您的业务有多少只存在于某个人的脑海中？
在大多数企业中，远比任何人承认的要多。一个人知道如何运行日终报告。另一个人知道供应商的电话号码、咖啡机的清洁程序，或者当客户要求退款时该怎么做。当这些人在岗时，一切都正常运转。但当他们休息、度假或永久离开时，同样的问题又会再次落到经理身上。
这种持续的询问会带来可衡量的成本。麦肯锡全球研究院的研究发现，员工每周工作时间中，有近五分之一——接近一整天——用于搜索内部信息或寻找可以提供帮助的同事。对于一个小团队来说，这是大量用于询问而非工作的带薪时间。
本文将向您展示如何使用Loopapa内置的知识库——手册来解决这个问题。您将学习如何编写团队实际能找到的程序，将其组织成类别，精确控制谁可以阅读什么，并将正确的指南附加到您分配的任何任务中——这样答案就存在于应用程序中，而不是某个人的脑海里。
经理 · 今天
退款我们该怎么处理来着？
供应商联系人列表在哪里？
结账清单里有什么？
手册 · 退款与退货
分步程序 · 对所有员工可见
Loopapa 中的手册是什么？
手册是 Loopapa 内置的知识库——您工作区内的一个地方，所有规程、政策和操作指南都以结构化文章的形式存在。您的规程不再是办公室后方的活页夹或无人打开的共享文件夹，而是存在于您的团队日常任务和 班次 已经使用的同一个应用程序中——就在他们口袋里的手机上。
每篇文章都是一份正式文档，而非便签。内置编辑器支持标题、编号步骤、列表、粗体文本和媒体，因此清洁程序或退货政策对每位员工来说，每次阅读都保持一致。文章按类别组织，带有搜索标签，并标记为草稿或已发布——您决定何时将规程展示给团队。
您可以手动撰写文章，也可以完全跳过打字：录制您的声音，拍摄现有文档的照片，或上传文件，Loopapa 的 AI 会 将其转化为书面规程。构建您的第一个手册只需数小时而非数周——并且所有套餐（包括免费套餐）都提供文章创建功能。
手册 · 新文章
意式咖啡机 — 日常清洁
如何创建手册文章？
只需四个简单步骤，通过任何手机或电脑即可完成。管理员可以即时创建文章，整个流程每个程序只需几分钟。
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1
打开手册并开始新文章
从您的仪表板打开手册，然后点击加号按钮。一篇空白文章将打开，包含标题字段和完整的文本编辑器。
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2
编写程序 — 或让AI代笔
输入带有标题、列表和粗体文本的步骤，或者录制您的声音、拍照或上传文件，然后让AI为您起草文章。在任何内容发布之前，您始终会进行审阅和编辑。
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3
选择类别
将文章归档到一个或多个类别下。Loopapa预置了14个现成的操作类别，涵盖了大多数企业日常运行的例行事务，因此您的手册从第一天起就拥有清晰的结构。
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4
准备就绪时发布
在您完善文章时将其保留为草稿，然后发布。一旦发布，它就会立即出现在每位队友手机上的手册中 — 无需打印，无需电子邮件附件。
从构思到发布
新文章
标题 + 空白编辑器
编写或录制
输入，或语音/照片/文件 → AI
类别
14个现成类别
已发布
在每位队友手机上实时显示
如何保持流程最新？
通过一点一滴地改进，无需重新输入任何内容。流程会发生变化：供应商更换、机器被替换、某个步骤变得不明确。在 Loopapa 中，您打开文章并以发送消息的相同方式发送改进建议：一段简短的语音备忘录、一行文本、一张照片或一份文档。AI 会将您的输入合并到现有流程中，您可以在其发布前审核更新后的文本。
AI 会在文章上方的AI 建议栏中回复——无论您使用何种语言。如果您发送的照片或文档与流程无关，它会立即以您所说的相同语言告知您，而不是悄悄地用不相关的内容污染您的文章。
您的对话语言和手册语言是两回事。您可以选择任何语言与 AI 对话，但文章始终以管理员设置中确定的手册语言编写——这样即使团队成员使用不同语言，整个知识库也能保持一致。
改进现有文章
AI 建议
添加步骤 5：除垢后运行一次纯水循环。
意式咖啡机 — 日常清洁
谁可以在手册中看到什么？
完全由您决定。从入门计划开始，访问权限按员工、按类别控制：前厅团队查看服务流程，厨房查看准备和清洁，供应商定价或管理例程则由需要它们的人员掌握。没有类别访问权限的员工看不到锁定的文件——这些文章对他们来说根本不存在。
手册也随工作而动。当您 创建任务 时，您可以附加最多五篇手册文章——所有计划都支持，包括免费计划。执行任务的人员打开任务后，指南就在那里。如果任务还没有指南，员工可以从任务内部请求一份；请求会以 报告 的形式发送给经理，因此缺失的流程会自行浮现。
访问权限和任务也协同工作。如果您将带有附件指南的任务分配给无法访问该类别的人员，Loopapa 会在任务保存之前立即警告您。您可以当场一键授予该类别的访问权限，通过长按手册按钮打开访问菜单，或者稍后从员工资料中编辑权限。没有人会打开任务却发现说明缺失。
新任务 · 分配中
深度清洁意式浓缩咖啡机
Maya 无权访问 清洁与卫生 指南。
访问权限已授予 · 任务已分配给 Maya
真实案例：酒店季节性员工入职培训
丽登公园酒店每年夏天都会招聘两名季节性客房服务员。以前，经理索菲亚需要花费一周大部分时间进行培训：带领每位新员工熟悉客房准备、布草处理以及客人报告损坏时的处理方式——而且每当客房主管休息时，她还得再次回答同样的问题。
索菲亚现在怎么做： 酒店的规程都存放在手册中——“客房准备标准”、“失物招领”、“客房损坏报告”。当阿丽娜六月入职时，索菲亚在一分钟内授予她客房服务和清洁类别的访问权限；供应商定价和前台现金流程则对她不可见。然后，她为阿丽娜分配了第一批任务，并附带了正确的指南。
阿丽娜看到了什么： 她的第一个任务“准备201-210号房间”打开后，客房准备指南触手可及——每一步都按顺序附有照片。当她不确定装饰枕头如何摆放时，她会在 任务聊天 中提问，而不是四处寻找同事。到她的第三个班次，阿丽娜的工作标准已经和那些工作多年的员工一样了——而索菲亚也省下了一周的时间。
阿丽娜的手机 · 第一个班次
准备201-210号房间
待办事项客房准备标准
您的手册需要哪种套餐？
您可以在免费套餐中构建一个真正的手册——更高级别的套餐提供了成长空间，并能控制谁可以阅读什么。
在免费套餐中
使用完整编辑器撰写文章，并将其组织到14个现成的操作类别中。您的账户将获得一次性14天AI试用，因此您可以通过语音、照片或文件构建您的第一个手册。试用结束后，您将保留所有已构建内容，并可以手动增加到50篇文章。每项任务最多可附加5份指南，并包含员工指南请求。
在入门版中
为不断发展的业务提供空间：最多300篇手册文章，持续的AI创建和改进，以及按员工访问控制——精确决定每个人可以阅读哪些类别。
在专业版中解锁
完全没有文章限制，此外还有将手册转变为自助服务系统的功能：AI问答，让员工从您自己的程序中获取答案；以及阅读跟踪，让您知道谁实际打开了什么。
常见问题
关于在Loopapa中构建和运行团队手册的快速解答。