スタッフの勤怠管理をスマートフォンから直接

今、フロアに誰がいるか、遅刻・早退・未退勤のスタッフは誰か、あなたは確実に把握できていますか？ほとんどの飲食店経営者はできていません。月末に気づいても、その時にはもう手遅れです。

そうなると、給与計算は当てずっぽうになります。記憶やチャット履歴、曖昧な証言から勤務時間を再構築することに。真面目なスタッフは過少に、働いていないスタッフは過剰に支払われることも。いずれにせよ、あなたは店舗運営に使うべき時間を失います。

Loopapaは、チームが常に持ち歩いているスマートフォン一つで、これらすべてを解決します。スタッフはタップで出退勤し、アプリが職場での勤務を確認、リアルタイムでその日の勤務時間を表示します。退勤と同時にシフトレポートが届きます。このガイドでは、毎日の打刻から、打刻忘れ、リアルタイムの勤怠状況、そして給与計算に直結する時間レポートまで、その仕組みを詳しく解説します。

従業員の勤怠管理とは何か、なぜそれが重要なのか？

従業員の勤怠管理とは、チームの各メンバーがいつ仕事を始め、いつ終えたかの記録です。Loopapaでは、その記録は自動的に作成されます。各シフトは、従業員がタイムカードを打刻した瞬間にタイムスタンプが押され、勤務地と照合され、その日の合計労働時間に追加されます。誰も紙のシートに記入する必要はなく、誰も記憶から週の記録を再構築する必要もありません。

それが重要なのは、代替案が高価だからです。労働時間が信頼と記憶に頼っていると、小さなずれが実際のお金に変わります。数回の遅刻、早退、打刻忘れなど、これらは一日が終わってしまうとほとんど捕捉できません。

打刻の仕組みは？

出勤打刻はワンタップで完了します。スタッフは自分の携帯電話でボタンを1回タップするだけでシフトを開始でき、アプリが正確な時間と場所を記録し、円形のタイマーがその日の勤務時間をカウントし始めます。退勤打刻も同様にワンタップで完了し、打刻と同時にシフトレポートが管理者に送信されます。

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   ワンタップで出勤打刻

   スタッフはダッシュボードを1回タップしてシフトを開始します。アプリは正確な時間とGPS位置情報を保存します。短いカウントダウンにより、誤ってタップした場合にキャンセルする時間を与えます。

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   タイマーは終日稼働

   円形のタイマーは勤務中にカウントアップし、その日のすべてのセッション（ランチサービス、休憩、ディナーサービスなどの分割シフト）を合計して、正確な日次合計を表示します。

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   ワンタップで退勤打刻

   ワンタップでシフトが終了し、タイマーが停止します。誰が、いつ、どれくらいの時間働いたかを示すシフトレポートが自動的に管理者に送信されます。

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   必要に応じて出退勤

   スタッフは、管理者に事前に尋ねることなく、その日の必要に応じて何度でも出退勤できます。出勤打刻のたびに位置情報が再度確認され、その日の合計勤務時間が加算され続けます。

スタッフはどこからでも打刻できますか？GPSとジオフェンシング

デフォルトではできません。これは意図的なものです。すべてのプランで、すべての打刻にGPS位置情報が記録されるため、各シフトはどこで開始されたかの証拠を保持します。より厳格なルールが必要な場合は、ジオフェンシングを使用すると、レストランの周囲に作業ゾーンを設定し、その外側で行われる打刻をブロックできます。

GPSチェックは、誰かが打刻した瞬間に自動的に実行されます。スタッフが何かをする必要はありません。日中に誰かを追跡するわけではありません。位置情報は打刻時に一度だけ取得され、その人が申告した場所にいたという単純な記録として残ります。

誰かが退勤を忘れた場合、どうなりますか？

何も見逃しません — アプリがそれを検知します。例えば午前4時など、業務日の終わりを示す時間を設定します。その時間を過ぎても開いているシフトは自動的にクローズされ、レビューのために保留されます。スタッフは、実際にいつ業務を終えたかを確認するまで、次のシフトに打刻することはできません。誰かが退勤せずに帰宅したために発生する、架空の14時間シフトはもうありません。

解決には数秒しかかかりません。スタッフは、アプリが提案する標準の終了時間を受け入れるか、実際に退勤した正確な時間を選択します。手入力された時間にはGPSチェックがないため、そのシフトレポートは、誰かの勤務時間としてカウントされる前にマネージャーが確認するようフラグが立てられます。これにより、退勤忘れが密かに給与を水増しすることはありません。

マネージャーは誰がどれくらい働いているかをどうやって確認するのですか？

マネージャーが探し回る必要はありません。ホーム画面には、現在何人のスタッフが勤務中か、チームが今日合計で何時間働いたかがリアルタイムで表示されます。勤務中の人数をタップすると、詳細が表示されます。各スタッフの勤務開始時間、勤務時間などです。フロアを歩き回って数える代わりに、一目で状況を把握できるようになります。

ライブビューは現在の状況を伝え、レポート機能はそれを記憶します。あなたが追いかけることなく、以下の情報が届きます。

• 退勤ごとのシフトレポート。 誰かが退勤するとすぐに、その人の勤務時間と時刻が記載されたレポートがレビューのために届きます。
• スタッフの出退勤時に通知。Starter チームメイトが出勤または退勤した瞬間に通知を受け取れます。または、通知をオフにしてダッシュボードを見るだけでもOKです。
• 信頼できるスタッフのレポートは自動承認。Starter スタッフを信頼済みとしてマークすると、そのスタッフのレポートは自動的に処理されます。それ以外のスタッフのレポートは、ワンタップで承認または却下を待機します。
• 給与計算に提出できる勤務時間レポート。Pro 選択した期間の従業員の勤務時間をPDFまたはCSVでエクスポートできます。合計はすでに計算されています。

出勤状況は日々のタスクと連動していますか？

はい、そしてここが出勤状況が単なるタイムシートでなくなる点です。タスクと出勤状況は連動しており、スタッフは出勤している間のみタスクを「進行中」に移動できます。現場での作業は、誰かが実際にシフトに入っているときにのみ進みます。

これは小さなルールですが、大きな効果があります。誰も自宅からこっそり仕事を片付けたり、開始していないシフトの進捗を主張したりすることはできません。タイムクロックとチェックリストは常に一致するため、完了と表示される作業は、誰かが現場にいて実際に行われた作業です。もし忘れられた仕事がレストランで繰り返される頭痛の種であるなら、この連携はその解決策の大部分を占めます。詳細については、レストランで手作業のタスクが忘れられる理由で詳しく説明します。

どのプランが必要ですか？

ほとんどのレストランにとって正直な答えは「無料から始める」です。完全な打刻機能、ライブダッシュボード、シフトレポート、打刻忘れ対応はすべて無料プランに含まれています。打刻を特定の場所に限定したい場合や、勤務時間を給与計算に直接渡せるレポートにしたい場合にのみ、上位プランに移行してください。

大まかな目安として、特定のニーズが生じるまで無料プランをご利用ください。現場外からの打刻が問題になっていますか？それならスタータープランです。会計士が期間ごとの勤務時間を求めていますか？それならプロプランです。