Aufgabenstatus & Prioritäten: Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt
Loopapas Aufgabenboard aktualisiert sich selbst: Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt. Prioritäten zeigen zuerst die wichtigen Aufgaben an, und eine Aufgabe wechselt nur dann zu 'In Bearbeitung', wenn Mitarbeiter eingestempelt sind.
Ein Live-Bild der Schicht
Das Ziel ist einfach: Bis zum Ende der Schicht ist jede wichtige Aufgabe erledigt – pünktlich – ohne dass jemand nachfragen muss.
Das funktioniert nur, wenn Sie dem vertrauen können, was Sie sehen. Auf den meisten Aufgabenboards sind die Zahlen das, was jemand zuletzt aktualisiert hat, sodass ein Manager immer noch durch den Betrieb gehen und nachfragen muss.
Loopapa bietet Ihnen stattdessen ein Live-Bild. Im Laufe des Tages füllt sich das Board von selbst mit dem, was tatsächlich passiert – was noch zu tun ist, was gerade in Bearbeitung ist und wie viel bereits erledigt ist – sodass ein Blick genügt, um zu sehen, ob die Schicht im Plan liegt.
Unter diesem Bild befinden sich drei Aufgabenstatus – Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt – und eine Prioritätsreihenfolge, die entscheidet, was zuerst bearbeitet wird. So funktionieren sie und deshalb bleibt das Board von selbst genau.
Online
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Zu erledigen
1211
In Bearbeitung
23
Gesamt
15
Aufgaben
Erledigt
1 Aufgabe erledigt2 Aufgaben erledigt
6%13%
Was bedeuten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ eigentlich?
Jede Aufgabe in Loopapa befindet sich in einem von drei Zuständen – Zu erledigen, In Bearbeitung oder Erledigt – und verfolgt sie von noch nicht begonnen über in Bearbeitung bis hin zu abgeschlossen. Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Board besteht darin, dass sich eine Aufgabe basierend auf dem, was die Leute tatsächlich tun, zwischen diesen Zuständen bewegt, sodass der Zustand einer Aufgabe immer wahr ist und nicht nur das, was jemand zuletzt eingestellt hat.
- Zu erledigen
- Die Aufgabe wartet und niemand hat sie bisher geöffnet. Sie bleibt hier, bis die richtige Person sie beginnt.
- In Bearbeitung Gesehen 09:02
- Jemand hat die Aufgabe geöffnet, während er eingestempelt war, daher ist sie jetzt in Bearbeitung – mit dem genauen Zeitpunkt des Sehens versehen.
- Erledigt
- Die verantwortliche Person hat sie als erledigt markiert. Sie verlässt das aktive Board und wird als abgeschlossener Datensatz gespeichert.
Wie wechselt eine Aufgabe von 'Zu erledigen' zu 'Erledigt'?
Eine Aufgabe wechselt durch zwei Aktionen der ausführenden Person: Sie öffnet sie, wodurch sie in 'In Bearbeitung' übergeht, und später markiert sie sie als 'Erledigt'. Es gibt keinen separaten Schritt, um sie zu beanspruchen oder einen Status festzulegen – das Öffnen der Aufgabe ist der Beginn, und Loopapa zeichnet den genauen Zeitpunkt auf.
-
1
Aufgabe öffnen
Ein Teammitglied tippt auf die Aufgabe, um zu sehen, was zu tun ist. In dem Moment, in dem sie geöffnet wird, verlässt sie 'Zu erledigen'.
-
2
Sie wird automatisch 'In Bearbeitung'
Die Aufgabe wechselt zu 'In Bearbeitung' und wird mit dem Zeitpunkt des Ansehens versehen, sodass jeder erkennen kann, dass sie gerade bearbeitet wird.
-
3
Als 'Erledigt' markieren
Wenn die Arbeit beendet ist, markiert dieselbe Person sie als 'Erledigt'. Sie verlässt das aktive Board und wird als abgeschlossener Datensatz gespeichert.
Vorräte auffüllen
Eine Aufgabe wechselt von 'Zu erledigen' zu 'In Bearbeitung' zu 'Erledigt' – und wird dabei aufgezeichnet.
Was, wenn jemand nicht eingestempelt ist?
Wenn ein Teammitglied nicht eingestempelt ist, ändert das Öffnen einer Aufgabe nichts. Die Aufgabe bleibt in 'Zu erledigen', und sie werden zuerst aufgefordert, sich einzustempeln, sodass 'In Bearbeitung' immer jemanden widerspiegelt, der tatsächlich anwesend und im Dienst ist. So funktioniert die Anwesenheitserfassung.
Vorräte auffüllen
Zu erledigenWelche Aufgabe sollte zuerst erledigt werden?
Loopapa ordnet jede Aufgabe nach Priorität, sodass das Team immer weiß, was zuerst zu erledigen ist. Prioritäten folgen der Eisenhower-Matrix – wie dringend eine Aufgabe ist und wie wichtig – und jede Aufgabe hat eine von vier Stufen: Kritisch, Routine, Chance oder Idee. Die Priorität wird bei der Erstellung der Aufgabe gewählt und kann automatisch vorgeschlagen werden, wenn Sie eine Aufgabe per Text oder Sprache hinzufügen.
Diese zuerst erledigen. Sie können nicht warten und sind am wichtigsten.
Zeit dafür einplanen. Die stetige Arbeit, die den Betrieb aufrechterhält.
Schnell erledigen oder delegieren. Zeitkritisch, aber weniger bedeutsam.
Für später aufbewahren. Bemerkenswert, aber heute nicht entscheidend.
Das Board ist nach diesen Stufen sortiert, sodass die wichtigste, dringendste Arbeit nach oben rückt, anstatt in einer langen Liste unterzugehen. Ein Teammitglied, das seine Aufgaben öffnet, sieht zuerst das Richtige, nicht das, was zufällig ganz oben steht.
Wo sehen Sie aktive Aufgaben?
Aktive Aufgaben befinden sich im Tab „Aktiv“, der „Zu erledigen“ und „In Bearbeitung“ zusammen anzeigt – so sind wartende und in Bearbeitung befindliche Aufgaben nebeneinander in einer Ansicht. Wenn Sie nur eine möchten, grenzt ein Statusfilter die Liste auf „Zu erledigen“ oder „In Bearbeitung“ ein.
Manager können direkt vom Live-Dashboard aus einsteigen: Das Antippen einer Statusanzahl, wie der Anzahl „Zu erledigen“ oder „In Bearbeitung“, öffnet die aktive Liste, die bereits nach diesem Status gefiltert ist. Und wenn Sie eine „Zu erledigen“-Aufgabe öffnen und sie in „In Bearbeitung“ übergeht, verschwindet sie nicht aus Ihrem aktuellen Filter – sie bleibt sichtbar, bis Sie die Ansicht verlassen oder aktualisieren, und nimmt dann ihren Platz ein, sodass eine Aufgabe, an der Sie arbeiten, Ihnen nie abhandenkommt.
Wann gilt eine Aufgabe als erledigt – für eine Person oder für alle?
Es hängt davon ab, wie die Aufgabe zugewiesen ist. Eine „Beliebig“-Aufgabe ist für das gesamte Team erledigt, sobald die erste Person sie abschließt. Eine „Jeder“-Aufgabe gibt jeder zugewiesenen Person eine eigene Kopie und gilt erst als erledigt, wenn jede einzelne Person sie abgeschlossen hat. Sie wählen dies, wenn Sie die Aufgabe allen, beliebigen oder nur sich selbst zuweisen.
Die erste Person, die fertig ist, erledigt es für alle.
Jede Person erledigt ihre eigene Kopie – Erledigt, wenn alle fertig sind.
Was passiert, wenn eine Aufgabe überfällig ist?
Eine Aufgabe wird überfällig, wenn ihr geplanter Tag oder ihre Erinnerungszeit überschritten wird, gemessen an Ihrem Betriebstag. Überfällige Aufgaben werden markiert, nicht versteckt – sie bleiben mit einer „Überfällig“-Markierung auf dem Board, sodass nichts unbemerkt entweicht.
Wenn eine Aufgabe wirklich nicht pünktlich erledigt werden kann, kann die verantwortliche Person eine neue Zeit vorschlagen. Die Aufgabe wird aktualisiert und der Manager wird benachrichtigt, dass sich die Zeit geändert hat – so ist die Neuplanung sichtbar, niemals stillschweigend.
Servietten nachfüllen
10:00Wie sieht das in einer echten Schicht aus?
Nehmen wir ein Hotel in einer Frühschicht. Die Rezeption, das Housekeeping und das Veranstaltungsteam haben jeweils Aufgaben, die mit unterschiedlichen Prioritäten festgelegt und auf unterschiedliche Weise zugewiesen werden. Hier ist dasselbe Board am Vormittag – und wie Status und Priorität die Schicht am Laufen halten, ohne dass jemand nach Updates fragen muss.
Am Vormittag hat der Schichtleiter noch keine einzige Etage begangen. Ein Blick auf das Board erzählt die Geschichte: Das kritische Frühstücks-Setup wurde zuerst erledigt, das Housekeeping arbeitet die Etagen als „Jede“-Aufgabe ab, und die eine Aufgabe, die nicht rechtzeitig erledigt werden konnte – die Wäschezählung – wurde auf den Nachmittag verschoben, wobei der Manager benachrichtigt wurde. Die Aufgaben mit geringerer Priorität warten, ohne vergessen zu werden. Nichts wurde nachgefragt, und nichts ist unbemerkt geblieben.
Wie Status und Prioritäten mit dem Rest von Loopapa zusammenhängen
Der Aufgabenstatus ist zentral für den täglichen Arbeitsablauf und beeinflusst fast alles andere. Hier sind die Verbindungen.
Anwesenheit
Eine Aufgabe wechselt nur dann zu „In Bearbeitung“, wenn die Person für ihre Schicht eingestempelt ist.
Mehr erfahrenZuweisung
Ob „Erledigt“ eine Person oder alle erfordert, hängt davon ab, wie die Aufgabe zugewiesen ist.
Mehr erfahrenAufgaben erstellen
Priorität und Zeitpunkt werden festgelegt, sobald Sie eine Aufgabe per Text oder Sprache hinzufügen.
Mehr erfahrenWiederkehrende Aufgaben
Täglich wiederkehrende Aufgaben beginnen pünktlich neu in „Zu erledigen“.
Mehr erfahrenBenachrichtigungen
Überfällige Arbeiten und neu geplante Zeiten erreichen die richtigen Personen automatisch.
Mehr erfahrenBerichte
Aufgaben, die einen Nachweis erfordern, durchlaufen eigene Status, wenn Mitarbeiter antworten.
Mehr erfahrenIst dies im kostenlosen Plan enthalten?
Ja – alles in diesem Artikel ist im kostenlosen Plan enthalten, ohne Kreditkarte. Der Aufgabenfluss (Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt), alle vier Prioritätsstufen, die Kennzeichnung überfälliger Aufgaben, der individuelle Fortschritt bei jeder Aufgabe und die Regel, dass eine Aufgabe nur dann in den Status „In Bearbeitung“ wechselt, wenn jemand eingestempelt ist, sind alle kostenlos nutzbar. Kostenpflichtige Pläne bieten zusätzliche Funktionen, aber das Aufgabenboard selbst steht Ihnen im kostenlosen Plan vollständig zur Verfügung.
Kostenlos
Kostenlos starten, keine Karte- Aufgabenfluss: Zu erledigen → In Bearbeitung → Erledigt
- Vier Prioritätsstufen: Kritisch, Routinemäßig, Gelegenheit, Idee
- Kennzeichnung überfälliger Aufgaben und individueller Fortschritt
- In Bearbeitung nur bei Zeiterfassung
Pro
Pro 14 Tage kostenlos testenWenn Sie die Aufzeichnungen über erledigte Arbeiten aus der App exportieren müssen – Arbeitszeiten, HACCP-Protokolle und KI-Nutzung als PDF oder CSV für die Gehaltsabrechnung oder Inspektoren – ist dies im Pro-Plan enthalten. Alles andere rund um die Aufgabenverwaltung bleibt kostenlos.
Häufig gestellte Fragen
Wird eine Aufgabe zu „In Bearbeitung“, sobald sie geöffnet wird?
Ja. Das Öffnen einer Aufgabe startet sie – sie wechselt zu „In Bearbeitung“ und wird mit der Uhrzeit versehen, zu der sie gesehen wurde, solange die Person eingestempelt ist. Es gibt keinen separaten „Start“-Button, an den man denken muss.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter nicht eingestempelt ist?
Das Öffnen einer Aufgabe bewirkt nichts, bis sie sich einstempeln. Die Aufgabe bleibt in „Zu erledigen“ und sie werden zuerst aufgefordert, sich einzustempeln, sodass „In Bearbeitung“ immer jemanden widerspiegelt, der tatsächlich im Dienst ist.
Wann gilt eine geteilte Aufgabe als erledigt?
Es hängt davon ab, wie sie zugewiesen wird. Eine „Beliebige“ Aufgabe ist für alle erledigt, sobald die erste Person sie beendet. Eine „Jede“ Aufgabe gibt jeder Person eine eigene Kopie und ist erst erledigt, wenn alle sie beendet haben.
Was bedeuten die vier Prioritätsstufen?
Sie folgen der Eisenhower-Matrix von dringend versus wichtig: Kritisch (dringend und wichtig), Routine (wichtig, nicht dringend), Chance (dringend, nicht wichtig) und Idee (keines von beidem). Das Board sortiert nach ihnen, sodass die wichtigste Arbeit nach oben rückt.
Was passiert mit einer Aufgabe, wenn sie überfällig wird?
Sie wird als überfällig markiert, nicht versteckt – sie bleibt mit einer Markierung auf dem Board, damit nichts unbemerkt entfällt. Wenn sie wirklich nicht pünktlich erledigt werden kann, kann die Person eine neue Zeit vorschlagen, und der Manager wird über die Änderung benachrichtigt.
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