Crea la base de conocimientos de tu equipo: La Wiki
Convierte el conocimiento disperso en un Manual de equipo: escribe o graba procedimientos, controla quién ve qué y adjunta guías a las tareas en Loopapa.
¿Cuánto de tu negocio reside solo en la cabeza de alguien?
En la mayoría de los negocios, mucho más de lo que cualquiera admite. Una persona sabe cómo ejecutar el informe de fin de día. Otra conoce el número de teléfono del proveedor, la rutina de limpieza de la máquina de café espresso o qué hacer cuando un cliente pide un reembolso. Mientras esas personas están de turno, todo funciona. El día que están libres, de vacaciones o se han ido para siempre, las mismas preguntas empiezan a llegar al gerente — de nuevo.
Esa constante de preguntar tiene un costo medible. Una investigación del McKinsey Global Institute encontró que los empleados pasan casi una quinta parte de su semana laboral — cerca de un día completo — buscando información interna o localizando a un colega que pueda ayudar. Para un equipo pequeño, eso es una cantidad considerable de tiempo pagado gastado en preguntar en lugar de hacer.
Este artículo te muestra cómo solucionar eso con el Manual, la base de conocimientos integrada de Loopapa. Aprenderás a escribir procedimientos que tu equipo realmente pueda encontrar, organizarlos en categorías, controlar exactamente quién puede leer qué, y adjuntar la guía correcta a cualquier tarea que asignes — para que la respuesta viva en la aplicación, no en la cabeza de alguien.
Gerente · hoy
¿Cómo gestionamos un reembolso de nuevo?
¿Dónde está la lista de contactos del proveedor?
¿Qué se incluye en la lista de verificación de cierre?
Manual · Reembolsos y devoluciones
Procedimiento paso a paso · visible para todo el personal
¿Qué es el Manual en Loopapa?
El Manual es la base de conocimientos integrada de Loopapa — el lugar dentro de tu espacio de trabajo donde cada procedimiento, política y guía práctica reside como un artículo estructurado. En lugar de una carpeta en la trastienda o una carpeta compartida que nadie abre, tus procedimientos se encuentran en la misma aplicación que tu equipo ya usa para las tareas diarias y los turnos — en el teléfono que ya tienen en el bolsillo.
Cada artículo es un documento adecuado, no una nota adhesiva. El editor integrado admite encabezados, pasos numerados, listas, texto en negrita y medios, por lo que una rutina de limpieza o una política de devoluciones se lee de la misma manera cada vez, para cada empleado. Los artículos se organizan en categorías, se etiquetan para la búsqueda y se marcan como borrador o publicado — tú decides cuándo un procedimiento está listo para que el equipo lo vea.
Puedes escribir artículos a mano, o saltarte la escritura por completo: graba tu voz, toma una foto de un documento existente o sube un archivo, y la IA de Loopapa lo convierte en un procedimiento escrito para ti. Construir tu primer Manual lleva horas, no semanas — y la creación de artículos está disponible en todos los planes, incluido el Gratuito.
Manual · nuevo artículo
Máquina de espresso — limpieza diaria
¿Cómo se crea un artículo del Manual?
En cuatro sencillos pasos, desde cualquier teléfono u ordenador. Los administradores pueden crear artículos de inmediato, y todo el proceso lleva unos minutos por procedimiento.
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1
Abre el Manual y empieza un nuevo artículo
Desde tu panel de control, abre el Manual y pulsa el botón más. Se abrirá un artículo en blanco con un campo de título y un editor de texto completo.
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2
Escribe el procedimiento — o deja que la IA lo escriba
Escribe los pasos con encabezados, listas y texto en negrita, o graba tu voz, toma una foto o sube un archivo y deja que la IA redacte el artículo por ti. Siempre revisas y editas antes de que se publique.
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3
Elige categorías
Archiva el artículo en una o varias categorías. Loopapa incluye 14 categorías operativas predefinidas que cubren las rutinas que la mayoría de las empresas utilizan, para que tu Manual tenga una estructura clara desde el primer día.
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4
Publica cuando esté listo
Mantén el artículo como borrador mientras lo perfeccionas, luego publícalo. En el momento en que se publica, aparece en el Manual en el teléfono de cada compañero de equipo — sin impresiones, sin archivos adjuntos de correo electrónico.
De la idea a la publicación
Nuevo artículo
Título + editor en blanco
Escribe o graba
Escríbelo, o voz / foto / archivo → IA
Categorías
14 categorías predefinidas
Publicado
En vivo en el teléfono de cada compañero de equipo
¿Cómo se mantiene un procedimiento actualizado?
Mejorándolo poco a poco, sin volver a escribir nada. Los procedimientos cambian: un proveedor cambia, una máquina se reemplaza, un paso resulta poco claro. En Loopapa, abres el artículo y envías una mejora de la misma manera que enviarías un mensaje: una nota de voz corta, una línea de texto, una foto o un documento. La IA fusiona tu entrada en el procedimiento existente, y tú revisas el texto actualizado antes de que se publique.
La IA responde en una barra de sugerencias de IA encima del artículo, en el idioma que hayas utilizado. Si envías una foto o un documento que no tiene nada que ver con el procedimiento, te lo dice allí mismo, en el mismo idioma en que hablaste, en lugar de contaminar silenciosamente tu artículo con contenido no relacionado.
El idioma de tu conversación y el idioma de tu Manual son dos cosas diferentes. Puedes hablar con la IA en cualquier idioma que desees, pero los artículos siempre se escriben en el idioma del Manual configurado en los ajustes de administración, para que toda la base de conocimientos se mantenga coherente, incluso en un equipo donde todos hablan algo diferente.
Mejorar un artículo existente
Sugerencia de IA
Paso 5 añadido: realizar un ciclo solo con agua después de la descalcificación.
Máquina de espresso — limpieza diaria
¿Quién puede ver qué en el Manual?
Exactamente quien tú decidas. Desde el plan Starter, el acceso se controla por empleado, por categoría: el equipo de sala ve los procedimientos de servicio, la cocina ve la preparación y la limpieza, y los precios de proveedores o las rutinas administrativas se quedan con las personas que los necesitan. Un empleado sin acceso a una categoría no ve un archivo bloqueado; esos artículos simplemente no existen para ellos.
El Manual también viaja con el trabajo. Cuando creas una tarea, puedes adjuntar hasta cinco artículos del Manual a ella — en todos los planes, incluido el Gratuito. La persona que realiza el trabajo abre la tarea y la guía está justo ahí. Y si una tarea aún no tiene guía, el personal puede solicitar una desde la propia tarea; la solicitud llega al gerente como un informe, de modo que los procedimientos faltantes salen a la luz.
El acceso y las tareas también funcionan juntos. Si asignas una tarea con una guía adjunta a alguien que no puede acceder a esa categoría, Loopapa te avisa en ese momento — antes de que se guarde la tarea. Puedes conceder acceso a la categoría con un solo clic en ese instante, abrir el menú de acceso manteniendo pulsado el botón del Manual, o editar los permisos más tarde desde el perfil del empleado. Nadie abre una tarea solo para descubrir que faltan las instrucciones.
Nueva tarea · asignando
Limpieza a fondo de la máquina de espresso
Maya no tiene acceso a las guías de Limpieza y saneamiento.
Acceso concedido · tarea asignada a Maya
Un ejemplo real: la incorporación de personal de temporada en un hotel
El Hotel Linden Park contrata a dos amas de llaves de temporada cada verano. La capacitación solía costarle a la gerente Sofía la mayor parte de una semana: guiar a cada nueva empleada a través de la preparación de habitaciones, el manejo de la ropa de cama y qué hacer cuando un huésped reporta daños, y responder las mismas preguntas una y otra vez cada vez que la jefa de amas de llaves tenía un día libre.
Lo que Sofía hace ahora: los procedimientos del hotel residen en el Manual — "Estándar de preparación de habitaciones", "Objetos perdidos", "Reporte de daños en una habitación". Cuando Alina se incorpora en junio, Sofía le concede acceso a las categorías de Limpieza y Mantenimiento en un minuto; los precios de proveedores y las rutinas de caja de recepción quedan fuera de su vista. Luego, le asigna a Alina sus primeras tareas con las guías correctas ya adjuntas.
Lo que Alina ve: su primera tarea, "Preparar habitaciones 201–210", se abre con la guía de preparación de habitaciones a un toque de distancia — cada paso, en orden, con fotos. Cuando no está segura de cómo van las almohadas decorativas, pregunta en el chat de la tarea en lugar de buscar a un colega. Para su tercer turno, Alina trabaja con el mismo estándar que el personal que lleva años allí — y Sofía recupera su semana.
Teléfono de Alina · primer turno
Preparar habitaciones 201–210
PendienteEstándar de preparación de habitaciones
¿Qué más funciona con el Manual?
El Manual no es un módulo independiente — se conecta con la forma en que tu equipo crea, asigna y finaliza el trabajo cada día.
Crear artículos a partir de voz, fotos o archivos
Explica un procedimiento una vez, o fotografía la hoja laminada en la pared — la IA lo convierte en un artículo del Manual limpio y estructurado que solo tienes que revisar y publicar.
Leer la guíaDeja que tu equipo le haga una pregunta al Manual
En el plan Pro, Preguntar a la IA responde a las preguntas del personal utilizando únicamente tu propio Manual — así que "¿cómo hago esto?" obtiene una respuesta correcta incluso cuando el gerente no está de turno.
Leer la guíaSaber quién ha leído qué
Pro añade seguimiento de lectura: ve qué personal ha abierto qué procedimientos, para que "nadie me lo dijo" deje de ser una excusa. Se combina naturalmente con roles y permisos para un control total sobre quién ve y hace qué.
¿Qué plan necesitas para el Manual?
Puedes crear un Manual real con el plan Gratuito — los niveles superiores añaden espacio para crecer y control sobre quién lee qué.
En el plan Gratuito
Escribe artículos con el editor completo y organízalos en las 14 categorías operativas predefinidas. Tu cuenta comienza con una prueba de IA única de 14 días, para que puedas crear tu primer Manual por voz, foto o archivo. Después de la prueba, conservas todo lo que creaste y puedes crecer hasta 50 artículos manualmente. Se incluye la posibilidad de adjuntar hasta 5 guías por tarea y las solicitudes de guías del personal.
En Starter
Espacio para una operación en crecimiento: hasta 300 artículos del Manual, creación y mejora continua con IA, y control de acceso por empleado — decide exactamente qué categorías puede leer cada persona.
Se desbloquea en Pro
Sin límite de artículos, además de las funciones que convierten un Manual en un sistema de autoservicio: Preguntar a la IA, para que el personal obtenga respuestas de tus propios procedimientos, y seguimiento de lectura, para que sepas quién ha abierto qué.
Preguntas frecuentes
Respuestas rápidas sobre cómo crear y gestionar el Manual de tu equipo en Loopapa.
¿Está el Manual disponible en el plan Gratuito?
¿Qué pasa con mis artículos cuando termina la prueba gratuita de IA?
¿Puedo controlar qué empleados ven qué procedimientos?
¿En qué idioma está escrito el Manual?
¿Cómo adjunto una guía del Manual a una tarea?
Saca las respuestas de la cabeza de la gente
Crea el Manual de tu equipo en Loopapa: escríbelo, háblalo o fotografíalo, y dale a cada empleado la guía correcta dentro de sus tareas.
Empieza gratisNo se requiere tarjeta.