – taigi, perkėlimas yra matomas, niekada ne nutylimas.
Papildyti servetėles
10:00Kaip tai atrodo realioje pamainoje?
Paimkime viešbutį ryto pamainoje. Registratūra, kambarių tvarkymo ir renginių komandos turi užduočių, nustatytų skirtingais prioritetais ir priskirtų skirtingais būdais. Štai ta pati lenta vidury ryto – ir kaip būsena bei prioritetas leidžia pamainai judėti į priekį, niekam nereikalaujant atnaujinimų.
Iki vidurio ryto pamainos vadovas neapėjo nė vieno aukšto. Vienas žvilgsnis į lentą pasako viską: kritinis pusryčių paruošimas buvo atliktas pirmiausia, kambarių tvarkymas dirba su aukštais kaip „Visiems“ užduotimi, o vienas darbas, kurio nepavyko atlikti laiku – patalynės inventorizacija – buvo perkeltas į popietę, informavus vadovą. Mažesnio prioriteto elementai laukia savo eilės, nepamiršti. Niekas nebuvo skubinamas ir niekas tyliai nepasimetė.
Kaip būsena ir prioritetai susiję su likusia „Loopapa“ dalimi
Užduoties būsena yra kasdienio darbo esmė, todėl ji susijusi beveik su viskuo kitu. Štai kaip tai susiję.
Darbo laiko apskaita
Užduotis pereina į būseną „Vykdoma“ tik tada, kai darbuotojas pradeda savo pamainą.
Skaityti daugiauPriskyrimas
Ar atlikimui reikia vieno asmens, ar visų, priklauso nuo to, kaip užduotis priskirta.
Skaityti daugiauUžduočių kūrimas
Prioritetas ir laikas nustatomi tą akimirką, kai pridedate užduotį tekstu ar balsu.
Skaityti daugiauPasikartojančios užduotys
Užduotys, kurios kartojasi kasdien, pagal tvarkaraštį vėl atsiranda sąraše „Atliktinos“.
Skaityti daugiauKalendorius
Matykite, kas turi būti atlikta ir kas vėluoja, iš anksto, kiekvieną dieną.
Skaityti daugiauDarbo diena
Kada užduotis laikoma vėluojančia, priklauso nuo jūsų darbo vietos valandų.
Skaityti daugiauPranešimai
Vėluojantys darbai ir perkelti laikai automatiškai pasiekia reikiamus žmones.
Skaityti daugiauAtaskaitos
Užduotys, kurioms reikia įrodymų, pereina per savo būsenas, kai darbuotojai atsako.
Skaityti daugiauAr tai įtraukta į nemokamą planą?
Taip – viskas, kas aprašyta šiame straipsnyje, yra nemokamame plane ir nereikalauja kredito kortelės. „To Do“, „Doing“ ir „Done“ būsenų eiga, visi keturi prioritetų lygiai, vėluojančių užduočių žymėjimas, kiekvieno asmens pažanga atliekant užduotis ir taisyklė, kad užduotis pereina į „Doing“ būseną tik tada, kai darbuotojas yra prisijungęs, yra nemokami. Mokami planai suteikia daugiau galimybių, tačiau užduočių lenta nemokamame plane yra visiškai jūsų.
„Nemokamas“
Pradėti nemokamai, nereikia kortelės- „To Do“ → „Doing“ → „Done“ būsenų eiga
- Keturi prioritetų lygiai: Kritinis, Įprastas, Galimybė, Idėja
- Vėluojančių užduočių žymėjimas ir kiekvieno asmens pažanga
- Vykdymas tik prisijungus
„Pro“
Išbandyti „Pro“ nemokamai 14 dienųKai reikia eksportuoti atlikto darbo įrašus iš programėlės – darbo valandas, RVASVT žurnalus ir dirbtinio intelekto naudojimo duomenis PDF arba CSV formatu atlyginimų apskaitai ar inspektoriams – tai pasiekiama su „Pro“ planu. Visa kita, susijusi su užduočių valdymu, lieka nemokama.
Daugiau apie eksportavimą atlyginimų apskaitai ir atitikčiai.
Dažnai užduodami klausimai
Ar užduotis tampa vykdoma (Doing) tą akimirką, kai ji atidaroma?
Taip. Užduoties atidarymas ją ir pradeda – ji pereina į būseną „Vykdoma“ ir pažymima peržiūros laiku, jei darbuotojas yra prisijungęs prie sistemos. Nereikia atsiminti jokio atskiro „pradėti“ mygtuko.
Kas nutinka, jei darbuotojas neprisijungęs prie sistemos?
Užduoties atidarymas nieko neduoda, kol darbuotojas neprisijungia. Užduotis lieka būsenoje „Atliktina“, o darbuotojas raginamas pirmiausia prisijungti, kad būsena „Vykdoma“ visada atspindėtų tikrai dirbantį asmenį.
Kada bendra užduotis laikoma atlikta?
Tai priklauso nuo to, kaip ji priskirta. Užduotis „Bet kuri“ (Any) laikoma atlikta visiems tą akimirką, kai ją baigia pirmasis asmuo. Užduotis „Kiekviena“ (Every) suteikia kiekvienam asmeniui atskirą kopiją ir laikoma atlikta tik tada, kai ją baigia visi.
Ką reiškia keturi prioritetų lygiai?
Jie atitinka Eisenhowerio skubumo ir svarbos matricą: Kritinė (skubi ir svarbi), Įprasta (svarbi, bet neskubi), Galimybė (skubi, bet nesvarbi) ir Idėja (nei skubi, nei svarbi). Lenta rūšiuojama pagal juos, kad svarbiausi darbai atsidurtų viršuje.
Kas nutinka užduočiai, kai pasibaigia jos terminas?
Ji pažymima kaip pradelsta, bet nėra paslepiama – ji lieka lentoje su žymekliu, kad niekas tyliai nepasimestų. Jei jos tikrai negalima atlikti laiku, asmuo gali pasiūlyti naują laiką, o vadovas informuojamas apie pakeitimą.
Jūsų užduočių lenta, visada atnaujinta – niekam jos neatnaujinant
Būsena, atspindinti, kas iš tiesų dirba, prioritetai, kurie pirmiausia iškelia tinkamą darbą, ir tiesioginis kiekvienos pamainos vaizdas. Pradėkite su visa savo komanda jau šiandien.
Kreditinė kortelė nereikalinga. Nustatoma per kelias minutes.