कर्मचारियों को अपने फ़ोन से रिपोर्ट भेजने दें
कर्मचारियों को अपने फ़ोन से आवाज़ या टेक्स्ट द्वारा समस्याओं की रिपोर्ट करने दें — सही प्रबंधक को भेजा गया, जिसमें स्पष्ट भेजे गए, देखे गए और परिणाम चरण हों।
स्टाफ रिपोर्टें
कर्मचारियों को अपने फ़ोन से रिपोर्ट भेजने दें
एक फ्रीजर अजीब आवाज़ कर रहा है। डिलीवरी में दो बक्से कम आए। एक मेहमान ने इस हफ्ते तीसरी बार उसी चीज़ की शिकायत की। आपका स्टाफ सदस्य यह सब देखता है। फिर शिफ्ट व्यस्त हो जाती है, और जब तक वे काम खत्म करते हैं, तब तक यह सब भूल जाता है।
यह लापरवाही नहीं है। यह घर्षण है। यदि किसी समस्या की रिपोर्ट करने का मतलब है आपको व्यक्तिगत रूप से ढूंढना, शिफ्ट के अंत तक उसे याद रखना, या एक अलग ऐप खोलना जिसे किसी ने इंस्टॉल नहीं किया है, तो ज़्यादातर छोटी समस्याएं कभी रिपोर्ट ही नहीं होतीं। वे बाद में, बड़ी समस्याओं के रूप में रिपोर्ट की जाती हैं।
लूपपा हर स्टाफ सदस्य को उनके पास पहले से मौजूद फोन पर एक रिपोर्ट बटन देता है। वे इसे टाइप करते हैं या ज़ोर से बोलते हैं, यह सही मैनेजर तक पहुँचता है, और दोनों पक्ष ठीक से देख सकते हैं कि यह कहाँ है। यह लेख दिखाता है कि स्टाफ रिपोर्ट कैसे काम करती हैं, आप एक एडमिन के रूप में क्या देखते हैं, और एक रिपोर्ट भेजे जाने से लेकर हल होने तक कैसे आगे बढ़ती है।
लूपपा में एक कर्मचारी रिपोर्ट कैसे भेजता है?
एक कर्मचारी अपना डैशबोर्ड खोलता है और रिपोर्ट भेजें पर टैप करता है। वे लिख सकते हैं कि क्या हुआ, या रिकॉर्ड बटन दबाकर बस ज़ोर से बोल सकते हैं। यही पूरी कार्रवाई है। भरने के लिए कोई फ़ॉर्म नहीं है, चुनने के लिए कोई श्रेणी नहीं है, और यह तय करने की कोई आवश्यकता नहीं है कि इसे किसे प्राप्त करना चाहिए।
बोलना ही मुख्य बात है। गीले हाथों वाला, शोरगुल वाले कमरे में, किसी काम के बीच में फंसा कर्मचारी टूटे हुए फ्रिज के बारे में तीन पैराग्राफ टाइप नहीं करेगा। वे एक बटन दबाएंगे और बीस सेकंड तक बात करेंगे। लूपपा का एआई उस रिकॉर्डिंग को लेता है और उसे एक स्पष्ट, संरचित सारांश के रूप में लिखता है — ताकि प्रबंधक एक अस्पष्ट वॉयस नोट सुनने और विवरण का अनुमान लगाने के बजाय एक संक्षिप्त, व्यवस्थित विवरण पढ़े।
रिपोर्ट अपने आप सही व्यक्ति को ढूंढ लेती है
कर्मचारी कभी प्राप्तकर्ता नहीं चुनते। जब कोई रिपोर्ट भेजी जाती है, तो लूपपा उसे उस कर्मचारी के सीधे प्रबंधक को भेजता है। यदि कर्मचारी को कोई प्रबंधक असाइन नहीं किया गया है, तो यह सीधे व्यवस्थापक के पास जाता है। इसका मतलब है कि अपने पहले दिन का एक नया कर्मचारी संगठन चार्ट पर एक भी नाम जाने बिना समस्या की सही रिपोर्ट कर सकता है।
दो पक्ष, दो अलग-अलग विचार
यह वह हिस्सा है जो रिपोर्टों को व्यवहार में काम करता है, और इसके बारे में सटीक होना महत्वपूर्ण है।
कर्मचारी क्या देखते हैं
एक समर्पित रिपोर्ट स्क्रीन — उनका अपना इनबॉक्स, उनकी कार्य सूची से अलग। उनके द्वारा भेजी गई हर रिपोर्ट वहाँ एक बैज के साथ रहती है जो ठीक-ठीक दिखाती है कि वह किस चरण में है। किसी समस्या की रिपोर्ट करने से उनके अभी भी करने वाले काम में कभी बाधा नहीं आती।
प्रबंधक क्या देखता है
एक कार्य। रिपोर्ट प्रबंधक के सामान्य कार्य डैशबोर्ड में एक ऐसे आइटम के रूप में आती है जिसे निर्णय की आवश्यकता होती है — उन सभी चीज़ों के साथ बैठी होती है जिन पर उनका ध्यान चाहिए, उसी जगह पर जहाँ वे पहले से ही देखते हैं।
यह विषमता जानबूझकर है। जिस व्यक्ति ने इसकी रिपोर्ट की, उसके लिए काम हो गया है और वे जानना चाहते हैं कि आगे क्या हुआ। इसे प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए, यह जानकारी नहीं है — यह काम है। इसे एक कार्य के रूप में मानने का मतलब है कि यह चुपचाप संदेश सूची में ध्यान दिए जाने का इंतजार नहीं कर सकता।
यदि कुछ अस्पष्ट है, तो रिपोर्ट में पूछें
हर रिपोर्ट में अपनी चैट थ्रेड होती है। यदि प्रबंधक को अधिक विवरण की आवश्यकता है — कौन सा फ्रिज, किस समय, क्या कोई और वहाँ था — तो वे रिपोर्ट के अंदर ही पूछते हैं और कर्मचारी वहीं जवाब देता है। प्रश्न, उत्तर और मूल रिपोर्ट एक ही जगह पर रहते हैं, ताकि बाद में स्मृति या चैट ऐप से कुछ भी पुनर्निर्मित न करना पड़े।
एक और बात जानने लायक: रिपोर्टों के लिए कर्मचारी को क्लॉक-इन करने की आवश्यकता नहीं होती है। नियमित कार्यों के लिए होती है, क्योंकि एक कार्य एक शिफ्ट में किया जाने वाला काम है। एक समस्या एक समस्या है चाहे कोई व्यक्ति काम पर हो या नहीं, इसलिए रिपोर्टिंग हमेशा उपलब्ध है।
मेरा रिपोर्ट अभी कहाँ है?
स्टाफ सदस्य द्वारा भेजी गई हर रिपोर्ट उनके 'रिपोर्ट्स' स्क्रीन में तीन चरणों में से एक को दर्शाने वाले बैज के साथ दिखती है। उन्हें कभी किसी से यह पूछने की ज़रूरत नहीं होती कि क्या यह पहुँच गई, क्या इसे पढ़ा गया, या क्या इसका कोई परिणाम निकला। बैज तीनों सवालों का जवाब देता है।
-
1
भेजा गया
रिपोर्ट मैनेजर को भेज दी गई है, लेकिन अभी तक किसी ने इसे खोला नहीं है। यह प्रतीक्षा में है।
-
2
देखा गया
मैनेजर ने इसे खोल लिया है। जैसे ही वे इसे पढ़ते हैं, यह स्वचालित रूप से बदल जाता है — मैनेजर के लिए कोई बटन नहीं है जिसे दबाना पड़े और भेजने वाले को पता चले बिना रिपोर्ट पढ़ने का कोई तरीका नहीं है।
-
3
परिणाम
रिपोर्ट बंद कर दी गई है और संग्रहीत कर दी गई है, जिसमें पूरी बातचीत को यह रिकॉर्ड रखने के लिए रखा गया है कि क्या रिपोर्ट किया गया था और क्या निर्णय लिया गया था।
स्वचालित 'देखा गया' चरण छोटा है लेकिन यह व्यवहार बदल देता है। ज़्यादातर लोग चीज़ों की रिपोर्ट करना बंद कर देते हैं जब उन्हें लगता है कि कोई उन्हें पढ़ता नहीं है। जब कोई स्टाफ सदस्य अपनी रिपोर्ट को खुलते हुए देख सकता है, तो रिपोर्ट करना एक खाली जगह में चिल्लाने जैसा महसूस होना बंद हो जाता है।
मेरी रिपोर्टें
वॉक-इन फ्रीजर का शोर
मार्टा द्वारा भेजा गया · 14:20
डिलीवरी में दो बक्से कम
मार्टा द्वारा भेजा गया · मंगलवार
परिणामस्टाफ सदस्य का अपना इनबॉक्स — हर रिपोर्ट, हर चरण, एक ही सूची में।
प्रबंधक रिपोर्ट के साथ वास्तव में क्या करता है?
एक रिपोर्ट पढ़ने और भूल जाने वाला संदेश नहीं है। यह एक कार्य के रूप में आती है, और एक कार्य को निर्णय की आवश्यकता होती है। प्रबंधक के पास इसे बंद करने के ठीक दो तरीके हैं, और दोनों एक टैप से होते हैं।
स्वीकृत करें
रिपोर्ट वैध और स्वीकृत है। यह बंद हो जाती है, संग्रह में चली जाती है, और कर्मचारी के परिणाम चरण में एक स्वीकृत रिपोर्ट के रूप में दिखाई देती है।
अस्वीकृत करें
रिपोर्ट स्वीकृत नहीं है — एक डुप्लिकेट, एक गलतफहमी, या कुछ ऐसा जिसे पहले ही संभाला जा चुका है। यह भी बंद हो जाती है और संग्रह में चली जाती है, अस्वीकृत के रूप में चिह्नित होती है, और कर्मचारी उस परिणाम को देखता है।
किसी भी तरह, रिपोर्ट प्रबंधक की सक्रिय सूची से हट जाती है। यह जितना लगता है उससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। एक रिपोर्ट जिसे बिना निर्णय के बंद नहीं किया जा सकता, वह एक ऐसी रिपोर्ट है जो इनबॉक्स के निचले भाग में चुपचाप सड़ नहीं सकती। केवल दो निकास हैं और दोनों जानबूझकर किए गए हैं।
निर्णय लेने से पहले पूछें
यदि रिपोर्ट इतनी स्पष्ट नहीं है कि उसे स्वीकृत या अस्वीकृत किया जा सके, तो प्रबंधक को अनुमान लगाने की आवश्यकता नहीं है। रिपोर्ट के अंदर की चैट थ्रेड ठीक इसी के लिए है। वह कौन सा वॉक-इन था? क्या आपने इसे बंद कर दिया था? क्या आपूर्तिकर्ता अभी भी वहीं था? कर्मचारी उसी थ्रेड में जवाब देता है, और तभी प्रबंधक निर्णय लेता है।
एक कर्मचारी जो किसी निर्णय से असहमत है, वह भी फंसा नहीं है। वे एक नई रिपोर्ट भेजते हैं। रिपोर्टें डिज़ाइन द्वारा भेजने में सस्ती होती हैं — एक टैप और एक वाक्य — इसलिए एक बुरे परिणाम का सही जवाब एक और रिपोर्ट है, न कि बहस।
स्वीकृत करने के बाद अपना मन बदल लिया?
एक स्वीकृत रिपोर्ट को रद्द किया जा सकता है। यह सक्रिय सूची में वापस आ जाती है और समीक्षा निर्णय फिर से खुल जाता है, इसलिए एक लंबी शिफ्ट के अंत में जल्दबाजी में लिया गया निर्णय स्थायी नहीं होता है।
वे रिपोर्टें जिन्हें किसी को भेजने की आवश्यकता नहीं है
हर रिपोर्ट किसी व्यक्ति द्वारा नहीं लिखी जाती है। जब कोई कर्मचारी एक शिफ्ट पूरी करता है, तो लूपपा अपने आप एक शिफ्ट रिपोर्ट लिखता है — तारीख, किसने काम किया, शुरू और खत्म होने का समय, कुल अवधि, और हर विराम उसके सटीक समय और लंबाई के साथ। किसी को इसे फाइल करना याद रखने की आवश्यकता नहीं है और कोई भूल नहीं सकता।
एक वास्तविक उदाहरण: बेलहेवन होटल
बेलहेवन एक चालीस कमरों वाला होटल है जिसमें हाउसकीपिंग, फ्रंट डेस्क और रखरखाव में ग्यारह कर्मचारी हैं। नादिया हाउसकीपिंग में काम करती है। मंगलवार की सुबह वह तौलिये लेने के लिए दूसरी मंजिल के स्टोर रूम में जाती है और सिंक के नीचे पानी जमा हुआ पाती है।
चेक-इन से पहले उसे नौ कमरे साफ करने हैं। इस सुबह के पुराने संस्करण के तीन अंत हैं: वह गलियारे में किसी को बताती है और वे भूल जाते हैं, वह इसे हैंडओवर में बताने की योजना बनाती है और हैंडओवर देर से होता है, या वह खुद ही इसे खराब तरीके से संभालती है। तीनों का अंत एक रखरखाव बिल के साथ होता है जो जितना होना चाहिए था उससे कहीं अधिक होता है।
नादिया क्या करती है
वह अपना फोन निकालती है, 'रिपोर्ट भेजें' पर टैप करती है, रिकॉर्ड बटन दबाकर लगभग बीस सेकंड तक बताती है कि उसे क्या दिख रहा है — पानी कहाँ है, लगभग कितना है, और उसके आसपास का फर्श पहले से ही गीला है। फिर वह अपने कमरों में वापस चली जाती है। कुल समय: एक मिनट से भी कम, और उसे कभी किसी को ढूंढना नहीं पड़ा।
लूपपा का एआई उस रिकॉर्डिंग को एक लिखित रिपोर्ट में बदल देता है जिसे उसका सुपरवाइजर दस सेकंड में पढ़ सकता है, और इसे 'गंभीर' के रूप में चिह्नित करता है — फर्श पर पानी फैलना तत्काल और महत्वपूर्ण दोनों है, जिसे एआई ठीक से पहचानता है। क्योंकि 'गंभीर' की अपनी अधिसूचना श्रेणी है, उसके सुपरवाइजर का फोन इसे सामान्य सूचनाओं से अलग तरीके से व्यवहार करता है। वह इसे दिन के अंत में नहीं देखेगा। वह इसे अभी देखता है।
उसका सुपरवाइजर क्या करता है
रिपोर्ट उसके कार्य सूची में निर्णय लेने वाली चीज़ के रूप में आती है, और यह स्वचालित रूप से उसे भेज दी जाती है क्योंकि वह नादिया का प्रबंधक है — उसने कभी उसका नाम नहीं चुना। वह इसे खोलता है, जिससे नादिया की प्रति 'देखी गई' में बदल जाती है। इसे पढ़ते हुए, एक चीज़ गायब है: क्या पानी अभी भी आ रहा है, या पहले कुछ गिरा था? वह रिपोर्ट के चैट थ्रेड में पूछता है। नादिया कमरों के बीच जवाब देती है। यह अभी भी आ रहा है।
अब वह कार्रवाई कर सकता है। वह रिपोर्ट को मंजूरी देता है और संलग्न थ्रेड के साथ रखरखाव के लिए एक कार्य उठाता है, ताकि प्लंबर पहले से ही जानता हो कि क्या मिला, कहाँ और कब। नादिया अपने फोन पर 'परिणाम' देखती है और जानती है कि इसे संभाल लिया गया है। किसी ने उससे दोबारा नहीं पूछा।
स्टोर रूम के सिंक के नीचे पानी
नादिया · दूसरी मंजिल · 09:12
रिपोर्ट
दूसरी मंजिल के स्टोर रूम में सिंक के नीचे जमा पानी। उसके आसपास का फर्श गीला है।
सुपरवाइजर
क्या अभी भी लीक हो रहा है, या पहले ही बंद हो गया है?
नादिया
अभी भी टपक रहा है। जब मैंने इसे पाया था तब से भी बदतर हो रहा है।
प्रश्न, उत्तर और रिपोर्ट एक ही थ्रेड में एक साथ रहते हैं।
स्टाफ रिपोर्ट से क्या जुड़ता है?
रिपोर्ट कोई अलग उत्पाद नहीं हैं जिन्हें बाद में जोड़ा गया हो। वे उन्हीं हिस्सों का पुन: उपयोग करती हैं जिन पर बाकी लूपपा चलता है, यही कारण है कि एक रिपोर्ट एक कार्य में बदल सकती है, एक कार्य एक बातचीत में बदल सकता है, और एक शिफ्ट एक रिपोर्ट में बदल सकती है, बिना किसी के कुछ भी टाइप किए।
चैट थ्रेड
वह थ्रेड जिसका उपयोग कोई प्रबंधक यह पूछने के लिए करता है कि "कौन सा सिंक?" वही चर्चा थ्रेड है जो लूपपा में हर कार्य पर मौजूद है, जिसमें वही अपठित बैज और वही इतिहास है। देखें कि इन-टास्क चैट कैसे काम करती है।
प्राथमिकताएं और क्रिटिकल फ़्लैग
रिपोर्ट में कार्यों के समान चार प्राथमिकता स्तर होते हैं, और क्रिटिकल वह है जिसे AI अपने आप पहचानता है। बाकी आप मैन्युअल रूप से सेट करते हैं। कार्य प्राथमिकताओं के बारे में पढ़ें।
शिफ्ट रिपोर्ट अपने आप बन जाती हैं
शिफ्ट के अंत की स्वचालित रिपोर्ट — घंटे, विराम, अवधि — सीधे क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट से आती है। कोई इसे फाइल नहीं करता। देखें कि उपस्थिति कैसे काम करती है।
वही वॉयस इंजन
एक बटन दबाकर बात करना केवल रिपोर्ट के लिए नहीं है। वही AI एक बोले गए वाक्य को एक शीर्षक, एक समय सीमा और एक असाइनी के साथ एक ठीक से लिखे गए कार्य में बदल देता है। आवाज से कार्य बनाएं।
रिपोर्ट किसे मिलती है
रूटिंग उस प्रबंधक का अनुसरण करती है जिसे आप प्रत्येक स्टाफ सदस्य को असाइन करते हैं। इसे प्रति व्यक्ति एक बार सेट करें और उनकी भेजी गई हर रिपोर्ट सही डेस्क पर जाती है। अपने लोगों का प्रबंधन करना।
क्रिटिकल को अलग तरह से दिखाना
क्रिटिकल अपनी खुद की एक अधिसूचना श्रेणी है, इसलिए इसे फोन पर ध्यान आकर्षित करने वाली हर दूसरी चीज़ की तरह आने की आवश्यकता नहीं है। सूचनाएं सेट करें।
क्या कर्मचारियों को रिपोर्ट भेजने की अनुमति देने के लिए मुझे सशुल्क योजना की आवश्यकता है?
रिपोर्टिंग लूपपा के काम करने के मूल में है, न कि किसी ऐड-ऑन में। टेक्स्ट या आवाज द्वारा रिपोर्ट भेजना, एआई राइट-अप, रिपोर्ट के अंदर चैट थ्रेड, भेजी गई और देखी गई और परिणाम चरण, अनुमोदन या अस्वीकृति का निर्णय, और स्वचालित शिफ्ट-समाप्ति रिपोर्ट सभी उत्पाद का ही हिस्सा हैं। आप एक टीम स्थापित कर सकते हैं और बिना किसी विशेष कॉन्फ़िगरेशन के रिपोर्ट प्राप्त करना शुरू कर सकते हैं।
योजनाएं पैमाने और कुछ आसपास की सुविधाओं की गहराई में भिन्न होती हैं, न कि इस बात में कि आपका कर्मचारी आपको बता सकता है कि कुछ गलत है या नहीं। क्योंकि योजनाएं समय के साथ बदलती रहती हैं, प्रत्येक में क्या शामिल है इसका ईमानदार जवाब एक ही जगह पर रहता है जो हमेशा अद्यतन होता है।
प्रत्येक योजना में क्या शामिल है, इसके वर्तमान विवरण के लिए, लूपपा मूल्य निर्धारण पृष्ठ देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
ऑपरेटर स्टाफ रिपोर्ट जारी करने से पहले सबसे अधिक बार पूछे जाने वाले प्रश्न।
क्या रिपोर्ट भेजने के लिए स्टाफ सदस्य को क्लॉक-इन करना होगा?
जब कोई स्टाफ सदस्य रिपोर्ट भेजता है तो उसे कौन प्राप्त करता है?
स्टाफ सदस्य को कैसे पता चलता है कि उसकी रिपोर्ट पढ़ी गई थी?
क्या कोई प्रबंधक बिना कुछ समझाए रिपोर्ट बंद कर सकता है?
यदि स्टाफ सदस्य निर्णय से असहमत है तो क्या होगा?
क्या बंद की गई रिपोर्टें हटाई जाती हैं?
आपकी टीम पहले से ही समस्याओं को देखती है। आपको बताना आसान बनाएं।
हर कर्मचारी को उस फ़ोन पर एक रिपोर्ट बटन दें जो वे पहले से ही रखते हैं — और मंगलवार को वह जानें जो आप शुक्रवार को जानते थे।
मुफ्त में शुरू करेंकिसी कार्ड की आवश्यकता नहीं है।