Configura il tuo spazio di lavoro: orari, zone di lavoro

Come si impostano gli orari di lavoro e i giorni di chiusura in Loopapa?

Nelle impostazioni della tua attività, trovi una riga per ogni giorno della settimana, dal lunedì alla domenica. Ogni riga ha due controlli: un interruttore aperto/chiuso e (quando aperto) un intervallo di tempo che indica l'inizio e la fine della giornata. Impostando un giorno come chiuso, questo verrà contrassegnato come giorno non lavorativo in tutto il sistema. Lascialo aperto, imposta i tuoi orari e ogni attività programmata saprà quando la tua giornata è effettivamente operativa.

Il programma predefinito è dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00, con sabato e domenica impostati come chiusi. La maggior parte delle attività modificherà almeno un giorno alla prima configurazione — questo è previsto, e la modifica avrà effetto dal giorno lavorativo successivo in modo che nulla di ciò che è in corso oggi venga interrotto.

Cosa succede ai dati di oggi quando modifichi un'impostazione a metà settimana?

Nulla. Questa è la risposta breve — ed è voluta. Quando modifichi l'orario di lavoro, l'ora di inizio della giornata operativa o il fuso orario, Loopapa non applica immediatamente i nuovi valori. Memorizza la tua modifica, mantiene attive le impostazioni attuali per il resto della giornata e passa ai nuovi valori all'inizio del tuo prossimo giorno lavorativo.

Questa è chiamata una modifica delle impostazioni solo in avanti. Il sistema registra entrambe le versioni — le impostazioni attive in questo momento e quelle che hai appena salvato — e utilizza automaticamente quella corretta a seconda della data. Ogni istanza di attività, ogni registrazione di turno e ogni voce di rapporto viene valutata in base al set di impostazioni attivo in quel giorno specifico. I dati passati non vengono mai modificati retroattivamente.

Cosa succede alle attività programmate quando un giorno viene contrassegnato come chiuso?

Quando contrassegni un giorno feriale come chiuso nelle impostazioni del tuo spazio di lavoro, ogni modello di attività ricorrente impostato per attivarsi in quel giorno smette di generare istanze per esso — automaticamente, senza alcuna modifica manuale dei modelli stessi. Il modello non viene messo in pausa, non viene eliminato e non viene modificato in alcun modo. Semplicemente salta i giorni che il tuo programma indica come chiusi e riprende il giorno aperto successivo che corrisponde al suo schema.

Questa connessione è attiva: nel momento in cui salvi una modifica all'orario di lavoro, il calendario delle attività si ricalcola. I giorni che erano precedentemente aperti e ora sono chiusi smettono di mostrare attività programmate. I giorni che riapri appaiono immediatamente di nuovo come giorni di esecuzione attivi. Non c'è un passaggio separato per aggiornare i tuoi modelli — il programma gestisce tutto.

Come le impostazioni dello spazio di lavoro si connettono al resto di Loopapa

Le cinque impostazioni che configuri nel tuo spazio di lavoro non sono isolate — alimentano quasi ogni altra parte dell'app. Comprendere queste connessioni ti aiuta a configurare le cose con sicurezza e ti aiuta a sapere esattamente quali impostazioni rivedere quando qualcosa a valle si comporta in modo inaspettato.

Domande frequenti

Posso modificare l'orario di lavoro dopo che il team ha già iniziato a usare Loopapa?

Sì — e puoi farlo in qualsiasi momento senza interrompere la giornata corrente. Loopapa utilizza una politica "solo in avanti": quando salvi una modifica all'orario di lavoro, il nuovo programma entra in vigore dal prossimo giorno lavorativo aperto. Tutto ciò che è stato registrato oggi rimane esattamente com'era. Se il giorno successivo alla tua modifica è un giorno di chiusura nel tuo nuovo programma, il sistema sposta automaticamente la data di entrata in vigore al primo giorno aperto successivo.

Qual è l'ora di inizio del giorno operativo e quale valore dovrei impostare?

L'ora di inizio del giorno operativo è l'ora in cui la tua giornata lavorativa inizia ufficialmente — e quindi il punto in cui termina il giorno precedente. Qualsiasi turno o attività che ricade prima di quest'ora viene conteggiato come parte del giorno precedente, non della data del calendario corrente. I valori consentiti sono mezzanotte (00:00), 01:00, 02:00, 03:00 e 04:00; il valore predefinito è 04:00. Scegli l'ora più anticipata in cui un turno genuinamente nuovo potrebbe iniziare nella tua sede. Se il tuo team non lavora mai oltre la mezzanotte, 00:00 è accurato. Se i turni notturni terminano intorno alle 2-3 del mattino, le 04:00 mantengono quei turni chiaramente nel giorno corretto.

Se segno la domenica come giorno di chiusura, un'attività ricorrente che viene eseguita ogni giorno verrà comunque attivata la domenica?

No — per impostazione predefinita, i modelli ricorrenti saltano qualsiasi giorno contrassegnato come chiuso nel tuo orario di lavoro. L'attività semplicemente non verrà creata per quel giorno; nessuna istanza appare sulla dashboard di nessuno e nessuna notifica viene inviata. Il modello stesso rimane invariato e riprende normalmente il giorno aperto successivo. L'unica eccezione è se il modello ha l'opzione "Anche nei giorni festivi" abilitata — un'opzione del piano Starter che sovrascrive il filtro dei giorni di chiusura solo per quel modello specifico.

La zona di lavoro GPS si applica a tutto il personale, o alcune persone possono essere esentate?

Lo controlli per persona. Ogni membro del personale in Loopapa ha un tipo di lavoro — in sede o da remoto. Il personale in sede è soggetto all'applicazione del geofence quando è impostato un pin GPS: se tentano di timbrare da fuori il raggio, la timbratura viene bloccata. Il personale da remoto è sempre esente — nessun controllo GPS viene eseguito per loro, indipendentemente dalle impostazioni della zona di lavoro. Puoi mescolare liberamente entrambi i tipi nello stesso team. Se non è ancora stato impostato un pin GPS, il geofencing è semplicemente inattivo per tutti finché non ne aggiungi uno.

Quale raggio di geofence dovrei usare e cosa succede se lo imposto troppo stretto?

Il valore predefinito è 100 metri, che copre la maggior parte delle sedi con un singolo edificio, tenendo conto della tipica deriva GPS di 10-20 metri all'interno. Se il personale segnala errori di timbratura vicino all'ingresso o al parcheggio, aumenta il raggio a passi di 50 metri finché il problema non si risolve. Il cursore va da 10 a 500 metri con incrementi di 10 metri. Per una sede interna compatta, 50 metri sono solitamente sufficienti. Per un campus grande o un complesso di più edifici, 200-300 metri sono più appropriati. Un amministratore può sempre timbrare manualmente un membro del personale se una timbratura legittima viene bloccata.

Le impostazioni dello spazio di lavoro influenzano tutto il personale immediatamente, o solo dal prossimo turno?

Dipende dall'impostazione. Le preferenze linguistiche, il pin GPS e il raggio del geofence hanno effetto immediatamente — il prossimo tentativo di timbratura utilizzerà il raggio aggiornato, ad esempio. Le impostazioni operative che influenzano il conteggio dei giorni — orari di lavoro, giorni di chiusura e l'ora di inizio del giorno operativo — vengono posticipate al prossimo giorno lavorativo aperto per proteggere i record già creati oggi. Ciò significa che puoi aggiornare in sicurezza le impostazioni del tuo spazio di lavoro in qualsiasi momento, anche a metà turno, senza corrompere i dati attualmente in corso.