أنشئ قاعدة معارف فريقك: الويكي

كم من عملك يعيش فقط في رأس شخص ما؟

في معظم الأعمال، أكثر بكثير مما يعترف به أي شخص. شخص واحد يعرف كيفية تشغيل تقرير نهاية اليوم. وآخر يعرف رقم هاتف المورد، أو روتين تنظيف آلة الإسبريسو، أو ما يجب فعله عندما يطلب العميل استردادًا. بينما يكون هؤلاء الأشخاص في نوبة عملهم، كل شيء يسير على ما يرام. في اليوم الذي يكونون فيه في إجازة، أو في عطلة، أو غادروا نهائيًا، تبدأ نفس الأسئلة في الوصول إلى المدير — مرة أخرى.

هذا السؤال المستمر له تكلفة قابلة للقياس. وجدت الأبحاث التي أجراها McKinsey Global Institute أن الموظفين يقضون ما يقرب من خُمس أسبوع عملهم — ما يقرب من يوم عمل كامل — في البحث عن معلومات داخلية أو تعقب زميل يمكنه المساعدة. بالنسبة لفريق صغير، هذا قدر كبير من الوقت المدفوع الذي يُقضى في السؤال بدلاً من العمل.

توضح لك هذه المقالة كيفية إصلاح ذلك باستخدام الدليل، قاعدة المعرفة المدمجة في Loopapa. ستتعلم كيفية كتابة الإجراءات التي يمكن لفريقك العثور عليها بالفعل، وتنظيمها في فئات، والتحكم بدقة في من يمكنه قراءة ماذا، وإرفاق الدليل الصحيح بـ any task you assign — بحيث تكون الإجابة موجودة في التطبيق، وليس في رأس شخص ما.

كيف تنشئ مقالاً في الدليل؟

في أربع خطوات قصيرة، من أي هاتف أو جهاز كمبيوتر. يمكن للمسؤولين إنشاء مقالات جاهزة للاستخدام، وتستغرق العملية بأكملها بضع دقائق لكل إجراء.

1. 1

   افتح الدليل وابدأ مقالاً جديداً

   من لوحة التحكم الخاصة بك، افتح الدليل واضغط على زر الزائد. سيتم فتح مقال فارغ مع حقل للعنوان ومحرر نصوص كامل.

2. 2

   اكتب الإجراء — أو دع الذكاء الاصطناعي يكتبه

   اكتب الخطوات بالعناوين والقوائم والنص الغامق، أو سجل صوتك، أو التقط صورة، أو حمّل ملفاً ودع الذكاء الاصطناعي يصيغ المقال لك. يمكنك دائماً مراجعة وتعديل المحتوى قبل نشره.

3. 3

   اختر الفئات

   صنف المقال تحت فئة واحدة أو أكثر. يأتي Loopapa مزوداً بـ 14 فئة تشغيلية جاهزة تغطي الروتين الذي تعتمد عليه معظم الشركات، لذلك سيكون لدليل فريقك هيكل واضح من اليوم الأول.

4. 4

   انشر عندما يكون جاهزاً

   احتفظ بالمقال كمسودة بينما تقوم بتنقيحه، ثم انشره. بمجرد نشره، سيظهر في الدليل على هاتف كل زميل في الفريق — لا طباعة، ولا مرفقات بريد إلكتروني.

من يمكنه رؤية ماذا في الدليل؟

بالضبط من تقرر أنت. بدءًا من خطة Starter، يتم التحكم في الوصول لكل موظف، ولكل فئة: يرى فريق الواجهة الأمامية إجراءات الخدمة، ويرى المطبخ التحضير والتنظيف، وتبقى أسعار الموردين أو الإجراءات الإدارية مع الأشخاص الذين يحتاجونها. الموظف الذي لا يملك حق الوصول إلى فئة معينة لا يرى ملفًا مقفلاً — هذه المقالات ببساطة غير موجودة بالنسبة له.

الدليل ينتقل مع العمل أيضًا. عندما تنشئ مهمة، يمكنك إرفاق ما يصل إلى خمس مقالات من الدليل بها — في كل خطة، بما في ذلك المجانية. يفتح الشخص الذي يقوم بالمهمة المهمة ويجد الدليل هناك مباشرة. وإذا لم يكن للمهمة دليل بعد، يمكن للموظفين طلب واحد من داخل المهمة نفسها؛ يصل الطلب إلى المدير كـ تقرير، وهكذا تظهر الإجراءات المفقودة تلقائيًا.

الوصول والمهام يعملان معًا أيضًا. إذا قمت بتعيين مهمة بدليل مرفق لشخص لا يمكنه الوصول إلى تلك الفئة، يحذرك Loopapa في تلك اللحظة — قبل حفظ المهمة. يمكنك منح الوصول إلى الفئة بنقرة واحدة هناك، أو فتح قائمة الوصول بالضغط مطولاً على زر الدليل، أو تعديل الأذونات لاحقًا من ملف تعريف الموظف. لا يفتح أحد مهمة ليجد التعليمات مفقودة.