گزارش‌های کارکنان

اجازه دهید کارکنان از طریق تلفن خود گزارش ارسال کنند

یک فریزر صدای عجیبی می‌دهد. یک محموله با کمبود دو جعبه رسید. یک مهمان برای سومین بار در این هفته از همان چیز شکایت کرد. کارمند شما همه این‌ها را متوجه می‌شود. سپس شیفت شلوغ می‌شود و تا زمانی که آن‌ها شیفت را ترک می‌کنند، همه چیز فراموش شده است.

این بی‌دقتی نیست. این اصطکاک است. اگر گزارش یک مشکل به معنای پیدا کردن شما حضوری، به خاطر سپردن آن تا پایان شیفت، یا باز کردن یک برنامه جداگانه که هیچ‌کس نصب نکرده است باشد، بیشتر مشکلات کوچک هرگز گزارش نمی‌شوند. آن‌ها بعداً، به عنوان مشکلات بزرگ، گزارش می‌شوند.

لوپاپا به هر کارمند یک دکمه گزارش در تلفنی که از قبل همراه دارند می‌دهد. آن‌ها آن را تایپ می‌کنند یا با صدای بلند می‌گویند، گزارش به مدیر مربوطه می‌رسد و هر دو طرف می‌توانند دقیقاً وضعیت آن را ببینند. این مقاله نشان می‌دهد که گزارش‌های کارکنان چگونه کار می‌کنند، شما به عنوان مدیر چه می‌بینید و چگونه یک گزارش از وضعیت ارسال شده به حل شده تغییر می‌کند.

چگونه یک کارمند در لوپاپا گزارش ارسال می‌کند؟

یک کارمند داشبورد خود را باز می‌کند و روی «ارسال گزارش» ضربه می‌زند. آنها می‌توانند آنچه اتفاق افتاده را تایپ کنند، یا دکمه ضبط را نگه دارند و به سادگی آن را با صدای بلند بگویند. این تمام عمل است. هیچ فرمی برای پر کردن، هیچ دسته‌ای برای انتخاب، و هیچ تصمیمی در مورد اینکه چه کسی باید آن را دریافت کند، وجود ندارد.

صحبت کردن نکته اصلی است. یک کارمند با دست‌های خیس، در یک اتاق پر سر و صدا، در میانه یک کار، قرار نیست سه پاراگراف در مورد یک یخچال خراب تایپ کند. آنها یک دکمه را نگه می‌دارند و بیست ثانیه صحبت می‌کنند. هوش مصنوعی لوپاپا آن ضبط را می‌گیرد و آن را به صورت یک خلاصه واضح و ساختاریافته می‌نویسد — بنابراین مدیر به جای گوش دادن به یک یادداشت صوتی طولانی و حدس زدن جزئیات، یک گزارش کوتاه و سازمان‌یافته می‌خواند.

گزارش به خودی خود فرد مناسب را پیدا می‌کند

کارکنان هرگز گیرنده را انتخاب نمی‌کنند. هنگامی که گزارشی ارسال می‌شود، لوپاپا آن را به مدیر مستقیم آن کارمند هدایت می‌کند. اگر کارمند مدیری نداشته باشد، مستقیماً به مدیر سیستم می‌رود. این بدان معناست که یک کارمند جدید در اولین روز کاری خود می‌تواند مشکلی را به درستی گزارش کند بدون اینکه حتی یک نام را در چارت سازمانی بداند.

دو طرف، دو دیدگاه متفاوت

این بخشی است که باعث می‌شود گزارش‌ها در عمل کار کنند، و ارزش دارد که در مورد آن دقیق باشیم.

این عدم تقارن عمدی است. برای کسی که آن را گزارش کرده، کار تمام شده و او می‌خواهد بداند بعد چه اتفاقی افتاده است. برای کسی که آن را دریافت می‌کند، این اطلاعات نیست — بلکه کار است. برخورد با آن به عنوان یک وظیفه به این معنی است که نمی‌تواند بی‌صدا در لیست پیام‌ها منتظر توجه بماند.

اگر چیزی نامشخص است، در گزارش بپرسید

هر گزارش دارای رشته چت مخصوص به خود است. اگر مدیر به جزئیات بیشتری نیاز دارد — کدام یخچال، چه ساعتی، آیا کس دیگری آنجا بود — او در داخل خود گزارش می‌پرسد و کارمند در همانجا پاسخ می‌دهد. سوال، پاسخ و گزارش اصلی در یک مکان باقی می‌مانند، بنابراین هیچ چیز نیازی به بازسازی بعدی از حافظه یا از یک برنامه چت ندارد.

یک نکته دیگر که ارزش دانستن دارد: گزارش‌ها نیازی به حضور کارمند در محل کار (clocked in) ندارند. وظایف عادی نیاز دارند، زیرا یک وظیفه کاری است که در یک شیفت انجام می‌شود. یک مشکل، مشکل است چه کسی در محل کار باشد یا نباشد، بنابراین گزارش‌دهی همیشه در دسترس است.

مدیر واقعاً با یک گزارش چه می‌کند؟

یک گزارش پیامی نیست که خوانده شود و فراموش گردد. آن به عنوان یک وظیفه می‌رسد و یک وظیفه نیاز به تصمیم دارد. مدیر دقیقاً دو راه برای بستن آن دارد و هر دو با یک ضربه انجام می‌شوند.

در هر صورت، گزارش از لیست فعال مدیر خارج می‌شود. این موضوع مهم‌تر از آن است که به نظر می‌رسد. گزارشی که بدون تصمیم‌گیری قابل بسته شدن نیست، گزارشی است که نمی‌تواند بی‌صدا در ته صندوق ورودی بپوسد. تنها دو خروجی هر دو عمدی هستند.

قبل از تصمیم‌گیری بپرسید

اگر گزارش به اندازه کافی واضح نیست که تأیید یا رد شود، مدیر مجبور نیست حدس بزند. رشته چت درون گزارش دقیقاً برای همین منظور است. کدام مشتری حضوری بود؟ آیا آن را خاموش کردید؟ آیا تأمین‌کننده هنوز آنجا بود؟ کارمند در همان رشته پاسخ می‌دهد و تنها پس از آن مدیر تصمیم می‌گیرد.

کارمندی که با تصمیمی مخالف است نیز گیر نمی‌کند. آنها یک گزارش جدید ارسال می‌کنند. گزارش‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که ارسالشان ارزان باشد — یک ضربه و یک جمله — بنابراین پاسخ صحیح به یک نتیجه بد، گزارش دیگری است، نه بحث و جدل.

بعد از تأیید نظرتان عوض شد؟

یک گزارش تأیید شده می‌تواند لغو شود. به لیست فعال بازمی‌گردد و تصمیم بازبینی دوباره باز می‌شود، بنابراین تصمیمی که در پایان یک شیفت طولانی با عجله گرفته شده، دائمی نیست.

گزارش‌هایی که هیچ‌کس مجبور به ارسالشان نیست

هر گزارشی توسط یک شخص نوشته نمی‌شود. وقتی یک کارمند شیفت خود را به پایان می‌رساند، لوپاپا به طور خودکار یک گزارش شیفت می‌نویسد — تاریخ، چه کسی کار کرده، زمان‌های شروع و پایان، مدت زمان کل، و هر توقف با زمان و طول دقیق آن. هیچ‌کس مجبور نیست به یاد داشته باشد که آن را ثبت کند و هیچ‌کس نمی‌تواند فراموش کند.

چه چیزی به گزارش‌های کارکنان متصل می‌شود؟

گزارش‌ها محصولی جداگانه نیستند که به صورت جانبی اضافه شده باشند. آنها از همان اجزایی استفاده می‌کنند که بقیه لوپاپا بر اساس آنها کار می‌کند، به همین دلیل یک گزارش می‌تواند به یک وظیفه تبدیل شود، یک وظیفه می‌تواند به یک مکالمه تبدیل شود، و یک شیفت می‌تواند به یک گزارش تبدیل شود بدون اینکه کسی چیزی تایپ کند.

سوالات متداول

سوالاتی که اپراتورها اغلب قبل از راه‌اندازی گزارش‌های کارکنان می‌پرسند.