Повторяющиеся и запланированные задачи: Автоматизируйте рутину

Каждая смена опирается на один и тот же короткий список задач. Помещение открывается одинаково каждое утро. Одни и те же проверки регистрируются. Глубокая уборка проводится каждую неделю, инвентаризация — каждый месяц. Ничего сложного — трудность в том, чтобы не забывать создавать каждую задачу, назначать ее и контролировать снова и снова. Пропустите напоминание один раз, и задача незаметно ускользнет.

Запланированные задачи снимают с вас эту заботу о запоминании. Вы создаете задачу один раз — ежедневно, в определенные будние дни, ежемесячно или с собственным интервалом — и Loopapa самостоятельно добавляет свежую копию в нужный список в нужное утро. Это руководство охватывает, как работают повторяющиеся и одноразовые запланированные задачи, как они учитывают дни, когда вы закрыты, и ваше собственное время начала, а также что включает каждый план.

Что такое запланированные задачи в Loopapa?

Запланированные задачи — это место, где вы настраиваете любую работу, которая должна появляться сама по себе, а не создаваться вручную каждый раз. Вы создаете ее один раз, выбираете, когда она должна выполняться, и Loopapa автоматически добавляет ее в ежедневный список вашей команды — в каждый день, когда она должна быть выполнена. Существует два вида, представленные двумя вкладками: Периодические для всего, что повторяется, и Одноразовые для одной задачи на будущую дату.

За каждой запланированной задачей стоит одна сохраненная настройка — «чертеж». Ваша команда никогда не видит этот чертеж; то, что они видят, — это свежая, обычная задача в своем списке каждый день, когда она должна быть выполнена, готовая к открытию, работе и отметке о выполнении. Измените чертеж, и изменятся только будущие копии — те, что уже выполнены, останутся точно такими же, как были, в качестве вашей записи.

Как Loopapa ежедневно создает запланированные задачи?

Один раз в день, в установленный вами час начала работы, Loopapa просматривает все сохраненные вами расписания и формирует задачи на этот день. Она работает в вашем часовом поясе, создает одну задачу для каждого расписания, срок выполнения которого наступил, и никогда не делает дубликатов. К тому времени, как ваша команда приступит к работе, список уже готов — с назначенными исполнителями, сроками и напоминаниями.

1. 1

   Установите расписание один раз

   Напишите задачу, выберите исполнителя и задайте ее ритм — ежедневно, в определенные дни недели, ежемесячно или с вашим собственным интервалом. Эта сохраненная настройка является шаблоном.

2. 2

   Запуск происходит в начале вашего дня

   В час начала вашего рабочего дня Loopapa проверяет каждое сохраненное расписание на соответствие текущему дню — наступил ли срок, является ли это рабочим днем, и была ли задача уже выполнена?

3. 3

   Каждая задача со сроком выполнения попадает в список

   Каждое расписание, срок которого наступил, становится новой задачей в списке вашей команды — один раз, без дубликатов — готовой к открытию, выполнению и отметке о завершении.

Какие шаблоны повторения можно установить?

Повторяющаяся задача может выполняться с любой необходимой периодичностью. Выберите подходящий шаблон, установите дату начала и добавьте дату окончания только в том случае, если задача не должна выполняться постоянно. Loopapa преобразует ваш выбор в простое для понимания описание, чтобы не было догадок о том, когда она сработает.

• Ежедневно — выполняется один раз в день. Создано для процедур открытия и закрытия.
• Еженедельно — выполняется в выбранные вами будние дни, например, в понедельник, среду и пятницу.
• Ежемесячно — самый гибкий вариант. Установите по дате — один или несколько дней сразу, например, 1-е, 15-е и последний день (который всегда приходится на истинный конец месяца, с 28-го по 31-е число) — или по положению, например, первый и третий понедельник, или последняя пятница.
• Пользовательский интервал — выполняется каждые несколько дней или недель — каждые 3 дня, каждые 2 недели — отсчитывается от даты начала.
• Ежегодно — выполняется один раз в год, в установленную вами дату или по положению, например, в первый понедельник декабря. Создано для ежегодных задач: продление лицензии, ежегодный аудит безопасности, годовщина работы сотрудника.

Одно ежемесячное расписание может содержать несколько дат или позиций одновременно, поэтому одна задача охватывает шаблоны, которые не может охватить простое напоминание — нет необходимости создавать три отдельные задачи для 1-го, 15-го числа и конца месяца.

И вам не нужно собирать все это вручную. Опишите задачу так, как вы бы сказали ее коллеге — ИИ Loopapa прочитает время и установит расписание для вас. Достаточно сказать «Глубокая чистка спа каждый понедельник утром»: он выберет еженедельный шаблон, день и напоминание, затем сохранит это как расписание. Вы просто говорите или вводите задачу, затем подтверждаете.

Как это выглядит в отеле

Представьте отель. Одна и та же работа повторяется в известном всем ритме: горничные открывают каждый этаж каждое утро, спа-салон тщательно убирается каждый понедельник, огнетушители проверяются в первый понедельник месяца, полная инвентаризация проводится в последний день, и раз в год команда отмечает годовщину работы коллеги. Ничто из этого не должно зависеть от того, помнит ли кто-то записать задачу.

Таким образом, операционный менеджер настраивает каждую задачу один раз и назначает ее нужной команде. С тех пор каждое утро работа дня уже ждет в списке каждого человека — утренние проверки для горничных, тщательная уборка, когда наступает понедельник, проверка безопасности в первый понедельник, подсчет в конце месяца. Никто их не создает; люди просто выполняют их.

Даже годовщина заботится о себе сама. Заданная один раз как ежегодная задача, она появляется в нужное утро — так что этот жест никогда не затеряется в суете напряженной недели.

Как запланированные задачи вписываются в остальную часть Loopapa

Поскольку каждая запланированная задача появляется в списке как обычная задача, она работает со всем остальным в Loopapa — те же статусы, тот же чат, те же напоминания. Вот как это связано.

Сколько запланированных задач может выполнять каждый тарифный план?

Создание расписаний не ограничено на любом тарифном плане, включая Бесплатный — создавайте столько повторяющихся и одноразовых задач, сколько требуется вашей деятельности. Ваш тарифный план определяет, сколько из них фактически выполняется за один день.

Выполнение задач в дни, когда вы закрыты, доступно начиная с плана Starter. Одноразовая задача является исключением в любом случае — она всегда выполняется в выбранную вами точную дату, даже в закрытый день, на любом тарифном плане, включая Бесплатный.

Часто задаваемые вопросы