ردیابی حضور و غیاب کارکنان، مستقیماً از طریق تلفن همراهشان

آیا در حال حاضر می‌توانید با اطمینان بگویید چه کسی سر کار است — و چه کسی دیر وارد شده، زود رفته یا اصلاً ساعت خروج نزده است؟ بیشتر مدیران رستوران نمی‌توانند. آن‌ها در پایان ماه متوجه می‌شوند، زمانی که دیگر برای انجام هر کاری خیلی دیر است.

سپس حقوق و دستمزد به حدس و گمان تبدیل می‌شود. شما ساعات کاری همه را از حافظه، از پیام‌های چت گروهی و از یک «فکر می‌کنم ساعت نه شروع کردم» مبهم بازسازی می‌کنید. کارکنان صادق کمتر حقوق می‌گیرند. دیگران برای زمانی که هرگز کار نکرده‌اند، حقوق می‌گیرند. در هر صورت، شما ساعاتی را که باید صرف اداره رستوران می‌کردید، از دست می‌دهید.

لوپاپا همه اینها را با یک چیز که تیم شما از قبل همراه دارد جایگزین می‌کند: تلفنشان. کارکنان با یک ضربه ساعت ورود و خروج می‌زنند، برنامه بررسی می‌کند که آنها واقعاً سر کار هستند، و یک تایمر در حال اجرا ساعات کاری آنها را برای روز نشان می‌دهد. لحظه‌ای که کسی ساعت خروج می‌زند، یک گزارش شیفت به دست شما می‌رسد. این راهنما دقیقاً نحوه کار آن را توضیح می‌دهد — از ورود روزانه، تا شیفت‌های فراموش شده، تا حضور و غیاب زنده، تا گزارش‌های ساعتی که می‌توانید مستقیماً به بخش حقوق و دستمزد بدهید.

ردیابی حضور و غیاب کارکنان چیست و چرا اهمیت دارد؟

ردیابی حضور و غیاب کارکنان، ثبت زمان شروع و پایان کار هر یک از اعضای تیم شماست. در لوپاپا، این سوابق خودکار ایجاد می‌شوند: هر شیفت در لحظه ورود فرد به سیستم، با مهر زمانی ثبت می‌شود، با مکان کاری شما بررسی می‌شود و به مجموع ساعات کاری روزانه آنها اضافه می‌گردد. هیچ‌کس برگه‌ای را پر نمی‌کند و هیچ‌کس هفته را از روی حافظه بازسازی نمی‌کند.

این موضوع اهمیت دارد زیرا جایگزین آن پرهزینه است. وقتی ساعات کاری بر اساس اعتماد و حافظه پیش می‌رود، شکاف‌های کوچک به پول واقعی تبدیل می‌شوند — چند شروع دیرهنگام، یک پایان زودهنگام، یک فراموشی برای خروج از سیستم — و پس از پایان روز تقریباً غیرممکن است که آنها را ردیابی کرد.

نحوه ثبت ورود و خروج چگونه است؟

ثبت ورود تنها با یک ضربه انجام می‌شود. کارمندان با یک ضربه روی گوشی خود شیفت کاری را آغاز می‌کنند؛ برنامه زمان دقیق و موقعیت مکانی آن‌ها را ثبت می‌کند و یک تایمر دایره‌ای شروع به شمارش ساعات کاری روزانه آن‌ها می‌کند. ثبت خروج نیز به همین سادگی و با یک ضربه معکوس است — و به محض انجام آن، گزارش شیفت به مدیر ارسال می‌شود.

1. 1

   با یک ضربه ورود را ثبت کنید

   کارمند برای شروع کار یک بار روی داشبورد خود ضربه می‌زند. برنامه زمان دقیق و موقعیت مکانی GPS را ذخیره می‌کند. یک شمارش معکوس کوتاه به آن‌ها فرصت می‌دهد تا در صورت ضربه اشتباه، آن را لغو کنند.

2. 2

   تایمر در تمام طول روز کار می‌کند

   یک تایمر دایره‌ای در حین کار شمارش می‌کند و تمام جلسات کاری آن‌ها را در آن روز جمع می‌زند، بنابراین یک شیفت تقسیم شده — سرویس ناهار، استراحت، سرویس شام — همچنان مجموع صحیح روزانه را نشان می‌دهد.

3. 3

   با یک ضربه خروج را ثبت کنید

   یک ضربه شیفت را به پایان می‌رساند و تایمر را متوقف می‌کند. یک گزارش شیفت — چه کسی کار کرده، چه زمانی و برای چه مدت — به طور خودکار برای مدیر ارسال می‌شود.

4. 4

   هر زمان که لازم بود وارد و خارج شوید

   کارمندان می‌توانند هر چند بار که در طول روز لازم است، بدون نیاز به اجازه قبلی از مدیر، ورود و خروج خود را ثبت کنند. هر بار ثبت ورود، موقعیت مکانی را دوباره بررسی می‌کند و مجموع ساعات کاری روز همچنان اضافه می‌شود.

آیا کارکنان می‌توانند از هر جایی ورود/خروج بزنند؟ GPS و ژئوفنسینگ

به طور پیش‌فرض، خیر — و این عمدی است. هر ورود/خروج، در هر طرحی، یک موقعیت GPS را ثبت می‌کند، بنابراین هر شیفت مدرکی از محل شروع خود دارد. اگر یک قانون سخت‌گیرانه‌تر می‌خواهید، ژئوفنسینگ به شما امکان می‌دهد یک منطقه کاری در اطراف رستوران ترسیم کنید و هر ورود/خروجی را که خارج از آن اتفاق می‌افتد، مسدود کنید.

بررسی GPS به محض ورود/خروج خودکار اجرا می‌شود — کارکنان نیازی به انجام کاری ندارند. شما در طول روز کسی را دنبال نمی‌کنید؛ موقعیت مکانی یک بار، هنگام ورود/خروج، به عنوان یک سابقه ساده ثبت می‌شود که نشان می‌دهد فرد در جایی که گفته بود، حضور داشته است.

اگر کسی فراموش کند که ساعت خروج را ثبت کند چه اتفاقی می‌افتد؟

هیچ چیز از قلم نمی‌افتد — برنامه آن را تشخیص می‌دهد. شما ساعتی را برای پایان روز کاری خود تعیین می‌کنید، مثلاً ۴ صبح. هر شیفتی که پس از آن ساعت باز بماند، به طور خودکار بسته شده و برای بررسی نگه داشته می‌شود، و کارمند نمی‌تواند برای شیفت بعدی خود ساعت ورود را ثبت کند تا زمانی که تأیید کند واقعاً چه زمانی کارش را تمام کرده است. دیگر خبری از شیفت‌های ۱۴ ساعته خیالی نیست فقط به این دلیل که کسی بدون ثبت خروج به خانه رفته است.

حل آن چند ثانیه طول می‌کشد: کارمند یا زمان پایان استاندارد پیشنهادی برنامه را می‌پذیرد، یا زمان دقیقی را که واقعاً ترک کرده است انتخاب می‌کند. از آنجایی که زمان وارد شده به صورت دستی هیچ بررسی GPS پشت سر خود ندارد، آن گزارش شیفت برای تأیید توسط مدیر علامت‌گذاری می‌شود قبل از اینکه به ساعات کاری کسی اضافه شود — بنابراین یک فراموشی ثبت خروج هرگز نمی‌تواند به آرامی حقوق را افزایش دهد.

مدیران چگونه می‌بینند چه کسی کار می‌کند — و برای چه مدت؟

یک مدیر نیازی به جستجو ندارد. صفحه اصلی او در زمان واقعی نشان می‌دهد که در حال حاضر چند کارمند مشغول به کار هستند و تیم امروز چند ساعت کار کرده است. روی تعداد افراد حاضر در شیفت ضربه بزنید تا جزئیات باز شود: هر شخص، زمان شروع کار و مدت زمانی که کار کرده است. کف کار به چیزی تبدیل می‌شود که با یک نگاه می‌خوانید، نه چیزی که باید دور آن راه بروید و بشمارید.

نمای زنده به شما می‌گوید چه اتفاقی در حال رخ دادن است؛ بخش گزارش آن را برای شما به خاطر می‌سپارد. در اینجا چیزی است که بدون پیگیری شما می‌رسد:

• گزارش شیفت پس از هر خروج. لحظه‌ای که کسی خارج می‌شود، گزارشی با ساعات و زمان‌های او برای بررسی به دست شما می‌رسد.
• یک اعلان هنگام ورود و خروج افراد.شروع‌کننده به محض ورود یا خروج همکاران مطلع شوید — یا آن را خاموش کنید و فقط داشبورد را تماشا کنید.
• گزارش‌های تأیید خودکار برای افرادی که به آنها اعتماد دارید.شروع‌کننده یک کارمند را به عنوان مورد اعتماد علامت‌گذاری کنید تا گزارش‌هایش به صورت خودکار ثبت شوند؛ گزارش‌های دیگران منتظر تأیید یا رد با یک ضربه می‌مانند.
• گزارش‌های ساعات کاری که می‌توانید به بخش حقوق و دستمزد بدهید.حرفه‌ای ساعات کار هر کارمند را برای یک دوره انتخابی به صورت PDF یا CSV صادر کنید — مجموع‌ها از قبل برای شما محاسبه شده‌اند.

آیا حضور و غیاب به وظایف روزانه شما مرتبط است؟

بله — و اینجاست که حضور و غیاب دیگر فقط یک برگه زمانی نیست. وظایف و حضور و غیاب به هم مرتبط هستند: یک کارمند تنها زمانی می‌تواند یک وظیفه را به وضعیت «در حال انجام» منتقل کند که حضور خود را ثبت کرده باشد. کار در محل تنها زمانی پیش می‌رود که کسی واقعاً در شیفت کاری خود حضور داشته باشد تا آن را انجام دهد.

این یک قانون کوچک با تأثیر بزرگ است. هیچ‌کس نمی‌تواند بی‌سروصدا کارهایی را از خانه انجام دهد یا ادعای پیشرفت در شیفتی کند که هرگز شروع نکرده است. ساعت و چک‌لیست همیشه با هم مطابقت دارند — بنابراین کاری که به عنوان انجام‌شده نشان داده می‌شود، کاری است که واقعاً در حالی که کسی در محل حضور داشته، انجام شده است. اگر کارهای فراموش‌شده یک مشکل تکراری در رستوران شماست، این ارتباط بخش بزرگی از راه‌حل است: ما در چرا وظایف دستی در رستوران‌ها فراموش می‌شوند عمیق‌تر به آن می‌پردازیم.

به کدام طرح نیاز دارید؟

پاسخ صادقانه برای اکثر رستوران‌ها: رایگان شروع کنید. ثبت ورود و خروج کامل، داشبورد زنده، گزارش‌های شیفت و مدیریت شیفت‌های فراموش شده، همه در طرح رایگان هستند. شما فقط زمانی ارتقا پیدا می‌کنید که بخواهید ثبت ورود و خروج را به یک مکان خاص محدود کنید، یا ساعات کار شده را به گزارشی تبدیل کنید که مستقیماً به بخش حقوق و دستمزد ارائه دهید.

یک قانون کلی خوب: تا زمانی که یک نیاز خاص شما را مجبور به ارتقا کند، در طرح رایگان بمانید. ورود و خروج‌ها از خارج از محل کار ثبت می‌شوند؟ این طرح شروع‌کننده است. یک حسابدار ساعات کاری را بر اساس دوره می‌خواهد؟ این طرح حرفه‌ای است.