وضعیت و اولویتهای وظیفه: برای انجام، در حال انجام، انجام شده
برد وظایف لوپاپا خودکار بهروز میشود: برای انجام، در حال انجام، انجام شده. اولویتها کار درست را ابتدا نمایش میدهند و یک وظیفه تنها زمانی به «در حال انجام» منتقل میشود که کارکنان حضور خود را ثبت کرده باشند.
تصویری زنده از شیفت
هدف ساده است: تا پایان شیفت، هر کاری که اهمیت داشت به موقع انجام شود — بدون اینکه کسی مجبور باشد برای اطلاع از آن به دنبال افراد بگردد.
این تنها زمانی کار میکند که بتوانید به آنچه میبینید اعتماد کنید. در بیشتر تابلوهای وظایف، اعداد هر چیزی هستند که آخرین بار کسی به یاد داشته تا بهروز کند، بنابراین یک مدیر هنوز هم باید در محل قدم بزند و بپرسد.
لوپاپا به جای آن یک تصویر زنده به شما میدهد. با گذشت روز، تابلو خودش از آنچه واقعاً در حال وقوع است پر میشود — چه کارهایی هنوز باید انجام شود، چه کارهایی در حال حاضر در حال انجام است، و چقدر کار قبلاً انجام شده است — بنابراین یک نگاه به شما میگوید که آیا شیفت در مسیر درست است یا خیر.
زیر آن تصویر سه وضعیت وظیفه وجود دارد — انجامدادنی، در حال انجام، و انجامشده — و یک ترتیب اولویت که تعیین میکند چه چیزی ابتدا رسیدگی شود. در اینجا نحوه کار آنها و دلیل اینکه تابلو به خودی خود دقیق میماند، توضیح داده شده است.
آنلاین
0
0 ساعت 00 دقیقه
انجام دادنی
1211
در حال انجام
23
مجموع
15
وظایف
انجام شده
1 وظیفه تکمیل شد2 وظیفه تکمیل شد
6%13%
«برای انجام»، «در حال انجام» و «انجام شده» واقعاً به چه معنا هستند؟
هر وظیفه در لوپاپا در یکی از سه وضعیت — برای انجام، در حال انجام یا انجام شده — قرار میگیرد و آن را از شروع نشده، به در حال انجام، تا تمام شده ردیابی میکند. تفاوت با یک برد معمولی این است که یک وظیفه بر اساس آنچه افراد واقعاً انجام میدهند بین این وضعیتها جابجا میشود، بنابراین وضعیت یک وظیفه همیشه واقعی است، نه فقط آنچه کسی آخرین بار به خاطر سپرده است.
- برای انجام
- وظیفه در انتظار است و هنوز کسی آن را باز نکرده است. تا زمانی که فرد مناسب آن را شروع کند، اینجا میماند.
- در حال انجام دیده شده ۰۹:۰۲
- کسی وظیفه را در حین ورود به کار باز کرده است، بنابراین اکنون در حال انجام است — با زمان دقیق مشاهده آن مهر شده است.
- انجام شده
- فرد مسئول آن را تمام شده علامتگذاری کرده است. از برد فعال خارج میشود و به عنوان یک رکورد تکمیل شده ذخیره میشود.
یک وظیفه چگونه از «برای انجام» به «انجام شده» منتقل میشود؟
یک وظیفه با دو اقدام از سوی فرد انجامدهنده حرکت میکند: آن را باز میکنند، که آن را در وضعیت «در حال انجام» قرار میدهد، و بعداً آن را «انجام شده» علامت میزنند. هیچ مرحله جداگانهای برای ادعای آن یا تنظیم وضعیت وجود ندارد — باز کردن وظیفه به معنای شروع آن است، و لوپاپا لحظه دقیق وقوع آن را ثبت میکند.
-
۱
وظیفه را باز کنید
یک عضو تیم روی وظیفه ضربه میزند تا ببیند چه چیزی نیاز دارد. لحظهای که آن را باز میکنند، از «برای انجام» خارج میشود.
-
۲
بهطور خودکار «در حال انجام» میشود
وظیفه به «در حال انجام» منتقل میشود و با زمان مشاهده آن مهر میخورد، بنابراین همه میتوانند بفهمند که در حال حاضر در حال رسیدگی است.
-
۳
آن را «انجام شده» علامت بزنید
وقتی کار تمام شد، همان شخص آن را «انجام شده» علامت میزند. از برد فعال خارج شده و به عنوان یک رکورد تکمیل شده ذخیره میشود.
تامین مجدد لوازم
یک وظیفه از «برای انجام» به «در حال انجام» و سپس به «انجام شده» حرکت میکند — همانطور که اتفاق میافتد ثبت میشود.
اگر کسی حضور خود را ثبت نکرده باشد چه؟
اگر یک عضو تیم حضور خود را ثبت نکرده باشد، باز کردن یک وظیفه چیزی را تغییر نمیدهد. وظیفه در «برای انجام» باقی میماند و از آنها خواسته میشود ابتدا حضور خود را ثبت کنند، بنابراین «در حال انجام» همیشه نشاندهنده کسی است که واقعاً حاضر و در شیفت کاری است. نحوه عملکرد حضور و غیاب را ببینید.
تامین مجدد لوازم
برای انجامکدام کار باید اول انجام شود؟
لوپاپا هر کار را بر اساس اولویت رتبهبندی میکند، بنابراین تیم همیشه میداند که ابتدا باید به چه چیزی رسیدگی کند. اولویتها از ماتریس آیزنهاور پیروی میکنند — میزان فوریت و اهمیت یک کار — و هر کار یکی از چهار سطح را دارد: حیاتی، روتین، فرصت، یا ایده. اولویت هنگام ایجاد کار انتخاب میشود و میتواند هنگام افزودن کار با متن یا صدا به صورت خودکار پیشنهاد شود.
اینها را اول انجام دهید. نمیتوانند صبر کنند و بیشترین اهمیت را دارند.
برای اینها زمان برنامهریزی کنید. کارهای ثابتی که امور را روان نگه میدارند.
سریع رسیدگی کنید یا واگذار کنید. حساس به زمان، اما با ریسک کمتر.
برای بعد نگه دارید. ارزش توجه دارد، اما امروز چیزی به آن بستگی ندارد.
برد بر اساس این سطوح مرتب شده است، بنابراین مهمترین و فوریترین کار به جای دفن شدن در یک لیست طولانی، به بالا میآید. یک عضو تیم که وظایف خود را باز میکند، ابتدا چیز درست را میبیند، نه هر چیزی که اتفاقاً در بالا قرار دارد.
وظایف فعال را کجا میبینید؟
وظایف فعال در تب «فعال» قرار دارند که وظایف «در انتظار» و «در حال انجام» را در کنار هم نشان میدهد — بنابراین آنچه در انتظار است و آنچه در حال پیشرفت است، در یک نما در کنار هم قرار میگیرند. وقتی فقط یکی را میخواهید، فیلتر وضعیت لیست را به «در انتظار» یا «در حال انجام» محدود میکند.
مدیران میتوانند مستقیماً از داشبورد زنده وارد شوند: با ضربه زدن روی یک شمارنده وضعیت، مانند تعداد «در انتظار» یا «در حال انجام»، لیست فعال از قبل فیلتر شده به آن وضعیت باز میشود. و هنگامی که یک وظیفه «در انتظار» را باز میکنید و به «در حال انجام» منتقل میشود، از فیلتر فعلی شما ناپدید نمیشود — تا زمانی که خارج شوید یا تازهسازی کنید، در دید باقی میماند، سپس در جای خود قرار میگیرد، بنابراین وظیفهای که روی آن کار میکنید هرگز از دید شما پنهان نمیشود.
چه زمانی یک وظیفه «انجام شده» محسوب میشود — برای یک نفر، یا برای همه؟
بستگی به نحوه تخصیص وظیفه دارد. یک وظیفه «هر کسی» به محض اینکه اولین نفر آن را تکمیل کند، برای کل تیم انجام شده است. یک وظیفه «همه» به هر فرد اختصاص داده شده یک نسخه مخصوص به خود میدهد و تنها زمانی «انجام شده» محسوب میشود که همه آنها آن را به پایان رسانده باشند. شما این را زمانی انتخاب میکنید که وظیفه را به همه، هر کسی، یا فقط خودتان اختصاص میدهید.
اولین نفری که به پایان برساند، آن را برای همه تکمیل میکند.
هر نفر نسخه خود را به پایان میرساند — «انجام شده» زمانی که همه به پایان رساندهاند.
چه اتفاقی میافتد وقتی یک وظیفه سررسیدش گذشته باشد؟
یک وظیفه زمانی سررسیدش میگذرد که روز برنامهریزی شده آن یا زمان یادآوری آن، با توجه به روز عملیاتی شما، سپری شود. وظایف سررسید گذشته علامتگذاری میشوند، نه پنهان — آنها با یک نشانگر «سررسید گذشته» روی برد باقی میمانند، بنابراین هیچ چیز بیصدا از دست نمیرود.
اگر وظیفهای واقعاً نمیتواند به موقع انجام شود، فرد مسئول میتواند زمان جدیدی را پیشنهاد دهد. وظیفه بهروزرسانی میشود و مدیر مطلع میشود که زمان تغییر کرده است — بنابراین برنامهریزی مجدد قابل مشاهده است، هرگز بیصدا نیست.
دستمالها را دوباره پر کنید
10:00این در یک شیفت کاری واقعی چگونه به نظر میرسد؟
یک هتل را در شیفت صبح در نظر بگیرید. پذیرش، خانهداری و تیم رویدادها هر کدام وظایفی دارند که با اولویتهای مختلف تنظیم شده و به روشهای متفاوتی اختصاص داده شدهاند. این همان برد در اواسط صبح است — و اینکه چگونه وضعیت و اولویت شیفت را بدون نیاز به پیگیری بهروزرسانیها پیش میبرند.
تا اواسط صبح، سرپرست شیفت حتی یک طبقه را هم بازدید نکرده است. یک نگاه به برد داستان را میگوید: آمادهسازی صبحانه بحرانی ابتدا انجام شد، خانهداری در حال کار بر روی طبقات به عنوان یک وظیفه «همه» است، و تنها کاری که نتوانست به موقع انجام شود — شمارش ملحفهها — با اطلاع مدیر به بعدازظهر موکول شد. اقلام با اولویت پایینتر نوبت خود را بدون فراموش شدن انتظار میکشند. هیچ چیز پیگیری نشد و هیچ چیز بیصدا از دست نرفت.
چگونه وضعیت و اولویتها به بقیه لوپاپا متصل میشوند
وضعیت وظایف در مرکز نحوه انجام کار روزانه قرار دارد، بنابراین تقریباً با هر چیز دیگری در ارتباط است. در اینجا نحوه اتصال آن را میبینید.
حضور و غیاب
یک وظیفه تنها زمانی به وضعیت «در حال انجام» منتقل میشود که فرد برای شیفت خود حضور زده باشد.
بیشتر بخوانیدواگذاری
اینکه وضعیت «انجام شده» به یک نفر نیاز دارد یا همه، بستگی به نحوه واگذاری وظیفه دارد.
بیشتر بخوانیدوظایف تکرارشونده
کارهایی که هر روز تکرار میشوند، طبق برنامه در بخش «برای انجام» از نو شروع میشوند.
بیشتر بخوانیدروز کاری
اینکه یک وظیفه چه زمانی عقبافتاده محسوب میشود، بستگی به ساعات کاری فضای کاری شما دارد.
بیشتر بخوانیداعلانها
کارهای عقبافتاده و زمانهای برنامهریزیشده مجدد به طور خودکار به افراد مناسب میرسند.
بیشتر بخوانیدگزارشها
وظایفی که نیاز به اثبات دارند، با پاسخگویی کارکنان از مراحل خاص خود عبور میکنند.
بیشتر بخوانیدآیا این در طرح رایگان گنجانده شده است؟
بله — هر آنچه در این مقاله ذکر شده است در طرح رایگان و بدون نیاز به کارت اعتباری ارائه میشود. گردش کار «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجام شده»، هر چهار سطح اولویت، پرچمگذاری کارهای عقبافتاده، پیشرفت هر شخص در وظایف، و این قانون که یک وظیفه تنها زمانی به «در حال انجام» منتقل میشود که فردی در حال کار باشد، همگی رایگان هستند. طرحهای پولی امکانات پیشرفتهتری را اضافه میکنند، اما خود تابلوی وظایف به طور کامل در طرح رایگان در اختیار شماست.
رایگان
رایگان شروع کنید، بدون نیاز به کارت- گردش وضعیت: برای انجام → در حال انجام → انجام شده
- چهار سطح اولویت: حیاتی، عادی، فرصت، ایده
- پرچمگذاری کارهای عقبافتاده و پیشرفت هر شخص
- وضعیت «در حال انجام» فقط در زمان حضور در محل کار
پرو
طرح Pro را 14 روز رایگان امتحان کنیدهنگامی که نیاز دارید سوابق کارهای تکمیل شده را از برنامه خارج کنید — ساعات کاری، گزارشهای HACCP و استفاده از هوش مصنوعی به صورت PDF یا CSV برای حقوق و دستمزد یا بازرسان — این قابلیت در طرح Pro ارائه میشود. سایر امکانات مربوط به مدیریت وظایف رایگان باقی میماند.
اطلاعات بیشتر درباره خروجیها برای حقوق و دستمزد و انطباق.
سوالات متداول
آیا یک کار به محض باز شدن به «در حال انجام» تبدیل میشود؟
بله. باز کردن یک کار همان چیزی است که آن را شروع میکند — به «در حال انجام» منتقل میشود و با زمان مشاهده آن مهر میخورد، به شرطی که فرد در حال کار باشد. دکمه «شروع» جداگانهای برای به خاطر سپردن وجود ندارد.
اگر یک کارمند در حال کار نباشد چه اتفاقی میافتد؟
باز کردن یک کار تا زمانی که آنها وارد سیستم نشوند، کاری انجام نمیدهد. کار در «برای انجام» باقی میماند و از آنها خواسته میشود ابتدا وارد سیستم شوند، بنابراین «در حال انجام» همیشه منعکسکننده کسی است که واقعاً در شیفت کاری است.
چه زمانی یک کار مشترک به عنوان انجام شده محسوب میشود؟
بستگی به نحوه تخصیص آن دارد. یک کار «هر کسی» به محض اینکه اولین نفر آن را به پایان برساند، برای همه انجام شده است. یک کار «هر یک» به هر نفر یک نسخه مخصوص به خود میدهد و تنها زمانی انجام شده است که همه آنها آن را به پایان رسانده باشند.
چهار سطح اولویت به چه معناست؟
آنها از ماتریس آیزنهاور فوریت در مقابل اهمیت پیروی میکنند: حیاتی (فوری و مهم)، روتین (مهم، نه فوری)، فرصت (فوری، نه مهم)، و ایده (هیچکدام). برد بر اساس آنها مرتب میشود تا مهمترین کار به بالا بیاید.
اگر یک کار به تعویق بیفتد چه اتفاقی میافتد؟
به عنوان به تعویق افتاده علامتگذاری میشود، نه پنهان — با یک نشانگر روی برد باقی میماند تا چیزی بیصدا از دست نرود. اگر واقعاً نمیتوان آن را به موقع انجام داد، فرد میتواند زمان جدیدی را پیشنهاد کند و مدیر از تغییر مطلع میشود.
برد وظایف شما، همیشه بهروز — بدون اینکه کسی آن را بهروز کند
وضعیت که نشان میدهد چه کسی واقعاً کار میکند، اولویتهایی که کار درست را ابتدا نمایان میکنند، و تصویری زنده از هر شیفت. امروز با کل تیم خود شروع کنید.
بدون نیاز به کارت اعتباری. در عرض چند دقیقه راهاندازی کنید.