مدیریت شیفت که هنگام تماس همکار بیمار، کار را متوقف نمی‌کند

مدیریت شیفت چیست و واقعاً شامل چه مواردی می‌شود؟

مدیریت شیفت یعنی تصمیم‌گیری درباره اینکه چه کسی چه زمانی کار کند، اطمینان از اینکه تمام ساعات مورد نیاز دارای نیروی کار هستند و مدیریت تغییراتی که در هر صورت رخ می‌دهند. بیشتر مدیران آن را به عنوان نوشتن برنامه شیفت‌بندی (رتا) می‌بینند. در عمل، نوشتن برنامه بخش آسان کار است؛ بخش سخت، تمام اتفاقاتی است که پس از انتشار آن رخ می‌دهد.

سه سوالی که هر برنامه زمان‌بندی باید به آن‌ها پاسخ دهد

ابزارهای شیفت‌بندی ساخته شده‌اند تا به سوال اول به خوبی پاسخ دهند. دو سوال دیگر معمولاً در جای دیگری قرار دارند: در یک اپلیکیشن مدیریت وظایف، در یک گروه چت، یا فقط در ذهن مدیر. این شکاف دقیقاً همان جایی است که بیشتر بررسی‌های فراموش‌شده و تحویل‌دهی‌های نامنظم از آنجا شروع می‌شوند.

آیا باید برنامه شیفت‌بندی را هر هفته از نو بسازید یا ساعات کاری ثابت تعیین کنید؟

دو روش برای برنامه‌ریزی ساعات کاری وجود دارد. در برنامه هفتگی، شیفت‌ها هر هفته از صفر بازنویسی می‌شوند. ساعات کاری ثابت — که اغلب الگوی شیفت نامیده می‌شود — هفته عادی هر فرد را یک‌بار تعریف کرده و آن را به طور خودکار تکرار می‌کند، بنابراین شما فقط زمانی به برنامه دست می‌زنید که چیزی تغییر کرده باشد. برای بیشتر تیم‌های شیفتی، بیشتر هفته‌ها شبیه هفته قبل هستند. آنچه تغییر می‌کند، استثناها هستند.

چگونه ساعت کاری افراد را در Loopapa تنظیم کنیم؟

فقط یک بار برای هر نفر. شما هفته عادی آن‌ها را به صورت یک یا چند الگو توصیف می‌کنید — چه روزهایی، هر چند وقت یک‌بار، و از چه ساعتی تا چه ساعتی — و ساعت‌ها خودبه‌خود تکرار می‌شوند تا زمانی که آن‌ها را تغییر دهید. هیچ برنامه هفتگی برای بازسازی وجود ندارد.

چگونه می‌توانید ببینید چه کسی در حال حاضر مشغول به کار است؟

از بالای داشبورد. یک خلاصه تک‌خطی به مدیر نشان می‌دهد که وضعیت روز چگونه است — به عنوان مثال «۳ در حال خدمت · ۱ غایب · ۲ نیاز به بررسی»، یا «بعدی: دن ۱۷:۰۰». هر یک از اعضای تیم روز خود را در همان‌جا می‌بیند: «شما: ۰۹:۰۰–۱۷:۰۰»، «شما: غایب · جایگزین شده توسط بن»، یا «شما: امروز تعطیل». روی این خط ضربه بزنید تا برنامه کاری کامل باز شود.

نمای هفته: یک ردیف برای هر نفر، یک نوار برای هر روز کاری، و تعداد افراد در حال خدمت در بالای هر روز.

نمای هفته و نمای روز

نمای هفته یک ردیف برای هر نفر و یک نوار کوچک برای هر روز کاری آن‌ها نشان می‌دهد، به همراه تعداد افراد در حال خدمت در بالای هر روز و یک علامت روی هر روزی که نیاز به توجه دارد. نمای روز مانند تقویم گوشی شما کار می‌کند: ساعت‌ها از بالا به پایین مرتب شده‌اند، یک ستون برای هر نفر وجود دارد، کارها به صورت برچسب‌های خوانا در زمان یادآوری خود قرار می‌گیرند، یک خط زمان «اکنون» را نشان می‌دهد، و یک نوار مشخص می‌کند که در هر ساعت چند نفر در حال خدمت هستند. تیم‌های بزرگ به صورت افقی اسکرول می‌کنند، و اگر ترجیح می‌دهید، چیدمان ردیفی افراد را در کنار و زمان را در بالای صفحه قرار می‌دهد. روی یک نفر ضربه بزنید تا ساعت کاری او باز شود، یا روی یک کار ضربه بزنید تا جزئیات آن نمایش داده شود.

«نیاز به بررسی» به چه معناست؟

یک یادداشت جهت بررسی، صرفاً یک اطلاع‌رسانی است و هرگز مانع کار نمی‌شود. این یادداشت زمانی ظاهر می‌شود که یک کار دارای زمان یادآوری باشد اما فرد مسئول آن در آن زمان مشغول به کار نباشد، یا اینکه در آن زمان هیچ‌کس در شیفت نباشد. یادداشت‌ها فقط شامل امروز و روزهای آینده می‌شوند و هرگز شامل افرادی که ساعت کاری برایشان تعریف نشده است نمی‌شوند. همین منطق در هنگام ارجاع یک کار نیز نشان داده می‌شود: برای هر فرد یک راهنمای کوتاه مانند «در شیفت ۱۷:۰۰–۰۹:۰۰»، «خارج از شیفت»، «در شیفت ۱۷:۰۰–۰۹:۰۰ · نه در ۰۷:۰۰» یا «مرخصی · جایگزین شده توسط یونس» نمایش داده می‌شود تا مغایرت‌ها قبل از ذخیره کردن مشخص شوند.

وقتی کسی بیمار است، در مرخصی است یا می‌خواهد شیفت خود را تعویض کند چه اتفاقی می‌افتد؟

آن‌ها در اپلیکیشن درخواست جایگزین می‌دهند و شما با چند ضربه تصمیم می‌گیرید. درخواست جایگزینی شامل تاریخ‌ها، دلیل (مرخصی، بیماری، تعویض یا موارد دیگر)، یک یادداشت اختیاری و در صورت تمایل، همکار پیشنهادی برای جایگزینی است. فرم در ابتدا به آن‌ها اعلام می‌کند که فقط مدیر دلیل و یادداشت را می‌بیند. تا زمانی که به درخواست رسیدگی نکنید، آن‌ها می‌توانند آن را پس بگیرند.

مدیر با یک درخواست چه کارهایی می‌تواند انجام دهد؟

• درخواست از یک همکار. بخش «یافتن جایگزین» لیست کارکنان فعال را به همراه وضعیت در دسترس بودن آن‌ها نشان می‌دهد، درباره تداخل شیفت هشدار می‌دهد و مشخص می‌کند همکار چقدر برای پاسخ دادن زمان دارد.
• تایید فوری از طرف آن‌ها. برای موارد اضطراری. به همکار همچنان اطلاع‌رسانی می‌شود، اما کسی منتظر پاسخ نمی‌ماند.
• بدون نیاز به جایگزین. تایید غیبت بدون نیاز به جایگزین، برای زمان‌هایی که کارها با یک نفر کمتر هم پیش می‌رود.
• ثبت غیبت. وقتی کسی تماس می‌گیرد و اعلام بیماری می‌کند بدون اینکه درخواستی ثبت کرده باشد، خودتان آن را ثبت می‌کنید. همچنین می‌توانید درخواست جایگزینی را رد، لغو یا زودتر از موعد تمام کنید.

اگر همکار پاسخ ندهد چه می‌شود؟

درخواست دوباره به شما ارجاع داده می‌شود. همکار تا نزدیک‌ترین زمان از این دو حالت فرصت دارد تا درخواست را قبول یا رد کند: ۲۴ ساعت پس از ارسال درخواست، یا دو ساعت قبل از شروع اولین ساعت شیفت جایگزینی. اگر جمعه ساعت ۱۸:۰۰ از کسی بخواهید شیفت شنبه ساعت ۰۷:۰۰ را پر کند، مهلت پاسخ تا ساعت ۰۵:۰۰ صبح خواهد بود — بنابراین یک شیفت صبح زود هرگز در حالی که همه خواب هستند، بلاتکلیف نمی‌ماند.

تعویض شیفت‌ها چگونه کار می‌کند؟

تعویض شیفت در واقع دو جایگزینی در قالب یک توافق است: آنا شیفت شنبه یوناس را می‌رود و یوناس شیفت جمعه آنا را. هیچ تغییری اعمال نمی‌شود تا زمانی که همه افراد درگیر موافقت کنند. سپس برنامه کاری، وظایف و یادآورها به طور خودکار برای هر دو روز به‌روزرسانی می‌شوند.

آیا وظایف به شخص جایگزین منتقل می‌شوند؟

بله — و این همان بخشی است که بیشتر مدیران در نهایت به صورت دستی انجام می‌دهند. در حالی که یک جایگزینی فعال است، وظایف فرد غایب برای آن روزها به طور خودکار به همکار جایگزین منتقل می‌شود. این شامل وظایف تکرارشونده و بررسی‌های ایمنی مانند ثبت دما و بهداشت می‌شود. خود الگوهای تکرارشونده هرگز تغییر نمی‌کنند، بنابراین وقتی جایگزینی پایان می‌یابد، وظایف جدید بدون اینکه کسی به تنظیمات دست بزند، دوباره به فرد اصلی بازمی‌گردند.

کارهای شروع‌نشده منتقل می‌شوند. کارهای شروع‌شده باقی می‌مانند. به کارهای پایان‌یافته هرگز دست زده نمی‌شود.

قوانین، به زبان ساده

• اگر جایگزینی در اواسط روز شروع شود، وظایف شروع‌نشده امروز بلافاصله به همکار منتقل می‌شوند.
• وظایفی که از قبل شروع شده‌اند همان‌جا که هستند باقی می‌مانند و برای تصمیم‌گیری مدیر لیست می‌شوند. به وظایف و سوابق تکمیل‌شده هرگز دست زده نمی‌شود.
• همکار یک اعلان با تعداد وظایف تحویل‌گرفته‌شده دریافت می‌کند — نه یک هشدار برای هر وظیفه.
• سوابق ایمنی مواد غذایی نشان می‌دهند که چه کسی واقعاً بررسی را انجام داده است — همکار جایگزین، نه فردی که غایب بوده است.
• یک وظیفه جدید برای امروز برای کسی که غایب است ایجاد کنید، و اپلیکیشن به جای او همکار جایگزین را تعیین می‌کند — همراه با دکمه لغو (Undo)، در صورتی که اشتباه کرده باشید.
• همه چیزهای دیگر طبق معمول کار می‌کنند. به عنوان مثال، یک وظیفه هنوز تنها زمانی به وضعیت در حال انجام منتقل می‌شود که فردی که روی آن کار می‌کند حضور خود را ثبت کرده باشد (ساعت زده باشد).

ساعات کاری چگونه به ثبت ورود و خروج کمک می‌کند؟

یادآوری می‌کند و توضیح می‌دهد، اما هرگز رکورد را ویرایش نمی‌کند. زمان‌های ورود و خروج در ثبت حضور و غیاب همیشه دقیقاً همان‌طور که اتفاق افتاده‌اند ذخیره می‌شوند. آنچه تغییر می‌کند این است که برنامه اکنون می‌داند هر فرد چه زمانی باید کار کند.

چه کسی چه چیزی را می‌بیند؟

برنامه‌های کاری اطلاعات شخصی هستند، بنابراین دسترسی بر اساس نقش تعیین می‌شود. ساعات کاری برای کارکنان اعمال می‌شود؛ مدیران و ادمین‌ها الگوی کاری خودشان را ندارند. مدیران پلتفرم خود Loopapa هیچ دسترسی به برنامه‌های کاری یک کسب‌وکار ندارند.

اگر بیش از یک شعبه را مدیریت می‌کنید، هر مدیر شعبه با تیم خود کار می‌کند، همان‌طور که در کسب‌وکارها، مدیران و نقش‌ها توضیح داده شده است.

سناریوی نمونه

یک روز نمونه: چگونه یک هتل ۴۰ اتاقه غیبت استعلاجی را قبل از صبحانه پوشش می‌دهد

مدیر کل یک هتل ۴۰ اتاقه را تصور کنید که سه شیفت کاری را در بخش‌های پذیرش، خانه‌داری و تعمیرات، به همراه یک آشپزخانه کوچک صبحانه مدیریت می‌کند. تا به حال، برنامه شیفت‌ها در یک فایل اکسل و وظایف در اپلیکیشن قرار داشتند. در یک هفته معمولی، این روش کارساز است. اما صبح روزی که یک نفر تماس می‌گیرد و می‌گوید بیمار است، این یعنی انجام هم‌زمان دو کار: پیدا کردن جایگزین، و به یاد آوردن تمام کارهایی که فرد غایب قرار بود انجام دهد.

بنابراین او برنامه شیفت‌ها را به بخش «ساعات کاری» منتقل می‌کند. وارد کردن ساعات کاری ثابت همه افراد یک بعدازظهر زمان می‌برد — مسئولین پذیرش صبح، تیم خانه‌داری، و دو نگهبان شب که آخر هفته‌ها را یک هفته در میان جابجا می‌کنند. پس از آن، برنامه عمدتاً خودش اجرا می‌شود. سپس، در یک صبح شنبه، این سیستم محک می‌خورد.

ساعات کاری به چه چیزهای دیگری متصل می‌شود؟

تقریباً به هر کاری که تیم شما در طول روز انجام می‌دهد. ساعات کاری یک برنامه زمان‌بندی مجزا نیست که به سیستم چسبانده شده باشد — بلکه بستری است که بقیه بخش‌های Loopapa اکنون از آن اطلاعات می‌گیرند. اینکه چه کسی در شیفت حضور دارد تعیین می‌کند چه کسی یادآورها را دریافت کند، چه کسی وظیفه را بگیرد و نام چه کسی در سوابق ثبت شود.

این تفاوت واقعی بین یک جدول شیفت ساده و مدیریت شیفت است. جدول شیفت به شما می‌گوید چه کسی باید آنجا باشد. مدیریت شیفت اطمینان حاصل می‌کند که کارها به دست کسانی می‌رسد که واقعاً حضور دارند.

ساعت‌های کاری چه کارهایی را انجام نمی‌دهد؟

این بخش برنامه کاری را برای شما نمی‌سازد — و این کار عمدتاً به صورت هدفمند انجام شده است. Loopapa برنامه‌های چرخشی را به صورت خودکار یا با هوش مصنوعی تولید نمی‌کند، بنابراین مدیران کنترل اینکه چه کسی چه زمانی کار کند را در دست دارند. طبق قانون هوش مصنوعی اتحادیه اروپا، سیستم‌های هوش مصنوعی که برای تخصیص وظایف بر اساس رفتار یا ویژگی‌های شخصی افراد، یا نظارت و ارزیابی عملکرد آن‌ها استفاده می‌شوند، در گروه پرخطر طبقه‌بندی می‌شوند. تصمیم‌گیری درباره زندگی کاری افراد متعلق به کسانی است که تیم را می‌شناسند.

دانستن محدودیت‌ها به شما در تصمیم‌گیری کمک می‌کند. اگر تیم شما به صورت شیفتی در یک یا چند مکان کار می‌کند و بیشتر هفته‌ها شبیه به هم هستند — مانند مهمان‌نوازی، خرده‌فروشی شیفتی، پذیرش، آشپزخانه‌ها، تیم‌های نظافت و نگهداری — بخش «ساعت‌های کاری» برای شما مناسب است. اما اگر برای مشتریان وقت ملاقات رزرو می‌کنید یا افراد را به آدرس‌های مختلف اعزام می‌کنید، یک ابزار رزرو نوبت یا اعزام نیرو برای شما کارآمدتر خواهد بود.

کدام طرح شامل ساعت‌های کاری می‌شود؟

ساعت‌های کاری یک ماژول اختیاری است که هر کسب‌وکار می‌تواند آن را فعال کند و تیم‌هایی که از آن استفاده نمی‌کنند هیچ تغییری را احساس نخواهند کرد. این ماژول از دو بخش تشکیل شده است — خود ساعت‌های کاری، و جابجایی و مرخصی — و اینکه کدام طرح‌ها شامل هر بخش می‌شوند در صفحه قیمت‌گذاری لیست شده است.

یک چیز تغییر نخواهد کرد: قیمت‌گذاری Loopapa بر اساس موقعیت مکانی است، نه به ازای هر کارمند. در طرح‌های پولی، اضافه کردن یک فرد دیگر به برنامه کاری، هزینه‌ای که پرداخت می‌کنید را تغییر نمی‌دهد.

پرسش‌های متداول