تتبع حضور الموظفين، مباشرة من هواتفهم

في الوقت الحالي، هل يمكنك أن تقول على وجه اليقين من هو في العمل — ومن سجل الدخول متأخرًا، أو غادر مبكرًا، أو لم يسجل الخروج على الإطلاق؟ معظم مشغلي المطاعم لا يستطيعون ذلك. يكتشفون الأمر في نهاية الشهر، عندما يكون الأوان قد فات بالفعل لفعل أي شيء حيال ذلك.

ثم تتحول كشوف الرواتب إلى تخمين. تعيد بناء ساعات عمل الجميع من الذاكرة، ومن رسائل الدردشة الجماعية، ومن عبارة غامضة "أعتقد أنني بدأت في التاسعة". الموظفون الصادقون يتقاضون أجورًا أقل. وآخرون يتقاضون أجورًا عن وقت لم يعملوا فيه أبدًا. في كلتا الحالتين، تخسر الساعات التي كان يجب أن تقضيها في إدارة المطعم.

يستبدل Loopapa كل ذلك بشيء واحد يحمله فريقك بالفعل: هواتفهم. يسجل الموظفون الدخول والخروج بنقرة واحدة، ويتحقق التطبيق من وجودهم في العمل بالفعل، ويظهر مؤقت قيد التشغيل ساعات عملهم لهذا اليوم. في اللحظة التي يسجل فيها أحدهم الخروج، يصلك تقرير المناوبة. يرشدك هذا الدليل بالضبط إلى كيفية عمله — من تسجيل الدخول اليومي، إلى المناوبات المنسية، إلى الحضور المباشر، إلى تقارير الساعات التي يمكنك تسليمها مباشرة إلى كشوف الرواتب.

ما هو تتبع حضور الموظفين، ولماذا هو مهم؟

تتبع حضور الموظفين هو سجل يوضح متى يبدأ كل عضو في فريقك عمله ومتى ينتهي. في Loopapa، يتم إنشاء هذا السجل تلقائيًا: يتم ختم كل وردية بالوقت لحظة تسجيل دخول الشخص، ويتم التحقق منها مقابل موقع عملك، وتضاف إلى إجمالي ساعات عملهم اليومية. لا أحد يملأ ورقة، ولا أحد يعيد بناء الأسبوع من الذاكرة.

إنه مهم لأن البديل مكلف. عندما تعتمد الساعات على الثقة والذاكرة، تتحول الفجوات الصغيرة إلى أموال حقيقية — بضع بدايات متأخرة، إنهاء مبكر، نسيان تسجيل الخروج — ويكاد يكون من المستحيل اكتشافها بمجرد انتهاء اليوم.

كيف يعمل تسجيل الدخول والخروج فعليًا؟

يتطلب تسجيل الدخول نقرة واحدة. على هواتفهم، ينقر الموظف على زر واحد لبدء ورديته؛ يسجل التطبيق الوقت الدقيق وموقعهم، ويبدأ مؤقت دائري في عد ساعات عملهم لهذا اليوم. تسجيل الخروج هو نفس النقرة ولكن بالعكس — وفي اللحظة التي يقومون فيها بذلك، يكون تقرير الوردية في طريقه إلى المدير.

1. 1

   سجل الدخول بنقرة واحدة

   ينقر الموظف مرة واحدة على لوحة التحكم الخاصة به للبدء. يحفظ التطبيق الوقت الدقيق وموقع GPS. يمنحهم عد تنازلي قصير لحظة للإلغاء إذا نقروا عن طريق الخطأ.

2. 2

   المؤقت يعمل طوال اليوم

   يقوم مؤقت دائري بالعد أثناء عملهم ويجمع كل جلسة قاموا بها في ذلك اليوم، لذا فإن الوردية المقسمة — خدمة الغداء، استراحة، خدمة العشاء — لا تزال تظهر الإجمالي اليومي الصحيح.

3. 3

   سجل الخروج بنقرة واحدة

   نقرة واحدة تنهي الوردية وتوقف المؤقت. يتم إرسال تقرير وردية — من عمل، متى، وكم المدة — إلى المدير تلقائيًا.

4. 4

   ادخل واخرج حسب حاجة اليوم

   يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج عدة مرات حسب حاجة اليوم، دون الحاجة إلى سؤال المدير أولاً. يتحقق كل تسجيل دخول من الموقع مرة أخرى، ويستمر إجمالي اليوم في التراكم.

هل يمكن للموظفين تسجيل الدخول من أي مكان؟ نظام تحديد المواقع الجغرافية (GPS) والتسييج الجغرافي

بشكل افتراضي، لا — وهذا مقصود. كل عملية تسجيل دخول، في كل خطة، تسجل موقع GPS، لذا فإن كل وردية تحمل دليلاً على مكان بدئها. إذا كنت تريد قاعدة أكثر صرامة، يتيح لك التسييج الجغرافي رسم منطقة عمل حول المطعم وحظر أي تسجيل دخول يحدث خارجها.

يتم تشغيل فحص GPS تلقائيًا في اللحظة التي يسجل فيها شخص ما الدخول — لا يوجد شيء على الموظفين فعله. أنت لا تتبع أي شخص طوال اليوم؛ يتم التقاط الموقع مرة واحدة، عند تسجيل الدخول، كسجل بسيط يوضح أن الشخص كان في المكان الذي قال إنه كان فيه.

ماذا يحدث إذا نسي أحدهم تسجيل الخروج؟

لا يفوتك شيء — التطبيق يلتقط ذلك. تحدد ساعة تمثل نهاية يوم عملك، على سبيل المثال 4 صباحًا. أي وردية لا تزال مفتوحة بعد تلك الساعة يتم إغلاقها تلقائيًا وتحتفظ بها للمراجعة، ولا يمكن للموظف تسجيل الدخول لورديته التالية حتى يؤكد متى انتهى بالفعل. لا مزيد من الورديات الوهمية التي تستمر 14 ساعة لأن أحدهم ذهب إلى المنزل دون تسجيل الخروج.

يستغرق حل المشكلة ثوانٍ: فالموظف إما يقبل وقت الانتهاء القياسي الذي يقترحه التطبيق، أو يختار الوقت المحدد الذي غادر فيه بالفعل. نظرًا لأن الوقت الذي يتم إدخاله يدويًا لا يخضع لفحص GPS، يتم وضع علامة على تقرير الوردية هذا ليتحقق منه المدير قبل أن يُحتسب ضمن ساعات عمل أي شخص — لذا لا يمكن لنسيان تسجيل الخروج أن يؤدي أبدًا إلى تضخيم الراتب بصمت.

كيف يرى المديرون من يعمل — وكم من الوقت؟

لا يحتاج المدير للبحث. تعرض شاشته الرئيسية، في الوقت الفعلي، عدد الموظفين المسجلين حاليًا والساعات الإجمالية التي قضاها الفريق اليوم. اضغط على عدد المتواجدين في العمل وسيفتح لك التفاصيل: كل شخص، متى بدأ، وكم من الوقت يعمل. يصبح المكان شيئًا تقرأه بنظرة واحدة بدلاً من شيء تتجول فيه وتعده.

يعرض لك العرض المباشر ما يحدث الآن؛ ويحتفظ قسم التقارير به لك. إليك ما يصلك دون الحاجة لمطاردته:

• تقرير وردية بعد كل تسجيل خروج. في اللحظة التي يسجل فيها شخص خروجه، يصلك تقرير بساعاته وأوقاته للمراجعة.
• إشعار عند دخول وخروج الأشخاص.المبتدئ احصل على إشعار فور تسجيل زميل في الفريق دخوله أو خروجه — أو قم بإيقاف تشغيله وشاهد لوحة التحكم فقط.
• تقارير معتمدة تلقائيًا للأشخاص الذين تثق بهم.المبتدئ ضع علامة على موظف كـ موثوق به وسيتم حفظ تقاريره تلقائيًا؛ بينما ينتظر تقارير الآخرين موافقة أو رفض بنقرة واحدة.
• تقارير ساعات يمكنك تسليمها لكشوف الرواتب.المحترف صدّر ساعات عمل أي موظف لفترة مختارة كملف PDF أو CSV — مع إجمالي المبالغ المضافة لك بالفعل.

هل يرتبط الحضور بمهامك اليومية؟

نعم — وهنا يتوقف الحضور عن كونه مجرد جدول زمني. ترتبط المهام والحضور: لا يمكن لموظف نقل مهمة إلى "قيد التنفيذ" إلا أثناء تسجيل دخوله. يتقدم العمل في الموقع فقط عندما يكون شخص ما في نوبة عمل للقيام به.

إنها قاعدة صغيرة ذات تأثير كبير. لا يمكن لأحد أن ينجز المهام بهدوء من المنزل، أو يدعي التقدم في نوبة عمل لم يبدأها قط. يتفق الوقت وقائمة المراجعة دائمًا — لذا فإن العمل الذي يظهر على أنه منجز هو عمل حدث بالفعل بينما كان شخص ما في الموقع للقيام به. إذا كانت المهام المنسية تمثل صداعًا متكررًا في مطعمك، فإن هذا الارتباط يمثل جزءًا كبيرًا من الحل: نتعمق في ذلك في لماذا تُنسى المهام اليدوية في المطاعم.

ما هي الخطة التي تحتاجها؟

الإجابة الصادقة لمعظم المطاعم: ابدأ مجانًا. تسجيل الدخول والخروج الكامل، لوحة التحكم المباشرة، تقارير المناوبات، ومعالجة المناوبات المنسية كلها متوفرة في الخطة المجانية. تنتقل إلى خطة أعلى فقط عندما ترغب في قفل تسجيلات الدخول والخروج بموقع معين، أو تحويل ساعات العمل إلى تقرير يمكنك تسليمه مباشرة لكشوف الرواتب.

قاعدة جيدة: ابقَ على الخطة المجانية حتى تدفعك حاجة معينة للترقية. هل تسجيلات الدخول تأتي من خارج الموقع؟ هذه هي خطة المبتدئ. هل يطلب محاسب ساعات العمل حسب الفترة؟ هذه هي خطة المحترف.