وظایف تکراری و برنامه‌ریزی‌شده: کارهای روتین را خودکار کنید

هر شیفت بر اساس یک لیست کوتاه از کارها پیش می‌رود. فضا هر روز صبح به یک شکل باز می‌شود. همان بررسی‌ها ثبت می‌شوند. یک نظافت عمیق هر هفته انجام می‌شود، یک شمارش موجودی هر ماه. هیچ کدام پیچیده نیستند — بخش دشوار به خاطر سپردن ایجاد هر کار، اختصاص آن، و پیگیری، بارها و بارها است. یک بار یادآوری را از دست بدهید، و کار بی‌صدا از دست می‌رود.

«کارهای برنامه‌ریزی‌شده» بار به خاطر سپردن را از دوش شما برمی‌دارد. شما یک کار را یک بار ایجاد می‌کنید — هر روز، در روزهای کاری مشخص، ماهانه، یا در بازه زمانی خودتان — و لوپاپا یک نسخه جدید را به طور خودکار در لیست صحیح در صبح صحیح قرار می‌دهد. این راهنما نحوه عملکرد کارهای برنامه‌ریزی‌شده تکراری و یک‌بار مصرف، نحوه مدیریت روزهای تعطیل و زمان شروع کار شما، و آنچه هر طرح شامل می‌شود را پوشش می‌دهد.

کارهای برنامه‌ریزی‌شده در لوپاپا چیستند؟

کارهای برنامه‌ریزی‌شده جایی است که شما هر کاری را که باید به طور خودکار ظاهر شود، به جای اینکه هر بار دستی ایجاد شود، تنظیم می‌کنید. شما آن را یک بار می‌سازید، زمان اجرای آن را انتخاب می‌کنید، و لوپاپا آن را به طور خودکار به لیست روزانه تیم شما اضافه می‌کند — در هر روزی که موعد آن است. دو نوع وجود دارد که به صورت دو تب نمایش داده می‌شوند: دوره‌ای برای هر چیزی که تکرار می‌شود، و یک‌بار مصرف برای یک کار واحد در تاریخ آینده.

پشت هر کار برنامه‌ریزی‌شده یک تنظیم ذخیره‌شده — طرح اولیه — وجود دارد. تیم شما هرگز آن طرح اولیه را نمی‌بیند؛ آنچه آنها می‌بینند یک کار تازه و عادی در لیستشان در هر روز موعد آن است، آماده برای باز کردن، کار کردن، و علامت‌گذاری به عنوان انجام‌شده. طرح اولیه را ویرایش کنید و فقط نسخه‌های آینده تغییر می‌کنند — آنهایی که قبلاً به پایان رسیده‌اند دقیقاً همانطور که بودند باقی می‌مانند، به عنوان سابقه شما.

لوپاپا چگونه هر روز وظایف برنامه‌ریزی شده را ایجاد می‌کند؟

لوپاپا یک بار در روز، در ساعت شروعی که شما تعیین می‌کنید، تمام برنامه‌های ذخیره شده شما را بررسی کرده و وظایف آن روز را برایتان ایجاد می‌کند. این فرآیند در منطقه زمانی شما اجرا می‌شود، برای هر برنامه سررسید شده یک وظیفه ایجاد می‌کند و هرگز تکراری نمی‌سازد. تا زمانی که تیم شما شروع به کار کند، لیست وظایف از قبل آماده است — اختصاص داده شده، با مهلت‌ها و یادآوری‌های تنظیم شده.

1. ۱

   برنامه را یک بار تنظیم کنید

   وظیفه را بنویسید، مشخص کنید برای چه کسی است، و ریتم آن را انتخاب کنید — روزانه، روزهای خاص هفته، ماهانه، یا بازه زمانی دلخواه شما. این تنظیمات ذخیره شده، طرح اولیه است.

2. ۲

   در ابتدای روز شما اجرا می‌شود

   در ساعتی که روز کاری شما آغاز می‌شود، لوپاپا هر برنامه ذخیره شده را با امروز مقایسه می‌کند — آیا سررسید شده است، آیا روز کاری است، و آیا قبلاً اجرا شده است؟

3. ۳

   هر وظیفه سررسید شده در لیست قرار می‌گیرد

   هر برنامه‌ای که از آن عبور می‌کند، به یک وظیفه جدید در لیست تیم شما تبدیل می‌شود — یک بار، بدون تکرار — آماده برای باز کردن، کار کردن و علامت‌گذاری به عنوان انجام شده.

چه الگوهای تکراری را می‌توانید تنظیم کنید؟

یک وظیفه تکراری می‌تواند با هر ریتمی که کار نیاز دارد اجرا شود. الگوی مناسب را انتخاب کنید، تاریخ شروع را تعیین کنید، و فقط در صورتی که نباید برای همیشه اجرا شود، تاریخ پایان را اضافه کنید. لوپاپا انتخاب شما را به یک خلاصه با زبان ساده تبدیل می‌کند تا هیچ حدس و گمانی در مورد زمان اجرای آن وجود نداشته باشد.

• هر روز — هر روز یک بار اجرا می‌شود. برای روال‌های بازگشایی و بستن ساخته شده است.
• هفتگی — در روزهای هفته‌ای که انتخاب می‌کنید، مانند دوشنبه، چهارشنبه و جمعه، اجرا می‌شود.
• ماهانه — انعطاف‌پذیرترین حالت. آن را بر اساس تاریخ تنظیم کنید — یک یا چند روز به طور همزمان، مانند روز اول، پانزدهم و آخرین روز (که همیشه در پایان واقعی ماه، از ۲۸ تا ۳۱ ام می‌افتد) — یا بر اساس موقعیت، مانند اولین و سومین دوشنبه، یا آخرین جمعه.
• بازه زمانی سفارشی — هر چند روز یا چند هفته یک بار اجرا می‌شود — هر ۳ روز، هر ۲ هفته — که از تاریخ شروع محاسبه می‌شود.
• سالانه — سالی یک بار، در تاریخی که شما تعیین می‌کنید یا موقعیتی مانند اولین دوشنبه دسامبر، اجرا می‌شود. برای کارهای سالانه ساخته شده است: تمدید مجوز، بازرسی ایمنی سالانه، سالگرد کاری یک عضو تیم.

یک برنامه ماهانه می‌تواند چندین تاریخ یا موقعیت را به طور همزمان در خود جای دهد، بنابراین یک وظیفه الگوهایی را پوشش می‌دهد که یک یادآور ساده نمی‌تواند — نیازی به ایجاد سه وظیفه جداگانه برای روز اول، پانزدهم و پایان ماه نیست.

و شما هیچ یک از اینها را به صورت دستی تنظیم نمی‌کنید. وظیفه را همانطور که به یک همکار می‌گویید، توصیف کنید — هوش مصنوعی لوپاپا زمان‌بندی را می‌خواند و برنامه را برای شما تنظیم می‌کند. «هر دوشنبه صبح اسپا را عمیقاً تمیز کنید» کافی است: الگوی هفتگی، روز و یادآور را انتخاب می‌کند، سپس آن را به عنوان یک برنامه ذخیره می‌کند. شما فقط وظیفه را بگویید یا تایپ کنید، سپس تأیید کنید.

این در یک هتل چگونه به نظر می‌رسد

یک هتل را تصور کنید. کارهای مشابه با ریتمی که همه می‌دانند تکرار می‌شوند: خانه‌داری هر روز صبح هر طبقه را باز می‌کند، اسپا هر دوشنبه نظافت عمیق می‌شود، کپسول‌های آتش‌نشانی اولین دوشنبه ماه بررسی می‌شوند، موجودی کامل در آخرین روز شمارش می‌شود، و سالی یک بار تیم سالگرد کاری یک همکار را جشن می‌گیرد. هیچ یک از اینها نباید به یادآوری کسی برای نوشتن وظیفه وابسته باشد.

بنابراین مدیر عملیات هر یک را یک بار تنظیم می‌کند و آن را به تیم مناسب اختصاص می‌دهد. از آن به بعد، هر روز صبح کار روزانه از قبل در لیست هر شخص منتظر است — بررسی‌های بازگشایی برای خانه‌داری، نظافت عمیق وقتی دوشنبه فرا می‌رسد، بررسی ایمنی در اولین دوشنبه، شمارش در پایان ماه. هیچ کس آنها را ایجاد نمی‌کند؛ مردم فقط آنها را انجام می‌دهند.

حتی سالگرد هم خود به خود انجام می‌شود. یک بار به عنوان یک وظیفه سالانه تنظیم می‌شود، در صبح مناسب ظاهر می‌شود — بنابراین این حرکت هرگز در شلوغی یک هفته کاری از قلم نمی‌افتد.

چگونه وظایف برنامه‌ریزی‌شده با بقیه لوپاپا هماهنگ می‌شوند

از آنجا که هر وظیفه برنامه‌ریزی‌شده به عنوان یک وظیفه عادی در لیست ظاهر می‌شود، با هر چیز دیگری در لوپاپا کار می‌کند — همان وضعیت‌ها، همان چت، همان یادآوری‌ها. اینجا جایی است که به هم متصل می‌شوند.

هر برنامه چند وظیفه برنامه‌ریزی شده را می‌تواند اجرا کند؟

ساخت برنامه‌ها در هر طرحی، از جمله رایگان، نامحدود است — هر تعداد وظیفه تکراری و یک‌بار مصرف که عملیات شما نیاز دارد، ایجاد کنید. آنچه طرح شما تعیین می‌کند این است که چند مورد از آنها واقعاً در یک روز اجرا می‌شوند.

اجرای وظایف در روزهایی که تعطیل هستید، از طرح Starter به بالا فعال می‌شود. یک وظیفه یک‌بار مصرف در هر صورت استثنا است — همیشه در تاریخ دقیقی که انتخاب کرده‌اید، حتی در یک روز تعطیل، در هر طرحی از جمله رایگان، اجرا می‌شود.

سوالات متداول