Henkilöstön läsnäolon seuranta suoraan heidän puhelimestaan

Tällä hetkellä, voitko varmuudella sanoa, kuka on paikalla – ja kuka leimasi sisään myöhässä, lähti aikaisin tai ei koskaan leimannut ulos? Useimmat ravintoloitsijat eivät voi. He saavat sen selville kuun lopussa, kun on jo liian myöhäistä tehdä asialle mitään.

Sitten palkanlaskennasta tulee arvausta. Rakennat kaikkien tunnit uudelleen muistista, ryhmäkeskusteluista ja epämääräisestä "Luulen, että aloitin yhdeksältä." Rehellinen henkilökunta saa alipalkkaa. Toiset saavat palkkaa ajasta, jota he eivät koskaan työskennelleet. Joka tapauksessa menetät tunnit, jotka sinun olisi pitänyt käyttää ravintolan pyörittämiseen.

Loopapa korvaa kaiken tämän yhdellä asialla, jota tiimisi jo kantaa mukanaan: puhelimellaan. Henkilökunta leimaa sisään ja ulos napautuksella, sovellus tarkistaa, että he ovat todella töissä, ja käynnissä oleva ajastin näyttää heidän päivän tunnit. Heti kun joku leimaa ulos, vuororaportti saapuu sinulle. Tämä opas käy läpi tarkalleen, miten se toimii – päivittäisestä sisäänkirjautumisesta unohdettuihin vuoroihin, reaaliaikaiseen läsnäoloon ja tuntiraportteihin, jotka voit antaa suoraan palkanlaskentaan.

Mitä on henkilöstön läsnäolon seuranta ja miksi se on tärkeää?

Henkilöstön läsnäolon seuranta on kirjanpito siitä, milloin jokainen tiimisi jäsen aloittaa ja lopettaa työt. Loopapassa tämä kirjanpito syntyy itsestään: jokainen työvuoro leimataan heti, kun henkilö kirjautuu sisään, tarkistetaan työpaikkasi sijainnin perusteella ja lisätään päivän tuntien juoksevaan kokonaismäärään. Kukaan ei täytä paperilomaketta, eikä kukaan rekonstruoi viikkoa muistista.

Se on tärkeää, koska vaihtoehto on kallis. Kun tunnit perustuvat luottamukseen ja muistiin, pienet aukot muuttuvat todelliseksi rahaksi – muutama myöhäinen aloitus, aikainen lopetus, unohdettu uloskirjautuminen – ja niitä on lähes mahdotonta havaita päivän päätyttyä.

Miten sisään- ja uloskirjautuminen oikeasti toimii?

Sisäänkirjautuminen vaatii yhden napautuksen. Puhelimellaan työntekijä napauttaa yhtä painiketta aloittaakseen vuoronsa; sovellus tallentaa tarkan ajan ja sijainnin, ja pyöreä ajastin alkaa laskea heidän tuntejaan päivältä. Uloskirjautuminen on sama napautus päinvastoin – ja heti kun he tekevät sen, vuororaportti on matkalla esimiehelle.

1. 1

   Kirjaudu sisään napautuksella

   Työntekijä napauttaa kerran hallintapaneeliaan aloittaakseen. Sovellus tallentaa tarkan ajan ja GPS-sijainnin. Lyhyt lähtölaskenta antaa heille hetken peruuttaa, jos he napauttivat vahingossa.

2. 2

   Ajastin käy koko päivän

   Pyöreä ajastin laskee ylöspäin heidän työskennellessään ja laskee yhteen kaikki heidän sinä päivänä tekemänsä jaksot, joten jaettu vuoro – lounastarjoilu, tauko, illallistarjoilu – näyttää silti oikean päivittäisen kokonaissumman.

3. 3

   Kirjaudu ulos napautuksella

   Yksi napautus päättää vuoron ja pysäyttää ajastimen. Vuororaportti – kuka työskenteli, milloin ja kuinka kauan – lähetetään esimiehelle automaattisesti.

4. 4

   Tule ja mene päivän tarpeiden mukaan

   Henkilökunta voi kirjautua sisään ja ulos niin monta kertaa kuin päivä vaatii, kysymättä ensin esimieheltä. Jokainen sisäänkirjautuminen tarkistaa sijainnin uudelleen, ja päivän kokonaissumma jatkaa kertymistä.

Voivatko työntekijät leimata sisään mistä tahansa? GPS ja geofencing

Oletuksena ei – ja se on tarkoituksellista. Jokainen sisäänkirjautuminen, kaikilla suunnitelmilla, tallentaa GPS-sijainnin, joten jokainen vuoro sisältää todisteen sen alkamispaikasta. Jos haluat tiukemman säännön, geofencingin avulla voit piirtää työalueen ravintolan ympärille ja estää kaikki sen ulkopuolella tapahtuvat sisäänkirjautumiset.

GPS-tarkistus käynnistyy automaattisesti heti, kun joku leimaa sisään – henkilökunnan ei tarvitse tehdä mitään. Et seuraa ketään päivän aikana; sijainti tallennetaan kerran, sisäänkirjautumisen yhteydessä, yksinkertaisena todisteena siitä, että henkilö oli siellä, missä hän sanoi olevansa.

Mitä tapahtuu, jos joku unohtaa leimata ulos?

Mikään ei jää huomaamatta – sovellus havaitsee sen. Asetat tunnin, joka merkitsee toimintapäiväsi loppua, esimerkiksi klo 4.00. Kaikki sen tunnin jälkeen avoinna olevat vuorot suljetaan automaattisesti ja ne siirretään tarkistettavaksi, eikä työntekijä voi leimata sisään seuraavaan vuoroonsa ennen kuin hän vahvistaa, milloin hän todella lopetti. Ei enää kuvitteellisia 14 tunnin vuoroja, koska joku lähti kotiin leimaamatta ulos.

Sen ratkaiseminen kestää sekunteja: työntekijä joko hyväksyy sovelluksen ehdottaman vakiopäättymisajan tai valitsee tarkan ajan, jolloin hän todella lähti. Koska käsin syötetyllä ajalla ei ole GPS-tarkistusta, kyseinen vuororaportti merkitään johtajan tarkistettavaksi ennen kuin se lasketaan kenenkään työtunteihin – joten unohdettu ulosleimaus ei voi koskaan hiljaa paisuttaa palkkaa.

Miten esimiehet näkevät, kuka työskentelee – ja kuinka kauan?

Esimiehen ei tarvitse etsiä. Heidän kotinäytöllään näkyy reaaliaikaisesti, kuinka monta työntekijää on tällä hetkellä sisäänkirjautuneena ja kuinka monta tuntia tiimi on tänään tehnyt yhteensä. Napauttamalla vuorossa olevien määrää avautuu yksityiskohtainen näkymä: jokainen henkilö, milloin he aloittivat ja kuinka kauan he ovat työskennelleet. Työtilasta tulee jotain, mitä luet yhdellä silmäyksellä sen sijaan, että kävelisit ympäriinsä ja laskisit.

Reaaliaikainen näkymä kertoo, mitä tapahtuu nyt; raporttipuoli muistaa sen puolestasi. Tässä on, mitä saat ilman, että sinun tarvitsee jahdata sitä:

• Vuororaportti jokaisen uloskirjautumisen jälkeen. Heti kun joku kirjautuu ulos, raportti hänen tunneistaan ja ajoistaan saapuu sinulle tarkistettavaksi.
• Ilmoitus, kun ihmiset tulevat ja menevät.Starter Saat ilmoituksen heti, kun tiimikaveri kirjautuu sisään tai ulos – tai sammuta se ja seuraa vain hallintapaneelia.
• Automaattisesti hyväksytyt raportit luotettaville henkilöille.Starter Merkitse työntekijä luotetuksi, ja hänen raporttinsa arkistoituvat itsestään; kaikkien muiden raportit odottavat yhden napautuksen hyväksyntää tai hylkäystä.
• Tuntiraportit, jotka voit antaa palkanlaskentaan.Pro Vie minkä tahansa työntekijän työtunnit valitulta ajanjaksolta PDF- tai CSV-muodossa – summat on jo laskettu puolestasi.

Liittyykö läsnäolo päivittäisiin tehtäviisi?

Kyllä – ja tässä kohtaa läsnäolo lakkaa olemasta pelkkä työaikakirjanpito. Tehtävät ja läsnäolo ovat sidoksissa toisiinsa: työntekijä voi siirtää tehtävän "Tekemiseen" vain ollessaan leimattuna sisään. Työ etenee vain, kun joku on todella vuorossa tekemässä sitä.

Se on pieni sääntö, jolla on suuri vaikutus. Kukaan ei voi hiljaa merkitä tehtäviä tehdyksi kotoa käsin tai väittää edistyneensä vuorossa, jota he eivät koskaan aloittaneet. Kello ja tarkistuslista ovat aina yhtä mieltä – joten tehty työ on todella tapahtunut silloin, kun joku oli paikalla tekemässä sitä. Jos unohdetut tehtävät ovat toistuva päänsärky ravintolassasi, tämä yhteys on suuri osa ratkaisua: syvennymme siihen tarkemmin kohdassa miksi manuaaliset tehtävät unohtuvat ravintoloissa.

Minkä suunnitelman tarvitset?

Rehellinen vastaus useimmille ravintoloille: aloita ilmaisella. Täysi sisäänkirjautuminen, reaaliaikainen hallintapaneeli, vuororaportit ja unohdettujen vuorojen käsittely ovat kaikki ilmaisessa suunnitelmassa. Siirryt ylöspäin vain, kun haluat lukita sisäänkirjautumiset tiettyyn sijaintiin tai muuttaa tehdyt tunnit raportiksi, jonka voit antaa suoraan palkanlaskentaan.

Hyvä nyrkkisääntö: pysy ilmaisessa versiossa, kunnes jokin erityinen tarve pakottaa sinut päivittämään. Sisäänkirjautumiset tulevat toimiston ulkopuolelta? Se on Aloitus. Kirjanpitäjä pyytää tunteja ajanjakson mukaan? Se on Pro.