अपनी टीम का ज्ञानकोश बनाएं: विकी

आपके व्यवसाय का कितना हिस्सा केवल किसी के दिमाग में रहता है?

अधिकांश व्यवसायों में, जितना कोई स्वीकार करता है उससे कहीं अधिक। एक व्यक्ति जानता है कि दिन के अंत की रिपोर्ट कैसे चलानी है। दूसरा आपूर्तिकर्ता का फ़ोन नंबर, एस्प्रेसो मशीन के लिए सफाई की दिनचर्या, या ग्राहक द्वारा वापसी का अनुरोध करने पर क्या करना है, यह जानता है। जब वे लोग शिफ्ट पर होते हैं, तो सब कुछ काम करता है। जिस दिन वे छुट्टी पर होते हैं, छुट्टी पर होते हैं, या हमेशा के लिए चले जाते हैं, वही प्रश्न प्रबंधक पर फिर से आने लगते हैं।

उस लगातार पूछने की एक मापने योग्य लागत होती है। मैकिन्से ग्लोबल इंस्टीट्यूट के शोध में पाया गया कि कर्मचारी अपने कार्य सप्ताह का लगभग पाँचवाँ हिस्सा — लगभग एक पूरा दिन — आंतरिक जानकारी खोजने या मदद कर सकने वाले सहकर्मी को ढूँढने में बिताते हैं। एक छोटी टीम के लिए, यह काम करने के बजाय पूछने में खर्च किया गया एक गंभीर मात्रा में भुगतान किया गया समय है।

यह लेख आपको दिखाता है कि लूपपा के अंतर्निहित ज्ञान आधार, हैंडबुक के साथ इसे कैसे ठीक किया जाए। आप सीखेंगे कि ऐसी प्रक्रियाएँ कैसे लिखें जिन्हें आपकी टीम वास्तव में ढूँढ सके, उन्हें श्रेणियों में व्यवस्थित करें, यह नियंत्रित करें कि कौन क्या पढ़ सकता है, और आपके द्वारा असाइन किए गए किसी भी कार्य के लिए सही गाइड संलग्न करें — ताकि उत्तर ऐप में रहे, न कि किसी के दिमाग में हो।

आप हैंडबुक लेख कैसे बनाते हैं?

किसी भी फोन या कंप्यूटर से चार छोटे चरणों में। एडमिन तुरंत लेख बना सकते हैं, और पूरी प्रक्रिया में प्रति प्रक्रिया कुछ मिनट लगते हैं।

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   हैंडबुक खोलें और एक नया लेख शुरू करें

   अपने डैशबोर्ड से, हैंडबुक खोलें और प्लस बटन पर टैप करें। एक शीर्षक फ़ील्ड और एक पूर्ण टेक्स्ट एडिटर के साथ एक खाली लेख खुलता है।

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   प्रक्रिया लिखें — या AI को लिखने दें

   शीर्षकों, सूचियों और बोल्ड टेक्स्ट के साथ चरण टाइप करें, या अपनी आवाज़ रिकॉर्ड करें, एक फोटो लें, या एक फ़ाइल अपलोड करें और AI को आपके लिए लेख का मसौदा तैयार करने दें। कुछ भी लाइव होने से पहले आप हमेशा समीक्षा और संपादन करते हैं।

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   श्रेणियां चुनें

   लेख को एक या अधिक श्रेणियों के तहत फ़ाइल करें। लूपपा 14 तैयार परिचालन श्रेणियों के साथ आता है जो अधिकांश व्यवसायों द्वारा चलाए जाने वाले दिनचर्या को कवर करती हैं, ताकि आपकी हैंडबुक में पहले दिन से ही एक स्पष्ट संरचना हो।

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   तैयार होने पर प्रकाशित करें

   लेख को ड्राफ्ट के रूप में रखें जब तक आप इसे पॉलिश करते हैं, फिर प्रकाशित करें। जैसे ही यह लाइव होता है, यह हर टीम के साथी के फोन पर हैंडबुक में दिखाई देता है — कोई प्रिंटिंग नहीं, कोई ईमेल अटैचमेंट नहीं।

हैंडबुक में कौन क्या देख सकता है?

यह आप तय करते हैं कि कौन क्या देखेगा। स्टार्टर प्लान से, पहुँच प्रत्येक कर्मचारी, प्रत्येक श्रेणी के अनुसार नियंत्रित होती है: फ्रंट-ऑफ-हाउस टीम सेवा प्रक्रियाएँ देखती है, रसोई तैयारी और सफाई देखती है, और आपूर्तिकर्ता मूल्य निर्धारण या प्रशासनिक दिनचर्या उन लोगों के पास रहती है जिन्हें उनकी आवश्यकता होती है। जिस कर्मचारी के पास किसी श्रेणी तक पहुँच नहीं है, उसे लॉक की गई फ़ाइल नहीं दिखती — वे लेख उनके लिए मौजूद ही नहीं होते।

हैंडबुक काम के साथ भी चलती है। जब आप एक कार्य बनाते हैं, तो आप उसमें अधिकतम पाँच हैंडबुक लेख संलग्न कर सकते हैं — फ्री सहित हर प्लान पर। काम करने वाला व्यक्ति कार्य खोलता है और गाइड वहीं होता है। और यदि किसी कार्य में अभी तक कोई गाइड नहीं है, तो कर्मचारी कार्य के भीतर से ही एक का अनुरोध कर सकते हैं; अनुरोध प्रबंधक के पास रिपोर्ट के रूप में पहुँचता है, जिससे छूटी हुई प्रक्रियाएँ स्वयं सामने आ जाती हैं।

पहुँच और कार्य भी एक साथ काम करते हैं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को संलग्न गाइड के साथ एक कार्य सौंपते हैं जो उस श्रेणी तक पहुँच नहीं सकता है, तो लूपपा आपको उसी क्षण चेतावनी देता है — कार्य सहेजने से पहले। आप वहीं एक क्लिक से श्रेणी तक पहुँच प्रदान कर सकते हैं, हैंडबुक बटन को देर तक दबाकर पहुँच मेनू खोल सकते हैं, या बाद में कर्मचारी की प्रोफ़ाइल से अनुमतियाँ संपादित कर सकते हैं। कोई भी कभी भी कार्य को केवल निर्देश गायब पाने के लिए नहीं खोलता है।