تقارير الموظفين

دع الموظفين يرسلون التقارير من هواتفهم

تصدر الثلاجة ضوضاء غريبة. وصلت شحنة ناقصة صندوقين. اشتكى ضيف من نفس الشيء للمرة الثالثة هذا الأسبوع. يلاحظ موظفك كل ذلك. ثم يصبح الوردية مشغولة، وبحلول وقت انتهاء دوامهم، يختفي الأمر.

هذا ليس إهمالًا. إنه احتكاك. إذا كان الإبلاغ عن مشكلة يعني العثور عليك شخصيًا، أو تذكرها حتى نهاية الوردية، أو فتح تطبيق منفصل لم يقم أحد بتثبيته، فإن معظم المشاكل الصغيرة لا يتم الإبلاغ عنها على الإطلاق. يتم الإبلاغ عنها لاحقًا، كمشاكل كبيرة.

يوفر Loopapa لكل موظف زر إبلاغ على الهاتف الذي يحملونه بالفعل. يكتبون أو يقولون ذلك بصوت عالٍ، ويصل إلى المدير المناسب، ويمكن للطرفين رؤية الوضع بالضبط. توضح هذه المقالة كيفية عمل تقارير الموظفين، وما تراه كمسؤول، وكيف ينتقل التقرير من الإرسال إلى الحل.

كيف يرسل الموظف تقريرًا في Loopapa؟

يفتح الموظف لوحة التحكم الخاصة به وينقر على إرسال تقرير. يمكنه كتابة ما حدث، أو الضغط باستمرار على زر التسجيل وقوله بصوت عالٍ ببساطة. هذا هو الإجراء بأكمله. لا يوجد نموذج لملئه، ولا فئة لاختيارها، ولا قرار بشأن من يجب أن يستلمه.

التحدث هو النقطة الأساسية. الموظف الذي يداه مبللتان، في غرفة صاخبة، في منتصف مهمة، لن يكتب ثلاث فقرات عن ثلاجة معطلة. سيضغط على زر ويتحدث لمدة عشرين ثانية. يأخذ الذكاء الاصطناعي في Loopapa هذا التسجيل ويكتبه كملخص واضح ومنظم — بحيث يقرأ المدير تقريرًا قصيرًا ومنظمًا بدلاً من الاستماع إلى مذكرة صوتية مطولة وتخمين التفاصيل.

التقرير يجد الشخص المناسب بمفرده

لا يختار الموظفون المستلم أبدًا. عند إرسال التقرير، يوجهه Loopapa إلى المدير المباشر للموظف. إذا لم يكن للموظف مدير معين، فإنه يذهب مباشرة إلى المسؤول. هذا يعني أن الموظف الجديد في يومه الأول يمكنه الإبلاغ عن مشكلة بشكل صحيح دون معرفة اسم واحد في الهيكل التنظيمي.

جانبان، رؤيتان مختلفتان

هذا هو الجزء الذي يجعل التقارير تعمل في الممارسة، ويستحق أن نكون دقيقين بشأنه.

هذا التباين مقصود. بالنسبة للشخص الذي أبلغ عنه، انتهى العمل ويريد أن يعرف ما حدث بعد ذلك. بالنسبة للشخص الذي يستلمه، ليست معلومات — بل عمل. التعامل معه كمهمة يعني أنه لا يمكن أن يجلس بهدوء في قائمة رسائل ينتظر أن يلاحظ.

إذا كان هناك شيء غير واضح، اسأل في التقرير

كل تقرير يحمل سلسلة محادثاته الخاصة. إذا احتاج المدير إلى مزيد من التفاصيل — أي ثلاجة، في أي وقت، هل كان هناك أي شخص آخر — يسأل داخل التقرير نفسه ويجيب الموظف هناك. يبقى السؤال والإجابة والتقرير الأصلي في مكان واحد، لذلك لا يلزم إعادة بناء أي شيء لاحقًا من الذاكرة أو من تطبيق الدردشة.

شيء آخر يستحق المعرفة: التقارير لا تتطلب من الموظف أن يكون مسجلاً للحضور. المهام العادية تتطلب ذلك، لأن المهمة هي عمل يتم إجراؤه في نوبة عمل. المشكلة هي مشكلة سواء كان شخص ما مسجلاً للحضور أم لا، لذا فإن الإبلاغ متاح دائمًا.

ماذا يفعل المدير بالتقرير فعليًا؟

التقرير ليس رسالة تُقرأ وتُنسى. إنه يصل كمهمة، والمهمة تحتاج إلى قرار. لدى المدير طريقتان بالضبط لإغلاقه، وكلاهما بنقرة واحدة.

في كلتا الحالتين، يغادر التقرير قائمة المدير النشطة. هذا الأمر أهم مما يبدو. التقرير الذي لا يمكن إغلاقه بدون قرار هو تقرير لا يمكن أن يتعفن بهدوء في أسفل صندوق الوارد. المخرجان الوحيدان كلاهما متعمدان.

اسأل قبل أن تقرر

إذا لم يكن التقرير واضحًا بما يكفي للموافقة عليه أو رفضه، فلا يتعين على المدير التخمين. سلسلة المحادثات داخل التقرير موجودة لهذا الغرض بالضبط. أي زائر كان؟ هل أطفأته؟ هل كان المورد لا يزال هناك؟ يجيب الموظف في نفس السلسلة، وعندها فقط يقرر المدير.

الموظف الذي لا يوافق على قرار ليس عالقًا أيضًا. يرسل تقريرًا جديدًا. التقارير سهلة الإرسال بطبيعتها — نقرة واحدة وجملة — لذا فإن الاستجابة الصحيحة لنتيجة سيئة هي تقرير آخر، وليس جدالًا.

هل غيرت رأيك بعد الموافقة؟

يمكن إلغاء التقرير الموافق عليه. يعود إلى القائمة النشطة ويُفتح قرار المراجعة مرة أخرى، لذا فإن القرار المتخذ بسرعة كبيرة في نهاية وردية طويلة ليس دائمًا.

التقارير التي لا يضطر أحد لإرسالها

ليس كل تقرير يكتبه شخص. عندما ينهي الموظف ورديته، يكتب Loopapa تقرير وردية تلقائيًا — التاريخ، من عمل، أوقات البدء والانتهاء، المدة الإجمالية، وكل فترة توقف مع وقتها وطولها بالضبط. لا أحد يحتاج لتذكر تقديمه ولا أحد يستطيع نسيانه.

ما الذي يربط بتقارير الموظفين؟

التقارير ليست منتجًا منفصلاً مضافًا بشكل جانبي. إنها تعيد استخدام نفس الأجزاء التي يعمل بها باقي Loopapa، ولهذا السبب يمكن أن يتحول التقرير إلى مهمة، ويمكن أن تتحول المهمة إلى محادثة، ويمكن أن يتحول التحول إلى تقرير دون أن يكتب أي شخص أي شيء.

الأسئلة المتكررة

الأسئلة التي يطرحها المشغلون غالبًا قبل نشر تقارير الموظفين.