Pranešimai, kurie parodo, kas svarbu

Kodėl komanda nutildo darbo pranešimus?

Nes kiekvienas pranešimas atkeliauja vienodo svarbumo. Įprastas priminimas, pokalbio žinutė ir tikra problema – visi jie skamba lygiai taip pat, todėl žmonės nustoja juos skaityti, o galiausiai visai nebežiūri į telefoną. Tai gerai žinomas reiškinys: pranešimų nuovargio tyrimai parodė, kad kiekvienas pasikartojantis priminimas maždaug 30 % sumažina tikimybę, jog į jį bus sureaguota.

Verslo vadovui ši nesėkmė yra tyli ir brangi. Niekas nepraneša apie ignoruotą pranešimą. Apie tai sužinote po kelių valandų, kai atidarymo kontrolinis sąrašas nebuvo užpildytas, pamainos perdavimo raštas nebuvo perskaitytas, arba pamaina baigėsi su trimis nebaigtomis užduotimis, apie kurias niekas neužsiminė.

„Loopapa“ pranešimą vertina kaip svarbos signalą, o ne pyptelėjimą. Kiekvienas pranešimas turi kategoriją ir prioritetą, kiekvienas asmuo nusprendžia, kokio garsumo gali būti kiekviena kategorija, o viskas, kas kada nors buvo išsiųsta, lieka viename gautųjų aplanke, pasiekiamame per varpelio ikoną programos antraštėje.

Apie ką rašoma šiame straipsnyje

17 įvykių, galinčių suaktyvinti pranešimą, sugrupuotų į šešias paprastas skiltis
Kaip tas pats pranešimas skirtingai pasiekia savininką ir komandos narį
Trys pranešimų lygiai – tylus, standartinis ir išskirtinis – ir kada kurį naudoti
Asmeniniai pamainos priminimai, veikiantys kaip žadintuvas, nustatomi kiekvieno asmens
Pranešimų gautieji už varpelio ikonos ir filtrai, kurie leidžia juos patogiai naudoti

Įspėjimai

Atidarymo kontrolinis sąrašas

Atlikti prieš atidarant duris

Įprasta

Naujas pranešimas užduotyje

Ana atsakė užduoties pokalbyje

Įprasta

Pridėtas pamainos perdavimo raštas

Perskaityti prieš prasidedant kitai pamainai

Įprasta

Savaitinis atsargų skaičiavimas

Atlikti iki penktadienio vakaro

Įprasta

Įranga už diapazono ribų

Reikia žmogaus vietoje dabar

Kritinis

Valymo grafikas atnaujintas

Šią savaitę pakeisti du žingsniai

Įprasta

Visi pranešimai nutildyti

Šeši vienodi pranešimai, vienas iš jų skubus – ir po to sekantis perjungimas.

Ką iš tiesų praneša „Loopapa“ pranešimas?

Kiekviename pranešime pateikiama trys dalykai: kas nutiko, kaip tai svarbu ir koks garsus jis gali būti. Pirmuosius du lemia pats darbas. Trečiasis priklauso jums – kiekvienas asmuo savo įrenginyje nustato kiekvieno tipo pranešimo garsumą.

Svarbos lygis naudoja tas pačias keturias žymas, kurias jau matote savo užduotyse, paimtas iš Eisenhowerio matricos: „Kritinis“ yra skubus ir svarbus, „Galimybė“ – skubus, bet nesvarbus, „Įprastas“ – svarbus, bet neskubus, o „Idėja“ – nei vienas, nei kitas. Nereikia nieko versti tarp pranešimo užrakinimo ekrane ir užduočių sąrašo programėlėje. Skaityti daugiau →

Iš karto, keturi lygiai skamba skirtingai. Kritinis darbas pranešamas išskirtinai, galimybių lygio darbas – standartiniu garsumu, o įprastas ar idėjų lygio darbas – tyliai. Galite pakeisti bet kurį iš jų, tačiau niekada nepradedate nuo vienodo sąrašo, kuriame viskas šauktų vienodai.

Kritinė

Skubu ir svarbu. Kažkas turi veikti dabar.

Numatytasis pranešimas: išskirtinis

Galimybė

Ribotas laiku, bet niekas nesugrius, jei vėluos.

Numatytasis pranešimas: standartinis

Įprasta

Įprastas darbas, užtikrinantis vietos veikimą.

Numatytasis pranešimas: tylus

Idėja

Pasiūlymai ir patobulinimai, vėlesniam laikui.

Numatytasis pranešimas: tylus

Kasdienis rodmuo užfiksuotas

Ta pati užduotis, ta pati komanda, tas pats paros metas

Įprastas Kritinis

Viena vertė už diapazono ribų, ir tas pats pranešimas pakeičia savo toną.

Kaip įspėjimas iš programėlės pasiekia jūsų telefoną?

Tai vyksta keturiais žingsniais, o paskutinius du kontroliuoja pats gavėjas. Pagal numatytuosius nustatymus niekas nėra siunčiama visai komandai ir niekas nepasiekia tokio garsumo, su kuriuo gavėjas nesutiko.

1

Įvykiui priskiriama kategorija

Paskiriama užduotis, paskelbiama žinutė, paliekama laisva pamaina, reikia peržiūrėti ataskaitą. „Loopapa“ atpažįsta 17 skirtingų įvykių, ir kiekvienas iš jų turi fiksuotą kategorijos pavadinimą, kuris niekada nesikeičia tarp įrenginių, kalbų ar programėlės versijų.
2

Auditorija nustatoma pagal leidimus

Įspėjimas siunčiamas žmonėms, kuriems leidžiama matyti tokio tipo informaciją – ne pagal pareigas. Tas, kas peržiūri ataskaitas, gauna peržiūros įspėjimus; tas, kas dirba tik su savo užduotimis, jų niekada nemato, ir kategorija net neatsiranda jų nustatymuose.
3

Gavėjo nustatymai lemia garsumą

Kiekvienas žmogus turi savo nuostatas: kurios kategorijos yra įjungtos ir koks kiekvienos iš jų garsumas. Taip pat yra vienas pagrindinis jungiklis, kuris iškart nutildo viską, neištrindamas tų nuostatų – įjungus jį atgal, ankstesni nustatymai grįžta lygiai tokie, kokie buvo.
4

Palietus atidaromas būtent tas dalykas, apie kurį buvo pranešta

Ne pradinis ekranas, ne sąrašas. Užduotis atidaroma tiesiogiai, o kai įspėjimas buvo apie pokalbio žinutę, programėlė iškart slenka iki diskusijos, kad atsakymas būtų matomas ekrane. Skaityti daugiau →

Kažkas įvyksta

Pasikartojanti užduotis prasideda ir yra pažymima savo kategorija.

Kam leidžiama žinoti

Du žmonės ryto pamainoje, plius tie, kas peržiūri rezultatus.

Kiekvieno asmens individualus garsumas

Tyliai vienam, ryškiai – budinčiam asmeniui.

Pristatoma į įrenginį

Programėlė atidaryta, fone ar visiškai uždaryta – vis tiek pasiekia.

Atidarymo kontrolinis sąrašas

Palietus atidaroma pati užduotis, o ne sąrašas.

Kategorija, auditorija, garsumas, pristatymas – tie patys keturi žingsniai kiekvieną kartą.

Kas iš tiesų gali jums siųsti pranešimus?

Septyniolika įvykių, sugrupuotų į šešias aiškiai pavadintas grupes jūsų pranešimų nustatymuose. Kiekviena grupė atsidaro kaip atskira skiltis, o kiekviena eilutė joje yra atskiras jungiklis: įjungta arba išjungta, tyliai arba garsiai. Niekada nereikės redaguoti techninių pavadinimų sąrašo.

Sąrašas nėra vienodas visiems. Eilutė rodoma tik tiems, kam leidžiama gauti tokio tipo informaciją, todėl komandos narys, dirbantis su savo užduotimis, matys trumpesnį nustatymų ekraną nei verslo vadovas – o ne ilgesnį, pilną užrakintų parinkčių.

Dalyvavimas ir pamainos. Pamirštas išėjimo žymėjimas, laikas pažymėti atėjimą, laikas pažymėti išėjimą ir pamaina, kuri liko atvira dienos pabaigoje. Skaityti daugiau →
Komandos buvimas. Komandos narys prisijungia arba atsijungia. Šis nustatymas yra išjungtas, kol jo neįjungsite, o asmuo laikomas prisijungusiu tik tada, kai yra pažymėjęs atėjimą – ne vien todėl, kad atidarė programėlę.
Sistemos įspėjimai. Ataskaitos, kurioms reikia dėmesio, įskaitant rodmenis, kurie viršijo saugias ribas.
Pokalbiai ir bendradarbiavimas. Naujas pranešimas užduotyje, kurioje dalyvaujate.
Užduotys ir ataskaitos. Jums priskirtas darbas, masiškai sugeneruotos užduotys iš šablono, suplanuoti ir pasikartojantys darbai, prasidedantys tą dieną, ir užduotis, sukurta iš komandos nario ataskaitos. Skaityti daugiau →
Prioritetų lygiai. Kritinis, Galimybė, Įprastas ir Idėja, kiekvienas su savo jungikliu ir įspėjimo stiliumi.

Pranešimų nustatymai

Įspėjimai įjungti

Dalyvavimas & pamainos

4 įspėjimai · atėjimas, išėjimas, atvira pamaina

Komandos buvimas

1 įspėjimas · išjungtas, kol neįjungsite

Sistemos įspėjimai

1 įspėjimas · ataskaitos, kurioms reikia dėmesio

Pokalbiai & bendradarbiavimas

1 įspėjimas · naujas pranešimas užduotyje

Užduotys ir ataskaitos

6 įspėjimai · priskirti, suplanuoti, sugeneruoti

Prioritetų lygiai

4 įspėjimai · po vieną kiekvienam prioritetui

Šešios sekcijos, septyniolika jungiklių, vienas pagrindinis valdiklis viršuje.

Ką mato savininkas ar vadovas

Keturios atskiros prioritetų eilutės, kad Kritinis būtų matomas, o Idėja liktų tyli
Įspėjimai apie visos komandos sukurtą darbą, ne tik apie savo paties
Ataskaitos, kurias reikia peržiūrėti, ir pamainos, likusios neužpildytos dienos pabaigoje

Ką mato komandos narys

Viena sujungta prioritetų eilutė vietoj keturių, nes jie veikia pagal savo sąrašą
Asmeniniai priminimai apie atvykimą ir išvykimą, kuriuos gauna tik pamaininis personalas
Jokių peržiūros ar priežiūros įspėjimų, nebent esate jiems suteikę tokią atsakomybę

Kokio garsumo turėtų būti kiekvienas įspėjimas?

Tai atskiras sprendimas nuo to, ar įspėjimas įjungtas, ir „Loopapa“ juos atskiria. Kiekviena kategorija turi savo įspėjimo stilių su trimis lygiais – tyliu, standartiniu arba išskirtiniu – kad galėtumėte toliau gauti pranešimus, bet liepti telefonui dėl jų jūsų netrukdyti.

Tylus reiškia, kad įspėjimas vis tiek ateina ir patenka į gautuosius, bet nereikalauja dėmesio. Standartinis yra įprastas pranešimų elgesys, kurį jau žinote. Išskirtinis prašo operacinės sistemos didžiausio dėmesio lygio, kurį ji leidžia įprastai programėlei, todėl įspėjimas prasiskverbia pro įtemptą pamainą.

Esmė ne pritaikymas dėl paties pritaikymo. Kai kiekviena kategorija turi nuoseklų balsą, klausymasis pakeičia skaitymą. Žmonės nustoja atrakinti telefoną, kad patikrintų, ar įspėjimas buvo svarbus, nes garsas jiems jau pasakė. Būtent šis vienas įprotis leidžia komandai vėl pasitikėti pranešimais.

Nemokamame ir pradiniame plane

Kiekviena kategorija jau turi protingą numatytąjį nustatymą: kritiniai darbai ateina išskirtinai, įprasti ir mažo prioriteto darbai – tyliai. Niekas netyčia nešaukia.

Atrakinama su „Pro“ planu

Pats keiskite įspėjimo stilių, kategorija po kategorijos, kiekvienam komandos nariui. Kiekvienas asmuo nustato savo, o jūs galite peržiūrėti bet kurio asmens nustatymus jo darbuotojo puslapyje. Skaityti daugiau →

Vienas sąžiningas apribojimas: įspėjimo stilius yra telefono ir planšetinio kompiuterio funkcija. Kai kas nors naudoja „Loopapa“ naršyklėje, valdymas yra paslėptas, nes naršyklės neleidžia programėlei pasirinkti, koks ryškus yra pranešimas. Įspėjimai vis tiek ateina į darbalaukį – jie tiesiog visi ateina vienodai.

Tylus

Ateina ir laukia gautuosiuose. Tinka įprastiems darbams ir mažo prioriteto idėjoms.

Standartinis

Įprastas pranešimų elgesys. Tinka paskirtiems darbams ir užduočių pranešimams.

Išskirtinis

Didžiausias dėmesys, kurį leidžia telefonas. Palikite jį kritiniams darbams ir pamirštiems išsiregistravimams.

Praktinis atspirties taškas: išskirtinis – viskam, kas kritiška; standartinis – jums paskirtiems darbams; tylus – viskam, kas gali palaukti, kol atidarysite programėlę.

Trys lygiai, nustatomi pagal kategoriją, kiekvienam asmeniui.

Ar galima kam nors priminti prieš prasidedant pamainai?

Taip, ir tai veikia labiau kaip žadintuvas, o ne tvarkaraštis. Kiekvienas pasirenka vieną ar du dienos laikus – tarkime, 08:50 ir 17:00 – ir programėlė praneša jiems būtent tomis minutėmis, įmonės darbo laiko juostoje. Nustačius, ji kartojasi kiekvieną darbo dieną, niekam nebereikia jos liesti.

Tai sąmoningai paprasta. Priminimas neskaito pamainų planų, nefiksuoja atėjimo ar išėjimo ir nieko nekeičia dėl lankomumo. Jis baksteli žmogui per petį jo pasirinktu laiku, o paspaudus pranešimą atidaromi pranešimų nustatymai, kad laiką būtų galima pakoreguoti per dvi sekundes.

Vienas priminimas pagal tipą per dieną, kad išjungtas telefonas nesurinktų jų krūvos.
Nedirbamos dienos praleidžiamos automatiškai, naudojant dienas, kurias pažymėjote kaip nedirbamas savo darbo vietos nustatymuose. Kiekvienas, kuris dirba tomis dienomis, gali vėl įsijungti vienu jungikliu. Skaityti daugiau →
Išjungus, laikai išlieka išsaugoti, todėl sezoniniai darbuotojai gali vėl įjungti be pakartotinio nustatymo.
Šie priminimai skirti žmonėms, kurie dirba pamainomis. Savininkai ir vadovai jų negauna, nes jie nenaudoja to paties atėjimo fiksavimo proceso.

Asmeniniai pamainų priminimai yra „Starter“ plano ir aukštesnių planų dalis, kartu su kategorijų nuostatomis, leidžiančiomis kiekvienam asmeniui formuoti savo pranešimus.

Priminimo laikas

08:49 08:50

Vietinis įmonės laikas, kiekvieną darbo dieną

Atėjimo fiksavimo laikas

Šį laiką nustatote pranešimų nustatymuose.

Priminimas apie atėjimą

08:50

Priminimas apie išėjimą

17:00

Priminti ir nedirbamosiomis dienomis

Pagal numatytuosius nustatymus išjungta

Nustatoma vieną kartą, kartojasi kiekvieną darbo dieną.

Kur keliauja pranešimai, kai niekas jų neatidaro?

Į gautuosius, kurie juos saugo. Praleistas įspėjimas užrakinimo ekrane dingsta visam laikui; tačiau „Loopapa“ programoje jis vis dar laukia už varpelio prietaisų skydelio viršutinėje juostoje, ta pačia tvarka, kokia atkeliavo. Būtent todėl tylūs įspėjimai yra saugūs – tylu nereiškia prarasta.

Raudonas ženkliukas ant varpelio rodo, kas naujo nuo paskutinio karto, kai jį atidarėte, o ne visus kada nors surinktus neperskaitytus elementus. Atidarykite varpelį, kad greitai peržiūrėtumėte naujausius elementus, arba eikite į visą sąrašą, kad viską tinkamai peržiūrėtumėte.

Keturi filtrai, padedantys naudotis ilgu sąrašu

Visi – viskas, naujausi pirmiausia.
Neperskaityti – tik tai, ko dar niekas neatidarė, o tai yra tikrasis vaizdas, kam vis dar reikia dėmesio.
Prioritetas – išskleidžiamasis meniu su Kritinis, Galimybė, Įprastas ir Idėja. Pasirinkus „Kritinis“ per įtemptą pamainą, greičiausiai pamatysite, kas tikrai negali laukti.
Diskusijos – tik žinutės, kad pokalbis apie vieną užduotį nebūtų palaidotas po užduočių įspėjimais.

Kiekvienoje eilutėje rodomas užduoties pavadinimas, vienos eilutės santrauka, jos prioriteto ženkliukas ir prieš kiek laiko ji atkeliavo. Paspaudus eilutę, tiesiogiai atidaroma ta užduotis, o Pažymėti visus kaip perskaitytus išvalo sąrašą vienu veiksmu, kai pamaina tikrai baigta. Komandos užduotys čia rodomos kiekvienam asmeniui atskirai, todėl kiekvienas mato savo bendro darbo kopiją. Skaityti daugiau →

Pranešimai

3 5

Visi Neperskaityti Prioritetas Diskusijos

Rodmenys už saugaus diapazono ribų

Patikrinkite įrenginį ir užregistruokite rezultatą

Kritinis

2 min.

Atidarymo kontrolinis sąrašas

Atlikti prieš atidarant duris

Įprasta

6 val.

Pridėtas pamainos perdavimo raštas

Perskaityti prieš prasidedant kitai pamainai

Įprasta

6 val.

Tie patys gautieji telefone ir naršyklėje.

Tikra diena: kaip 40 kambarių viešbutis nustojo tikrinti savo telefoną

40 kambarių viešbučio vadovė prižiūrėjo tris pamainas: registratūrą, kambarių tvarkymą ir techninę priežiūrą. Pirmosiomis savaitėmis naudojant programėlę, visi pranešimai skambėjo vienodai. Ji dešimtis kartų per dieną atrakindavo telefoną, kad sužinotų, ar tai įprastas kontrolinis sąrašas, ar tikra problema. Antrosios savaitės pabaigoje ji apskritai pradėjo ignoruoti pranešimus – būtent to programėlė turėjo padėti išvengti.

Tad ji dešimt minučių praleido pranešimų nustatymuose ir kiekvienai kategorijai suteikė savitą garsą. Kritiniai darbai tapo išskirtiniai. Visi įprasti pranešimai tapo tylūs. Užduočių pokalbiai liko standartiniai. Jos komanda padarė tą patį savo telefonuose, kiekvienas pasilikdamas tik tuos pranešimus, kurie buvo susiję su jų pareigomis.