Pamainų valdymas, kuris prisitaiko, kai kas nors suserga

Kas yra pamainų valdymas ir ką jis iš tiesų apima?

Pamainų valdymas – tai darbas, susijęs su sprendimu, kas kada dirba, užtikrinant, kad kiekvieną valandą, kuriai reikia darbuotojų, jie būtų, ir tvarkant pokyčius, kurie vis tiek įvyksta. Dauguma vadovų tai laiko grafiko sudarymu. Praktiškai grafikas yra lengvoji dalis. Sunkioji dalis – viskas, kas nutinka jį paskelbus.

Trys klausimai, į kuriuos turi atsakyti kiekvienas grafikas

Grafikų sudarymo įrankiai yra sukurti gerai atsakyti į pirmąjį klausimą. Kiti du paprastai gyvena kitur: užduočių programėlėje, grupiniame pokalbyje arba tik vadovo galvoje. Ši spraga yra vieta, kur prasideda dauguma praleistų patikrinimų ir netvarkingų perdavimų.

Ar turėtumėte kas savaitę perkurti grafiką, ar nustatyti nuolatines valandas?

Yra du būdai planuoti valandas. Savaitinis grafikas kas savaitę perkuriamas nuo nulio. Nuolatinės valandos – dažnai vadinamos pamainų modeliu – aprašo kiekvieno asmens įprastą savaitę vieną kartą ir automatiškai ją kartoja, todėl grafiką koreguojate tik tada, kai kas nors pasikeičia. Daugumai pamainomis dirbančių komandų dauguma savaičių atrodo kaip ankstesnės. Keičiasi tik išimtys.

Kaip nustatyti darbuotojo darbo valandas „Loopapa“?

Kiekvienam asmeniui atskirai. Apibūdinate įprastą savaitę vienu ar keliais šablonais – kurios dienos, kaip dažnai ir nuo kada iki kada – ir valandos kartojasi pačios, kol jų nepakeisite. Nereikia kas savaitę sudarinėti naujo grafiko.

Kaip matyti, kas šiuo metu dirba?

Valdymo skydelio viršuje. Vienos eilutės suvestinė vadovui parodo, kaip atrodo diena – pavyzdžiui, „3 dirba · 1 išvykęs · 2 patikrinti“ arba „Kitas: Danas 17:00“. Kiekvienas komandos narys savo dieną mato toje pačioje vietoje: „Jūs: 09:00–17:00“, „Jūs: išvykęs · pavaduoja Benas“ arba „Jūs: šiandien laisvas“. Bakstelėjus eilutę, atsidaro visas darbo grafikas.

Savaitės rodinys: viena eilutė vienam asmeniui, juosta kiekvienai darbo dienai ir dirbančių žmonių skaičius virš kiekvienos dienos.

Savaitės ir dienos rodinys

Savaitės rodinyje kiekvienam asmeniui skiriama viena eilutė ir maža juosta kiekvienai darbo dienai. Virš kiekvienos dienos nurodomas dirbančių žmonių skaičius, o dienos, kurioms reikia dėmesio, pažymimos. Dienos rodinys veikia kaip jūsų telefono kalendorius: valandos išdėstytos iš viršaus į apačią, kiekvienam asmeniui skiriamas vienas stulpelis, užduotys rodomos kaip aiškiai matomi užrašai priminimo laiku, linija žymi „dabar“, o juosta rodo, kiek žmonių dirba kiekvieną valandą. Didelės komandos gali slinkti į šonus, o jei pageidaujate, eilučių išdėstymas leidžia matyti žmones šone, o laiką – per visą puslapį. Bakstelėkite asmenį, kad atidarytumėte jo darbo valandas, arba užduotį, kad peržiūrėtumėte jos detales.

Ką reiškia „reikia patikrinti“?

Pastaba „reikia patikrinti“ yra informacija, o ne blokavimas. Ji atsiranda, kai užduotis turi priminimo laiką, bet jai priskirtas asmuo tuo metu nedirba, arba kai tuo metu apskritai niekas nedirba. Pastabos apima tik šiandieną ir ateinančias dienas, ir jos niekada nesusijusios su žmonėmis, kuriems nenustatytos darbo valandos. Ta pati logika taikoma, kai priskiriate užduotį: kiekvienas asmuo turi trumpą užuominą, pvz., „Dirba 09:00–17:00“, „Laisva“, „Dirba 09:00–17:00 · ne 07:00“ arba „Išvykęs · pavaduoja Jonas“, todėl neatitikimas matomas prieš išsaugant.

Kas nutinka, kai kas nors serga, atostogauja ar nori pasikeisti pamainomis?

Jie prašo pavadavimo programėlėje, o jūs nusprendžiate keliais paspaudimais. Pavadavimo prašyme nurodomos datos, priežastis – atostogos, liga, keitimasis pamainomis ar kita – neprivalomas komentaras ir, jei nori, kolega, kurio norėtų paprašyti. Forma iš anksto informuoja, kad priežastį ir komentarą mato tik vadovas. Kol neišnagrinėjote prašymo, jie gali jį atšaukti.

Ką vadovas gali daryti su prašymu?

• Paklausti kolegos. Pavadavimo paieška rodo aktyvius darbuotojus ir jų užimtumą, įspėja apie dvigubą užimtumą ir parodo, kiek laiko kolega turi atsakyti.
• Patvirtinti iš karto. Skubiems atvejams. Kolega vis tiek gauna pranešimą, bet atsakymo nelaukiama.
• Pavadavimo nereikia. Patvirtinkite nebuvimą be pavaduotojo, kai dieną galima dirbti su vienu žmogumi mažiau.
• Pranešti apie nebuvimą. Kai kas nors praneša apie ligą ir nėra jokio prašymo, jūs tai užregistruojate patys. Taip pat galite atmesti, atšaukti arba nutraukti pavadavimą anksčiau laiko.

Kas, jei kolega neatsako?

Prašymas grįžta jums. Kolega turi atsakyti (priimti arba atmesti) iki ankstesnio iš dviejų momentų: 24 valandos po paklausimo arba dvi valandos iki pirmosios pavadavimo valandos. Jei penktadienį 18:00 val. paprašote ką nors pavaduoti šeštadienį nuo 07:00 val., atsakymas turi būti gautas iki 05:00 val. – taigi, ankstyvo ryto pavadavimas niekada nelieka nepatvirtintas, kol visi miega.

Kaip veikia pamainų keitimasis?

Pamainų keitimasis yra du pavadavimai viename susitarime: Ana dirba Jono šeštadienį, o Jonas – Anos penktadienį. Nieko nesikeičia, kol visi dalyviai nesutaria. Tada tvarkaraštis, užduotys ir priminimai automatiškai atnaujinami abiem dienoms.

Ar užduotys perduodamos pavaduojančiam asmeniui?

Taip – ir tai yra dalis, kurią dauguma vadovų galiausiai atlieka rankiniu būdu. Kol pavadavimas aktyvus, neatvykusio asmens užduotys toms dienoms automatiškai pereina pavaduojančiam kolegai. Tai apima pasikartojančias užduotis ir saugos patikras, tokias kaip temperatūros ir higienos žurnalai. Patys pasikartojančių užduočių šablonai niekada nekeičiami, todėl pasibaigus pavadavimui, naujos užduotys grįžta pirminiam asmeniui, niekam nereikia keisti nustatymų.

Nepradėti darbai persikelia. Pradėti darbai lieka. Baigti darbai niekada neliečiami.

Taisyklės, paprastais žodžiais

• Jei pavadavimas prasideda dienos viduryje, šios dienos nepradėtos užduotys nedelsiant persikelia kolegai.
• Jau pradėtos užduotys lieka ten, kur yra, ir yra pateikiamos vadovui, kad jis priimtų sprendimą. Baigtos užduotys ir įrašai niekada neliečiami.
• Kolega gauna vieną pranešimą su perimtų užduočių skaičiumi – ne po vieną įspėjimą kiekvienai užduočiai.
• Maisto saugos įrašuose nurodoma, kas iš tikrųjų atliko patikrą – pavaduojantis kolega, o ne neatvykęs asmuo.
• Sukurkite naują užduotį šiandien neatvykusiam asmeniui, ir programa priskirs pavaduojantį kolegą – su anuliavimo galimybe, jei vis dėlto norėjote priskirti neatvykusiam.
• Visa kita veikia kaip įprasta. Pavyzdžiui, užduotis vis dar persikelia į Vykdoma tik tada, kai ją atliekantis asmuo prisijungia prie darbo.

Kaip „Darbo valandos“ padeda registruojant atvykimą ir išvykimą?

Ji primena ir paaiškina, bet niekada nekeičia įrašo. Atvykimo ir išvykimo laikai darbo laiko apskaitoje visada saugomi tiksliai taip, kaip įvyko. Keičiasi tai, kad programėlė dabar žino, kada kiekvienas asmuo turi dirbti.

Kas ką mato?

Tvarkaraščiai yra asmeninė informacija, todėl matomumas priklauso nuo vaidmens. Darbo valandos taikomos darbuotojams; vadovai ir administratoriai neturi savo darbo grafikų. Pačios „Loopapa“ platformos administratoriai neturi prieigos prie įmonės tvarkaraščių.

Jei valdote daugiau nei vieną filialą, kiekvienas filialo vadovas dirba su savo komanda, kaip aprašyta įmonėse, vadovuose ir vaidmenyse.

Pavyzdinis scenarijus

Pavyzdinė diena: kaip 40 kambarių viešbutis randa pamainą susirgusiam darbuotojui prieš pusryčius

Įsivaizduokite 40 kambarių viešbučio vadovę, kuri vadovauja trims pamainoms registratūroje, tvarkymo skyriuje ir techninės priežiūros skyriuje, be to, dar ir nedidelei pusryčių virtuvei. Iki šiol darbo grafikas buvo saugomas skaičiuoklėje, o užduotys – programėlėje. Įprastą savaitę tai veikia. Tačiau ryte, kai kas nors praneša apie ligą, tenka atlikti du darbus vienu metu: rasti pamainą ir prisiminti viską, ką turėjo padaryti neatvykęs asmuo.

Taigi ji perkelia darbo grafiką į „Work hours“. Visų nuolatinių darbo valandų įvedimas užtrunka vieną popietę – ryto registratūros darbuotojų, tvarkymo komandos ir dviejų naktinių portjerų, kurie kas antrą savaitgalį keičiasi. Po to grafikas dažniausiai veikia automatiškai. Tada, vieną šeštadienio rytą, jis išbandomas.

Su kuo dar susijusios darbo valandos?

Beveik viskas, ką jūsų komanda veikia per dieną. Darbo valandos nėra atskira, papildomai prijungta planavimo programėlė – tai kontekstas, iš kurio dabar skaito visa „Loopapa“. Kas budi, lemia, kam bus priminta, kas gaus užduotį ir kieno vardas atsidurs įraše.

Tai yra tikrasis skirtumas tarp darbo grafiko ir pamainų valdymo. Darbo grafikas nurodo, kas turėtų būti vietoje. Pamainų valdymas užtikrina, kad darbas atliekamas ten, kur iš tikrųjų yra žmonės.

Ko nedaro „Darbo valandos“?

Ji nesudaro grafiko už jus – ir tai daroma sąmoningai. „Loopapa“ automatiškai ar su dirbtiniu intelektu nesudaro darbo grafikų, kad vadovai patys galėtų kontroliuoti, kas ir kada dirba. Pagal ES dirbtinio intelekto aktą, dirbtinio intelekto sistemos, naudojamos užduotims paskirstyti pagal žmonių elgesį ar asmenines savybes, arba jų veiklai stebėti ir vertinti, yra priskiriamos didelės rizikos sistemoms. Sprendimus dėl žmonių darbo gyvenimo turi priimti tie, kurie pažįsta komandą.

Žinant ribas lengviau apsispręsti. Jei jūsų komanda dirba pamainomis vienoje ar keliose vietose ir dauguma savaičių atrodo panašiai – svetingumo sektorius, pamaininė mažmeninė prekyba, registratūros, virtuvės, valymo ir priežiūros komandos – „Darbo valandos“ jums tiks. Jei registruojate klientus į laiko intervalus arba siunčiate žmones į tam tikrus adresus, geriau pasitarnaus susitikimų rezervavimo arba lauko darbų valdymo įrankis.

Kurį planą apima „Darbo valandos“?

„Darbo valandos“ yra pasirenkamas modulis, kurį kiekviena įmonė įsijungia, o komandos, kurios jo nenaudoja, nepastebi jokių pokyčių. Jį sudaro dvi dalys – pačios „Darbo valandos“ ir „Pavadavimas ir atostogos“ – o kuriuos planus apima kiekviena dalis, bus nurodyta kainodaros puslapyje.

Vienas dalykas nesikeis: „Loopapa“ kaina nustatoma pagal vietą, o ne pagal darbuotojų skaičių. Mokamuose planuose, pridėjus dar vieną asmenį prie grafiko, jūsų mokama suma nesikeičia.

Dažniausiai užduodami klausimai