Aplikacje do grafiku zmian w restauracji
Aplikacje do grafiku zmian w restauracji: RotaCloud, Deputy, 7shifts, Connecteam, Loopapa i inne – co dzieje się z pracą, gdy kogoś brakuje.
W niedzielę wieczorem grafik wyglądał idealnie. Każda zmiana miała przypisaną osobę, wszyscy widzieli ją w aplikacji, a tydzień był obsadzony co do ostatniego zamknięcia. W czwartek o 16:10 Tom wysyła wiadomość: gorączka, nie może przyjść. Mia mówi, że w zamian może zamknąć lokal. Problem rozwiązany — w grafiku.
Ale Mia nigdy nie zamykała lokalu. Nie wie, że olej we frytkurze jest filtrowany po ostatnim zamówieniu, że odczyt z chłodni przejścia jest rejestrowany przed zgaszeniem świateł ani jaką listę kontrolną sprzątania poranny zespół oczekuje zobaczyć wykonaną. Tom wie o tym wszystkim, a Tom leży w łóżku w domu. Aplikacja do grafików wykonała swoje zadanie: znalazła kogoś na te godziny. Nikt jednak nie przekazał jej samej pracy.
Ta przepaść to temat tego porównania. Większość aplikacji do grafików personelu dla brytyjskich restauracji radzi sobie obecnie dobrze z podstawami — tworzeniem grafiku, rejestrowaniem czasu pracy, wnioskami urlopowymi i zamianami. Tam, gdzie naprawdę się różnią, jest to, co dzieje się z pracą na zmianie, gdy osoba z grafiku nie jest tą, która zazwyczaj ją wykonuje. Porównaliśmy siedem aplikacji pod kątem obu tych aspektów.
W skrócie
Aplikacja do grafików mówi Ci, kto powinien pracować. Dla małej restauracji trudniejszym pytaniem jest to, co dzieje się z pracą, gdy jedna z tych osób ma wolne. Wszystkie siedem porównanych tutaj aplikacji — RotaCloud, Deputy, Planday, 7shifts, Findmyshift, Connecteam i Loopapa — obsługuje grafiki, rejestrowanie czasu pracy oraz wnioski urlopowe lub o zamianę. Różnią się one jednak kwestią przekazania obowiązków (handover). Connecteam, 7shifts i Deputy potrafią przypisać zadania do zmiany, roli lub strefy. Loopapa przenosi rutynowe zadania nieobecnej osoby wraz z dołączonymi do nich instrukcjami wykonania na kolegę, który ją zastępuje, a ten może również zapytać podręcznik zespołu, jak dane zadanie należy wykonać.
Co zawiera ten przewodnik
- Czego mała restauracja potrzebuje od aplikacji do grafików
- Tabele porównawcze: podstawy a przekazanie obowiązków
- Która aplikacja pasuje do której restauracji
- Jak działa przekazanie obowiązków w Loopapa
- Gdzie Loopapa pasuje, a gdzie nie
- Brytyjskie przepisy dotyczące czasu pracy, których Twój grafik musi przestrzegać
- Często zadawane pytania
Czego mała restauracja powinna szukać w aplikacji do grafików pracy?
Pięciu rzeczy: grafiku, który zespół widzi w telefonie, rejestratora czasu pracy powiązanego z restauracją, wniosków urlopowych i zamian w jednym miejscu, raportów, które można przekazać do kadr, oraz sposobu na to, aby zadania przypisane do pracy były przekazywane osobie zastępującej. Pierwsze cztery to już standard. Piąta to kwestia, w której aplikacje w tym porównaniu naprawdę się różnią.
Grafik w każdym telefonie
Koniec ze zdjęciami wydrukowanego grafiku w czacie grupowym. Zmiany docierają do pracowników w formie powiadomień.
Rejestracja czasu pracy w restauracji
Rejestrator czasu pracy, który wie, gdzie wykonywana jest praca, dzięki czemu zarejestrowane godziny odpowiadają tym przepracowanym.
Urlopy i zamiany w jednym miejscu
Urlopy, zwolnienia chorobowe i zamiany zmian zgłaszane oraz zatwierdzane w aplikacji, a nie w prywatnych wiadomościach.
Zestawienia do płac
Ewidencja czasu pracy, z której osoba odpowiedzialna za płace może skorzystać bez przepisywania danych.
Praca idzie za osobą zastępującą
Gdy ktoś kogoś zastępuje, otrzymuje zadania przypisane do zmiany, informację, jak należy je wykonać, oraz miejsce, gdzie może zadać pytanie.
Punkt piąty ma większe znaczenie w małej restauracji niż w dużej. W zespole liczącym osiem lub dziesięć osób każda zazwyczaj odpowiada za kilka procedur, których nie wykonuje nikt inny: poranne sprawdzenia, sprzątanie na koniec dnia, inwentaryzację przed dostawą. Kiedy ta osoba jest nieobecna, procedury są pierwszym elementem, który zostaje pominięty, a sam grafik tego nie pokaże.
Czwartkowe zamknięcieJak wypadają porównania RotaCloud, Deputy, Planday, 7shifts, Findmyshift, Connecteam i Loopapa?
Pod względem podstaw są do siebie podobne: wszystkie siedem pozwala planować godziny, udostępnia pracownikom aplikację mobilną, rejestruje godziny wejść i obsługuje urlopy lub prośby o zmianę. Druga tabela pokazuje, czym się różnią – co dzieje się z pracą przypisaną do zmiany, kiedy ktoś inny ją przejmuje. Obie tabele zostały zweryfikowane na podstawie własnych stron internetowych i centrów pomocy poszczególnych dostawców w listopadzie 2026 roku. Na telefonie przewiń w bok.
Tabela 1 — Podstawy
| Aplikacja | Planowanie grafiku | Mobilna aplikacja dla pracownika | Rejestracja czasu pracy | Wnioski urlopowe i zamiany zmian | Źródła |
|---|---|---|---|---|---|
| RotaCloud | Kreator grafiku typu „przeciągnij i upuść” oraz szablony grafików | Tak, aplikacja pracownicza | Rejestracja czasu pracy na telefonie i tablecie, ograniczenia GPS | Wnioski urlopowe i przydziały; zamiany zmian | Funkcje · Przewodnik dla pracowników · Cennik |
| Deputy | Harmonogram i otwarte zmiany | Tak, aplikacja Deputy | Karty czasu pracy i obecność na żywo | Wnioski urlopowe i salda; zamiany zmian | Funkcje · Cennik |
| Planday | Harmonogramowanie z szablonami | Tak, aplikacja pracownicza | Rejestrator czasu pracy w telefonie | Czas wolny; zamiana lub przekazanie zmian | Funkcje · Cennik |
| 7shifts | Harmonogramowanie w gastronomii | Tak, aplikacja 7shifts | Rejestracja czasu pracy | Czas wolny; zamiany zmian za zgodą menedżera | Funkcje · Cennik |
| Findmyshift | Planista zmian typu „przeciągnij i upuść” | Tak, aplikacje na systemy iOS i Android | Rejestracja czasu pracy | Wnioski o wolne; zamiany zmian oczekujące na zgodę menedżera | Funkcje · Cennik |
| Connecteam | Szablony, zmiany powtarzalne, automatyczne harmonogramowanie | Tak, aplikacja Connecteam | Rejestracja czasu pracy przez telefon, wspólny tablet lub NFC; strefa geofence | Zamiany zmian i otwarte zmiany; czas wolny | Funkcje · Cennik |
| Loopapa | Stałe godziny dla każdej osoby: co tydzień, co kilka tygodni, podzielone dni | Tak, na iPhone'a i system Android | Rejestracja czasu pracy przez GPS w strefie pracy | Wnioski urlopowe, prośby o zastępstwo, zamiany zmian | Przewodnik po zmianach · Rejestracja czasu pracy · 14-dniowy bezpłatny okres próbny |
Tabela 2 — Przekazanie obowiązków: co dzieje się z pracą
| Aplikacja | Czy praca przechodzi na osobę przejmującą zmianę? | Instrukcja wykonania wraz z zadaniem | Zadaj pytanie dotyczące procedury | Kontrole kuchni i bezpieczeństwa żywności |
|---|---|---|---|---|
| RotaCloud | Brak w zestawieniuBrak list zadań wśród funkcji na stronie internetowej. Źródło | Brak w zestawieniuPrzechowywanie dokumentów dla działu HR, niepowiązane z zadaniami. Źródło | Brak w zestawieniu | Brak w zestawieniu |
| Deputy | CzęściowoZadania przypisane do zmiany należą do obszaru roboczego i pory dnia, więc widzi je każdy, kto ma wtedy zaplanowaną pracę. Zadania przydzielone konkretnej osobie pozostają przy niej. Źródło | CzęściowoNotatki do zadań oraz do każdego podzadania. Źródło | Brak w zestawieniu | Brak w zestawieniuTylko ogólne listy zadań. |
| Planday | Brak w zestawieniuBrak list zadań wśród funkcji na stronie internetowej. Źródło | Brak w zestawieniuDokumenty pracownicze przechowywane w aplikacji, niedołączone do zadań. Źródło | Brak w zestawieniu | Brak w zestawieniu |
| 7shifts | CzęściowoListy zadań przypisane do roli lub działu docierają do osoby, która akurat ma wtedy zmianę. Zadanie przypisane do jednego pracownika nie zmienia miejsca w przypadku zamiany lub oddania zmiany. Zadania są płatnym dodatkiem. Źródło · Dodatek | TakOpisy i szczegółowe instrukcje przy każdym zadaniu. Źródło | Brak w zestawieniuSztuczna inteligencja tworzy kursy szkoleniowe na podstawie dokumentów użytkownika. Źródło | CzęściowoListy kontrolne sprzątania i higieny jako listy zadań. Źródło |
| Findmyshift | Brak w zestawieniuBrak list zadań wśród funkcji na stronie internetowej. Źródło | Brak w zestawieniuPrzechowywanie dokumentów i tablica ogłoszeń, niepowiązane z zadaniami. Źródło | Brak w zestawieniuAsystent AI pomaga w korzystaniu z samej aplikacji Findmyshift. Źródło | Brak w zestawieniu |
| Connecteam | CzęściowoZadania są przypisane bezpośrednio do zmiany, a listy kontrolne można powiązać ze zmianami, rolami lub lokalizacjami. Źródło · Listy kontrolne | TakPliki, zdjęcia i skróty dołączone do zmiany. Źródło | TakAsystent AI na czacie odpowiada na podstawie własnej bazy wiedzy. Źródło | CzęściowoCyfrowe listy kontrolne z potwierdzeniem zdjęciowym; strona poświęcona gastronomii nie wspomina o rejestrach temperatur. Źródło |
| Loopapa | TakRutynowe zadania nieobecnej osoby pojawiają się w pełnym zakresie na telefonie kolegi lub koleżanki przejmujących zmianę. Jak działa zastępstwo | TakGdy instrukcja z podręcznika jest powiązana z zadaniem, jest przenoszona razem z nim. Podręcznik | TakFunkcja Ask AI odpowiada wyłącznie na podstawie własnego podręcznika i informuje, gdy odpowiedź nie znajduje się w bazie. Ask AI | TakKontrole temperatur i higieny w formie zadań oraz ekran wyświetlający informacje w kuchni. |
Brak w zestawieniu oznacza, że w listopadzie 2026 r. nie udało nam się znaleźć danej funkcji na stronach dostawcy — nie jest to dowód na to, że funkcja nie istnieje. Funkcje ulegają zmianom, dlatego przed podjęciem decyzji warto sprawdzić stronę dostawcy.
Czytając drugą tabelę od lewej do prawej, można zauważyć pewną zależność. Connecteam jest najbliższy pełnemu przekazaniu obowiązków: zadania są przypisane do zmiany, można do nich dołączać pliki, a asystent AI odpowiada na pytania z bazy wiedzy. 7shifts i Deputy częściowo realizują to zadanie, wiążąc listy zadań z rolą lub obszarem roboczym. Różnica w przypadku aplikacji Loopapa polega na tym, gdzie rezyduje praca. W tamtych aplikacjach należy ona do slotu zmiany lub roli, natomiast w Loopapa należy do rutyny danej osoby – dzięki temu osoba przejmująca zastępstwo dziedziczy dokładnie to, co tego dnia wykonałby nieobecny kolega lub koleżanka, wraz z instrukcją do każdego zadania, o ile została dołączona.
Która aplikacja do grafików pasuje do danej restauracji?
To zależy od tego, co obecnie sprawia największy problem: układanie grafiku, kontrolowanie kosztów pracy czy zapewnienie ciągłości pracy, gdy kogoś nie ma. Oto szczera ocena każdej aplikacji w jednym zdaniu oraz kwestia, którą warto sprawdzić przed podjęciem decyzji.
RotaCloud
Najlepsza dla: brytyjskich zespołów, które chcą prostego grafiku z zarządzaniem urlopami, ewidencją czasu pracy i wsparciem w Wielkiej Brytanii.
Na co uważać: brak list zadań wśród wymienionych funkcji, co oznacza, że procedury i przekazywanie zmian muszą odbywać się gdzie indziej.
Deputy
Najlepsza dla: rozwijających się zespołów, które potrzebują automatycznego uzupełniania grafiku i prognozowania kosztów pracy, dostępnych w ofercie Deputy na wyższych planach.
Na co uważać: zadania przypisane do zmiany są powiązane z obszarem pracy i czasem, a nie z konkretną osobą — co sprawdza się, gdy zastępstwo wykonuje tę samą pracę; zadania przypisane do osoby pozostają przy niej.
Planday
Najlepsza dla: zespołów, które chcą, aby zasady czasu pracy i ostrzeżenia o zgodności z przepisami były wbudowane w planowanie oraz raportowanie płac.
Na co uważać: brak list zadań wśród funkcji na stronie internetowej, przez co praca na zmianie nie jest przekazywana razem z grafikiem.
7shifts
Najlepsze dla: zespołów stricte restauracyjnych, które chcą korzystać z grafików, rejestracji czasu pracy, szkoleń i komunikacji zespołowej w ramach jednej platformy dedykowanej dla restauracji.
Na co uważać: moduł zadań jest płatnym dodatkiem, a do osoby przejmującej zmianę docierają jedynie listy zadań oparte na rolach lub działach.
Findmyshift
Najlepsza dla: zespołów, które chcą prostego grafiku typu „przeciągnij i upuść” z rejestratorem czasu pracy, przypomnieniami o zmianach i wnioskami urlopowymi.
Na co uważać: brak funkcji zadań czy procedur, obsługuje wyłącznie godziny i nic więcej.
Connecteam
Najlepsza dla: zespołów, które chcą jednej aplikacji do planowania, list kontrolnych, szkoleń oraz chatbot bazy wiedzy. To najbliższe rozwiązanie do Loopapa pod względem przekazywania pracy.
Na co uważać: aplikacja została stworzona dla każdego zespołu pracującego w terenie, a jej podstrona dla restauracji nie wspomina o rejestrach temperatur ani ekranach kuchennych.
Loopapa
Najlepsza dla: małych restauracji i kawiarni, w których kilka osób nawzajem się zastępuje, a codzienne rutynowe czynności — otwieranie, zamykanie, kontrola temperatur i sprzątanie — są ważniejsze niż optymalizacja grafiku.
Na co uważać: aplikacja nie układa grafików, nie oblicza płac ani nie sprawdza godzin pod kątem zgodności z prawem. Zobacz pełną listę poniżej.
Zastępstwo za TomaJak Loopapa przekazuje pracę osobie zastępującej?
Gdy kolega lub koleżanka oficjalnie przejmuje zastępstwo, rutynowe zadania nieobecnej osoby pojawiają się w pełni na telefonie zastępującego – każde wraz z instrukcją obsługi, jeśli została dołączona – a o każdą procedurę można zapytać sztuczną inteligencję (Ask AI). Wracając do czwartkowego wieczoru: oto co zobaczyłaby Mia.
- 1
Ktoś akceptuje zastępstwo
Urlop Toma jest widoczny w aplikacji. Kierownik prosi jedną osobę lub grupę o zastępstwo, a kto pierwszy je zaakceptuje, przejmuje zmianę. To potwierdzenie sprawia, że zastępstwo staje się oficjalne.
- 2
Rutynowe zadania Toma trafiają na telefon Miji
Wszystkie rutynowe zadania, które Tom miałby wykonać tego dnia, pojawiają się na telefonie Miji. Jeśli do zadania dołączony jest przewodnik z podręcznika zespołu, jest on dostępny razem z zadaniem, dzięki czemu może zapoznać się z krokami w momencie odhaczania zadania.
- 3
Utknęłaś? Po prostu zapytaj
Jeśli o 22:40 coś jest niejasne, Mia nie musi dzwonić do Toma. Funkcja Ask AI odpowiada wyłącznie na podstawie Twojego podręcznika i informuje, gdy odpowiedź w nim nie występuje.
Przefiltruj olej we fryturze
22:30Dołączony przewodnik · 6 kroków
Odczyt z chłodni
22:45Dołączony przewodnik · 3 kroki
Lista kontrolna sprzątania na koniec dnia
23:00Dołączony przewodnik · 9 kroków
Zapytaj AI
Gdzie trafić powinien przefiltrowany olej?
Odpowiedź zaczerpnięta z Twojego przewodnika „Zamknięcie: frytura” – krok 4.
Uproszczona ilustracja, a nie dokładny widok ekranu aplikacji.
Wnioski urlopowe, zastępstwa na zasadzie kto pierwszy, ten lepszy, zamiany zmian, zasady nadgodzin oraz ewidencja czasu pracy zostały wyjaśnione krok po kroku w naszym przewodniku po zarządzaniu zmianami. Rejestracja czasu pracy działa zgodnie z opisem w sekcji śledzenie obecności pracowników.
Przewodnik po zadaniachGdzie Loopapa pasuje, a gdzie nie?
Loopapa pasuje do małych restauracji, które chcą mieć godziny pracy, zadania, wiedzę firmową i kontrole kuchenne w jednej aplikacji. Nie jest właściwym wyborem, jeśli tym, czego potrzebujesz najbardziej, jest grafik przygotowywany za Ciebie lub automatycznie wyliczane wynagrodzenie.
Dobry wybór, gdy
- Kilka osób zastępuje się nawzajem, a każda odpowiada za rutynowe czynności, których inni dobrze nie znają.
- Twoje dni opierają się na kontrolach: otwarcia, zamknięcia, temperaturach, sprzątaniu.
- Twój zespół mówi w wielu językach — zadania są automatycznie tłumaczone na ponad 20 języków.
- Chcesz mieć godziny pracy, zadania, podręcznik firmowy i kontrole kuchenne w jednej aplikacji zamiast czterech.
Poszukaj gdzie indziej, jeśli potrzebujesz
- Automatycznie generowanych grafików lub prognozowania popytu. W Loopapa ustawiasz stałe godziny każdej osoby; aplikacja nie tworzy grafiku za Ciebie.
- Obliczania płac. Loopapa eksportuje godziny gotowe do rozliczenia list płac; nie wylicza wynagrodzeń ani napiwków.
- Kontroli przepisów prawa pracy. Loopapa nie sprawdza grafików ani przepracowanych godzin pod kątem przepisów o czasie pracy (Working Time Regulations) ani zasad innych krajów.
- Narzędzia dla innych branż. Loopapa została stworzona dla restauracji, kawiarni, barów i hoteli.
W Wielkiej Brytanii
Jakie zasady czasu pracy musi szanować brytyjski grafik?
W Wielkiej Brytanii pracownicy nie mogą pracować średnio dłużej niż 48 godzin tygodniowo, zazwyczaj w okresie rozliczeniowym wynoszącym 17 tygodni, chyba że zrezygnują z tego ograniczenia zgodnie z GOV.UK. Pracownicy poniżej 18 roku życia nie mogą pracować dłużej niż 8 godzin dziennie lub 40 godzin tygodniowo, a pracodawcy muszą prowadzić odpowiednią ewidencję czasu pracy. Grafik, który ignoruje te limity, tworzy problemy, których żadna aplikacja później nie naprawi.
20 min
Jedna nieprzerwana przerwa na odpoczynek dla pracowników powyżej 18 roku życia, którzy pracują dłużej niż 6 godzin dziennie.
11 h
Odpoczynek między dniami pracy. Zakończenie o 23:30 oznacza, że kolejny start nie powinien nastąpić wcześniej niż o 10:30.
24 h / 48 h
Nieprzerwane 24 godziny wolnego w każdym tygodniu lub 48 godzin co dwa tygodnie.
Źródło: GOV.UK, Przerwy w pracy. Sprawdzono w listopadzie 2026 r.
Często zadawane pytania
Jaka jest najlepsza aplikacja do grafików pracy dla małej brytyjskiej restauracji?
Nie ma jednej najlepszej. W przypadku prostego grafiku z obsługą standardów UK, RotaCloud i Findmyshift są łatwym startem; do prognozowania kosztów pracy sprawdź Deputy lub Planday; jeśli problem polega na tym, że praca jest pomijana, gdy ktoś ma wolne, porównaj Connecteam i Loopapa w powyższej tabeli przekazywania zmian.
Czy aplikacje do grafików przekazują zadania ze zmiany osobie, która ją przejmuje?
Niektóre tak, na różne sposoby. Connecteam przypisuje zadania do zmiany, 7shifts do roli lub działu, a Deputy do obszaru pracy i czasu. Loopapa przenosi własne rutynowe zadania nieobecnej osoby wraz z dołączonymi instrukcjami na osobę przejmującą zmianę.
Czy aplikacja do grafików to to samo co zarządzanie zmianami?
Nie do końca. Grafik odpowiada na pytanie, kto pracuje kiedy; zarządzanie zmianami obejmuje również to, co dzieje się po opublikowaniu grafiku — zgłoszenia chorobowe, zamiany, nadgodziny i przekazywanie obowiązków. Nasz przewodnik po zarządzaniu zmianami wyjaśnia tę różnicę.
Czy aplikacja do grafiku sprawdzi w moim imieniu przepisy o czasie pracy?
Niektóre wyświetlają ostrzeżenia o zgodności z przepisami, takie jak Planday. Loopapa nie weryfikuje prawa pracy. Niezależnie od używanej aplikacji, to Ty ponosisz odpowiedzialność za przestrzeganie zasad, więc sprawdź je na GOV.UK.
Jak przekazać obowiązki zamykania lokalu, gdy ktoś zgłasza chorobę?
Spisz każdą rutynę zamykania raz, w formie powtarzalnych zadań z krótką instrukcją. Spraw, aby zastępstwo było oficjalne, tak aby jedna wyznaczona osoba je zaakceptowała. Następnie daj tej osobie miejsce, w którym może zadawać pytania – inne niż chory kolega – np. przeszukiwalny podręcznik zespołu (Handbook), w którym można szukać informacji lub zadawać pytania.
Zapewnij zastępstwo na zmianę – oraz wykonanie powiązanych z nią zadań
Ustaw godziny pracy swojego zespołu, znajdź zastępstwo w kilka minut i pozwól osobie przejmującej zmianę samodzielnie sprawdzić zadania, instrukcje i odpowiedzi na własnym telefonie.
Wypróbuj bezpłatnie przez 14 dniDostępne na systemy iPhone oraz Android.