Календарь задач: что сделано, что просрочено и что предстоит
Просматривайте все задачи на одной панели — что сделано, что просрочено сегодня и что предстоит. Пролистывайте прошлое, настоящее и будущее. Бесплатно на любом тарифе.
На вашей панели управления
Вы почти всегда можете видеть, что делает ваша команда прямо сейчас. Чего вы не видите, так это того, что грядет — завтрашняя подготовка, повторяющиеся задачи на следующей неделе, дедлайн, который незаметно наступит в пятницу. Большинство инструментов для задач показывают только «сейчас», поэтому предстоящие дни остаются невидимыми, пока не наступят.
Календарь задач — это полоса карточек дней на вашей панели управления Loopapa. Проведите назад к любому прошедшему дню, чтобы увидеть, что было сделано и что просрочено; оставайтесь на сегодняшнем дне, чтобы увидеть все, что еще открыто; и проведите вперед, чтобы увидеть работу, которая уже запланирована. Один экран — выполнено, срок и предстоящие задачи.
Поскольку он считывает данные из тех же задач и повторяющихся расписаний, которые уже использует ваша команда, ничего настраивать не нужно. Это руководство объясняет, что каждая часть календаря показывает вам как администратору, что видит ваш персонал в своей версии, и небольшие действия — например, изменение повторяющейся задачи до ее выполнения — которые большинство менеджеров упускают из виду.
Вс 21
Сегодня
+2 просрочено
Вт 23
Прошлое, сегодня и предстоящие дни — в одной полосе.
Что показывает Календарь задач?
Календарь задач — это горизонтальная полоса карточек дней на вашей панели управления — одна карточка на каждый день. Он открывается по центру на текущем дне, и вы перемещаетесь по нему, проводя пальцем или нажимая стрелки: одна стрелка перемещает на один день, двойная стрелка перескакивает на целый месяц.
Каждая карточка отображает реальные данные, поэтому ее значение меняется в зависимости от того, в каком временном отрезке вы находитесь:
- Прошедшие дни — это запись того, что произошло — каждая выполненная задача, отмеченная вовремя или с опозданием.
- Сегодня показывает все, что еще открыто прямо сейчас, плюс счетчик +N просрочено для всего, что просрочено.
- Предстоящие дни показывают задачи, которые будут созданы вашими повторяющимися расписаниями — видны до их фактического появления, чтобы вы могли видеть, как формируется неделя.
Как администратор, вы видите день всей команды на каждой карточке. Каждый сотрудник видит ту же полосу на своей панели управления, отфильтрованную только по своим задачам — так что никто не пролистывает работу, которая не имеет к ним отношения.
+2 просрочено
‹ › один день · « » один месяц · или свайп
Как узнать, что было упущено — и кто за это отвечал?
Прокрутите назад к любому прошедшему дню, и карточка станет записью, а не догадкой. Каждая задача, выполненная в тот день, будет там с зафиксированным результатом: зеленая галочка за своевременное выполнение, красная — за опоздание, время выполнения и фотография ответственного.
В каждой строке есть фотография сотрудника. Ваша команда загружает свои фотографии, а вы можете одобрить и заблокировать фото, чтобы оно больше никогда не менялось. Это кажется мелочью, но именно поэтому прошедший день легко читается с первого взгляда: ваш глаз запоминает каждое лицо, и вы видите, чья задача была упущена, не останавливаясь на чтении имени.
Поскольку время дедлайна указано в строке, «опоздание» — это не мнение. Задача, срок выполнения которой был в 11:00 и которая была завершена в 11:40, автоматически помечается как просроченная. Нажмите на любую прошлую задачу, чтобы открыть ее полностью — чат, кто что сделал и точное время завершения.
Ваши сотрудники видят свои прошлые дни так же: свои выполнения, вовремя или с опозданием. Запись общая, поэтому ответственность встроена — люди могут видеть свою историю выполнения без необходимости вам их подгонять.
Чек-лист открытия
Срок 08:00 · завершено 07:55
Пополнение запасов
Срок 11:00 · завершено 11:40
Проверка запасов
Срок 12:00 · завершено 11:58
Генеральная уборка
Срок 16:00 · завершено 16:35
Две просрочены, две вовремя — заблокированные фотографии ясно показывают, чьи это.
Как изменить повторяющуюся задачу до ее выполнения?
Нажмите на любую задачу в будущем дне, и вы не отредактируете этот конкретный день — вы откроете повторяющийся шаблон, который является единственным источником для создания каждой копии. Измените время, ответственного, частоту повторения или выполнение в выходные дни, и это изменение повлияет на все будущие выполнения с этого момента.
Это потому, что будущий день еще не является реальной работой. Строки, которые вы видите впереди, — это проекции того, что произведут ваши повторяющиеся расписания — на эту дату нечего «исправлять». Вы корректируете шаблон, и календарь мгновенно перерисовывает предстоящие дни в соответствии с изменениями.
Это также обеспечивает точность календаря во времени. Карточки прошлых и текущих дней открывают реальную задачу — ее чат, кто ее выполнил, точное время завершения. Будущие карточки открывают шаблон. Одна и та же полоса, два поведения, в зависимости от того, где вы находитесь во времени.
Сотрудники также могут нажать на будущую задачу, но они получат предварительный просмотр только для чтения: они увидят, что предстоит, и смогут подготовиться, не меняя расписание. Редактирование шаблона доступно только тем, у кого есть разрешение на управление повторяющимися задачами — обычно вам.
Редактировать повторяющуюся задачу
Применяется ко всем будущим выполнениям.
Нажмите на будущую задачу → отредактируйте шаблон → вся предстоящая неделя обновится.
Пример из реальной жизни
Утро менеджера отеля, на одной панели
Лина управляет фронт-офисом в отеле на 40 номеров. Ее команда охватывает уборку, ресепшн, завтраки и обслуживание, работая в смены, которые начинаются до рассвета и заканчиваются поздно. Она не открывает отчет — она читает Календарь задач на своей панели управления, и вся операция доступна одним движением.
Оглядываясь назад, она пролистывает до вчерашнего дня: 18 задач по уборке выполнены, но проверка химикатов в бассейне красная — срок 11:00, завершено 14:50. Заблокированное фото мгновенно сообщает ей, что это был нанятый на послеобеденную смену сотрудник по обслуживанию, поэтому она нажимает на задачу, читает чат и принимает меры. Тридцать секунд, без погони.
Прямо сейчас, на сегодняшней карточке показаны две проверки готовности номеров, которые все еще ожидают выполнения, и +1 просроченная: подсчет белья в 09:00 прошел мимо своего срока. Она напоминает нужному человеку, прежде чем это станет жалобой при заселении.
Заглядывая вперед на субботу — день выезда 60 гостей — календарь уже показывает регулярную глубокую уборку лобби, запланированную на 06:00. Она нажимает на нее, открывает шаблон и переносит на 05:00, чтобы закончить до часа пик. Каждая будущая суббота теперь начинается раньше. День еще не наступил, а она уже все исправила.
-
Оглядываясь назад — вчера
Проверка бассейна завершена в 14:50, срок 11:00 — помечено просрочено. Заблокированное фото показывает, кто. Одно касание для принятия мер.
-
Прямо сейчас — сегодня
Две проверки номеров ожидают выполнения, плюс +1 просроченная для подсчета белья в 09:00. Она напоминает до заселения.
-
Заглядывая вперед — суббота
Глубокая уборка лобби запланирована на 06:00. Она открывает шаблон и переносит ее на 05:00 — каждая будущая суббота обновляется.
Как Календарь задач сочетается со всем остальным
Календарь не работает на своих собственных данных — это окно для задач, расписаний и настроек, которые вы уже используете. Вот как связаны части:
- Предстоящие дни полностью формируются из ваших повторяющихся и запланированных задач — установите их один раз, и они будут автоматически проецироваться вперед.
- Каждая карточка отражает один и тот же поток статусов и обнаружение просроченных задач — «К выполнению», «В работе», «Выполнено» и красный маркер просрочки.
- Любая задача, которую вы создаете из текста или голоса, попадает на нужный день с уже установленным сроком выполнения.
- Тот, кому вы назначаете каждую задачу, определяет, чье фото отображается в строке — а для задач «Весь персонал» используется значок группы.
- Ваши рабочие часы и выходные дни определяют, когда начинается «сегодня» и в какие будущие дни может выполняться задача.
- Календарь делит панель управления с учетом посещаемости — задача переходит в статус «В работе» только после того, как ее исполнитель отметится.
- Нажмите на любую прошлую или текущую задачу, чтобы открыть ее внутризадачный чат и увидеть, что именно произошло.
- Время напоминания в каждой строке — это то же самое время, которое управляет вашими уведомлениями о сроках.
Какой тариф включает Календарь задач?
Каждый тариф, включая бесплатный. Календарь задач является частью основной панели управления — ничего не нужно разблокировать и никаких карточек добавлять. Он просто отражает уже имеющиеся у вас задачи и расписания, поэтому в тот момент, когда вы создадите свою первую повторяющуюся задачу, предстоящие дни начнут заполняться сами по себе.
Бесплатно
Включено
Стартовый
Включено
Про
Включено
Корпоративный
Включено
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я показывать фотографии своих сотрудников в календаре, чтобы задачи было легче распознавать?
Почему в будущем дне уже отображаются задачи, которые я еще не создал?
Как изменить повторяющуюся задачу в будущем дне?
Видят ли сотрудники задачи друг друга в календаре?
Как далеко назад я могу заглянуть в календаре?
Планируйте всю свою неделю заранее
Календарь задач уже на вашей панели управления с момента запуска. Создайте свою первую повторяющуюся задачу, и предстоящие дни начнут заполняться сами по себе — прошлое, сегодня и будущее, все на одной полосе.
Карта не требуется.