کار را به روش خودتان واگذار کنید: همه، هر کسی، یا فقط من

شما یک کار ایجاد می‌کنید، آن را به همه افراد حاضر در شیفت محول می‌کنید و به کار خود ادامه می‌دهید. چند ساعت بعد چراغ‌های لابی هنوز خاموش است، سطل‌ها هنوز پر هستند و هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید چرا — هر فردی در محل کار فرض کرده بود که شخص دیگری آن را انجام می‌دهد. کار محول شد. اما هرگز به شخص خاصی محول نشد.

این یک مشکل انضباطی نیست. این یک مشکل واگذاری است. «همه» با «یک نفر» یکسان نیست، و اکثر ابزارهای وظیفه فقط یک گزینه در این بین به شما می‌دهند — یک نام را انتخاب کنید و امیدوار باشید که آن شخص در آن روز کار می‌کند. لوپاپا سه روش متمایز برای واگذاری کار به شما می‌دهد که هر کدام برای یک موقعیت واقعی متفاوت ساخته شده‌اند: همه (یک کار مشترک که هر فرد به تنهایی آن را تکمیل می‌کند)، هرکس (یک کار باز که اولین فرد در دسترس آن را بر عهده می‌گیرد)، و فقط من (کاری که مدیر برای خود نگه می‌دارد). تفاوت فقط ظاهری نیست — هر حالت مسئولیت را تغییر می‌دهد، آنچه کارکنان در صفحه خود می‌بینند، و آنچه را که می‌توانید بعداً بررسی کنید.

چرا ارسال یک کار به «همه» گاهی اوقات به این معنی است که هیچ‌کس آن را انجام نمی‌دهد؟

زیرا کاری که صاحب مشخصی ندارد، کسی را برای پیگیری ندارد. اگر پنج نفر یک مورد را بدون هیچ سابقه فردی از اینکه چه کسی چه کاری انجام داده است ببینند، هر فرد می‌تواند به طور منطقی باور کند که کار انجام شده است — و شما هیچ راهی برای بررسی، پس از واقعیت، که واقعاً اقدام کرده است، ندارید. راه حل این نیست که مردم را بیشتر اذیت کنید. این است که خود سیستم مالکیت را ردیابی کند: یا هر کس نسخه خود و چک‌باکس خود را دریافت می‌کند، یا کار دقیقاً از لحظه‌ای که آن را برمی‌دارد، به یک نفر تعلق دارد.

این همان کاری است که سه حالت واگذاری زیر انجام می‌دهند. یک بررسی روزانه که هر کارمند باید آن را تکمیل کند — مانند بررسی لباس فرم یا تجهیزات — به بهترین وجه به عنوان همه عمل می‌کند، بنابراین می‌توانید دقیقاً ببینید چه کسی کار خود را انجام داده و چه کسی انجام نداده است. یک کار یک‌باره که واقعاً مهم نیست چه کسی آن را انجام می‌دهد، فقط اینکه انجام شود — مانند روشن کردن چراغ‌های لابی در زمان بازگشایی — به بهترین وجه به عنوان هرکس عمل می‌کند، بنابراین اولین فرد در دسترس آن را قفل می‌کند. و هر چیزی که شخصاً مسئول آن هستید به عنوان فقط من باقی می‌ماند، بنابراین هرگز در یک لیست مشترک گم نمی‌شود.

چگونه «همه» اطمینان می‌دهد که هر فرد واقعاً سهم خود را انجام می‌دهد؟

وقتی وظیفه‌ای را به همه اختصاص می‌دهید، لوپاپا یک مورد مشترک را به گروه ارسال نمی‌کند — بلکه به هر فرد اختصاص‌یافته یک نسخه خصوصی با وضعیت خودش می‌دهد. علامت‌گذاری انجام شدن سهم یک نفر، هیچ تأثیری بر نسخه دیگران ندارد. یک عنوان وظیفه مشترک و یک چت مشترک وجود دارد، اما پیشرفت زیر آن به صورت فرد به فرد پیگیری می‌شود.

لحظه‌ای که یک کارمند وظیفه را در حین حضور در محل کار باز می‌کند، نسخه او از «برای انجام» به «در حال انجام» تغییر می‌کند — و یک خط سیستمی کوتاه در چت مشترک ظاهر می‌شود تا بقیه تیم بتوانند ببینند چه کسی در حال انجام آن است. در اینجا نمای مدیر در طول یک شیفت عصر، با سه کارمند که در حال کار بر روی نسخه‌های خود هستند، نشان داده شده است:

به عنوان یک مدیر، نیازی نیست برای دانستن وضعیت کارها از این و آن بپرسید — نمای وضعیت تیم در بالا در خود وظیفه تعبیه شده و به صورت زنده با ورود هر فرد و کار بر روی نسخه خود به‌روزرسانی می‌شود. هنگامی که کسی سهم خود را «انجام شده» علامت می‌زند، قفل می‌شود: آنها نمی‌توانند به طور تصادفی با مشاهده مجدد وظیفه آن را دوباره باز کنند. و خود وظیفه تنها زمانی به «انجام شده» منتقل می‌شود — برای شما، در گزارش‌ها، در همه جا — که هر فرد اختصاص‌یافته به وضعیت «انجام شده» رسیده باشد.

چگونه «هر کسی» کار می‌کند وقتی واقعاً مهم نیست چه کسی آن را انجام دهد؟

برخی از وظایف نیازی به نام ندارند — آنها به یک مهلت و یک نتیجه نیاز دارند. چراغ‌های لابی باید تا ساعت ۷:۰۰ صبح روشن شوند. سطل‌های زباله باید قبل از رسیدن کامیون بیرون گذاشته شوند. مهم نیست کدام کارمند آن را انجام می‌دهد، فقط مهم است که کسی آن را به موقع انجام دهد. هر کسی دقیقاً برای همین ساخته شده است: شما انتخاب می‌کنید کدام کارمندان واجد شرایط انجام وظیفه هستند، و اولین نفری که اقدام کند، آن را برای خود قفل می‌کند.

اینجا بخشی است که آن را در عمل کارآمد می‌کند: کارمندان برچسبی با عنوان «این یک وظیفه «هر کسی» است که منتظر کسی است» نمی‌بینند. آنها فقط آن را به عنوان یک وظیفه عادی در لیست خود می‌بینند. اگر یک کارمند حضور خود را ثبت کرده باشد و آن را باز کند، لوپاپا بی‌سروصدا آن وظیفه را در همان لحظه به او اختصاص می‌دهد — وظیفه به حالت «در حال انجام» منتقل می‌شود و از لیست سایر کارمندان واجد شرایط ناپدید می‌شود. اگر حضور خود را ثبت نکرده باشند، باز کردن وظیفه کاری نمی‌کند؛ آنها باید در شیفت باشند تا بتوانند آن را ادعا کنند.

از آنجایی که ادعا کردن وظیفه مستلزم ثبت حضور است، فقط کارمندانی که واقعاً در محل کار حضور دارند و مشغول به کار هستند می‌توانند یک وظیفه «هر کسی» را بر عهده بگیرند — که به طور طبیعی «گروه واجد شرایط» را به افراد حاضر محدود می‌کند، بدون اینکه شما مجبور باشید برنامه کاری را دوباره بررسی کنید. برخی مدیران این را به یک رقابت کوچک تبدیل می‌کنند: لیستی ثابت از کارهای سریع بازگشایی یا بستن که به عنوان «هر کسی» اختصاص داده شده‌اند، اولین نفری که وارد می‌شود، بردهای آسان را از آن خود می‌کند. این یک روش استفاده از این ویژگی است، نه یک تنظیم که لوپاپا برای شما پیکربندی می‌کند — اما به خوبی کار می‌کند زیرا خود ادعا کردن فوری و قابل مشاهده است.

«فقط من» برای چیست، اگر کارکنان به هر حال نمی‌توانند آن را ببینند؟

فقط من حالت سوم است و ساده‌ترین حالت است: وظیفه متعلق به شما، مدیر، و فقط به شماست. انتخاب «من» به طور خودکار هرگونه تخصیص به کارکنان یا «همه» را پاک می‌کند — لوپاپا این دو را جدا نگه می‌دارد تا یک وظیفه هرگز نیمی از شما و نیمی از تیم نباشد. هیچ چیز در اینجا در صفحه نمایش یک کارمند ظاهر نمی‌شود و نیازی به وضعیت تیم نیست، زیرا هیچ تیمی درگیر نیست.

در عمل، این لیست وظایف شما را به یک برنامه‌ریز خصوصی تبدیل می‌کند که با همان موتور سایر موارد کار می‌کند — برنامه‌های تکراری، مهلت‌ها، زمان‌های یادآوری و اعلان‌ها. چند مورد که صاحبان واقعاً اینجا قرار می‌دهند: یک یادآوری تکراری برای ارسال مالیات بر ارزش افزوده یا پرداخت مالیات فصلی، یک یادداشت سالانه برای تمدید قرارداد تامین‌کننده، یک یادآوری شخصی برای تولد یکی از اعضای خانواده که در یک هفته شلوغ اتفاق می‌افتد، یا یک وظیفه چند مرحله‌ای مانند «بررسی برنامه کاری کارکنان ماه آینده» که می‌خواهید چند روز قبل به شما یادآوری شود. هیچ یک از اینها کار عملیاتی برای تیم نیست — فقط مفید است که یک مکان داشته باشید که به شما، طبق برنامه، بدون شلوغ کردن لیست دیگران، یادآوری کند.

می‌توانید اینها را به همان روش سایر وظایف ایجاد کنید — آن را تایپ کنید، یا فقط با صدای بلند بگویید و اجازه دهید هوش مصنوعی آن را به یک وظیفه با عنوان، مهلت و یادآوری پیشنهادی تبدیل کند. اگر بگویید «هر سال تمدید قرارداد تامین‌کننده را به من یادآوری کن»، هوش مصنوعی متوجه می‌شود که این برای شماست و آن را به عنوان «من» تنظیم می‌کند، نه به عنوان یک وظیفه تیمی.

کدام حالت تخصیص را باید انتخاب کنید؟

یک راه سریع برای تصمیم‌گیری: بپرسید چه کسی مسئول نتیجه است. اگر پاسخ صادقانه «هر شخص به صورت جداگانه» است، از «همه» استفاده کنید. اگر «هر کسی که اول آزاد شد» است، از «هر کسی» استفاده کنید. اگر «فقط من» است، از «فقط من» استفاده کنید. در اینجا نحوه مقایسه این سه در کنار هم آمده است.

آیا باید هر بار حالت تخصیص را انتخاب کنم؟

نه لزوماً. وقتی وظیفه‌ای را با تایپ یا صحبت کردن ایجاد می‌کنید، هوش مصنوعی لوپاپا آنچه را که گفتید می‌خواند و نه تنها عنوان، اولویت و مهلت، بلکه اینکه برای چه کسی است را پیشنهاد می‌دهد. بگویید «به من یادآوری کن که در تاریخ 1 به شرکت نظافتی پرداخت کنم» و هوش مصنوعی آن را به عنوان «فقط من» تنظیم می‌کند. بگویید «همه باید قبل از پایان کار ایستگاه خود را بررسی کنند» و یک وظیفه «همه» برای کارکنان شما تنظیم می‌کند. همیشه می‌توانید پیشنهاد را قبل از ذخیره تغییر دهید — هوش مصنوعی به شما یک نقطه شروع می‌دهد، نه یک تصمیم قطعی.

این در یک شیفت واقعی چگونه به نظر می‌رسد؟

یک هتل متوسط را تصور کنید که یک شیفت عصر را اداره می‌کند: پذیرش، خانه‌داری و یک تیم کوچک بار. همان تابلوی وظایف از هر سه حالت تخصیص — در کنار هم، به دلایل مختلف — استفاده می‌کند.

همان تابلو، همان برنامه — اما هر وظیفه نوع صحیح مسئولیتی را که واقعاً هست، به همراه دارد.

این چگونه به حضور و غیاب و کتابچه راهنما متصل می‌شود؟

حالت تخصیص تعیین می‌کند که وظیفه به چه کسی تعلق دارد — اما دو بخش دیگر لوپاپا تعیین می‌کنند که چه زمانی کسی می‌تواند روی آن کار کند و چگونه بداند چه کاری انجام دهد. کارکنان تنها زمانی که حضور خود را ثبت کرده‌اند، می‌توانند وظیفه‌ای را به حالت «در حال انجام» منتقل کنند، و دقیقاً به همین دلیل است که یک وظیفه «هر کسی» توسط کسی که واقعاً در محل کار است ادعا می‌شود، نه کسی که اتفاقاً برنامه را از خانه باز می‌کند. نحوه عملکرد حضور و غیاب را ببینید.

و هنگامی که کسی مسئول یک وظیفه است — چه نسخه شخصی او از یک وظیفه «همه» باشد یا یک وظیفه «هر کسی» که ادعا شده است — آنها اغلب به «چگونگی» نیاز دارند، نه فقط «چه چیزی». هر وظیفه‌ای می‌تواند یک مقاله از کتابچه راهنما به آن پیوست داشته باشد، بنابراین مراحل دقیق (نحوه بررسی یونیفرم، نحوه پر کردن مجدد ایستگاه قهوه) تنها با یک ضربه از خود وظیفه فاصله دارند. راهنمای کتابچه راهنما را بخوانید.

این ترکیب به یک مشکل شناخته‌شده در کار گروهی می‌پردازد: زمانی که مسئولیت یک نتیجه در یک گروه بدون مالک فردی پخش می‌شود، افراد تمایل دارند فرض کنند که شخص دیگری اقدام خواهد کرد — الگویی که محققان آن را پراکندگی مسئولیت می‌نامند، و با بزرگتر شدن گروه بدتر می‌شود. تحقیقات مدیریت پروژه نیز به همین نکته اشاره دارد: تیم‌هایی با مالکیت وظیفه به وضوح تعریف شده، طبق گزارش موسسه مدیریت پروژه، تقریباً 40% بیشتر احتمال دارد به اهداف خود برسند تا تیم‌های بدون آن. «همه»، «هر کسی» و «فقط من» سه روش مختلف برای دادن یک مالک مشخص به یک وظیفه هستند — حتی زمانی که آن مالک «همه، به صورت فردی» باشد.

برای این کار به کدام طرح نیاز دارم؟

هر سه حالت تخصیص — «همه»، «هر کسی» و «فقط من» — بخشی از طرح رایگان هستند، همراه با وضعیت تیم، به‌روزرسانی‌های چت سیستمی، و پیشنهادات تخصیص هوش مصنوعی. چیزی برای باز کردن قفل در اینجا وجود ندارد؛ این از روز اول هسته اصلی نحوه عملکرد وظایف در لوپاپا است.

سوالات متداول

آیا می‌توانم یک وظیفه را به چندین نفر اختصاص دهم بدون اینکه آن را به نسخه‌هایی برای هر یک از آنها تقسیم کنم؟

بله — این حالت «هر کسی» است. کارکنان واجد شرایط را انتخاب کنید، و هر کدام از آنها که ابتدا آن را انجام دهد، وظیفه را برای کل گروه تکمیل می‌کند. فقط در صورتی به نسخه‌های فردی تبدیل می‌شود که به جای آن «همه» را انتخاب کنید.

اگر هیچ کس یک وظیفه «هر کسی» را قبل از مهلت آن بر عهده نگیرد چه اتفاقی می‌افتد؟

در بخش «انجام‌دادنی» باقی می‌ماند و پس از گذشت مهلت، به رنگ قرمز و به عنوان سررسید گذشته در می‌آید — برای شما در شمارش «انجام‌دادنی» داشبورد زنده قابل مشاهده است. هیچ چیز پنهان یا به صورت خودکار تکمیل نمی‌شود؛ آن را در آنجا خواهید دید تا زمانی که کسی آن را بر عهده بگیرد یا شما مداخله کنید.

آیا کارکنان می‌توانند تشخیص دهند که یک وظیفه روی «هر کسی» تنظیم شده است، یا ببینند چه کس دیگری می‌تواند آن را بر عهده بگیرد؟

خیر. کارکنان فقط وظیفه را در لیست خود مانند هر وظیفه دیگری می‌بینند. جزئیات تخصیص و وضعیت تیم فقط برای مدیران و سرپرستان قابل مشاهده است — کارکنان نیازی به دانستن مکانیسم‌ها برای دانستن اینکه چه کاری باید انجام دهند، ندارند.

آیا می‌توانم حالت تخصیص یک وظیفه را پس از ایجاد آن تغییر دهم؟

بله. به عنوان مدیر، می‌توانید نحوه تخصیص یک وظیفه را به همان روشی که آن را تنظیم کرده‌اید ویرایش کنید — برای وظایف یک‌بار مصرف به طور مستقیم، و برای الگوهای تکرارشونده، تغییرات برای موارد آتی اعمال می‌شود.

آیا هوش مصنوعی لوپاپا حالت تخصیص را برای من انتخاب می‌کند؟

هنگامی که یک وظیفه را با تایپ یا صحبت کردن ایجاد می‌کنید، هوش مصنوعی یک حالت تخصیص را بر اساس کلمات شما پیشنهاد می‌کند — به عنوان مثال، «به من یادآوری کن» به «فقط من» تبدیل می‌شود، و «همه باید» به «همه» تبدیل می‌شود. همیشه می‌توانید قبل از ذخیره آن را بررسی و تغییر دهید.

آیا محدودیتی برای تعداد کارکنانی که می‌توانم در یک وظیفه «همه» یا «هر کسی» قرار دهم وجود دارد؟

محدودیت جداگانه‌ای وجود ندارد — می‌توانید هر ترکیبی از کارکنان خود را شامل شوید. تنها سقف، کل حساب‌های کارکنان طرح شما است: حداکثر ۳ نفر در طرح رایگان، نامحدود در طرح Starter و بالاتر.