कर्मचारी उपस्थिति ट्रैकिंग, सीधे उनके फोन से

अभी, क्या आप निश्चित रूप से कह सकते हैं कि कौन काम पर है — और कौन देर से आया, जल्दी चला गया, या कभी लॉग आउट ही नहीं किया? अधिकांश रेस्तरां संचालक ऐसा नहीं कर सकते। उन्हें महीने के अंत में पता चलता है, जब तक कुछ भी करने के लिए बहुत देर हो चुकी होती है।

फिर पेरोल अनुमान में बदल जाता है। आप हर किसी के घंटों को याददाश्त से, ग्रुप-चैट संदेशों से, और एक अस्पष्ट "मुझे लगता है कि मैंने नौ बजे शुरू किया था" से फिर से बनाते हैं। ईमानदार कर्मचारियों को कम भुगतान मिलता है। दूसरों को उस समय के लिए भुगतान मिलता है जब उन्होंने कभी काम नहीं किया। किसी भी तरह से, आप उन घंटों को खो देते हैं जिन्हें आपको रेस्तरां चलाने में खर्च करना चाहिए था।

लूपपा इन सभी को एक ऐसी चीज़ से बदल देता है जो आपकी टीम पहले से ही साथ रखती है: उनका फ़ोन। कर्मचारी एक टैप से लॉग इन और लॉग आउट करते हैं, ऐप जांचता है कि वे वास्तव में काम पर हैं, और एक चल रहा टाइमर दिन के लिए उनके घंटे दिखाता है। जैसे ही कोई लॉग आउट करता है, एक शिफ्ट रिपोर्ट आपके पास पहुँच जाती है। यह मार्गदर्शिका बताती है कि यह कैसे काम करता है — दैनिक लॉग-इन से लेकर, भूली हुई शिफ्टों तक, लाइव उपस्थिति तक, और घंटे की रिपोर्ट तक जिन्हें आप सीधे पेरोल को सौंप सकते हैं।

कर्मचारी उपस्थिति ट्रैकिंग क्या है, और यह क्यों मायने रखती है?

कर्मचारी उपस्थिति ट्रैकिंग यह रिकॉर्ड है कि आपकी टीम का प्रत्येक सदस्य कब काम शुरू करता है और समाप्त करता है। लूपपा में, यह रिकॉर्ड अपने आप बन जाता है: प्रत्येक शिफ्ट को उस क्षण टाइमस्टैम्प किया जाता है जब कोई व्यक्ति क्लॉक-इन करता है, आपके कार्य स्थान के विरुद्ध जांच की जाती है, और दिन के लिए उनके घंटों के कुल योग में जोड़ा जाता है। कोई भी कागज़ की शीट नहीं भरता है, और कोई भी स्मृति से सप्ताह का पुनर्निर्माण नहीं करता है।

यह मायने रखता है क्योंकि इसका विकल्प महंगा है। जब घंटे विश्वास और स्मृति पर चलते हैं, तो छोटे अंतराल वास्तविक धन में बदल जाते हैं — कुछ देर से शुरू होना, जल्दी खत्म होना, एक भूला हुआ क्लॉक-आउट — और दिन खत्म होने के बाद उन्हें पकड़ना लगभग असंभव है।

क्लॉक इन और आउट वास्तव में कैसे काम करता है?

क्लॉक इन करने में एक टैप लगता है। अपने फोन पर, एक कर्मचारी अपनी शिफ्ट शुरू करने के लिए एक बटन टैप करता है; ऐप सटीक समय और उनका स्थान रिकॉर्ड करता है, और एक गोलाकार टाइमर दिन के लिए उनके घंटों की गिनती शुरू कर देता है। क्लॉक आउट करना इसका उल्टा है — और जैसे ही वे ऐसा करते हैं, एक शिफ्ट रिपोर्ट प्रबंधक को भेज दी जाती है।

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   एक टैप से क्लॉक इन करें

   एक कर्मचारी शुरू करने के लिए अपने डैशबोर्ड पर एक बार टैप करता है। ऐप सटीक समय और एक जीपीएस स्थान सहेजता है। एक छोटी उलटी गिनती उन्हें गलती से टैप करने पर रद्द करने का एक क्षण देती है।

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   टाइमर पूरे दिन चलता है

   एक गोलाकार टाइमर उनके काम करते समय गिनती करता है और उस दिन उनके द्वारा लगाए गए हर सत्र को एक साथ जोड़ता है, इसलिए एक स्प्लिट शिफ्ट — लंच सेवा, एक ब्रेक, डिनर सेवा — अभी भी सही दैनिक कुल दिखाती है।

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   एक टैप से क्लॉक आउट करें

   एक टैप शिफ्ट को समाप्त करता है और टाइमर को रोकता है। एक शिफ्ट रिपोर्ट — किसने काम किया, कब, और कितनी देर तक — स्वचालित रूप से प्रबंधक को भेजी जाती है।

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   दिन की आवश्यकतानुसार आएं और जाएं

   कर्मचारी दिन की आवश्यकतानुसार जितनी बार चाहें उतनी बार क्लॉक इन और आउट कर सकते हैं, बिना पहले प्रबंधक से पूछे। प्रत्येक क्लॉक-इन फिर से स्थान की जांच करता है, और दिन का कुल योग बढ़ता रहता है।

क्या कर्मचारी कहीं से भी क्लॉक इन कर सकते हैं? जीपीएस और जियोफेंसिंग

डिफ़ॉल्ट रूप से, नहीं — और यह जानबूझकर है। हर प्लान पर, हर क्लॉक-इन एक जीपीएस स्थान रिकॉर्ड करता है, इसलिए प्रत्येक शिफ्ट इस बात का प्रमाण रखती है कि वह कहाँ से शुरू हुई। यदि आप एक सख्त नियम चाहते हैं, तो जियोफेंसिंग आपको रेस्तरां के चारों ओर एक कार्य क्षेत्र बनाने और उसके बाहर होने वाले किसी भी क्लॉक-इन को ब्लॉक करने की सुविधा देती है।

जीपीएस जांच स्वचालित रूप से उसी क्षण चलती है जब कोई क्लॉक इन करता है — कर्मचारियों को कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। आप दिन के दौरान किसी का पीछा नहीं कर रहे हैं; स्थान एक बार, क्लॉक-इन के समय, एक साधारण रिकॉर्ड के रूप में कैप्चर किया जाता है कि व्यक्ति वहीं था जहाँ उसने कहा था।

अगर कोई क्लॉक आउट करना भूल जाए तो क्या होगा?

कुछ भी छूटता नहीं है — ऐप इसे पकड़ लेता है। आप एक ऐसा समय निर्धारित करते हैं जो आपके परिचालन दिवस के अंत को चिह्नित करता है, उदाहरण के लिए सुबह 4 बजे। उस घंटे के बाद भी कोई भी खुली हुई शिफ्ट स्वचालित रूप से बंद हो जाती है और समीक्षा के लिए रखी जाती है, और कर्मचारी अपनी अगली शिफ्ट के लिए तब तक क्लॉक इन नहीं कर सकता जब तक कि वे यह पुष्टि न कर दें कि उन्होंने वास्तव में कब काम खत्म किया था। अब और कोई 14 घंटे की काल्पनिक शिफ्ट नहीं होगी क्योंकि कोई टैप आउट किए बिना घर चला गया।

इसे हल करने में कुछ सेकंड लगते हैं: कर्मचारी या तो ऐप द्वारा सुझाए गए मानक समाप्ति समय को स्वीकार करता है, या वह सटीक समय चुनता है जब वे वास्तव में निकले थे। क्योंकि हाथ से टाइप किए गए समय के पीछे कोई जीपीएस जांच नहीं होती है, उस शिफ्ट रिपोर्ट को प्रबंधक द्वारा सत्यापित करने के लिए चिह्नित किया जाता है इससे पहले कि वह किसी के घंटों में गिना जाए — इसलिए एक भूला हुआ क्लॉक-आउट कभी भी चुपचाप वेतन को नहीं बढ़ा सकता है।

प्रबंधक कैसे देखते हैं कि कौन काम कर रहा है — और कितने समय से?

प्रबंधक को देखने की ज़रूरत नहीं है। उनकी होम स्क्रीन वास्तविक समय में दिखाती है कि अभी कितने कर्मचारी काम पर हैं और टीम ने आज कुल कितने घंटे काम किया है। ऑन-शिफ्ट संख्या पर टैप करें और यह विवरण में खुल जाएगा: प्रत्येक व्यक्ति, उन्होंने कब शुरू किया, और वे कितने समय से काम कर रहे हैं। फर्श ऐसी चीज़ बन जाती है जिसे आप एक नज़र में पढ़ सकते हैं, बजाय इसके कि आप चारों ओर घूमें और गिनें।

लाइव व्यू आपको बताता है कि अभी क्या हो रहा है; रिपोर्ट वाला हिस्सा इसे आपके लिए याद रखता है। यहाँ वह है जो बिना आपके पीछा किए आता है:

• हर क्लॉक-आउट के बाद एक शिफ्ट रिपोर्ट। जैसे ही कोई टैप आउट करता है, उनके घंटों और समय के साथ एक रिपोर्ट आपके पास समीक्षा के लिए आती है।
• लोगों के आने-जाने पर एक पिंग।स्टार्टर जैसे ही कोई साथी कर्मचारी क्लॉक इन या आउट करता है, तुरंत सूचित हों — या इसे बंद कर दें और बस डैशबोर्ड देखें।
• जिन लोगों पर आप भरोसा करते हैं उनके लिए स्वतः-अनुमोदित रिपोर्ट।स्टार्टर एक कर्मचारी को विश्वसनीय के रूप में चिह्नित करें और उनकी रिपोर्टें स्वतः दर्ज हो जाएंगी; बाकी सभी की रिपोर्टें एक-टैप अनुमोदन या अस्वीकृति का इंतजार करती हैं।
• घंटों की रिपोर्ट जिसे आप पेरोल को दे सकते हैं।प्रो किसी भी कर्मचारी के चुने हुए अवधि के काम किए गए घंटों को PDF या CSV के रूप में निर्यात करें — कुल योग पहले से ही आपके लिए जोड़ा गया है।

क्या उपस्थिति आपके दैनिक कार्यों से जुड़ी है?

हाँ — और यहीं पर उपस्थिति केवल एक टाइमशीट होना बंद कर देती है। कार्य और उपस्थिति जुड़े हुए हैं: एक कर्मचारी केवल तभी किसी कार्य को "कर रहा है" में ले जा सकता है जब वे क्लॉक इन हों। फर्श पर काम तभी आगे बढ़ता है जब कोई वास्तव में उसे करने के लिए शिफ्ट पर हो।

यह एक छोटा नियम है जिसका बड़ा प्रभाव है। कोई भी घर से चुपचाप काम पूरा नहीं कर सकता, या ऐसी शिफ्ट पर प्रगति का दावा नहीं कर सकता जो उन्होंने कभी शुरू ही नहीं की। घड़ी और चेकलिस्ट हमेशा सहमत होते हैं — इसलिए जो काम पूरा हुआ दिखता है वह वास्तव में तब हुआ था जब कोई उसे करने के लिए फर्श पर था। यदि भूले हुए काम आपके रेस्तरां में एक आवर्ती सिरदर्द हैं, तो यह लिंक समाधान का एक बड़ा हिस्सा है: हम रेस्तरां में मैन्युअल कार्य क्यों भूल जाते हैं में इस पर गहराई से जाते हैं।

आपको किस प्लान की आवश्यकता है?

अधिकांश रेस्तरां के लिए ईमानदार जवाब: मुफ्त में शुरू करें। पूरा क्लॉक-इन, लाइव डैशबोर्ड, शिफ्ट रिपोर्ट और भूली हुई शिफ्ट को संभालना सभी फ्री प्लान में शामिल हैं। आप तभी अपग्रेड करते हैं जब आप क्लॉक-इन को किसी स्थान पर लॉक करना चाहते हैं, या काम किए गए घंटों को एक ऐसी रिपोर्ट में बदलना चाहते हैं जिसे आप सीधे पेरोल को सौंप सकें।

एक अच्छा नियम: तब तक फ्री पर रहें जब तक कोई विशेष आवश्यकता आपको अपग्रेड करने के लिए मजबूर न करे। क्या क्लॉक-इन ऑफ-साइट से आ रहे हैं? वह स्टार्टर है। क्या कोई अकाउंटेंट अवधि के अनुसार घंटे पूछ रहा है? वह प्रो है।