وضعیت و اولویتهای وظایف: برای انجام، در حال انجام، انجام شده
تابلوی وظایف لوپاپا خود را بهروز میکند: برای انجام، در حال انجام، انجام شده. اولویتها کارهای درست را در ابتدا قرار میدهند و یک وظیفه تنها زمانی به «در حال انجام» منتقل میشود که کارکنان وارد سیستم شده باشند.
یک تصویر زنده از شیفت
هدف ساده است: تا پایان شیفت، هر وظیفه مهمی به موقع انجام شود - بدون اینکه کسی مجبور به پیگیری افراد برای اطلاع از وضعیت باشد.
این تنها در صورتی کار میکند که بتوانید به آنچه میبینید اعتماد کنید. در اکثر تابلوهای وظایف، اعداد همان چیزی هستند که کسی آخرین بار به یاد داشته بهروز کند، بنابراین یک مدیر هنوز باید در محل کار قدم بزند و بپرسد.
لوپاپا در عوض یک تصویر زنده به شما میدهد. با گذشت روز، تابلوبهطور خودکار از آنچه واقعاً در حال رخ دادن است پر میشود— چه کارهایی هنوز برای انجام باقی مانده، چه کارهایی در حال حاضر در حال انجام است و چه مقدار قبلاً انجام شده است — بنابراین یک نگاه به شما میگوید که آیا شیفت طبق برنامه پیش میرود یا خیر.
در زیر آن تصویر، سه وضعیت وظیفه وجود دارد — برای انجام، در حال انجام و انجام شده — و یک ترتیب اولویت که تصمیم میگیرد چه چیزی اول انجام شود. در اینجا نحوه کار آنها و اینکه چرا تابلو به خودی خود دقیق باقی میماند، توضیح داده شده است.
آنلاین
۰
۰ ساعت ۰۰ دقیقه
برای انجام
۱۲۱۱
در حال انجام
۲۳
مجموع
۱۵
وظایف
انجام شد
۱ وظیفه تکمیل شد۲ وظیفه تکمیل شد
۶٪۱۳٪
«برای انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده» واقعاً به چه معنا هستند؟
هر وظیفه در Loopapa در یکی از سه وضعیت قرار میگیرد - «برای انجام»، «در حال انجام» یا «انجامشده» - که آن را از حالت شروعنشده، به در حال پیشرفت و سپس به پایانیافته ردیابی میکند. تفاوت با یک بورد معمولی این است که یک وظیفه بر اساس کاری که افراد واقعاً انجام میدهند بین این وضعیتها جابجا میشود، بنابراین وضعیت یک وظیفه همیشه واقعی است، نه فقط چیزی که کسی آخرین بار به یاد داشته تنظیم کند.
- برای انجام
- وظیفه در حالت انتظار است و هنوز کسی آن را باز نکرده است. تا زمانی که شخص مسئول آن را شروع کند، در این وضعیت باقی میماند.
- در حال انجام مشاهدهشده در ۰۹:۰۲
- شخصی وظیفه را در حین ثبت ورود باز کرده است، بنابراین اکنون در حال انجام است - با مهر زمانی دقیق مشاهده آن.
- انجامشده
- شخص مسئول آن را بهعنوان پایانیافته علامتگذاری کرد. این وظیفه از بورد فعال خارج شده و بهعنوان یک رکورد تکمیلشده ذخیره میشود.
یک وظیفه چگونه از «برای انجام» به «انجامشده» منتقل میشود؟
یک وظیفه با دو اقدام از سوی شخص انجامدهنده جابجا میشود: آن را باز میکند، که آن را در وضعیت «در حال انجام» قرار میدهد، و بعداً آن را بهعنوان «انجامشده» علامتگذاری میکند. هیچ مرحله جداگانهای برای ادعای مالکیت یا تعیین وضعیت وجود ندارد - باز کردن وظیفه به معنای شروع آن است و Loopapa لحظه دقیق وقوع آن را ثبت میکند.
-
۱
وظیفه را باز کنید
یکی از اعضای تیم روی وظیفه ضربه میزند تا ببیند به چه چیزی نیاز دارد. لحظهای که آن را باز میکنند، از وضعیت «برای انجام» خارج میشود.
-
۲
بهطور خودکار به «در حال انجام» تبدیل میشود
وظیفه به «در حال انجام» منتقل میشود و زمان مشاهده آن ثبت میگردد، تا همه بدانند که همین الان در حال رسیدگی است.
-
۳
علامتگذاری بهعنوان «انجامشده»
وقتی کار تمام شد، همان شخص آن را بهعنوان «انجامشده» علامتگذاری میکند. این وظیفه از تابلوی فعال خارج شده و بهعنوان یک رکورد تکمیلشده ذخیره میشود.
تکمیل موجودی لوازم
یک وظیفه از «برای انجام» به «در حال انجام» و سپس به «انجامشده» منتقل میشود — و همزمان با وقوع ثبت میگردد.
اگر کسی ورود خود را ثبت نکرده باشد چه؟
اگر یکی از اعضای تیم ورود خود را ثبت نکرده باشد، باز کردن یک وظیفه چیزی را تغییر نمیدهد. وظیفه در حالت «برای انجام» باقی میماند و از او خواسته میشود ابتدا ورود خود را ثبت کند، بنابراین «در حال انجام» همیشه نشاندهنده فردی است که واقعاً حاضر و در شیفت کاری است.ببینید حضور و غیاب چگونه کار میکند.
تکمیل موجودی لوازم
برای انجامکدام وظیفه باید اول انجام شود؟
لوپاپا هر وظیفه را بر اساس اولویت رتبهبندی میکند، بنابراین تیم همیشه میداند که ابتدا به چه چیزی رسیدگی کند. اولویتها از ماتریس آیزنهاور پیروی میکنند — چقدر یک وظیفه فوری است و چقدر مهم — و هر وظیفه یکی از چهار سطح را دارد: حیاتی، روتین، فرصت یا ایده. اولویت هنگام ایجاد وظیفه انتخاب میشود و میتواندهنگام افزودن وظیفه از طریق متن یا صدا بهطور خودکار پیشنهاد شود.
ابتدا اینها را انجام دهید. نمیتوانند منتظر بمانند و از همه مهمتر هستند.
برای اینها زمانبندی کنید. کارهای ثابتی که باعث تداوم امور میشوند.
سریع رسیدگی کنید یا واگذار نمایید. حساس به زمان، اما با اهمیت کمتر.
برای بعد نگه دارید. ارزش یادداشتبرداری دارد، اما امروز چیزی به آن بستگی ندارد.
تابلو بر اساس این سطوح مرتب میشود، بنابراین مهمترین و فوریترین کارها به بالای لیست میآیند به جای اینکه در یک لیست طولانی دفن شوند. عضوی از تیم که وظایف خود را باز میکند، ابتدا کار درست را میبیند، نه هر چیزی که تصادفاً در بالا قرار گرفته باشد.
وظایف فعال را کجا میبینید؟
وظایف فعال در برگه «فعال» قرار دارند که «برای انجام» و «در حال انجام» را با هم نشان میدهد - بنابراین آنچه در انتظار است و آنچه در حال پیشرفت است در یک نما کنار هم قرار میگیرند. وقتی فقط یکی را میخواهید، فیلتر «وضعیت» فهرست را به «برای انجام» یا «در حال انجام» محدود میکند.
مدیران میتوانند مستقیماً از داشبورد زنده وارد شوند: با ضربه زدن روی شمارش وضعیت، مانند تعداد «برای انجام» یا «در حال انجام»، فهرست «فعال» که قبلاً بر اساس آن وضعیت فیلتر شده است، باز میشود. و هنگامی که یک وظیفه «برای انجام» را باز میکنید و به «در حال انجام» منتقل میشود، از فیلتر فعلی شما ناپدید نمیشود - تا زمانی که خارج شوید یا صفحه را بازخوانی کنید در دید باقی میماند، سپس در جای خود قرار میگیرد، بنابراین وظیفهای که روی آن کار میکنید هرگز از دید شما پنهان نمیشود.
چه زمانی یک وظیفه «انجامشده» محسوب میشود - برای یک نفر، یا برای همه؟
این بستگی به نحوه تخصیص وظیفه دارد. یک وظیفه «هر کس» به محض اینکه اولین نفر آن را تکمیل کند، برای کل تیم انجامشده محسوب میشود. یک وظیفه «هر یک» به هر فرد تخصیصیافته یک نسخه از آن را میدهد و تنها زمانی به وضعیت «انجامشده» میرسد که تکتک آنها آن را به پایان برسانند. شما این را زمانی انتخاب میکنید کهوظیفه را به همه، هر کس، یا فقط خودتان اختصاص دهید.
اولین نفری که تمام کند، آن را برای همه تکمیل میکند.
هر شخص نسخه خود را تمام میکند — وقتی همه تمام کردند، انجام میشود.
وقتی موعد یک کار بگذرد چه اتفاقی میافتد؟
یک کار زمانی معوق میشود که روز برنامهریزیشده آن بگذرد، یا زمان یادآوری آن سپری شود، که بر اساسروز کاری. کارهای معوق علامتگذاری میشوند، نه پنهان — آنها با یک نشانگر معوق روی تابلو باقی میمانند، بنابراین هیچ چیز بیصدا از قلم نمیافتد.
اگر کاری واقعاً نتواند به موقع انجام شود، شخص مسئول میتواند زمان جدیدی را پیشنهاد دهد. کار بهروزرسانی میشود وبه مدیر اطلاع داده میشودکه زمان تغییر کرده است — بنابراین زمانبندی مجدد قابل مشاهده است، هرگز بیصدا نیست.
پر کردن دستمالها
۱۰:۰۰این در یک شیفت کاری واقعی چگونه به نظر میرسد؟
یک هتل را در شیفت صبح در نظر بگیرید. میز پذیرش، خانهداری و تیم رویدادها هر کدام وظایفی دارند که با اولویتهای مختلف تنظیم شده و به روشهای متفاوتی تخصیص داده شدهاند. در اینجا همان تابلو در اواسط صبح نشان داده شده است — و اینکه چگونه وضعیت و اولویت، شیفت را بدون نیاز به پیگیری بهروزرسانیها به پیش میبرد.
تا اواسط صبح، سرپرست شیفت حتی یک طبقه را هم سرکشی نکرده است. یک نگاه به تابلو همه چیز را نشان میدهد: آمادهسازی حیاتی صبحانه ابتدا انجام شده، خانهداری در حال انجام وظیفه «همه» در طبقات است، و تنها کاری که نتوانست به موقع انجام شود — شمارش ملحفهها — به بعد از ظهر موکول شده و به مدیر اطلاع داده شده است. موارد با اولویت پایینتر بدون اینکه فراموش شوند منتظر نوبت خود هستند. هیچ کاری پیگیری نشد و هیچ کاری بیصدا از قلم نیفتاد.
چگونه وضعیت و اولویتها به بقیه Loopapa متصل میشوند
وضعیت وظیفه در مرکز نحوه اجرای کار روزانه قرار دارد، بنابراین تقریباً به همه چیز دیگر مربوط میشود. در اینجا نحوه ارتباط آن آمده است.
حضور و غیاب
یک وظیفه تنها زمانی به حالت «در حال انجام» منتقل میشود که فرد برای شیفت خود ورود زده باشد.
بیشتر بخوانیدوظایف تکرارشونده
کارهایی که هر روز تکرار میشوند، طبق برنامه در فهرست «برای انجام» از نو شروع میشوند.
بیشتر بخوانیداعلانها
کارهای معوقه و زمانهای بازتنظیمشده بهطور خودکار به افراد مربوطه اطلاع داده میشود.
بیشتر بخوانیدآیا این مورد در طرح رایگان گنجانده شده است؟
بله — همه موارد این مقاله در طرح رایگان و بدون نیاز به کارت اعتباری موجود است. جریان کاری «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجام شده»، هر چهار سطح اولویت، پرچمگذاری کارهای معوقه، پیشرفت هر فرد در وظایف و این قانون که یک وظیفه تنها زمانی به «در حال انجام» منتقل میشود که فردی ورود زده باشد، همگی رایگان هستند. طرحهای پولی امکانات بیشتری اضافه میکنند، اما خود تابلوی وظایف در طرح رایگان کاملاً در اختیار شماست.
رایگان
رایگان شروع کنید، بدون نیاز به کارت- جریان وضعیت برای انجام ← در حال انجام ← انجام شده
- چهار سطح اولویت: حیاتی، روتین، فرصت، ایده
- پرچمگذاری کارهای معوقه و پیشرفت هر فرد
- «در حال انجام» فقط هنگام ورود زده
حرفهای
طرح حرفهای را ۱۴ روز رایگان امتحان کنیدزمانی که نیاز دارید سوابق کارهای تکمیلشده را از برنامه خارج کنید — مانند ساعات کاری، گزارشهای HACCP و استفاده از هوش مصنوعی به صورت PDF یا CSV برای حقوق و دستمزد یا بازرسان — این امکان در طرح حرفهای وجود دارد. سایر موارد مربوط به مدیریت وظایف رایگان باقی میماند.
اطلاعات بیشتر در موردخروجیها برای حقوق و دستمزد و انطباق.
سوالات متداول
آیا یک وظیفه به محض باز شدن به حالت «در حال انجام» در میآید؟
بله. باز کردن یک وظیفه به منزله شروع آن است — به شرطی که فرد ورود زده باشد، وظیفه به حالت «در حال انجام» منتقل شده و زمان مشاهده آن ثبت میشود. دکمه «شروع» جداگانهای برای به خاطر سپردن وجود ندارد.
اگر یکی از کارکنان ورود نزده باشد چه اتفاقی میافتد؟
باز کردن یک وظیفه تا زمانی که ورود نزنند، هیچ اثری ندارد. وظیفه در فهرست «برای انجام» باقی میماند و از آنها خواسته میشود ابتدا ورود بزنند، بنابراین حالت «در حال انجام» همیشه نشاندهنده فردی است که واقعاً در شیفت کاری خود حضور دارد.
یک وظیفه مشترک چه زمانی انجامشده محسوب میشود؟
بستگی به نحوه تخصیص آن دارد. یک وظیفه «هرکس» به محض اینکه اولین نفر آن را تمام کند، برای همه انجامشده محسوب میشود. یک وظیفه «همگی» به هر نفر یک نسخه جداگانه میدهد و تنها زمانی انجامشده محسوب میشود که همه آنها کار خود را تمام کرده باشند.
چهار سطح اولویت به چه معنا هستند؟
این سطوح از ماتریس آیزنهاور برای کارهای فوری در مقابل مهم پیروی میکنند: بحرانی (فوری و مهم)، روتین (مهم، غیرفوری)، فرصت (فوری، غیرمهم) و ایده (هیچکدام). بورد وظایف را بر اساس این اولویتها مرتب میکند تا مهمترین کارها در بالا قرار گیرند.
وقتی موعد یک وظیفه میگذرد چه اتفاقی برای آن میافتد؟
به عنوان «موعد گذشته» علامتگذاری میشود، نه پنهان - با یک نشانگر روی بورد باقی میماند تا هیچ چیز بیصدا از قلم نیفتد. اگر واقعاً نتوان آن را به موقع انجام داد، فرد میتواند زمان جدیدی پیشنهاد دهد و مدیر از این تغییر مطلع میشود.
بورد وظایف شما، همیشه بهروز — بدون اینکه کسی آن را بهروز کند
وضعیتی که نشان میدهد چه کسی واقعاً کار میکند، اولویتهایی که کار درست را در ابتدا قرار میدهند، و تصویری زنده از هر شیفت. همین امروز با تمام تیم خود شروع کنید.
بدون نیاز به کارت اعتباری. در چند دقیقه راهاندازی کنید.