Statut et priorités des tâches : À faire, En cours, Terminé
Le tableau des tâches de Loopapa se met à jour automatiquement : À faire, En cours, Terminé. Les priorités affichent le bon travail en premier, et une tâche ne passe à En cours que lorsque le personnel est pointé.
Une vue en direct du service
L'objectif est simple : à la fin du service, toutes les tâches importantes sont accomplies — à temps — sans que personne n'ait à courir après les gens pour le savoir.
Cela ne fonctionne que si vous pouvez faire confiance à ce que vous regardez. Sur la plupart des tableaux de tâches, les chiffres sont ce que quelqu'un a mis à jour en dernier, donc un manager doit toujours faire le tour et demander.
Loopapa vous offre plutôt une vue en direct. Au fur et à mesure que la journée avance, le tableau se remplit de lui-même à partir de ce qui se passe réellement — ce qui reste à faire, ce qui est en cours en ce moment, et ce qui est déjà fait — de sorte qu'un coup d'œil vous indique si le service est sur la bonne voie.
Sous cette vue se trouvent trois états de tâche — À faire, En cours et Terminé — et un ordre de priorité qui décide de ce qui est traité en premier. Voici comment ils fonctionnent, et pourquoi le tableau reste précis de lui-même.
En ligne
0
0h 00m
À faire
1211
En cours
23
Total
15
Tâches
Terminé
1 tâche terminée2 tâches terminées
6%13%
Que signifient réellement À faire, En cours et Terminé ?
Chaque tâche dans Loopapa se trouve dans l'un des trois états — À faire, En cours ou Terminé — la suivant de non commencée, à en cours, à terminée. La différence avec un tableau ordinaire est qu'une tâche se déplace entre ces états en fonction de ce que les gens font réellement, de sorte que l'état d'une tâche est toujours vrai, et non pas seulement ce que quelqu'un a pensé à définir en dernier.
- À faire
- La tâche est en attente et personne ne l'a encore ouverte. Elle reste ici jusqu'à ce que la bonne personne la commence.
- En cours Vu 09:02
- Quelqu'un a ouvert la tâche pendant son service, elle est donc maintenant en cours — estampillée avec l'heure exacte à laquelle elle a été vue.
- Terminé
- La personne responsable l'a marquée comme terminée. Elle quitte le tableau actif et est enregistrée comme un dossier complété.
Comment une tâche passe-t-elle de À faire à Terminé ?
Une tâche progresse grâce à deux actions de la personne qui l'exécute : elle l'ouvre, ce qui la place dans En cours, puis elle la marque comme Terminé. Il n'y a pas d'étape distincte pour la revendiquer ou définir un statut — ouvrir la tâche, c'est la commencer, et Loopapa enregistre le moment exact où cela s'est produit.
-
1
Ouvrir la tâche
Un membre de l'équipe touche la tâche pour voir ce qu'elle requiert. Dès qu'il l'ouvre, elle quitte la catégorie À faire.
-
2
Elle passe En cours, automatiquement
La tâche passe à En cours et est horodatée au moment où elle a été vue, afin que chacun puisse savoir qu'elle est en cours de traitement.
-
3
Marquer comme Terminé
Lorsque le travail est terminé, la même personne le marque comme Terminé. Il quitte le tableau actif et est enregistré comme un dossier complété.
Réapprovisionner les fournitures
Une tâche passe de À faire à En cours à Terminé — enregistré au fur et à mesure.
Que se passe-t-il si quelqu'un n'est pas pointé ?
Si un membre de l'équipe n'est pas pointé, ouvrir une tâche ne change rien. La tâche reste dans À faire et il lui est demandé de pointer d'abord, de sorte que En cours reflète toujours une personne réellement présente et en service. Voir comment fonctionne la présence.
Réapprovisionner les fournitures
À faireQuelle tâche doit être effectuée en premier ?
Loopapa classe chaque tâche par priorité, afin que l'équipe sache toujours quoi gérer en premier. Les priorités suivent la matrice d'Eisenhower — l'urgence et l'importance d'une tâche — et chaque tâche a l'un des quatre niveaux suivants : Critique, Routine, Opportunité ou Idée. La priorité est choisie lors de la création de la tâche et peut être suggérée automatiquement lorsque vous ajoutez une tâche par texte ou par voix.
Faites-les en premier. Elles ne peuvent pas attendre et sont les plus importantes.
Prévoyez du temps pour celles-ci. Le travail régulier qui assure le bon fonctionnement des choses.
Gérez rapidement ou déléguez. Sensible au temps, mais moins risqué.
Gardez pour plus tard. Digne d'être noté, mais rien n'en dépend aujourd'hui.
Le tableau est trié par ces niveaux, de sorte que le travail le plus important et le plus urgent remonte en haut au lieu d'être enfoui dans une longue liste. Un membre de l'équipe ouvrant ses tâches voit la bonne chose en premier, et non ce qui se trouve en haut.
Où voyez-vous les tâches actives ?
Les tâches actives se trouvent dans l'onglet Actif, qui affiche les tâches À faire et En cours ensemble — ainsi, ce qui est en attente et ce qui est en cours se côtoient dans une seule vue. Si vous ne voulez qu'un seul type, un filtre d'état réduit la liste à À faire ou En cours.
Les managers peuvent y accéder directement depuis le tableau de bord en direct : en appuyant sur un nombre d'état, comme le nombre de tâches À faire ou En cours, la liste Active s'ouvre déjà filtrée sur cet état. Et lorsque vous ouvrez une tâche À faire et qu'elle passe à En cours, elle ne disparaît pas de votre filtre actuel — elle reste visible jusqu'à ce que vous quittiez ou actualisiez, puis elle se met en place, de sorte qu'une tâche sur laquelle vous travaillez ne disparaît jamais.
Quand une tâche est-elle considérée comme Terminée — pour une personne, ou pour tout le monde ?
Cela dépend de la manière dont la tâche est attribuée. Une tâche « N'importe qui » est terminée pour toute l'équipe dès que la première personne la complète. Une tâche « Chacun » donne à chaque personne assignée sa propre copie, et n'est Terminée qu'une fois que chacune d'elles a fini. Vous choisissez cela lorsque vous attribuez la tâche à tout le monde, à n'importe qui, ou juste à vous-même.
La première personne à terminer la complète pour tout le monde.
Chaque personne termine sa propre copie — Terminée quand tout le monde a fini.
Que se passe-t-il lorsqu'une tâche est en retard ?
Une tâche devient en retard lorsque son jour prévu est dépassé, ou que son heure de rappel est dépassée, mesuré par rapport à votre journée opérationnelle. Les tâches en retard sont signalées, non cachées — elles restent sur le tableau avec un marqueur « En retard », afin que rien ne passe inaperçu.
Si une tâche ne peut vraiment pas être effectuée à temps, la personne responsable peut proposer une nouvelle heure. La tâche est mise à jour et le manager est notifié du changement d'heure — ainsi, le report est visible, jamais silencieux.
Remplir les serviettes
10:00À quoi cela ressemble-t-il au cours d'un vrai service ?
Prenons un hôtel lors d'un service du matin. La réception, le service de ménage et l'équipe événementielle ont chacun des tâches, définies avec des priorités différentes et attribuées de différentes manières. Voici le même tableau en milieu de matinée — et comment le statut et la priorité maintiennent le service en mouvement sans que personne n'ait à courir après les mises à jour.
En milieu de matinée, le chef de service n'a pas parcouru un seul étage. Un coup d'œil au tableau raconte l'histoire : la préparation critique du petit-déjeuner a été traitée en premier, le service de ménage s'occupe des étages comme une tâche Chaque, et la seule tâche qui n'a pas pu être effectuée à temps — le comptage du linge — a été reprogrammée pour l'après-midi avec notification au responsable. Les éléments de moindre priorité attendent leur tour sans être oubliés. Rien n'a été poursuivi, et rien n'a discrètement échappé.
Comment le statut et les priorités se connectent au reste de Loopapa
Le statut des tâches est au cœur du fonctionnement quotidien du travail, il touche donc presque tout le reste. Voici comment il se connecte.
Présence
Une tâche ne passe à « En cours » que lorsque la personne est pointée pour son quart de travail.
En savoir plusAffectation
Que « Terminé » nécessite une personne ou tout le monde dépend de la manière dont la tâche est attribuée.
En savoir plusCréation de tâches
La priorité et le calendrier sont définis au moment où vous ajoutez une tâche par texte ou par voix.
En savoir plusTâches récurrentes
Les tâches qui reviennent chaque jour sont réinitialisées dans « À faire » à l'heure prévue.
En savoir plusLe calendrier
Voyez ce qui est dû et ce qui est en retard à l'avance, jour après jour.
En savoir plusJournée opérationnelle
Le moment où une tâche est considérée comme en retard dépend des heures de votre espace de travail.
En savoir plusNotifications
Le travail en retard et les horaires reportés atteignent automatiquement les bonnes personnes.
En savoir plusRapports
Les tâches qui demandent une preuve passent par leurs propres états lorsque le personnel répond.
En savoir plusEst-ce inclus dans le plan gratuit ?
Oui — tout ce qui est mentionné dans cet article est inclus dans le plan Gratuit, sans carte de crédit. Le flux À faire, En cours et Terminé, les quatre niveaux de priorité, le signalement des retards, la progression individuelle sur les tâches Quotidiennes, et la règle selon laquelle une tâche ne passe en statut En cours que si quelqu'un est pointé, sont tous gratuits. Les plans payants ajoutent des fonctionnalités avancées, mais le tableau des tâches lui-même est entièrement à vous avec le plan Gratuit.
Gratuit
Commencez gratuitement, sans carte- Flux de statut À faire → En cours → Terminé
- Quatre niveaux de priorité : Critique, Routine, Opportunité, Idée
- Signalement des retards et progression individuelle
- En cours uniquement lorsque pointé
Pro
Essayer Pro gratuitement pendant 14 joursLorsque vous avez besoin d'exporter les enregistrements de travail terminé hors de l'application — heures de travail, journaux HACCP et utilisation de l'IA au format PDF ou CSV pour la paie ou les inspecteurs — cela est disponible avec le plan Pro. Tout le reste concernant la gestion des tâches reste gratuit.
En savoir plus sur les exportations pour la paie et la conformité.
Foire aux questions
Une tâche devient-elle En cours dès qu'elle est ouverte ?
Oui. Ouvrir une tâche est ce qui la démarre — elle passe à En cours et est horodatée avec l'heure à laquelle elle a été vue, tant que la personne est pointée. Il n'y a pas de bouton "démarrer" séparé à retenir.
Que se passe-t-il si un membre du personnel n'est pas pointé ?
Ouvrir une tâche ne fait rien tant qu'ils ne sont pas pointés. La tâche reste dans À faire et ils sont invités à pointer d'abord, de sorte que En cours reflète toujours quelqu'un qui est réellement en service.
Quand une tâche partagée est-elle considérée comme Terminée ?
Cela dépend de la façon dont elle est assignée. Une tâche « N'importe qui » est terminée pour tout le monde dès que la première personne la termine. Une tâche « Chacun » donne à chaque personne sa propre copie et n'est terminée qu'une fois que toutes les personnes l'ont terminée.
Que signifient les quatre niveaux de priorité ?
Ils suivent la matrice d'Eisenhower de l'urgent versus l'important : Critique (urgent et important), Routine (important, non urgent), Opportunité (urgent, non important) et Idée (ni l'un ni l'autre). Le tableau les trie de sorte que le travail le plus important remonte en haut.
Que se passe-t-il lorsqu'une tâche devient en retard ?
Elle est signalée comme en retard, non cachée — elle reste sur le tableau avec un marqueur pour que rien ne disparaisse discrètement. Si elle ne peut vraiment pas être effectuée à temps, la personne peut proposer une nouvelle heure, et le responsable est informé du changement.
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