Werkruimte instellen: Uren, Werkzones

Hoe stel je werktijden en sluitingsdagen in Loopapa in?

Binnen je bedrijfsinstellingen krijg je één rij per dag van de week — van maandag tot en met zondag. Elke rij heeft twee bedieningselementen: een open/gesloten schakelaar, en (indien open) een tijdsbereik dat aangeeft wanneer die dag begint en eindigt. Schakel een dag op 'gesloten' en deze wordt in het hele systeem gemarkeerd als een niet-werkdag. Laat het open, stel je uren in, en elke geplande taak weet wanneer je dag daadwerkelijk loopt.

Het standaardschema is van maandag tot en met vrijdag, van 09:00–17:00 uur, met zaterdag en zondag ingesteld op gesloten. De meeste bedrijven zullen minstens één dag aanpassen bij hun eerste instelling — dat is verwacht, en de wijziging gaat in vanaf de volgende werkdag, zodat niets dat vandaag loopt wordt verstoord.

Wat gebeurt er met de gegevens van vandaag als je midden in de week een instelling wijzigt?

Niets. Dat is het korte antwoord — en het is zo ontworpen. Wanneer je je werktijden, je operationele dagstartuur of je tijdzone wijzigt, past Loopapa de nieuwe waarden niet onmiddellijk toe. Het slaat je wijziging op, houdt de huidige instellingen actief voor de rest van vandaag en schakelt over naar de nieuwe waarden aan het begin van je volgende werkdag.

Dit wordt een alleen-voorwaartse instellingenwijziging genoemd. Het systeem registreert beide versies — de instellingen die nu actief zijn en de instellingen die je zojuist hebt opgeslagen — en gebruikt automatisch de juiste, afhankelijk van de datum. Elke taakinstantie, elk ploegenrooster en elke rapportinvoer wordt geëvalueerd aan de hand van de set instellingen die op die specifieke dag actief was. Gegevens uit het verleden worden nooit met terugwerkende kracht gewijzigd.

Wat gebeurt er met geplande taken wanneer een dag als gesloten wordt gemarkeerd?

Wanneer u een weekdag als gesloten markeert in uw werkruimte-instellingen, stopt elke terugkerende taaksjabloon die was ingesteld om op die dag te worden geactiveerd met het genereren van instanties ervoor — automatisch, zonder handmatige bewerking van de sjablonen zelf. De sjabloon wordt niet gepauzeerd, niet verwijderd en op geen enkele manier gewijzigd. Het slaat eenvoudigweg de dagen over die volgens uw planning gesloten zijn, en wordt hervat op de volgende open dag die overeenkomt met het patroon.

Deze verbinding is live: zodra u een wijziging in uw werktijden opslaat, wordt de taakkalender opnieuw berekend. Dagen die voorheen open waren en nu gesloten zijn, tonen geen geplande taken meer. Dagen die u heropent, verschijnen onmiddellijk weer als actieve uitvoeringsdagen. Er is geen aparte stap om uw sjablonen bij te werken — de planning stuurt alles aan.

Hoe werkruimte-instellingen verbinding maken met de rest van Loopapa

De vijf instellingen die je in je werkruimte configureert, staan niet op zichzelf — ze voeden bijna elk ander deel van de app. Het begrijpen van die verbindingen helpt je om alles met vertrouwen in te stellen, en helpt je precies te weten welke instellingen je opnieuw moet bekijken wanneer iets verderop onverwacht gedrag vertoont.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn werktijden wijzigen nadat het team Loopapa al in gebruik heeft genomen?

Ja — en u kunt dit op elk moment doen zonder de huidige dag te verstoren. Loopapa hanteert een 'alleen vooruit'-beleid: wanneer u een wijziging in de werktijden opslaat, wordt het nieuwe rooster van kracht vanaf de volgende open werkdag. Alles wat vandaag is vastgelegd, blijft precies zoals het was. Als de dag na uw wijziging een gesloten dag is in uw nieuwe rooster, verplaatst het systeem de ingangsdatum automatisch naar de eerstvolgende open dag.

Wat is het startuur van de operationele dag, en welke waarde moet ik hiervoor instellen?

Het startuur van de operationele dag is het tijdstip waarop uw werkdag officieel begint — en daarmee het punt waarop de vorige dag eindigt. Elke dienst of taak die vóór dit uur valt, wordt geteld als onderdeel van de vorige dag, niet de huidige kalenderdatum. De toegestane waarden zijn middernacht (00:00), 01:00, 02:00, 03:00 en 04:00; de standaardwaarde is 04:00. Kies het vroegste uur waarop een echt nieuwe dienst op uw locatie zou kunnen beginnen. Als uw team nooit na middernacht werkt, is 00:00 nauwkeurig. Als nachtdiensten rond 2-3 uur 's nachts eindigen, zorgt 04:00 ervoor dat die diensten netjes op de juiste dag blijven.

Als ik zondag als gesloten markeer, wordt een terugkerende taak die elke dag wordt uitgevoerd dan nog steeds op zondag geactiveerd?

Nee — standaard slaan terugkerende sjablonen elke dag over die als gesloten is gemarkeerd in uw werktijden. De taak wordt die dag eenvoudigweg niet aangemaakt; er verschijnt geen instantie op iemands dashboard en er wordt geen melding verzonden. Het sjabloon zelf blijft ongewijzigd en wordt normaal hervat op de volgende open dag. De enige uitzondering is als het sjabloon de schakelaar "Ook op feestdagen" heeft ingeschakeld — een Starter-plan optie die het gesloten-dag filter alleen voor dat specifieke sjabloon overschrijft.

Geldt de GPS-werkzone voor al het personeel, of kunnen sommige mensen worden vrijgesteld?

U beheert dit per persoon. Elk personeelslid in Loopapa heeft een werktype — op locatie of op afstand. Personeel op locatie is onderworpen aan geofence-handhaving wanneer een GPS-pin is ingesteld: als ze proberen in te klokken van buiten de straal, wordt het inklokken geblokkeerd. Personeel op afstand is altijd vrijgesteld — er wordt helemaal geen GPS-controle voor hen uitgevoerd, ongeacht de werkzone-instellingen. U kunt beide typen vrijelijk combineren in hetzelfde team. Als er nog geen GPS-pin is ingesteld, is geofencing eenvoudigweg inactief voor iedereen totdat u er een toevoegt.

Welke geofence-straal moet ik gebruiken, en wat gebeurt er als ik deze te krap instel?

De standaardwaarde is 100 meter, wat de meeste locaties met één gebouw dekt, rekening houdend met de typische GPS-drift van 10-20 meter binnenshuis. Als personeel meldt dat inklokken mislukt in de buurt van de ingang of parkeerplaats, verhoog dan de straal in stappen van 50 meter totdat het probleem is opgelost. De schuifregelaar loopt van 10 tot 500 meter in stappen van 10 meter. Voor een compacte binnenlocatie is 50 meter meestal voldoende. Voor een grote campus of een complex met meerdere gebouwen is 200-300 meter geschikter. Een beheerder kan altijd handmatig een personeelslid inklokken als een legitieme inklokpoging wordt geblokkeerd.

Hebben werkruimte-instellingen onmiddellijk invloed op al het personeel, of pas vanaf de volgende dienst?

Het hangt af van de instelling. Taalvoorkeuren, GPS-pin en geofence-straal worden onmiddellijk van kracht — de volgende inklokpoging zal bijvoorbeeld de bijgewerkte straal gebruiken. Operationele instellingen die van invloed zijn op hoe dagen worden geteld — werktijden, gesloten dagen en het startuur van de operationele dag — worden uitgesteld tot de volgende open werkdag om reeds gemaakte records van vandaag te beschermen. Dit betekent dat u uw werkruimte-instellingen op elk moment veilig kunt bijwerken, zelfs midden in een dienst, zonder gegevens die momenteel in behandeling zijn te beschadigen.