Crea la base di conoscenza del tuo team: la Wiki

Quanto della tua attività vive solo nella testa di qualcuno?

Nella maggior parte delle aziende, molto più di quanto si ammetta. Una persona sa come eseguire il rapporto di fine giornata. Un'altra conosce il numero di telefono del fornitore, la routine di pulizia della macchina da caffè espresso o cosa fare quando un cliente chiede un rimborso. Finché quelle persone sono di turno, tutto funziona. Il giorno in cui sono libere, in vacanza o se ne vanno per sempre, le stesse domande iniziano a ricadere sul manager — di nuovo.

Questa costante richiesta ha un costo misurabile. Una ricerca del McKinsey Global Institute ha rilevato che i dipendenti trascorrono quasi un quinto della loro settimana lavorativa — quasi un'intera giornata — cercando informazioni interne o rintracciando un collega che possa aiutarli. Per un piccolo team, si tratta di una quantità significativa di tempo retribuito speso a chiedere invece di fare.

Questo articolo ti mostra come risolvere questo problema con il Manuale, la base di conoscenza integrata di Loopapa. Imparerai come scrivere procedure che il tuo team può effettivamente trovare, organizzarle in categorie, controllare esattamente chi può leggere cosa e allegare la guida giusta a qualsiasi attività tu assegni — così la risposta vive nell'app, non nella testa di qualcuno.

Come si crea un articolo del Manuale?

In quattro brevi passaggi, da qualsiasi telefono o computer. Gli amministratori possono creare articoli immediatamente, e l'intero processo richiede pochi minuti per procedura.

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   Apri il Manuale e inizia un nuovo articolo

   Dalla tua dashboard, apri il Manuale e tocca il pulsante più. Si aprirà un articolo vuoto con un campo per il titolo e un editor di testo completo.

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   Scrivi la procedura — o lascia che l'IA la scriva

   Digita i passaggi con titoli, elenchi e testo in grassetto, oppure registra la tua voce, scatta una foto o carica un file e lascia che l'IA rediga l'articolo per te. Rivedi e modifichi sempre prima che qualcosa venga pubblicato.

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   Scegli le categorie

   Archivia l'articolo sotto una o più categorie. Loopapa include 14 categorie operative predefinite che coprono le routine su cui si basano la maggior parte delle aziende, così il tuo Manuale avrà una struttura chiara fin dal primo giorno.

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   Pubblica quando è pronto

   Mantieni l'articolo come bozza mentre lo perfezioni, quindi pubblicalo. Nel momento in cui viene pubblicato, appare nel Manuale sul telefono di ogni membro del team — senza stampe, senza allegati email.

Chi può vedere cosa nel Manuale?

Esattamente chi decidi tu. A partire dal piano Starter, l'accesso è controllato per dipendente, per categoria: il team di sala vede le procedure di servizio, la cucina vede la preparazione e la pulizia, e i prezzi dei fornitori o le routine amministrative rimangono con le persone che ne hanno bisogno. Un dipendente senza accesso a una categoria non vede un file bloccato — quegli articoli semplicemente non esistono per lui.

Il Manuale viaggia anche con il lavoro. Quando crei un'attività, puoi allegare fino a cinque articoli del Manuale ad essa — su ogni piano, incluso il Free. La persona che svolge il lavoro apre l'attività e la guida è lì. E se un'attività non ha ancora una guida, il personale può richiederne una dall'interno dell'attività stessa; la richiesta arriva al manager come segnalazione, così le procedure mancanti emergono da sole.

Anche l'accesso e le attività lavorano insieme. Se assegni un'attività con una guida allegata a qualcuno che non può accedere a quella categoria, Loopapa ti avvisa in quel momento — prima che l'attività venga salvata. Puoi concedere l'accesso alla categoria con un clic direttamente lì, aprire il menu di accesso premendo a lungo il pulsante Manuale, o modificare i permessi in seguito dal profilo del dipendente. Nessuno apre mai un'attività solo per scoprire che le istruzioni mancano.