Hastalık Durumunda Bile Ayakta Duran Vardiya Yönetimi

Vardiya yönetimi nedir ve gerçekte neleri kapsar?

Vardiya yönetimi, kimin ne zaman çalışacağına karar verme, insanlara ihtiyaç duyulan her saatin karşılandığından emin olma ve yine de meydana gelen değişiklikleri yönetme işidir. Çoğu yönetici bunu bir vardiya çizelgesi oluşturmak olarak düşünür. Pratikte, çizelge kolay kısımdır. Zor kısım ise yayınlandıktan sonra olan her şeydir.

Her çizelgenin cevaplaması gereken üç soru

Vardiya çizelgesi araçları ilk soruyu iyi yanıtlamak için tasarlanmıştır. Diğer ikisi genellikle başka bir yerde yaşar: bir görev uygulamasında, bir grup sohbetinde veya sadece yöneticinin kafasında. Bu boşluk, çoğu kaçırılan kontrolün ve karmaşık devir teslimlerin başladığı yerdir.

Vardiya çizelgesini her hafta yeniden mi oluşturmalısınız, yoksa sabit saatler mi belirlemelisiniz?

Çalışma saatlerini planlamanın iki yolu vardır. Haftalık vardiya çizelgesi her hafta sıfırdan yeniden oluşturulur. Sabit saatler — genellikle vardiya düzeni olarak adlandırılır — her kişinin normal haftasını bir kez tanımlar ve otomatik olarak tekrarlar, böylece çizelgeye yalnızca bir şeyler farklı olduğunda dokunursunuz. Çoğu vardiya tabanlı ekip için, çoğu hafta bir önceki haftaya benzer. Değişenler istisnalardır.

Loopapa'da birinin çalışma saatlerini nasıl ayarlarsınız?

Kişi başına bir kez. Normal haftalarını bir veya daha fazla desen olarak tanımlarsınız — hangi günler, ne sıklıkta ve hangi saatten hangi saate kadar — ve siz değiştirene kadar saatler kendiliğinden tekrarlanır. Yeniden oluşturulacak haftalık bir çizelge yoktur.

Şu anda kimin çalıştığını nasıl görebilirsiniz?

Kontrol panelinin üst kısmından. Tek satırlık bir özet, bir yöneticiye günün nasıl göründüğünü söyler — örneğin “3 görevde · 1 uzakta · 2 kontrol edilecek” veya “Sonraki: Dan 17:00”. Her ekip üyesi kendi gününü aynı yerde görür: “Siz: 09:00–17:00”, “Siz: uzakta · Ben tarafından karşılandı” veya “Siz: bugün izinlisiniz”. Satıra dokunduğunuzda, tam Çalışma programı açılır.

Haftalık görünüm: kişi başına bir satır, her çalışma günü için bir çubuk ve her günün üzerinde görevli kişi sayısı.

Haftalık görünüm ve günlük görünüm

Haftalık görünüm, kişi başına bir satır ve çalıştıkları her gün için küçük bir çubuk gösterir; her günün üzerinde görevli kişi sayısı ve dikkat gerektiren herhangi bir günde bir işaret bulunur. Günlük görünüm telefonunuzdaki takvim gibi çalışır: saatler yukarıdan aşağıya doğru akar, kişi başına bir sütun vardır, görevler hatırlatma zamanlarında okunabilir etiketler olarak yer alır, bir çizgi “şimdi”yi işaretler ve bir bant her saat kaç kişinin görevli olduğunu gösterir. Büyük ekipler yana doğru kaydırılır ve eğer tercih ederseniz, bir satır düzeni kişileri yana, zamanı ise sayfa boyunca yerleştirir. Saatlerini açmak için bir kişiye veya ayrıntılarını açmak için bir göreve dokunun.

“Kontrol edilecek” ne anlama geliyor?

Kontrol edilecek bir not, asla bir engel değil, bir bilgidir. Bir görevin hatırlatma zamanı olduğunda ancak ait olduğu kişi o zaman çalışmıyorsa veya o saatte hiç kimse görevde değilse görünür. Notlar yalnızca bugünü ve ileriki günleri kapsar ve çalışma saatleri belirlenmemiş kişileri asla içermez. Aynı mantık, bir görev atarken de karşınıza çıkar: her kişi "Görevde 09:00–17:00", "İzinli", "Görevde 09:00–17:00 · 07:00'de değil" veya "Uzakta · Jonas tarafından karşılandı" gibi kısa bir ipucu taşır, böylece kaydetmeden önce bir uyumsuzluk görünür olur.

Biri hastalandığında, izne çıktığında veya vardiya değiştirmek istediğinde ne olur?

Uygulamada vekil talep ederler ve siz birkaç dokunuşla karar verirsiniz. Bir vekil talebi tarihleri, bir nedeni — izin, hastalık, vardiya değişimi veya diğer — isteğe bağlı bir notu ve isterlerse sormak istedikleri meslektaşı içerir. Form, nedeni ve notu yalnızca yöneticinin göreceğini baştan belirtir. Talebi siz ele alana kadar geri çekebilirler.

Yönetici bir taleple ne yapabilir?

• Bir meslektaşa sor. Vekil bulma, aktif personeli müsaitlik durumlarıyla birlikte listeler, çift rezervasyon konusunda uyarır ve meslektaşın cevap vermek için ne kadar süresi olduğunu gösterir.
• Şimdi onlar için onayla. Acil durumlar için. Meslektaş yine de bilgilendirilir, ancak kimse bir yanıt beklemez.
• Vekil gerekmez. Gün bir kişi eksik çalışabilecek durumdaysa, yerine birini koymadan devamsızlığı onayla.
• Devamsızlığı bildir. Biri hastalandığını bildirdiğinde ve hiç talep yoksa, bunu kendiniz kaydedersiniz. Ayrıca bir vekil atamasını reddedebilir, iptal edebilir veya erken sonlandırabilirsiniz.

Ya meslektaş cevap vermezse?

Talep size geri döner. Bir meslektaşın kabul etmek veya reddetmek için iki anın daha erken olanına kadar süresi vardır: sorulduktan 24 saat sonra veya ilk vekil olunan saatten iki saat önce. Cuma günü saat 18:00'de birinden Cumartesi 07:00 başlangıcını karşılamasını isteyin, cevap 05:00'e kadar verilmelidir — böylece herkes uyurken sabah erken saatteki bir vekil ataması asla askıda kalmaz.

Vardiya değişimleri nasıl çalışır?

Bir değişim, tek bir anlaşmada iki vekil atamasıdır: Ana, Jonas'ın Cumartesi vardiyasında çalışır ve Jonas, Ana'nın Cuma vardiyasında çalışır. İlgili herkes anlaşana kadar hiçbir şey değişmez. Ardından program, görevler ve hatırlatıcılar her iki gün için de otomatik olarak takip eder.

Görevler yerine bakan kişiye geçer mi?

Evet — ve çoğu yöneticinin elle yaptığı kısım da burasıdır. Bir vekalet aktifken, devamsız kişinin o günlere ait görevleri otomatik olarak yerine bakan meslektaşına geçer. Buna tekrarlayan görevler ve sıcaklık ve hijyen kayıtları gibi güvenlik kontrolleri dahildir. Tekrarlayan şablonlar asla değiştirilmez, bu nedenle vekalet sona erdiğinde, yeni görevler hiçbir ayara dokunulmadan orijinal kişiye geri döner.

Başlanmamış işler taşınır. Başlanmış işler kalır. Bitmiş işlere asla dokunulmaz.

Kurallar, açıkça

• Eğer bir vekalet gün ortasında başlarsa, bugünün başlanmamış görevleri hemen meslektaşa geçer.
• Zaten başlanmış görevler oldukları yerde kalır ve yöneticinin karar vermesi için listelenir. Bitmiş görevlere ve kayıtlara asla dokunulmaz.
• Meslektaş, devralınan görev sayısıyla ilgili tek bir bildirim alır — görev başına bir uyarı değil.
• Gıda güvenliği kayıtları, kontrolü gerçekten kimin yaptığını gösterir — uzakta olan kişi değil, yerine bakan meslektaş.
• Uzakta olan biri için bugün yeni bir görev oluşturursanız, uygulama bunun yerine yerine bakan meslektaşı atar — eğer öyle demek istediyseniz bir Geri Al seçeneğiyle.
• Diğer her şey her zamanki gibi çalışır. Örneğin, bir görev ancak üzerinde çalışan kişi giriş yaptığında Yapılıyor durumuna geçer.

Çalışma saatleri giriş-çıkış işlemlerine nasıl yardımcı olur?

Hatırlatır ve açıklar, ancak kaydı asla düzenlemez. Devam takibindeki giriş ve çıkış saatleri her zaman olduğu gibi saklanır. Değişen şey, uygulamanın artık her çalışanın ne zaman çalışması gerektiğini bilmesidir.

Kim neyi görür?

Programlar kişisel bilgilerdir, bu nedenle görünürlük role göre değişir. Çalışma saatleri personel üyeleri için geçerlidir; yöneticilerin ve adminlerin kendi çalışma düzenleri yoktur. Loopapa'nın kendi platform yöneticileri bir işletmenin programlarına erişemez.

Birden fazla şube işletiyorsanız, her şube müdürü kendi ekibiyle, işletmeler, yöneticiler ve roller bölümünde açıklandığı gibi çalışır.

Örnek senaryo

Örnek bir gün: 40 odalı bir otel, kahvaltıdan önce gelen bir hastalık izni talebini nasıl karşılar?

Resepsiyon, kat hizmetleri ve bakımda üç vardiya ile küçük bir kahvaltı mutfağını yöneten 40 odalı bir otelin genel müdürünü hayal edin. Şimdiye kadar, vardiya çizelgesi bir e-tabloda, görevler ise uygulamada tutuluyordu. Normal bir haftada bu işler. Ancak bir sabah biri hastalandığında, aynı anda iki iş yapmak anlamına geliyor: bir yedek bulmak ve devamsız kişinin yapması gereken her şeyi hatırlamak.

Böylece vardiya çizelgesini Çalışma saatleri'ne taşır. Herkesin sabit çalışma saatlerini girmek bir öğleden sonra sürer — sabah resepsiyonistleri, kat hizmetleri ekibi ve iki haftada bir hafta sonları değişen iki gece görevlisi. Bundan sonra, program çoğunlukla kendi kendine işler. Sonra, bir Cumartesi sabahı test edilir.

Çalışma saatleri başka neye bağlanır?

Ekibinizin bir günde yaptığı hemen hemen her şey. Çalışma saatleri, yanına eklenmiş ayrı bir planlama uygulaması değildir; Loopapa'nın geri kalanının artık okuduğu bağlamdır. Görevli olan kişi, kime hatırlatma yapılacağını, görevin kime verileceğini ve kimin adının kayıtta yer alacağını belirler.

Vardiya listesi ile vardiya yönetimi arasındaki gerçek fark budur. Vardiya listesi size kimin orada olması gerektiğini söyler. Vardiya yönetimi ise işin, insanların gerçekten olduğu yere gitmesini sağlar.

Çalışma saatleri ne yapmaz?

Sizin için program oluşturmaz — bilerek. Loopapa, rotaları otomatik olarak veya yapay zeka ile oluşturmaz, böylece yöneticiler kimin ne zaman çalıştığı üzerinde kontrol sahibi olur. AB Yapay Zeka Yasası'na göre, insanların davranışlarına veya kişisel özelliklerine göre görev atamak veya performanslarını izlemek ve değerlendirmek için kullanılan yapay zeka sistemleri yüksek riskli olarak sınıflandırılır. İnsanların çalışma hayatlarıyla ilgili kararlar, ekibi tanıyan kişilere aittir.

Sınırları bilmek karar vermenize yardımcı olur. Ekibiniz bir veya daha fazla yerde vardiyalı çalışıyorsa ve çoğu hafta birbirine benziyorsa — konaklama, vardiyalı perakende, resepsiyonlar, mutfaklar, temizlik ve bakım ekipleri — Çalışma saatleri size uyar. Müşterileri zaman dilimlerine ayırıyor veya insanları adreslere gönderiyorsanız, bir randevu rezervasyon veya saha sevk aracı size daha iyi hizmet edecektir.

Hangi plan Çalışma saatlerini içerir?

Çalışma saatleri, her işletmenin etkinleştirdiği isteğe bağlı bir modüldür ve bunu kullanmayan ekipler hiçbir değişiklik görmez. İki bölümden oluşur — Çalışma saatleri ve İzin & devir — ve her bir bölümü hangi planların içerdiği fiyatlandırma sayfasında listelenecektir.

Tek bir şey değişmeyecek: Loopapa, çalışan başına değil, konum başına fiyatlandırılır. Ücretli planlarda, programa başka bir kişi eklemek ödediğiniz ücreti değiştirmez.

Sıkça sorulan sorular