Zbuduj bazę wiedzy swojego zespołu: Wiki

Ile z Twojej firmy istnieje tylko w czyjejś głowie?

W większości firm znacznie więcej, niż ktokolwiek przyznaje. Jedna osoba wie, jak uruchomić raport na koniec dnia. Inna zna numer telefonu dostawcy, procedurę czyszczenia ekspresu do kawy lub co zrobić, gdy klient prosi o zwrot pieniędzy. Dopóki te osoby są na zmianie, wszystko działa. W dniu, w którym mają wolne, są na urlopie lub odeszły na dobre, te same pytania zaczynają trafiać do menedżera — ponownie.

To ciągłe zadawanie pytań ma wymierny koszt. Badania przeprowadzone przez McKinsey Global Institute wykazały, że pracownicy spędzają prawie jedną piątą swojego tygodnia pracy — blisko cały dzień — na szukaniu wewnętrznych informacji lub odnajdywaniu kolegi, który może pomóc. Dla małego zespołu to poważna ilość płatnego czasu spędzonego na pytaniu zamiast na działaniu.

Ten artykuł pokazuje, jak to naprawić za pomocą Podręcznika, wbudowanej bazy wiedzy Loopapa. Dowiesz się, jak pisać procedury, które Twój zespół faktycznie znajdzie, organizować je w kategorie, dokładnie kontrolować, kto co może czytać, i dołączać odpowiedni przewodnik do każdego zadania, które przypiszesz — tak, aby odpowiedź znajdowała się w aplikacji, a nie w czyjejś głowie.

Jak stworzyć artykuł w podręczniku?

W czterech krótkich krokach, z dowolnego telefonu lub komputera. Administratorzy mogą tworzyć artykuły od razu, a cały proces zajmuje kilka minut na procedurę.

1. 1

   Otwórz podręcznik i rozpocznij nowy artykuł

   Z pulpitu nawigacyjnego otwórz podręcznik i dotknij przycisku plus. Otworzy się pusty artykuł z polem tytułu i pełnym edytorem tekstu.

2. 2

   Napisz procedurę — lub pozwól, aby AI ją napisało

   Wpisz kroki z nagłówkami, listami i pogrubionym tekstem, lub nagraj swój głos, zrób zdjęcie, lub prześlij plik i pozwól AI stworzyć artykuł dla Ciebie. Zawsze przeglądasz i edytujesz, zanim cokolwiek zostanie opublikowane.

3. 3

   Wybierz kategorie

   Zapisz artykuł w jednej lub więcej kategoriach. Loopapa zawiera 14 gotowych kategorii operacyjnych obejmujących rutynowe czynności, na których opiera się większość firm, dzięki czemu Twój podręcznik ma jasną strukturę od pierwszego dnia.

4. 4

   Opublikuj, gdy będzie gotowe

   Zachowaj artykuł jako szkic, dopóki go nie dopracujesz, a następnie opublikuj. W momencie, gdy zostanie opublikowany, pojawi się w podręczniku na telefonie każdego członka zespołu — bez drukowania, bez załączników e-mail.

Kto co widzi w Podręczniku?

Dokładnie ten, kogo wskażesz. Od planu Starter dostęp jest kontrolowany na pracownika, na kategorię: zespół obsługi widzi procedury serwisowe, kuchnia widzi przygotowanie i sprzątanie, a ceny dostawców lub procedury administracyjne pozostają u osób, które ich potrzebują. Pracownik bez dostępu do kategorii nie widzi zablokowanego pliku — te artykuły po prostu dla niego nie istnieją.

Podręcznik podróżuje również z pracą. Kiedy tworzysz zadanie, możesz dołączyć do niego do pięciu artykułów z Podręcznika — w każdym planie, w tym darmowym. Osoba wykonująca zadanie otwiera je, a przewodnik jest od razu dostępny. A jeśli zadanie nie ma jeszcze przewodnika, personel może poprosić o niego z poziomu samego zadania; prośba trafia do menedżera jako raport, dzięki czemu brakujące procedury same się ujawniają.

Dostęp i zadania również współpracują. Jeśli przypiszesz zadanie z dołączonym przewodnikiem komuś, kto nie ma dostępu do danej kategorii, Loopapa ostrzeże Cię w tym momencie — zanim zadanie zostanie zapisane. Możesz udzielić dostępu do kategorii jednym kliknięciem, otworzyć menu dostępu, długo naciskając przycisk Podręcznika, lub edytować uprawnienia później z profilu pracownika. Nikt nigdy nie otwiera zadania, tylko po to, by odkryć brakujące instrukcje.