Personel Raporları

Personelin Telefonlarından Rapor Göndermesine İzin Verin

Bir dondurucu garip bir ses çıkarıyor. Bir teslimat iki kutu eksik geldi. Bir misafir bu hafta üçüncü kez aynı şeyden şikayet etti. Personeliniz bunların hepsini fark eder. Sonra vardiya yoğunlaşır ve mesai bitiminde hepsi unutulur gider.

Bu dikkatsizlik değil. Bu bir sürtünme. Bir sorunu bildirmek, sizi şahsen bulmak, vardiya sonuna kadar hatırlamak veya kimsenin yüklemediği ayrı bir uygulama açmak anlamına geliyorsa, çoğu küçük sorun asla bildirilmez. Daha sonra, büyük sorunlar olarak bildirilirler.

Loopapa, her personel üyesine zaten taşıdıkları telefonda bir rapor düğmesi verir. Yazarlar veya yüksek sesle söylerler, doğru yöneticiye ulaşır ve her iki taraf da tam olarak nerede olduğunu görebilir. Bu makale, personel raporlarının nasıl çalıştığını, bir yönetici olarak ne gördüğünüzü ve bir raporun gönderilmekten çözülmeye nasıl geçtiğini gösterir.

Bir personel Loopapa'da nasıl rapor gönderir?

Bir personel panosunu açar ve Rapor Gönder'e dokunur. Ne olduğunu yazabilir veya kayıt düğmesini basılı tutarak yüksek sesle söyleyebilir. Tüm eylem budur. Doldurulacak bir form, seçilecek bir kategori ve kimin alacağına dair bir karar yoktur.

Konuşmak önemli. Elleri ıslak, gürültülü bir odada, bir görevin ortasında olan bir personel, bozuk bir buzdolabı hakkında üç paragraf yazmayacaktır. Bir düğmeyi basılı tutacak ve yirmi saniye konuşacaktır. Loopapa'nın yapay zekası bu kaydı alır ve net, yapılandırılmış bir özet olarak yazar — böylece yönetici, dağınık bir sesli notu dinleyip ayrıntıları tahmin etmek yerine kısa, düzenli bir açıklama okur.

Rapor doğru kişiyi kendi başına bulur

Personel asla bir alıcı seçmez. Bir rapor gönderildiğinde, Loopapa onu o personelin doğrudan yöneticisine yönlendirir. Personele atanmış bir yönetici yoksa, doğrudan yöneticiye gider. Bu, ilk gününde yeni bir çalışanın organizasyon şemasında tek bir isim bilmeden bir sorunu doğru bir şekilde bildirebileceği anlamına gelir.

İki taraf, iki farklı bakış açısı

Raporların pratikte işe yaramasını sağlayan kısım budur ve bu konuda hassas olmakta fayda var.

Bu asimetri kasıtlıdır. Raporu bildiren kişi için iş bitmiştir ve sonra ne olduğunu bilmek ister. Raporu alan kişi için bu bilgi değil, iştir. Bunu bir görev olarak ele almak, bir mesaj listesinde fark edilmeyi bekleyerek sessizce duramayacağı anlamına gelir.

Bir şey belirsizse, raporda sorun

Her raporun kendi sohbet dizisi vardır. Yönetici daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyarsa — hangi buzdolabı, saat kaçta, başka kimse var mıydı — raporun içinde sorar ve personel orada cevaplar. Soru, cevap ve orijinal rapor tek bir yerde kalır, böylece daha sonra hafızadan veya bir sohbet uygulamasından hiçbir şeyin yeniden oluşturulması gerekmez.

Bilmeye değer bir şey daha: raporlar bir personelin mesaiye başlamasını gerektirmez. Normal görevler gerektirir, çünkü bir görev bir vardiyada yapılan iştir. Bir sorun, birisi mesaide olsun ya da olmasın bir sorundur, bu yüzden raporlama her zaman mevcuttur.

Yönetici bir raporla aslında ne yapar?

Bir rapor okunup unutulacak bir mesaj değildir. Bir görev olarak gelir ve bir görev karar gerektirir. Yöneticinin onu kapatmak için tam olarak iki yolu vardır ve ikisi de tek dokunuşla yapılır.

Her iki durumda da rapor, yöneticinin aktif listesinden çıkar. Bu, kulağa geldiğinden daha önemlidir. Bir karar olmadan kapatılamayan bir rapor, bir gelen kutusunun dibinde sessizce çürüyemeyen bir rapordur. Tek iki çıkış yolu da kasıtlıdır.

Karar vermeden önce sor

Rapor onaylamak veya reddetmek için yeterince açık değilse, yöneticinin tahmin etmesine gerek yoktur. Raporun içindeki sohbet dizisi tam da bunun içindir. Hangi müşteriydi? Kapattın mı? Tedarikçi hala orada mıydı? Personel üyesi aynı dizide yanıt verir ve ancak o zaman yönetici karar verir.

Bir karara katılmayan bir personel üyesi de sıkışıp kalmaz. Yeni bir rapor gönderirler. Raporlar tasarımsal olarak göndermesi ucuzdur — tek dokunuş ve bir cümle — bu yüzden kötü bir sonuca doğru yanıt, bir tartışma değil, başka bir rapordur.

Onayladıktan sonra fikrinizi mi değiştirdiniz?

Onaylanmış bir rapor iptal edilebilir. Aktif listeye geri döner ve inceleme kararı tekrar açılır, böylece uzun bir vardiyanın sonunda çok hızlı verilen bir karar kalıcı değildir.

Kimsenin göndermek zorunda olmadığı raporlar

Her rapor bir kişi tarafından yazılmaz. Bir personel üyesi vardiyayı bitirdiğinde, Loopapa kendi başına bir vardiya raporu yazar — tarih, kimin çalıştığı, başlangıç ve bitiş saatleri, toplam süre ve her molanın tam zamanı ve süresi. Kimsenin onu dosyalamayı hatırlamasına gerek yoktur ve kimse unutamaz.

Personel raporlarına ne bağlanır?

Raporlar, yan tarafa cıvatalanmış ayrı bir ürün değildir. Loopapa'nın geri kalanının çalıştığı aynı parçaları yeniden kullanırlar, bu yüzden bir rapor bir göreve, bir görev bir sohbete ve bir vardiya kimse hiçbir şey yazmadan bir rapora dönüşebilir.

Sıkça sorulan sorular

Operatörlerin personel raporlarını kullanıma sunmadan önce en sık sorduğu sorular.