İşleri İstediğiniz Gibi Atayın: Herkes, Herhangi Biri veya Sadece Ben

Bir görev oluşturur, vardiyadaki herkese atar ve devam edersiniz. Birkaç saat sonra lobi ışıkları hala kapalı, çöp kutuları hala dolu ve kimse nedenini söyleyemiyor — kattaki herkes başkasının yaptığını varsaydı. Görev verildi. Sadece belirli birine hiç ulaşmadı.

Bu bir disiplin sorunu değil. Bu bir atama sorunu. "Herkes" "birisi" ile aynı şey değildir ve çoğu görev aracı size arada yalnızca tek bir seçenek sunar — tek bir isim seçin ve o kişinin o gün çalıştığını umun. Loopapa size işi devretmek için üç farklı yol sunar, her biri farklı bir gerçek durum için tasarlanmıştır: Herkes (herkesin kendi başına tamamladığı ortak bir görev), Herhangi Biri (ilk müsait kişinin üstlendiği açık bir görev) ve Sadece Ben (yöneticinin kendine sakladığı iş). Fark kozmetik değil — her mod kimin sorumlu olduğunu, personelin ekranında ne gördüğünü ve sonrasında neyi kontrol edebileceğinizi değiştirir.

Bir görevi "herkese" göndermek neden bazen kimsenin yapmadığı anlamına gelir?

Çünkü belirli bir sahibi olmayan bir görevin takip edilecek kimsesi yoktur. Beş kişi aynı öğeyi kimin ne yaptığını gösteren bireysel bir kayıt olmadan görürse, her kişi makul bir şekilde görevin tamamlandığına inanabilir — ve olaydan sonra kimin gerçekten harekete geçtiğini kontrol etmenin bir yolu yoktur. Çözüm insanları daha fazla dırdır etmek değil. Sistemin kendisinin sahipliği takip etmesini sağlamaktır: ya herkes kendi kopyasını ve kendi onay kutusunu alır ya da görev, onu aldıkları andan itibaren tam olarak bir kişiye ait olur.

Aşağıdaki üç atama modu bunu yapar. Her personel üyesinin tamamlaması gereken günlük bir kontrol — üniforma veya ekipman kontrolü gibi — Herkes olarak en iyi şekilde çalışır, böylece kimin neyi yapıp yapmadığını tam olarak görebilirsiniz. Kimin yaptığı gerçekten önemli olmayan, sadece yapılması önemli olan tek seferlik bir iş — açılış saatinde lobi ışıklarını açmak gibi — Herhangi Biri olarak en iyi şekilde çalışır, böylece ilk müsait kişi onu üstlenir. Ve kişisel olarak sorumlu olduğunuz her şey Sadece Ben olarak kalır, böylece paylaşılan bir listede asla kaybolmaz.

"Herkes" her kişinin kendi payına düşeni gerçekten yaptığından nasıl emin olur?

Bir görevi Herkese atadığınızda, Loopapa gruba tek bir paylaşılan öğe göndermez — atanan her kişiye kendi özel kopyasını, kendi durumuyla birlikte verir. Bir kişinin kendi bölümünü tamamlandı olarak işaretlemesi, başkasının kopyası üzerinde hiçbir etki yaratmaz. Tek bir paylaşılan görev başlığı ve tek bir paylaşılan sohbet vardır, ancak altındaki ilerleme kişi kişi takip edilir.

Bir personel üyesi görevi mesaiye başlamışken açtığı anda, kopyası Yapılacaklar'dan Yapılıyor'a geçer — ve paylaşılan sohbette kısa bir sistem satırı belirir, böylece ekibin geri kalanı kimin zaten üzerinde olduğunu görebilir. Üç personelin kendi kopyaları üzerinde çalıştığı bir akşam vardiyası boyunca yönetici görünümü şöyle görünür:

Bir yönetici olarak, işlerin nerede olduğunu öğrenmek için etrafa sormanıza gerek yok — yukarıdaki Ekip Durumu görünümü göreve entegredir ve her kişi mesaiye başladığında ve kendi kopyası üzerinde çalıştığında canlı olarak güncellenir. Birisi kendi bölümünü Tamamlandı olarak işaretlediğinde, kilitlenir: görevi tekrar görüntüleyerek yanlışlıkla yeniden açamazlar. Ve görevin kendisi — sizin için, raporlarda, her yerde — ancak her atanan kişi Tamamlandı durumuna ulaştığında Tamamlandı olarak değişir.

Kimin yaptığı gerçekten önemli değilken "Herhangi Biri" nasıl çalışır?

Bazı görevlerin bir isme atanmasına gerek yoktur — bir son teslim tarihi ve bir sonuç gerektirirler. Lobi ışıklarının sabah 7:00'ye kadar açık olması gerekir. Çöp kutularının kamyon gelmeden önce dışarı çıkarılması gerekir. Hangi personel üyesinin yaptığı önemli değil, sadece birinin zamanında yapması önemli. Herhangi Biri tam da bunun için tasarlanmıştır: görev için hangi personelin uygun olduğunu seçersiniz ve ilk harekete geçen kişi görevi kendine kilitler.

İşte bunu pratikte işe yarar kılan kısım: personel "bu, birinin beklediği bir Herhangi Biri görevi" yazan bir etiket görmez. Onlar bunu sadece listelerindeki normal bir görev olarak görürler. Eğer bir personel mesaiye başlamış ve görevi açarsa, Loopapa o anda görevi sessizce onlara atar — görev 'Yapılıyor' durumuna geçer ve diğer uygun personelin listelerinden kaybolur. Eğer mesaiye başlamamışlarsa, görevi açmak hiçbir şey yapmaz; görevi talep etmek için mesaide olmaları gerekir.

Talep etmek mesaide olmayı gerektirdiğinden, sadece gerçekten sahada ve çalışan personel bir Herhangi Biri görevini alabilir — bu da doğal olarak "uygun grubu" mevcut olanlarla sınırlar, sizin programı tekrar kontrol etmenize gerek kalmadan. Bazı yöneticiler bunu küçük bir rekabete dönüştürür: Herhangi Biri olarak atanmış hızlı açılış veya kapanış işlerinin sabit bir listesi, ilk gelen kolay kazançları talep eder. Bu, özelliği kullanmanın bir yoludur, Loopapa'nın sizin için yapılandırdığı bir ayar değil — ancak talep anında ve görünür olduğu için iyi çalışır.

Çalışanlar göremiyorsa "Sadece Ben" ne işe yarar?

Sadece Ben üçüncü moddur ve en basitidir: görev size, yöneticiye ve yalnızca size aittir. 'Sadece Ben'i seçmek, herhangi bir personel veya "tümü" atamasını otomatik olarak temizler — Loopapa ikisini ayrı tutar, böylece bir görev asla yarı sizin ve yarı ekibin olmaz. Burada hiçbir şey bir personel üyesinin ekranında görünmez ve Ekip Durumu'na gerek yoktur, çünkü hiçbir ekip dahil değildir.

Uygulamada bu, görev listenizi diğer her şeyle aynı motor üzerinde çalışan özel bir planlayıcıya dönüştürür — tekrarlayan programlar, son tarihler, hatırlatma zamanları ve bildirimler. İşletme sahiplerinin buraya koyduğu birkaç şey: KDV göndermek veya üç aylık vergileri ödemek için tekrarlayan bir hatırlatıcı, bir tedarikçi sözleşmesi yenilemesi için yıllık bir not, yoğun bir haftaya denk gelen bir aile doğum günü için kişisel bir hatırlatıcı veya "gelecek ayın personel programını gözden geçir" gibi birkaç gün önceden size hatırlatılmasını istediğiniz çok adımlı bir görev. Bunların hiçbiri ekip için operasyonel bir iş değildir — sadece kimsenin listesini karıştırmadan, zamanında size hatırlatan tek bir yere sahip olmak faydalıdır.

Bunları diğer görevlerle aynı şekilde oluşturabilirsiniz — yazarak veya sadece yüksek sesle söyleyerek yapay zekanın bunu önerilen bir başlık, son tarih ve hatırlatıcı ile bir göreve dönüştürmesine izin verin. Eğer "tedarikçi sözleşmesini her yıl yenilememi hatırlat" derseniz, yapay zeka bunun sizin için olduğunu anlar ve bunu bir ekip görevi olarak değil, 'Sadece Ben' olarak ayarlar.

Hangi atama modunu seçmelisiniz?

Karar vermenin hızlı bir yolu: sonuçtan kimin sorumlu olduğunu sorun. Dürüst cevap "herkes ayrı ayrı" ise, Herkes'i kullanın. "İlk kim boşsa" ise, Herhangi Biri'ni kullanın. "Sadece ben" ise, Sadece Ben'i kullanın. İşte üçünün yan yana karşılaştırması.

Atama modunu her seferinde seçmek zorunda mıyım?

Şart değil. Bir görevi yazarak veya söyleyerek oluşturduğunuzda, Loopapa'nın yapay zekası söylediklerinizi okur ve sadece bir başlık, öncelik ve son tarih değil, aynı zamanda kimin için olduğunu da önerir. "1'inde temizlik şirketine ödeme yapmamı hatırlat" dediğinizde, yapay zeka bunu Sadece Ben olarak ayarlar. "Herkesin kapanmadan önce istasyonunu kontrol etmesi gerekiyor" dediğinizde ise, personeliniz için bir Herkes görevi oluşturur. Kaydetmeden önce öneriyi her zaman değiştirebilirsiniz — yapay zeka size bir başlangıç noktası sunar, kilitli bir karar değil.

Gerçek bir vardiyada bu nasıl görünür?

Orta büyüklükte bir otelin akşam vardiyasını düşünün: bir ön büro, kat hizmetleri ve küçük bir bar ekibi. Aynı görev panosu, farklı nedenlerle üç atama modunu da yan yana kullanır.

Aynı pano, aynı uygulama — ancak her görev, gerçekte ne olduğuna uygun sorumluluğu taşır.

Bu, katılım ve El Kitabı ile nasıl bağlantılı?

Atama modu, bir görevin kime ait olduğuna karar verir — ancak diğer iki Loopapa özelliği, birinin ne zaman harekete geçebileceğine ve ne yapacağını nasıl bileceğine karar verir. Personel, bir görevi yalnızca mesaiye başladıklarında 'Yapılıyor' durumuna taşıyabilir; bu da 'Herhangi Biri' görevinin, uygulamayı evden açan kişi tarafından değil, aslında sahada olan kişi tarafından üstlenilmesinin tam nedenidir. Katılımın nasıl çalıştığını görün.

Birisi bir görevden sorumlu olduğunda — ister bir 'Herkes' görevinin kendi kopyası olsun isterse üstlenilmiş bir 'Herhangi Biri' görevi olsun — genellikle sadece 'ne' değil, 'nasıl'a da ihtiyaç duyarlar. Herhangi bir göreve bir El Kitabı makalesi eklenebilir, böylece kesin adımlar (üniforma nasıl kontrol edilir, kahve istasyonu nasıl yeniden doldurulur) görevin kendisinden tek bir dokunuşla uzaktadır. El Kitabı rehberini okuyun.

Bu kombinasyon, grup çalışmasındaki iyi belgelenmiş bir sorunu ele alıyor: bir sonucun sorumluluğu, bireysel bir sahibi olmayan bir gruba yayıldığında, insanlar başkasının harekete geçeceğini varsayma eğilimindedir — araştırmacıların sorumluluğun yayılması olarak adlandırdığı bir kalıp ve grup büyüdükçe daha da kötüleşen bir durum. Proje yönetimi araştırmaları da aynı şeyi gösteriyor: Proje Yönetimi Enstitüsü tarafından bildirildiğine göre, görev sahipliği açıkça tanımlanmış ekipler, bu özelliğe sahip olmayan ekiplere göre hedeflerine ulaşma olasılığı yaklaşık %40 daha fazladır. Herkes, Herhangi Biri ve Sadece Ben, bir göreve tam olarak bir net sahip atamanın üç farklı yoludur — bu sahip 'herkes, bireysel olarak' olsa bile.

Bunun için hangi plana ihtiyacım var?

Üç atama modu da — Herkes, Herhangi Biri ve Sadece Ben — Ekip Durumu, sistem sohbet güncellemeleri ve yapay zekanın atama önerileriyle birlikte Ücretsiz planın bir parçasıdır. Burada kilidini açacak hiçbir şey yok; Loopapa'da görevlerin ilk günden itibaren nasıl çalıştığının temelini oluşturuyor.

Sıkça sorulan sorular

Bir görevi, her biri için kopyalara ayırmadan birden fazla kişiye atayabilir miyim?

Evet — bu Herhangi Biri modudur. Uygun personeli seçin ve onlardan hangisi ilk harekete geçerse, görevi tüm grup için tamamlar. Yalnızca Herkes'i seçerseniz bireysel kopyalar haline gelir.

Bir "Herhangi Biri" görevini kimse son teslim tarihinden önce sahiplenmezse ne olur?

Yapılacaklar'da kalır ve son teslim tarihi geçtikten sonra, canlı kontrol panelinin Yapılacaklar sayısında size görünür şekilde kırmızıya döner (gecikmiş olarak). Hiçbir şey gizlenmez veya otomatik tamamlanmaz; biri sahiplenene veya siz müdahale edene kadar orada durduğunu görürsünüz.

Personel, bir görevin "Herhangi Biri" olarak ayarlandığını anlayabilir mi veya başka kimlerin bu görevi alabileceğini görebilir mi?

Hayır. Personel görevi listelerinde diğerleri gibi görür. Atama detayları ve Ekip Durumu yalnızca yöneticilere ve müdürlere görünür — personel ne yapacağını bilmek için mekaniği bilmek zorunda değildir.

Bir görevi oluşturduktan sonra atama modunu değiştirebilir miyim?

Evet. Yönetici olarak, bir görevin kime atandığını ilk kurduğunuz şekilde düzenleyebilirsiniz — tek seferlik görevler için doğrudan, tekrarlayan şablonlar için ise değişiklikler gelecekteki örnekler için geçerli olur.

Loopapa'nın yapay zekası benim için atama modunu seçer mi?

Bir görevi yazarak veya söyleyerek oluşturduğunuzda, yapay zeka ifadenize göre bir atama modu önerir — örneğin, "bana hatırlat" Sadece Ben olur ve "herkesin yapması gerekiyor" Herkes olur. Kaydetmeden önce her zaman gözden geçirebilir ve değiştirebilirsiniz.

Herkes veya Herhangi Biri görevine dahil edebileceğim personel sayısında bir sınır var mı?

Ayrı bir sınır yok — personelinizin herhangi bir kombinasyonunu dahil edebilirsiniz. Tek üst sınır, planınızın toplam personel hesaplarıdır: Ücretsiz planda 3'e kadar, Başlangıç ve üzeri planlarda sınırsız.