Darbuotojų ataskaitos

Darbuotojai gali siųsti ataskaitas iš savo telefono

Šaldiklis skleidžia keistą garsą. Pristatyme trūko dviejų dėžių. Svečias trečią kartą šią savaitę skundėsi tuo pačiu. Jūsų darbuotojas visa tai pastebi. Tada pamaina tampa įtempta, ir kai jie baigia darbą, viskas pamirštama.

Tai ne aplaidumas. Tai trintis. Jei pranešti apie problemą reiškia rasti jus asmeniškai, prisiminti ją iki pamainos pabaigos arba atidaryti atskirą programėlę, kurios niekas neįdiegė, dauguma smulkių problemų apskritai niekada nepranešamos. Apie jas pranešama vėliau, kai jos tampa didelėmis problemomis.

„Loopapa“ suteikia kiekvienam darbuotojui pranešimo mygtuką telefone, kurį jie jau nešiojasi. Jie įrašo arba pasako garsiai, pranešimas pasiekia tinkamą vadovą, ir abi pusės gali tiksliai matyti, kokia yra jo būsena. Šis straipsnis parodo, kaip veikia darbuotojų ataskaitos, ką matote kaip administratorius ir kaip ataskaita pereina nuo išsiųstos iki išspręstos.

Kaip darbuotojas siunčia ataskaitą „Loopapa“ programėlėje?

Darbuotojas atidaro savo prietaisų skydelį ir paspaudžia „Siųsti ataskaitą“. Jie gali įvesti, kas nutiko, arba palaikyti įrašymo mygtuką ir tiesiog pasakyti tai garsiai. Tai yra visas veiksmas. Nereikia pildyti jokios formos, rinktis kategorijos ar spręsti, kas turėtų ją gauti.

Svarbiausia – kalbėjimas. Darbuotojas šlapiomis rankomis, triukšmingoje patalpoje, atliekantis užduotį, nerašys trijų pastraipų apie sugedusį šaldytuvą. Jis tiesiog palaikys mygtuką ir kalbės dvidešimt sekundžių. „Loopapa“ dirbtinis intelektas paima tą įrašą ir paverčia jį aiškia, struktūrizuota santrauka – kad vadovas perskaitytų trumpą, tvarkingą aprašymą, užuot klausęsis ilgo balso pranešimo ir spėliojęs detales.

Ataskaita pati suranda tinkamą asmenį

Darbuotojai niekada nesirenka gavėjo. Kai ataskaita išsiunčiama, „Loopapa“ nukreipia ją tiesioginiam to darbuotojo vadovui. Jei darbuotojui nėra priskirtas vadovas, ji keliauja tiesiai administratoriui. Tai reiškia, kad naujas darbuotojas pirmąją dieną gali teisingai pranešti apie problemą, nežinodamas nė vieno vardo organizacinėje schemoje.

Dvi pusės, du skirtingi požiūriai

Tai yra dalis, dėl kurios ataskaitos veikia praktiškai, ir apie tai verta kalbėti tiksliai.

Ką mato darbuotojai

Specialus ataskaitų ekranas – jų asmeninis gautųjų aplankas, atskirtas nuo užduočių sąrašo. Kiekviena jų kada nors išsiųsta ataskaita yra ten su ženkliuku, rodančiu, kokiame etape ji yra. Pranešimas apie problemą niekada neužkrauna darbo, kurį jie dar turi atlikti.

Ką mato vadovas

Užduotis. Ataskaita atkeliauja į vadovo įprastą užduočių prietaisų skydelį kaip elementas, kuriam reikia sprendimo – šalia visko, kas reikalauja jų dėmesio, toje pačioje vietoje, kur jie jau žiūri.

Ši asimetrija yra apgalvota. Asmeniui, kuris pranešė, darbas atliktas ir jis nori žinoti, kas nutiko toliau. Asmeniui, kuris ją gauna, tai nėra informacija – tai darbas. Vertinimas kaip užduoties reiškia, kad ji negali tyliai gulėti pranešimų sąraše, laukdama, kol bus pastebėta.

Jei kas neaišku, klauskite ataskaitoje

Kiekviena ataskaita turi savo pokalbių giją. Jei vadovui reikia daugiau detalių – kuris šaldytuvas, kuriuo metu, ar buvo kas nors kitas – jis klausia pačioje ataskaitoje, o darbuotojas atsako ten. Klausimas, atsakymas ir originali ataskaita lieka vienoje vietoje, todėl vėliau nieko nereikia atkurti iš atminties ar pokalbių programėlės.

Dar vienas dalykas, kurį verta žinoti: ataskaitoms nereikia, kad darbuotojas būtų prisijungęs prie darbo laiko apskaitos sistemos. Įprastoms užduotims reikia, nes užduotis yra darbas, atliekamas pamainos metu. Problema yra problema, nepriklausomai nuo to, ar kas nors dirba, todėl pranešimas visada prieinamas.

Kur dabar yra mano ataskaita?

Kiekviena darbuotojo išsiųsta ataskaita rodoma jo ataskaitų ekrane su ženkliuku, nurodančiu vieną iš trijų etapų. Jiems niekada nereikia klausti, ar ji pasiekė, ar buvo perskaityta, ar kas nors buvo padaryta. Ženkliukas atsako į visus tris klausimus.

1

Išsiųsta

Ataskaita pristatyta vadovui, bet dar niekas jos neatidarė. Ji laukia.
2

Peržiūrėta

Vadovas ją atidarė. Statusas automatiškai pasikeičia, kai tik jie perskaito – vadovui nereikia spausti jokio mygtuko ir nėra būdo perskaityti ataskaitos, kad siuntėjas nežinotų, jog ji buvo perskaityta.
3

Rezultatas

Ataskaita uždaryta ir archyvuota, o visas susirašinėjimas išsaugomas kaip įrašas apie tai, kas buvo pranešta ir kas nuspręsta.

Automatinis „Peržiūrėta“ etapas yra nedidelis, bet keičia elgesį. Dauguma žmonių nustoja pranešinėti, kai įtaria, kad niekas jų neskaito. Kai darbuotojas mato, kad jo ataskaita atidaroma, pranešimas nebejaučiamas kaip šaukimas į tuštumą.

Mano ataskaitos

Šaldymo kameros triukšmas

Išsiuntė Marta · 14:20

Išsiųsta Vadovo peržiūrėta Rezultatas

Pristatyme trūksta dviejų dėžių

Išsiuntė Marta · Antradienis

Rezultatas

Darbuotojo gautieji – kiekviena ataskaita, kiekvienas etapas, viename sąraše.

Ką vadovas iš tiesų daro su ataskaita?

Ataskaita nėra žinutė, kurią perskaičius galima pamiršti. Ji atkeliauja kaip užduotis, o užduočiai reikia sprendimo. Vadovas turi lygiai du būdus ją uždaryti, ir abiem pakanka vieno paspaudimo.

Patvirtinti

Ataskaita yra galiojanti ir priimta. Ji uždaroma, perkeliama į archyvą ir darbuotojo rezultatų etape rodoma kaip patvirtinta ataskaita.

Atmesti

Ataskaita nepriimama – dublikatas, nesusipratimas arba jau išspręstas klausimas. Ji taip pat uždaroma ir archyvuojama, pažymėta kaip atmesta, ir darbuotojas mato šį rezultatą.

Bet kuriuo atveju, ataskaita dingsta iš vadovo aktyvių užduočių sąrašo. Tai svarbiau, nei atrodo. Ataskaita, kurios negalima uždaryti be sprendimo, negali tyliai pūti giliai pašto dėžutėje. Vieninteliai du išėjimai yra apgalvoti.

Paklauskite prieš priimdami sprendimą

Jei ataskaita nėra pakankamai aiški, kad ją būtų galima patvirtinti ar atmesti, vadovui nereikia spėlioti. Pokalbių gija ataskaitos viduje skirta būtent tam. Koks tai buvo atsitiktinis klientas? Ar išjungėte? Ar tiekėjas vis dar buvo ten? Darbuotojas atsako toje pačioje gijoje, ir tik tada vadovas priima sprendimą.

Darbuotojas, nesutinkantis su sprendimu, taip pat nėra įstrigęs. Jis siunčia naują ataskaitą. Ataskaitas siųsti yra pigu – vienas paspaudimas ir sakinys – todėl tinkamas atsakas į blogą rezultatą yra kita ataskaita, o ne ginčas.

Persigalvojote patvirtinus?

Patvirtinta ataskaita gali būti atšaukta. Ji grįžta į aktyvių užduočių sąrašą ir peržiūros sprendimas vėl atidaromas, todėl per greitai priimtas sprendimas ilgos pamainos pabaigoje nėra galutinis.

Ataskaitos, kurių niekam nereikia siųsti

Ne kiekvieną ataskaitą rašo žmogus. Kai darbuotojas baigia pamainą, „Loopapa“ pati parašo pamainos ataskaitą – datą, kas dirbo, pradžios ir pabaigos laikus, bendrą trukmę ir kiekvieną pertrauką su tiksliu laiku ir trukme. Niekam nereikia prisiminti jos pateikti ir niekas negali pamiršti.

Tikras pavyzdys: viešbutis „Bellhaven“

„Bellhaven“ yra keturiasdešimties kambarių viešbutis, kuriame dirba vienuolika darbuotojų: kambarių tvarkytojai, registratūros ir priežiūros personalas. Nadia dirba kambarių tvarkytoja. Antradienio rytą ji eina į antro aukšto sandėliuką rankšluosčių ir randa po kriaukle telkšantį vandenį.

Jai liko sutvarkyti devynis kambarius iki registracijos. Senoji šio ryto versija turi tris pabaigas: ji pasako kam nors koridoriuje ir jie pamiršta; ji planuoja paminėti tai pamainos perdavimo metu, bet perdavimas vėluoja; arba ji pati prastai susitvarko su problema. Visos trys baigiasi didesne nei reikėjo priežiūros sąskaita.

Ką daro Nadia

Ji išsitraukia telefoną, paspaudžia „Siųsti ataskaitą“, palaiko įrašymo mygtuką ir apie dvidešimt sekundžių pasakoja, ką mato: kur yra vanduo, maždaug kiek jo yra, kad grindys aplink jau šlapios. Tada ji grįžta į savo kambarius. Iš viso užtruko: mažiau nei minutę, ir jai nereikėjo nieko ieškoti.

„Loopapa“ dirbtinis intelektas paverčia tą įrašą rašytine ataskaita, kurią jos vadovas gali perskaityti per dešimt sekundžių, ir pažymi ją kaip „Kritinę“ – vanduo, plintantis per grindis, yra ir skubus, ir svarbus, ir būtent tokį atvejį atpažįsta dirbtinis intelektas. Kadangi „Kritinė“ turi savo pranešimų kategoriją, jos vadovo telefonas ją apdoroja kitaip nei įprastus pranešimus. Jis nepamatys jos dienos pabaigoje. Jis mato ją dabar.

Ką daro jos vadovas

Ataskaita atsiduria jo užduočių sąraše kaip sprendimo reikalaujantis klausimas, ir ji automatiškai nukreipiama jam, nes jis yra Nadijos vadovas – ji niekada nepasirinko jo vardo. Jis ją atidaro, ir Nadijos kopija pasikeičia į „Peržiūrėta“. Ją perskaičius, trūksta vieno dalyko: ar vanduo vis dar teka, ar kas nors išsiliejo anksčiau? Jis paklausia ataskaitos pokalbių gijoje. Nadia atsako tarp kambarių. Jis vis dar teka.

Dabar jis gali veikti. Jis patvirtina ataskaitą ir sukuria užduotį techninei priežiūrai, pridėdamas pokalbių giją, kad santechnikas atvyktų jau žinodamas, kas, kur ir kada buvo rasta. Nadia mato „Rezultatą“ savo telefone ir žino, kad problema išspręsta. Niekas jos daugiau neklausė.

Vanduo po sandėliuko kriaukle

Nadia · 2 aukštas · 09:12

Kritinė

Ataskaita

Telkšantis vanduo po kriaukle antro aukšto sandėliuke. Grindys aplink šlapios.

Vadovas

Ar vis dar teka, ar jau sustojo?

Nadia

Vis dar laša. Blogėja labiau nei tada, kai radau.

Klausimas, atsakymas ir ataskaita lieka kartu vienoje gijoje.

Kas sieja su darbuotojų ataskaitomis?

Ataskaitos nėra atskiras, papildomai prijungtas produktas. Jos naudoja tuos pačius komponentus, kuriais veikia ir visa „Loopapa“, todėl ataskaita gali virsti užduotimi, užduotis – pokalbiu, o pamaina – ataskaita, niekam nieko neįvedant.

Pokalbių gija

Gija, kurią vadovas naudoja paklausti „kuri kriauklė?“, yra ta pati diskusijų gija, esanti prie kiekvienos „Loopapa“ užduoties, su tais pačiais neperskaitytų pranešimų ženklais ir ta pačia istorija. Sužinokite, kaip veikia pokalbiai užduotyse.

Prioritetai ir kritinis statusas

Ataskaitos turi tuos pačius keturis prioritetų lygius kaip ir užduotys, o kritinį statusą dirbtinis intelektas nustato pats. Likusius nustatote rankiniu būdu. Skaitykite apie užduočių prioritetus.

Pamainų ataskaitos pildosi pačios

Automatinė pamainos pabaigos ataskaita – valandos, pertraukos, trukmės – generuojama tiesiai iš atėjimo ir išėjimo laiko žymėjimų. Niekas jos nepildo. Sužinokite, kaip veikia lankomumo fiksavimas.

Tas pats balso variklis

Mygtuko paspaudimas ir kalbėjimas skirtas ne tik ataskaitoms. Tas pats dirbtinis intelektas paverčia ištartą sakinį tinkamai suformuluota užduotimi, su pavadinimu, terminu ir atsakingu asmeniu. Kurkite užduotis balsu.

Kas gauna ataskaitą

Nukreipimas priklauso nuo vadovo, kurį priskiriate kiekvienam darbuotojui. Nustatykite tai vieną kartą kiekvienam asmeniui ir kiekviena jų siunčiama ataskaita pasieks tinkamą adresatą. Darbuotojų valdymas.

Kad kritinis statusas skambėtų kitaip

Kritinis statusas yra atskira pranešimų kategorija, todėl jam nereikia ateiti taip pat, kaip ir viskam kitam, kas konkuruoja dėl dėmesio telefone. Nustatyti pranešimus.

Ar man reikia mokamo plano, kad darbuotojai galėtų siųsti ataskaitas?

Ataskaitų teikimas yra „Loopapa“ veikimo esmė, o ne priedas. Ataskaitos siuntimas tekstu ar balsu, AI parengtas aprašas, pokalbių gija ataskaitoje, išsiuntimo, peržiūros ir rezultato etapai, patvirtinimo ar atmetimo sprendimas ir automatinė pamainos pabaigos ataskaita – visa tai yra paties produkto dalis. Galite sukurti komandą ir pradėti gauti ataskaitas nieko specialaus nenustatydami.

Planai skiriasi mastu ir kai kurių papildomų funkcijų gyliu, o ne tuo, ar jūsų darbuotojai gali pranešti apie problemą. Kadangi planai laikui bėgant keičiasi, tiksliausia informacija apie tai, kas įeina į kiekvieną planą, yra vienoje vietoje, kuri visada atnaujinama.

Norėdami sužinoti, kas įeina į kiekvieną planą, žr. „Loopapa“ kainodaros puslapį.

Dažnai užduodami klausimai

Dažniausiai užduodami klausimai prieš įdiegiant darbuotojų ataskaitas.

Ar darbuotojas turi būti prisijungęs, kad galėtų siųsti ataskaitą?

Ne. „Loopapa“ sistemoje ataskaitas visada galima siųsti, nepriklausomai nuo to, ar darbuotojas yra pamainoje. Įprastos užduotys yra kitokios – darbuotojas turi būti prisijungęs, kad užduotis galėtų pereiti į „Vykdoma“ būseną, nes užduotis yra darbas, atliekamas pamainos metu. Apie problemą svarbu žinoti, nepriklausomai nuo to, kas yra prisijungęs.

Kas gauna ataskaitą, kai ją siunčia darbuotojas?

„Loopapa“ nukreipia ataskaitą tiesioginiam to darbuotojo vadovui. Jei jam nėra priskirtas vadovas, ataskaita siunčiama administratoriui. Darbuotojai niekada nesirenka gavėjo, todėl naujas darbuotojas gali teisingai pranešti apie problemą jau pirmąją dieną, net nežinodamas, kas yra kas.

Kaip darbuotojas sužino, kad jo ataskaita buvo perskaityta?

Kiekviena ataskaita darbuotojo ataskaitų ekrane rodo vieną iš trijų būsenų: „Išsiųsta“, „Peržiūrėta“ arba „Rezultatas“. Ženklelis automatiškai pasikeičia į „Peržiūrėta“ tą akimirką, kai vadovas atidaro ataskaitą. Vadovui nereikia spausti jokio mygtuko ir nėra būdo perskaityti ataskaitos taip, kad siuntėjas nežinotų, jog ji buvo perskaityta.

Ar vadovas gali uždaryti ataskaitą nieko nepaaiškinęs?

Vadovas uždaro ataskaitą ją patvirtindamas arba atmesdamas, o darbuotojas mato, kuris iš šių veiksmų įvyko. Abu yra apgalvoti sprendimai, o ne tylus ataskaitos dingimas. Jei ataskaita nėra pakankamai aiški sprendimui priimti, vadovas pirmiausia gali užduoti darbuotojui klausimus ataskaitos pokalbių gijoje.

Ką daryti, jei darbuotojas nesutinka su sprendimu?

Jie siunčia naują ataskaitą. Ataskaitas siųsti yra sąmoningai paprasta – vienas paspaudimas ir sakinys – todėl atsakymas į sprendimą, su kuriuo kažkas nesutinka, yra dar viena ataskaita, o ne ginčas. Vadovo pusėje patvirtinta ataskaita taip pat gali būti atšaukta, kas grąžina ją į aktyvių sąrašą ir iš naujo atveria sprendimą.

Ar uždarytos ataskaitos ištrinamos?

Ne. Patvirtintos ir atmestos ataskaitos yra archyvuojamos, o ne pašalinamos, ir visa pokalbių gija archyvuojama kartu su jomis. Po kelių mėnesių vis dar galite matyti, kas buvo pranešta, kas buvo klausiama, kas atsakė ir kas buvo nuspręsta.

Jūsų komanda jau mato problemas. Palengvinkite pranešimą apie jas.

Suteikite kiekvienam darbuotojui ataskaitos mygtuką telefone, kurį jie jau turi – ir sužinokite antradienį tai, ką anksčiau sužinodavote penktadienį.

Pradėkite nemokamai

Kortelės nereikia.